Information
DENETİM KUNYESİ
-
DENETİM ADI
-
DENETLENEN DÖNEM
-
DENETİM TARİHİ
-
DENETÇİ
-
BÖLGE MÜDÜRÜ
-
DENETLENEN SÜREÇ YÖNETİCİLERİ
-
MAĞAZANIN BİR ÖNCEKİ DENETİM PUANI
BULGULAR
EVRAK İNCELEMELERİ
-
İş yeri açılış Ruhsatı var mı? Varsa görünür yerde asılı mı?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Yeni nesil ÖKC IBM ruhsatnamesi var mı? (IBM kasa olan tüm mağazalarda olması gerekmektedir.)
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Sigara içilmez levhası var mı? Varsa görünür bir yerde asılı mı? 50X70 cm Boyutunda mı? Üzerinde yazan ceza tutarı doğru mu?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Müşteri iade bilgilendirme formu müşterinin rahat görebileceği bir yerde konumlandırılmış mı? (Faturasız iade ve değişim yapılamaz levhası)<br>Kozmetik taksitlendirme bilgi levhası müşterinin rahat görebileceği bir yerde konumlandırılmış mı?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Vergi levhası var mı? Varsa güncel yıla ait olup 31 Mayıs'a dek tasdikli mi?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Firma kaşesinde mağazanın vergi dairesi vergi numarası ticaret sicil numarası ve adresi doğru bir şekilde yer alıyor mu? Kontrol edildi kaşesi var mı?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Kasa belgeleri/Föyler (Gider pusulası 2. Nüshaları, Nakit iade formu, IBM iptal fişi, Gün sonu, Slipler, IBM Z raporu) yönetici kontrolünde düzenli olarak haftada 1 kez P.Tesi günleri gönderiliyor mu?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Kasa belgeleri/Föyler (Gider pusulası 2. Ve 3. Nüshası, Sevk irsaliyesi koçan ve Nüshaları, Fatura koçan ve Nüshaları, Nakit iade formu, IBM iptal fişi, Gün sonu ve Slipler, IBM Z raporu, İş Güvenliği Risk Analizi Formu) tam mı kayıp mı? Kayıp olan evrak için tutanak düzenlenerek ilgili birime bilgilendirme maili iletilmiş mi? Mağazada bulunan boş resmi evrak koçanlarında (IBM Faturası, Gider pusulası, Sevk İrsaliyesi) sırası atlanarak farklı koçanlar kullanılmış mı?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
İptal edilen Sevk irsaliyeleri klasörde seri sıra no sırasına konarak muhafaza ediliyor mu?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Kasa devrinde 200 TL’den fazla yatırılmayan nakit var mı? Varsa kapanışta neden yatırılamadığına dair muhasebeye iletilen bilgilendirme maili var mı? Yatırılamayan nakit ertesi gün saat 13:00’e kadar yatırılmış mı yatırılmadıysa muhasebeye tekrar bilgi maili iletilmiş mi? Banka dekontlarının bir kopyası mağazada muhafaza ediliyor mu? ATM’de para sıkışmasına ve ATM arızalarına ilişkin yazışma var mı? (Geriye dönük 15 gün sistem ile dekont karşılaştırılır.) Kasa Devrinde Döviz (Usd, Euro vb.) bırakılmamalıdır.
