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Débarrasser

  • DÉBARRASSER : Faire la différence entre ce qui est nécessaire pour effectuer le travail et ce qui n'ajoute pas de VALEUR à l'environnement de travail

  • Q1) PROCESSUS GENERAL<br><br>Tous les fichiers ont un dossier d'accueil (jusqu'au dossier final de l'arborescence) : aucun fichier dispersé

  • Q2) STRUCTURATION<br><br>Chaque dossier/fichier est unique (non redondant) à l'exception des dossiers "archives" ou dossiers personnel de même dénomination

  • Q3) UTILISATION DES DOSSIERS / FICHIERS<br><br>Tous les dossiers/fichiers non archivés ont été utilisés au moins 1 fois au cours de l'année

  • Q4) STOCKAGE<br><br>Tous les dossiers/fichiers stockés dans un dossier "Archives" et non utilisés depuis plus de 2 ans sont définitivement supprimés (sauf politiques d'archivages spécifiques au service qui exigent une durée d'archivage supérieure à 2 ans).

  • Q5) SÉCURITÉ<br><br>Toutes les personnes disposent des accès nécessaires pour consulter/modifier les documents dont elles ont besoin <br>- Poser la question à un salarié de sa zone

Ranger

  • RANGER : S'assurer que chaque chose est à sa place dans l'environnement de travail et est rangé lorsqu'il n'est pas utilisé

  • Q6) PROCESSUS GENERAL<br><br>Une structure de rangement des dossiers et fichiers (arborescence) est définie, mise en place et connue pour faciliter l'accès aux documents/fichiers voulus

  • Q7) STRUCTURATION<br><br>Tous les dossiers / fichiers sont clairement identifiés

  • Q8) STOCKAGE<br><br>Les fichiers sont rangés dans leur emplacement dédié (corrélation entre l'intitulé du dossier et l'intitulé des fichiers)

  • Q9) SÉCURITÉ<br><br>Les dossiers et fichiers confidentiels sont sécurisés par un accès contrôlé : accès restreint / accès pour lecture / accès pour modification

Nettoyer

  • NETTOYER : Nettoyer l'environnement de travail pour assurer une qualité de fonctionnement optimale

  • Q10) PROCESSUS GENERAL<br><br>Des sessions de nettoyage sont effectuées aux fréquences définies dans les règles d'or du service.<br>Exemple : Fréquence de sessions de nettoyage tous les 6 mois

  • Q11) STRUCTURATION<br><br>Le plan d'action 5S digital est suivi lors de routines 5S régulières, et les actions correctives sont clôturées à l'heure.

  • Q12) UTILISATION DES DOSSIERS / FICHIERS<br><br>Les dossiers et fichiers de travail sont nettoyés une fois le projet ou l'échéance terminée (les brouillons et autres documents intermédiaires sont supprimés ou archivés).<br>Par exemple : les fichiers identifiés V1-V2-V3-V... sont supprimés et la Version Finale reste

  • Q13) SÉCURITÉ<br><br>Les répertoires / dossiers ne contiennent pas d'informations personnelles (photos, vidéos, ...) hors process RH.

Standardiser

  • STANDARDISER : Assurer des standards communs et travailler avec ceux-ci

  • Q14) PROCESSUS GENERAL<br><br>Un standard d'indentification des dossiers / fichiers est formalisé (par exemple : règles d'or)

  • Q15) PROCESSUS GENERAL<br><br>Ces standards formalisés (règles d'or) sont connus et appliqués par tous

  • Q16) STRUCTURATION<br><br>Les standards (ou règles d'or) sont visibles et accessibles à l'ensemble de l'équipe (digital ou physique)

  • Q17) STOCKAGE<br><br>Les standards intègrent les règles d’archivage des dossiers / fichiers

  • Q18) SÉCURITÉ<br><br>Tous les PC sont clairement identifiés suivant les standards définis par la DSI.<br>Les règles de sécurité pour les PC sont connues et appliquées (employés + visiteurs)<br><br>- Les PC qui restent sur site sont sécurisés contre le vol<br>- Que faire lorsque l'on quitte notre poste pour partir en pause ?<br>- Quelles précautions dois-je utiliser lorsque j'utilise mon PC dans un lieu public ?

Suivre

  • PÉRENNISER : Le 5S fait partie de la culture d'entreprise et chacun en partage la responsabilité

  • Q19) PROCESSUS GENERAL<br><br>Des audits 5S digitaux réguliers sont réalisés à la fréquence définie : Disque G: / Teams / PC

  • Q20) STRUCTURATION<br><br>Tout écart aux standards définis pour le service ou par l'entreprise est systématiquement traité lors des routines 5S

  • Q21) STOCKAGE<br><br>Les résultats du dernier audit 5S réalisé sont diffusées à l'ensemble de l'équipe et stockés à l'emplacement prévu à cet effet

  • Q22) SÉCURITÉ<br><br>Toutes les actions correctives des précédents audits ont été réalisées aux dates prévues

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