Information
-
Audit Number
-
Date Conducted
Checklist Notes and Instructions
Notes
-
Salam
Perkenalan tim Audit -
Tujuan (melihat compliance / kesesuaian antara standar/peraturan dengan penerapannya)
-
R. lingkup & Kriteria audit (SOP Departemen... Form2.. IK..., Sasaran Mutu)
-
Durasi audit (...sesuai jadwal)
-
Kategori temuan audit (Ketidaksesuaian Major & Minor dan Observasi / saran
Observasi: saran utk improvement / potensi ketidaksesuaian
Minor: ketidaksesuaian thd SOP, standar, sarmut,dll / inkonsistensi
Major: ketidaksesuaian yg berdampak tdk jalan SMM / semua prosedur tidak jalan -
Metode Audit (tinjauan dokumen & lapangan bila perlu)
Scope
-
Komposisi tim, Nama Vendor, Periode PKS, No. PKS
-
Berapa total LOT parkir mobil & motor, LOT loading, LOT2 khusus (asri living, LOT ladies parkir)
Temuan Audit lalu (Eksternal)
-
Disarankan agar form Tanda Bukti Lapor kejadian perihal adanya kehilangan barang di area parkir di isi secara lengkap terkait dengan identitas pelapor serta tindak lanjutnya Contoh : Kejadian tanggal 06 Non 2021, dimana data pelapor yang ada di TR jauh lebih lengkap dari bagian Parkir Dan , dokumen ini harusnya juga di pegang oleh PIC Parkir ( P’ Darmo )
-
Disarankan agar penilaian Vendor dengan hasil penilaian B ( Di pertimbangkan ), ditetapkan oleh Personel yang berewenang apakah tetap di lanjutkan atau di hentikan Misalnya Penilaian kinerja pada bulan Oktober 2021.
-
Disaranakan agar penilaian Vendor yang sudah dilakukan pada periode bulan November 2021 untuk penilaian yang tidak baik ( nilai 0 ), untuk segera dimintakan feedback nya ke Vendor dikarenakan poin yang sama ( pelaksanaan dan kesesuaian recana pekerjaan ) juga didapatkan pada bulan Oktober Catatan : Hasil akhir Nov 2021, B ( Dipertimbangkan )
Temuan Audit lalu (Internal)
-
Sebaiknya ditetapkan untuk ketentuan pengajuan embos free parkir, Contoh: pada karcis harus di tulis dept yg mengajukan, plat nomer, jika manajemen yg sudah punya kartu tetapi alasan ketinggalan bagaimana
Pengendalian Vendor
-
Apakah persyaratan personil dalam PKS dengan checklist standar penerimaan, sudah sesuai? <br>misal: usia, pendidikan, training, dll
-
Apakah sudah ditetapkan secara spesifik kualifikasi personil untuk personil?
-
Apakah personil telah memenuhi persyaratan yang ditetapkan?<br>misal: usia, pendidikan, training, dll
-
Apakah ditetapkan data aktual anggota saat penerimaan personil ? <br>misal: usia, pendidikan, training, dll<br>ada pemeriksaan bukti training
-
Apakah dilakukan evaluasi kinerja terkait kinerja personil secara periodic?
-
Apakah ada ketetapan nilai minimal untuk penilaian kinerja anggota ?<br>misal: hasil penilaian B ( Di pertimbangkan ), ditetapkan oleh Personel yang berewenang apakah tetap di lanjutkan atau di hentikan
-
Apajah ada tindakan yang dilakukan jika ada anggota dengan nilai kurang?<br>misal: hasil penilaian B ( Di pertimbangkan ), ditetapkan oleh Personel yang berewenang apakah tetap di lanjutkan atau di hentikan
-
Apakah dilakukan evaluasi vendor secara periodik?
-
Apakah evaluasi kinerja vendor sudah menggunakan form terbaru? (FM-ASRI/PRC/04-03)
-
Apakah ada ketentuan SLA vendor?
-
Apakah dibuat Form Temuan SLA jika ada pelanggaran?
-
Apakah form SLA diisi lengkap?
-
Apakah form SLA sudah menggunakan form terupdate? (FM-ASRI-PRK-01-00)
-
Apakah training mandatory sudah terpenuhi kepada semua personil?
-
Apakah materi training dilengkapi ilustrasi seperti gambar / video?
-
Apakah ada bukti training dan evaluasi hasil training yang telah dilakukan? <br>misal: training product knowledge (pre post test, absensi, materi)
-
Apakah standar grooming & greeting sudah disosialisasikan ke seluruh personil?
Free Parking
Event / Pameran
-
Apakah ada IOM permintaan free parking utk kegiatan event yg disetujui oleh GM?
-
Apakah IOM max. diajukan H-3 event?