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Önceden imzalanıp kaşe basılmış boş Gider Pusulası ve Sevk İrsaliyesi var mı?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Şifresiz satışlarda sliplerde müşteri imzası var mı ve müşteri kimliği soruluyor mu? Müşteri kimliği ve kart isminin uyuşmaması halinde ne yapılması gerektiği biliniyor mu?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Nakit satış İadesini IBAN numarası ile almayı kabul etmeyip elden almak isteyen müşterilerimiz için Muhasebe ile yapılan yazışma ve Mağazacılık Direktörlerinden alınan yazılı onay var mı? (03.04.2019 tarihli nakit iade talimatı baz alınmalıdır.) (Mağaza, perakende muhasebeye (musteriiadetalepleri@madamecoco.com) maille (BM bilgide olacak şekilde) gider pusulası örneğini (müşteri imzalı ve mağaza kontrol edildi kaşeli) ve müşteri iade formunu (müşteri imzalı) iletecektir. )
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
İade veya değişim işlemlerinde, gider pusulasında işlemi yapan mağaza personelinin adı soyadı ve imzası, müşteri ad-soyadı, telefon numarası ve imzası, var mı? Yabancı uyruklu müşterilerimizden yurt dışı numaraları gider pusulası üzerine alınmış mı, iletişim sıkıntısı sebebiyle bilgilerin alınamaması durumunda şahitli imzalı tutanak tutulmuş mu?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Mağaza Müdürü/Sorumlusu tarafından gider pusulası arkasına kontrol edildi kaşesi basılarak isim soyadı, imzası atılmış mı? Mağaza Müdürü/Sorumlusunun mağazada bulunmadığı günlerde kontrol edildi kaşesi basması için vekaleti verdiği personel için tutanak düzenlenmiş mi?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Bir gün öncesinin kasa raporları gün sonları ile karşılaştırıldığında fark var mı? Ödeme şekli değişiklikleri için muhasebeye hatalı işlemler tespit edilerek düzeltmelerin yapılması için mail iletilmiş mi?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Kasada eski, sahte veya sisteme göre eksik para var mı? Tutanak tutulmuş mu? İlgili departmanlara mail ile tutanak ekte olacak şekilde bilgi verilmiş mi? Kasadan iş avansı alınmış mı?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Kasada sisteme göre fazla para var mı? Kasa fazlası tutanağı düzenlenmiş mi? İlgili departmanlara mail ile tutanak ekte olacak şekilde bilgi verilmiş mi?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Dip iskonto ve tarih değişikliği V3 sisteminde aktif mi?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Mağazanın IBM kasasından verilen ‘İptal Fişi’ mağaza yöneticisi tarafından günlük olarak kontrol edilip, arka nüshasına ‘Kontrol Edildi’ kaşesi vurulup, Ad-soyadı, Görevi ve İmzası ile İptalin ne amaçla yapıldığı bilgisi yazılmış mı? Kayıp ‘İptal Fişi’ olması durumunda, (sistemde kaydı olup, fiili olarak iptal fişinin bulunmadığı durumlarda) Kayıp Önleme ve Vaka Yönetimi’ Departmanına tarih ve saat bilgisini iletip, İç Denetim Direktörlüğü ile Bölge Müdür’ üne mail ile bilgi geçilmiş mi? (İptal fişinde bulunan ürünlerin örnekleme sayımı yapılarak bilgisi de eklenmiş mi?) Mağaza Müdürü/Sorumlusunun mağazada bulunmadığı günlerde kontrol edildi kaşesi basması için vekaleti verdiği personel için tutanak düzenlenmiş mi?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Nakit satış işlemleri talimatına uyuluyor mu? (Mağazaların her bir gerçek kişiye günlük nakit satışı limiti en fazla 6.500 TL’dir. Gerçek kişilerde bu tutarı aşan satış olduğu takdirde, kredi kartı veya banka havalesi ile ödeme alınır. 6.500 TL’yi aşmamak için nakit satışları bölerek, parça parça nakit satış işlemi yapamaz. Her bir tüzel kişiye günlük 5.000 TL üstü nakit satış işlemi yapılmaz. Mağazalar tüzel kişilere yaptığı satışlarda öncelikli olarak şirket kredi kartı veya banka yoluyla ödeme kabul eder. 5.000 TL’yi aşmamak için nakit satışları bölerek, parça parça nakit satış işlemi yapamaz.)
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
GÜVENLİK
-
Mağazadaki güvenlik kamerası sistemi çalışır durumda mı? Mağazalarımızdaki kameraların online olarak görülmesi için Ethernet ve power kabloları takılı mı? Çalışmıyorsa Eba kaydı oluşturulmuş mu?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Yangın tüpleri yeterli sayıda ve periyodik kontrolleri yılda en az bir kere yapılmış mı? Yangın tüplerinin basıncı normal seviyede ve hepsinin güvenlik pimleri takılı mı? Haftalık kontrolleri yapılarak form dolduruluyor mu? Mağaza da yangın tüpünün yerini gösteren levha bulunmakta mı? Cadde mağazalarında Jeneratör bulunuyor ve kontrolü aylık olarak yapılıp form dolduruluyor mu? Jeneratör ve Yangın söndürme tüplerinde problem varsa Eba kaydı oluşturulmuş mu?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Elektrik paneli kapağı kapalı mı? Yakınında tehlike yaratacak maddeler var mı? Yalıtkan paspas elektrik paneli önünde ve ayakların altını basıldığında kapsayacak şekilde konumlandırılmış mı?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Mağazada İş Güvenliği Risk analizi Formu var mı?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Onarım gerektiren ya da tehlike yaratan bir durum var mı? İdari Satın alma departmanına bilgi verilmiş mi, Eba kaydı açılmış mı? Klimalar, ledler, armatürler vb. için yapılan bakım çalışmalarının ‘teknik servis formları’ klase ediliyor mu?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
FİYAT ETİKETİ-BARKOD-İRSALİYE-STOK-ÜRÜN KABUL
-
Dosyalama sistemi düzenli mi? Mağaza tarafından kesilmiş olan irsaliyelerin ilk iki nüshası ayrılarak (A04 Fark depo, A14 Sevkiyat düzenleme deposu, A02 Defolu depo, A09 Kırık/İmha depo, A08 Showroom depo, A06 Kozmetik depo, A25 Ürün İnceleme depo, A24 Sevkiyattan gelen kırık depo) ayrı klasörde klase edilmiş mi? Mağaza tarafından kesilmiş olan irsaliyelerin tüm nüshalarında teslim eden İsim Soyadı, mağaza kaşesi ve personel imzası var mı? 15 günlük veya bir aylık Merkez Depolardan gelen irsaliyeler mağazada poşet dosyada paketlenerek arşivlenmiş mi? İrsaliyelerde tarih bilgileri eksik mi? İrsaliyelerde teslim alan teslim eden İsim Soyadı, mağaza kaşesi ve personel imzası var mı? İrsaliyelerde tarih sırası izleniyor mu? İrsaliyelerde VD ve Vergi Numarası bilgilerinde eksiklikler var mı? İrsaliyelerde hem gönderen hem de alıcı bilgilerinde eksiklikler var mı?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Setsis uygulamasında koli kabul ekranı kullanılıyor mu? Ambar tesellüm fişlerine tarih ve saat yazılarak teslim alan isim soyadı, imza atılmış mı? Teslim alınan kolilerin ID numaraları yazılmış mı?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Mağaza içerisinde veya depoda barkodsuz ya da barkodu elde yazılmış ürün var mı? Fiyat değişikliği olan ürünlerin barkodları üzerinde yapılması gereken etiketleme işlemi tamamlanmış mı? Fiyat değişikliği olan ürünlerin barkodları üzerinde yapılan etiketleme işlemi sistemden bakıldığında doğru olarak yapılmış mı? (Ortalama 100 ürün kontrolü yapılır %0,01 ile %0,05 arası 1 puan-%0,05 ile %0,10 arası 2 puan-%0,10 üzeri tam puan kırılacaktır.)
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Örnekleme sayımda fark olan ürün var mı? (Mağazanın fiziki durumuna göre 5 adet farklı ürün grubu örnekleme olarak seçilerek sayılır.) Sistemden bakıldığında fark olan (-/+) ya da görünmeyen ürün var mı? (Stok Kontrolü) Mağazanın fiziki durumuna göre sayım yapılamayan mağazaların haftalık olarak yapmış oldukları örnekleme sayımlar doğru yapılmış mı?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Sistemde uzun süredir (İstanbul mağazaları için 5 gün, İstanbul dışı mağazalar için 7 günden fazla) bekleyip gelmeyen irsaliye/ürün kolisi var mı? Varsa ilgili departmanlara dolan süre (5. Gün/7. Gün) itibarı ile mail atılmış mı? Mağazanın eline ulaşmadan onayladığı irsaliye var mı?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Mağazaya ulaşmış olup ta 24 saat içerinde sisteme alınmadan bekletilen irsaliye/ürün kolisi (Sayılarak onaylanmayan) var mı? (Denetim günü gelen koliler hariç) Mağazalar arası transferde fiilen mağazaya ulaşıp kabul edilmeyen irsaliye bulunuyor mu?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Setsis kurulumu olan mağazalarda mal kabul işlemi online veya offline olarak mı yoksa target oluşturularak mı yapılıyor? Gelen her irsaliyenin Karşılaştırma dosyası var mı? Gelen sevkiyatın kabul sürecinde ürünler tek tek okutularak sayılmış mı? Setsis uygulamasının hata verdiği durumlarda V3 üzerinden yapılacak olan ürün kabullerinde Target dosyaları oluşturulmuş mu? Ürün kabulü doğru bir şekilde prosedüre uygun gerçekleştirilmiş mi? (Mağazanın müşteriye açıldığı gün itibarı ile gelen ürünlerin kabulü karşılaştırma yapılarak doğru bir şekilde yapılmış mı?)