-
Apakah IOM lengkap?<br>(durasi event, peserta event, penerima free parking)
-
Apakah IOM free parking eveent sudah disetujui OM?
-
Apakah IOM free parking sudah diinfokan ke vendor parkir?
Complimentary Tenant
-
Apakah ada data free parking tenant?
-
Apakah data free parking tenant update?<br>(cek 3 sampel tenant ke TR)
-
Apakah pengajuan dokumen free parking lengkap?<br>KTP, jabatan, STNK, durasi free parking, Surat keterangan jika nama beda dgn STNK
-
Apakah ada tanda terima kartu member free parking tenant?
Kebijakan Manajemen
-
Apakah ada rekap tiket masalah manajement (emboss/ttd)?
-
Apakah tiket free parkir dituliskan nama karyawan, dept, dan plat nomor?
-
Apakah ada daftar member parkir karyawan?
-
Apakah daftar member karyawan update?<br>Cek email karyawan resign dr HRD (Rifky, Rio)
Tiket Masalah
-
Apa saja yg termasuk tiket masalah? (voucher program, free parkir ojol
-
Apakah ada laporan tiket masalah?
-
Apakah laporan & qty tiket sesuai?
Maintenance Area Parking
-
Apakah ada Rencana kerja parking?<br>misal: pengecatan rambu, improvement (pengadaan cone, renov office, dll)
-
Apakah ada approval pengajuan rencana kerja?
-
Apakah perawatan dilakukan sesuai dengan rencana? ada laporan monitoring pekerjaan
-
Apakah dilakukan verifikasi hasil rencana kerja?
-
Apakah ada laporan hasil rencana kerja?
Peralatan & Aset
-
Apakah checklist asset diisi lengkap dan konsisten
-
Apakah form checklist sudah menggunakan form terupdate? (FM-ASRI-PRK-02-00)
-
Apakah kondisi aset sesuai dengan checklist?
-
Apakah ada ketidaksesuaian dari hasil checklist?
-
Apakah ada jadwal perawatan aset?
-
Apakah perawatan dilakukan sesuai dengan jadwal?
-
Apakah item perawatan dalam checklist jelas?
-
Apakah ada rencana tindak lanjut terhadap ketidaksesuaian?
-
Apakah dilakukan follow up thd rencana tindak lanjut ketidaksesuaian?
-
Apakah ada standar perlengkapan yg dibawa oleh personil?
Peraturan Perundangan
-
Apakah penentuan tarif parkir menyesuaikan peraturan yg berlaku?<br>PERWALKOT BEKASI NO 90 TAHUN 2018 TTG PENETAPAN TARIF PARKIR DI KOTA BEKASI
-
Apakah ada kerjasama dengan pihak asuransi atas resiko kehilangan<br>kendaraan bermotor? (WAJIB)<br>Pasal 4 PWK 90 2018
-
Apakah disediakan 10% dari luas lahan parkir untuk memfasilitasi parkir kendaraan online baik motor maupun mobil? (HARUS)<br>Pasal 6 PWK 90 2018
PENCAPAIAN SARMUT
-
Apakah SARMUT tercapai ?
-
Apakah evidence SARMUT lengkap?
-
SARMUT yg tidak tercapai apakah sudah dianalisa & rencana tindak lanjut
CEK LAPANGAN
-
Apakah area parkir dalam kondisi baik? <br>Cat & rambu jelas, penerangan cukup, car stopper baik
-
Apakah peralatan kerja dalam kondisi baik?<br>(traffic stick, cone, seragam pekerja)
Pengecekan kendaraan
-
Apakah checklist diisi secara lengkap dan dilakukan konsisten?
-
Apakah kondisi kendaraan sesuai dengan checklist ?
-
Apakah ada ketidaksesuaian dari hasil checklist?
-
Apakah ada rencana tindak lanjut terhadap ketidaksesuaian?
-
Apakah dilakukan follow up thd rencana tindak lanjut ketidaksesuaian?
-
Apakah ada laporan kerusakan / kehilangan?
-
Apakah dibuat kronologi kejadian kerusakan / kehilangan?
-
Apakah dilakukan evaluasi dan rencana tindakan pencegahan?
Product Knowledge
-
Konfirm plotingan
-
Apakah grooming & greeting sesuai standar?
-
Apakah mengetahui lokasi lantai Tenant (beli obat, beli parfum, nonton bioskop, tempat main anak, food court)?
-
Apakah mengetahui lokasi Fasilitas (mushola, function hall, kantor management)?
-
Apakah perlengkapan yang dipakai oleh personil dalam kondisi baik?
-
Apakah personil mengetahui fungsi peralatan yang dibawa?
Recommendations and other comments
-
Comments
Closeout and Declaration
-
Please sign and email the report to the QHSE Administrator
-
I, the undersigned have completed this audit and declare the assessment as complete.
-
Add signature
-
Select date