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
PERSONEL-MÜŞTERİ
-
Mağaza personelleri (Mağaza Müdür/Sorumlu Dahil) yaka kartlarını takıyor ve önlük giyiyor mu?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Mağaza personelleri Personel Yönetmeliğinde yazdığı şekilde (Mağaza Müdür/Sorumlu Dahil) makyaj, bakım, hijyen ve traş gibi genel kuralları uygulamış mı?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Mağaza içi Tavır Davranış Prosedürü gereğince mağazanın Açık/Kapalı saatlerinde uyulması gereken (Mağaza bilgisayarlarından Youtube, Facebook, Twitter, (Sosyal Medya siteleri),kişisel oyun ve eğlence ile vakit geçirmek, yasak alanlara girmek veya kendi aralarında chat yapmak, iş ile ilgili olmayan e-posta göndermek, Yöneticilerine ve çalışma arkadaşlarına karşı nezaket ve terbiye kuralları ile bağdaşmayacak tavır ve hareketlerde bulunmak, iş arkadaşları ile işyerinin disiplin ve ahengini, çalışma barışını bozacak şekilde geçimsizlik yapmak, adaba mugayir hareket etmek vb. durumlar var mı?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Personel Görev Yeri Değişikliği/Geçici Görevlendirme formu düzenleniyor ve hem mevcut hem de gidilmiş olan mağazada yer alıyor mu? (Sayım, Destek, Toplantı, Eğitim, Açılış dahil) Denkleştirme izinleri için form düzenlenip İK’ya mail iletilmiş mi?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Çalışma çizelgesine uyuluyor mu? (Haftalık güncel çalışma programı Bölge Müdürü’ne bir önceki hafta Cumartesi ya da Pazar mail atılmış mı? Hafta içerisinde revize edilen çalışma çizelgeleri tekrar Bölge Müdürü’ne iletilmiş mi? Puantaj sistemine personelin çalışma saatleri doğru bir şekilde günü gününe işlenmiş mi?<br>Part-Time çalışanların çalışma sürelerinde haftalık 30 saat aylık 120 saatten fazla olan var mı?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Bölge Müdürü/Yöneticisi mağaza ziyaretlerini ne sıklıkla yapıyor? Bölge Müdürü/Yöneticisi 2 denetim arası mağazaya kaç tane ziyarette bulunmuştur? (Mağazadan alınan bilgi ve Bölge müdürü ziyaret raporu karşılaştırılarak değerlendirilecektir.)
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
DİĞER HUSUSLAR
-
Mağaza ve kasalar zamanında müşteriye hizmete açılıyor mu? (AVM lerde sabah 10:00, cadde mağazalarında 09:00)
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Mağaza deposu, mağaza içi ve önü temiz ve düzenli mi? Gümüş ürünler parlatılmış mı? Çöpler çıkarılmış mı?(çöpler çıkarılamıyorsa müşterinin görmeyeceği şekilde muhafaza ediliyor mu?) Mağazada satış performansını etkileyecek herhangi bir çalışma var mı? (Satış alanı müşterinin alış verişini engelleyecek unsurlardan arındırılmış olmalıdır. ) Ortak kullanım alanlarında ürün vb. bırakılmış mı? Mağaza depolarında sigara içilmiş mi? Depoda var olup reyona çıkartılmayan ürün var mı? (Örnekleme 3 model ürün kontrol edilir)
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Müzik sisteminde sorun var mı ve merkezden gelen linkler açılarak müzik yayını kullanılıyor mu? Firma Link’leri dışında farklı müzik yayını yapılıyor mu? Müziğin çalmadığı durumlarda Eba kaydı açılmış mı? Koku makinesi aktif çalışıyor mu? Koku makinesi çalışırken koku veriyor mu? Koku vermiyorsa içindeki kartuş boş mu?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Mağazalarda ve dış depolarda (otopark katı) ilk yardım malzemesi var mı? İçerisinde ağrı kesici, antibiyotik, ilaç niteliği taşıyan kremler var mı? Mağaza ilk yardım malzemesi eksiklerini Eba kaydı açarak talep etmiş mi? İlk yardım çantası içerisinde bulunan tentürdiyot ve oksijenli suyun son kullanım tarihleri güncel mi?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
İmhalık ürünler “Kırık-Hasarlı Ürünleri Tespit ve İmha İşlemleri Yönetmeliği” kapsamında belirlenen prosedür ’e uygun şekilde imha ediliyor mu? Konuyla ilgili tutanak ekte olacak şekilde irsaliye numarası ve fotoğraflar mail yoluyla Stok Kontrol Sorumlusuna bildirilmiş mi? Mağazalar Kırık/imha ve outlet ürünleri düzenli bir şekilde, ayrı ayrı kolileyerek muhafaza ediyorlar mı? (Aynı şekilde 2. Kalite ürünlerinde çıkışları Yönetmelik kapsamında yapılmış mı?)
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Tekstil ürünü imha’lık olarak ayrılıyor mu? Ayrıldıysa stok kontrol sorumlusuna mail yoluyla/imha’lık ürün tutanağına (Stok sorumlusu onaylı) detaylı açıklama yapılmış mı?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Kırılabilir etiketleriyle kırık olarak gelmiş ürün kolilerine dair bilgilendirme maili bölge müdürü ve stok kontrol sorumlusuna bildirilmiş mi? Tutanağı tutulmuş mu? (Mağaza ilgili kişilere mail iletmiş olmalı) Prosedüre uygun şekilde tüm işlemler yerine getirilerek A24 Sevkiyat Kırık Deposu’na çıkış yapılarak irsaliye düzenlenmiş mi? (Böyle bir durum yaşanmamış ise Mağaza Müdürü/Sorumlusu veya depocu konuya hakim mi?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Hasarlı zücaciye ürünlerin inceleme işlemleri mağaza tarafından Prosedüre göre doğru yapılmış mı? (Müşteriden hasarlı olarak incelenmek üzere alınan zücaciye ürünleri için ‘’Hasarlı Ürün Servis Formu’’ 4 nüsha olarak hazırlanarak 1 nüshasını kendine ayırıp 1 nüshası müşteriye verilip, 2 nüshası hasarlı ürünle birlikte depoya gönderilmiş mi? Depoya gönderilen Hasarlı ürün ve düzenlenmiş olan form bilgilerinin yer aldığı Excel tablo hazırlanmış mı? Depodan gelen cevaba göre A25 Ürün İnceleme Deposu’na incelenen ürünlerin çıkışı yapılarak irsaliye düzenlenmiş mi?)
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Son kullanma tarihi dolan tüm kozmetik ürünlerinin çıkışları A06 depoya yapılmış mı? Çıkış yapılan ürünler koli içerisine konulup kapatılarak depoya alınmış mı? Depoya alınan koli içerisinde SKT’si geçmeyen ama çıkışı yapılmış ürünler var mı? Koliye konan çıkışı yapılmış ürünler ile sistem çıkışı uyumlu mu?
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
A08 depoya sadece Tester ürünler çıkılmış mı? Konuyla ilgili tutanak ekte olacak şekilde irsaliye numarası ve fotoğraflar mail yoluyla Stok Kontrol Sorumlusuna bildirilmiş mi? (Kırık ve patlak kozmetik ürünleri A09 depoya çıkılacaktır)
-
Mağaza/Bölüm Cevabı:
-
Denetime İlişkin Notlar:
-
Toplam Puan Kaybı:
