BASC Dominicana: Norma y Estándar v4 - Seguridad Privada

• No. De Documento

• Título de la Auditoria

• Cliente / Localidad

• Fecha de Auditoría

  Date

• Equipo Auditor

• Location
  Address

• Personal de la Empresa

PREVIO A LA AUDITORIA.

• Se reviso el Plan de Auditoria.

  Yes

  No

  N/A

• Cuenta la empresa con alguna otra certificación?

  Yes

  No

  N/A

• Existen consultores / obeservadores presentes por parte de la empresa?

  Yes

  No

  N/A

• Se encuentran todos los responsable de los procesos presentes? Algún sustituto?

  Yes

  No

  N/A

• Tipo de auditoria?

  Yes

  No

  N/A

• Pre-Auditria

• Certificación

• Re-Certificación

• De Control

• Documental

• Complementaria

• La organización cuenta con un Manual de Seguridad para BASC?

  Yes

  No

  N/A

• Contempla todos los puntos de la norma y del estandar v.4?

• Define el alcance y exclusiones del SGCS?

• Se evidencia el enfoque a procesos en el SGCS?

• Relaciona los procesos, políticas y registros al punto tratado?

SISTEMA DE GESTIÓN CyS BASC V.4

Generalidades

• ¿Existe un diagnóstico o revisión inicial del estado de la organización que permita medir el avance de la implementación y en el mantenimiento del sistema de gestión?

  Yes

  No

  N/A

• 4.1. ¿La empresa ha identificado los procesos que realiza, mediante la metodología de mapeo y caracterización de procesos (ver entradas, salidas, indicadores de medición, requisitos a cumplir, documentos a utilizar y responsables del proceso)?

  Yes

  No

  N/A

• 4.2. Existe una politica de seguridad definida, comunicada y publicada?

  Yes

  No

  N/A

• 4.3.2. Existen objetivos para el SGCS establecidos y revisados.

  Yes

  No

  N/A

• Son los objetivos coherentes con respecto a la empresa y sus funciones?

• Evidencian el cumplimiento de la política de CyS a través de los indicadores de gestión

• Los objetivos están relacionados con la mejora continua del sistema? 4.6.1

• 4.3.3. La empresa tiene un procedimiento de gestion de riesgos?

  Yes

  No

  N/A

• Contempla la determinación del contexto?

• Explica cómo realizan la identificación, análisis y evaluación ?

• Contempla el tratamiento y monitoreo de los riesgos ?

• Establece una revisión anual mínima? O cuando se identifiquen nuevas amenazas?

• Existe una matriz, con plan de accion y estudio?

  Yes

  No

  N/A

• Existen planes operacionales para implementar medidas de control de los riesgos identificados?

  Yes

  No

  N/A

• 4.3.4. Existe un procedimiento documentado para identificar los requisitos legales?

  Yes

  No

  N/A

• Solicitar listado de requisitos y verificar si están vigentes.

• 4.3.5. Verificar Previsiones con el fin de cubrir: planes,objetivos y controles operacionales, conocimiento y habilidades en CyS para apoyar la mejora continua.

  Yes

  No

  N/A

Implementación y Operación

• 4.4.1. Existe un representante de la dirección claramente identificado?

  Yes

  No

  N/A

• El personal es responsable del CyS de los procesos a su cargo? Son conscientes de la influencia que su accion e inaccion pueda tener sobre la efectividad del SGCS?

  Yes

  No

  N/A

• Tiene documentada e identificadas las responsabilidades, funciones y autoridad del personal que afecta la seguridad de la organización?

  Yes

  No

  N/A

• Solicitar el análisis de criticadas del recurso humano, producto de la gestión de riesgo de la cadena de suministro.

• 4.4.2. Se tiene un programa de sensibilizacion y entrenamiento?

  Yes

  No

  N/A

• Como determina la organización las competencias requeridas de su personal?

  Yes

  No

  N/A

• Contempla en los programas de capacitaciones las debilidades o riesgos identificados?

  Yes

  No

  N/A

• 4.4.3. Existe procedimientos y condiciones para mantener una comunicacion abierta y efectiva? Se logra el compromiso de los empleados?

  Yes

  No

  N/A

• Existe un procedimiento o buzón para notificar debilidades en el SGCS?

• 4.4.5. Existe un procedimiento documentado de control de documentos?

  Yes

  No

  N/A

• Incluye listado maestro de documentos del sistema?

• Están los documentos debidamente identificados y aprobados?

• Pueden ser localizados oportunamente?

• Contempla la revisión periódica y actualización?

• Se controlan los documentos de origen externo?

• ¿Se dispone de copias de respaldo de información sensible de la organización? ¿Hay una fuera de las instalaciones?

  Yes

  No

  N/A

• El control operacional se encuentra totalmente integrado en la organizacion?

  Yes

  No

  N/A

• 4.4.7. Existe un procedimiento escrito para identificar y responder ante situaciones criticas?

  Yes

  No

  N/A

• Identifica las amenazas y vulnerabilidades y ofrece respuestas para cada una?

• Se toman medidas para mitigar el riesgo?

• ¿Está documentado y aplicado un procedimiento para la realización de ejercicios prácticos y simulacros de los planes de protección? Ver evidencia

  Yes

  No

  N/A

• Existe evidencia del ultimo ejercicio?

• Prueban la eficacia de las medidas de protección? Y de respuesta a este tipo de eventos?

• Se verificaron los elementos des sistema relacionados a la falla?

• Están contempladas en al gestión de riesgos?

Verificación

• 4.5.1. Existe un procedimiento de seguimiento y medición?

  Yes

  No

  N/A

• Se tienen metricas e indicadores proactivos y reactivos? Cada que tiempo se miden?

  Yes

  No

  N/A

• Se establecen planes para mitigar los indicadores por debajo de lo establecido?

  Yes

  No

  N/A

• Existen evidencias?

• 4.5.2 Ver procedimiento de auditoria interna. La empresas elabora un programa de auditoria de acuerdo a la madurez del sistema?

  Yes

  No

  N/A

• Contempla todos los Elementos del SGCS? Norma / Estandar / otros de la organización.

• Esta contemplado el proceso mínimo una vez al año?

• Verificar resultados de auditorias internas y externas anteriores

• Son los auditores competentes y formados por instructores de BASC? Manejan los resultados de las auditorias? Están actualizados en la norma vigente?

Mejoramiento Continuo del SGCS

• 4.6.2. Esta establecido y mantenido un procedimiento de acciones correctivas?

  Yes

  No

  N/A

• Verificar que todas esten presentes (auditoria anterior, auditoria interna)

• Identificar causa raiz

• Identificar medidas pertinentes

• Registran las decisiones y planes para la acciones?

• Establecen fechas y responsable?

• Verifican la eficacia de la acción?

• 4.5.3 Son los registros legibles, identificales y rastreables en el proceso de auditoria?

  Yes

  No

  N/A

• Existe procedimiento documentado par la identificación, mantenimiento, entrega, control y archivo de estos registros?

• Existe un listado maestro de registros del Scgs?

• Se tienen en cuenta la conservación de estos registros con respecto a la legislación local y/o políticas de la empresa ?

• 4.6.3. Ver revision por parte de la gerencia. Debe contemplar:

  Yes

  No

  N/A

• Desempeño global del sistema?

• Desempeño individual de los procesos del SGCS

• Resultados de las auditorias. internas y Externas

• Acciones correctiva y preventivas y de mejora

• Cambios que puedan afectar el SGCS

• Resultados de la gestión de riesgos. Indicadores y demás.

• Revisiones anteriores.

• Toma de decisiones y asignaciones de recursos para los planes.

ESTÁNDAR V4: Servicios de Vigilancia y Seguridad Privada

ASOCIADOS DE NEGOCIO

• Existe un procedimientos documentados y verificables de selección de asociados de negocio (clientes/proveedores) y terceras partes vinculadas en la cadena de suministro?

  Yes

  No

  N/A

Procedimientos de Seguridad

• Disponen de la documentación que valide los asociados BASC?

  Yes

  No

  N/A

• Contemplan la evaluación de los asociados? indicadores de seguridad (legitimidad del negocio, riesgo en seguridad)?

  Yes

  No

  N/A

• Las evaluaciones identifican factores de riesgos ?

• Se contempló el tratamiento del riesgo de acuerdo a los resultados de la evaluación.

• Existen acuerdos escritos que garanticen el cumplimiento de los procedimientos de seguridad? Con los asociados NO BASC.

  Yes

  No

  N/A

• Se verifica si los procedimientos de seguridad implementados por los AN no BASC, basados en un proceso documentos o de gestión de riesgo?

  Yes

  No

  N/A

• Verifica si el AN participa en programas de seguridad reconocidos internacionalmente?

  Yes

  No

  N/A

Otros criterios internos para la selección.

• Verifican el cumplimiento de los acuerdos de seguridad por los prestadores de servicios y terceras partes involucradas? Aun siendo estos subcontratados.

  Yes

  No

  N/A

• Verificar cías de transporte.

• Luego de la evaluación de riesgo del asociado de negocio, debería verificar:

  Yes

  No

  N/A

• Solidez financiera

• Existencia legal

• Capacidad de cumplimiento de requisitos contractuales

• Capacidad para identificar y solucionar deficiencias de seguridad

Prevención de Lavado de Activos

• El procedimiento contempla criterios de prevención contra el lavado de activos y financiamiento del terrorismo?

  Yes

  No

  N/A

• Identidad y legalidad de la empresa y sus socios

• Antecedentes legales penales y financieros

• Monitoreo de sus operaciones. Actividad económica, características de sus operaciones con otros clientes, cumplimiento de contratos, antigüedad en el mercado.

• Reporte oportuno a las autoridades competentes cuando se identifique operaciones sospechosas?

• El procedimiento contempla Ia dentificación de acciones sospechosas. <br>A) origen y destino de la operación del comercio internacional<br>B) frecuencia de las operaciones<br>C) valor tipo de mercancías<br>D) modalidad de la operación del transporte. <br>E) forma de pago de la transacción <br>F) inconsistencia en la información proporcionada <br>G) requerimiento fuera de lo normal

  Yes

  No

  N/A

SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y LA CARGA

• La empresa de seguridad brinda servicios de seguridad del contenedor y la carga?

  Yes

  No

  N/A

• Informa a sus asociados de negocios respecto a la importancia de contar con procedimientos de seguridad para mantener la integridad de contenedores y la carga?

  Yes

  No

  N/A

• Recomienda la inspección en 7 puntos de contenedores vacíos

• Recomienda el proceso de revisión de 17 puntos para furgones y camiones?

• Tienen las competencias necesarios para inspeccionar contenedores y carga el personal asignado en las instalaciones de clientes vinculados a la cadena de suministro internacional?

  Yes

  No

  N/A

• Solicitar evidencia de entrenamientos

• Verificar Asociado de Negocios

Sellos del contenedor / ULD

• Recomienda a sus AN y conocen Los Procedimientos para reconocer y reportar oportunamente cuando los sellos han sido comprometidos?

  Yes

  No

  N/A

• Recomiendan a sus AN que el sello cumpla con la norma ISO 17712?

  Yes

  No

  N/A

CONTROL DE ACCESO FÍSICO

• Existe un procedimiento de control de acceso?

  Yes

  No

  N/A

• ¿Se identifica positivamente a los empleados, proveedores,vendedores y visitantes en todos los puntos de entrada con acceso restringido?

  Yes

  No

  N/A

• Se controla el acceso de los empleados solo aquellas áreas donde desempeñan sus funciones?

  Yes

  No

  N/A

• Se basa en la gestión de riesgos?

• El procedimiento contempla la entrega, devolución y cambio de dispositivos de acceso como tarjetas de identificación, llaves, tarjetas de proximidad, etc?

  Yes

  No

  N/A

• Contempla que los visitantes, vendedores, proveedores y contratistas:

  Yes

  No

  N/A

• Deben colocar la identificación o carnet en un lugar visible

• Deben presentar un documento y con fotografía?

• ¿Cómo controlan adecuadamente la entrega y devolución de los carnets de identificación de visitantes,vendedores, proveedores y contratistas?

  Yes

  No

  N/A

• Realizan control del visitantes, vendedores, proveedores y contratistas mientras esta dentro de las instalaciones?

  Yes

  No

  N/A

• Deberían ser acompañados

• ¿Se revisa a los empleados, proveedores y visitantes?

  Yes

  No

  N/A

• Se verifican los Correos y paquetes recibidos?

  Yes

  No

  N/A

Identificación y Retiro de Personas No Autorizadas

• ¿Existen procedimientos establecidos para identificar, dirigirse y retirar personas no autorizadas o no identificadas?

  Yes

  No

  N/A

• Establece medidas para desalentar el ingreso no autorizado? Capacitaciones ?

• Restringen el área de transporte o armas?

• Refuerzan la obligación de los empleados de notificar cualquier actividad sospechosa?

• Tiene los medios para notificar a las autoridades si se encuentran individuos que aparentan ser polizones?

  Yes

  No

  N/A

• 3.5.1. Cuenta con personal de seguridad controlando las puertas y controles de acceso de sus instalaciones?

  Yes

  No

  N/A

SEGURIDAD DEL PERSONAL

Verificación Preliminar al Empleo

• ¿Existen procedimientos documentados para evaluar los candidatos con posibilidades a ser contratados?

  Yes

  No

  N/A

• ¿Se verifica la información en la solicitud de empleo y referencias laborales?

  Yes

  No

  N/A

• Se verifican e investigan los antecedentes personales de los candidatos?

  Yes

  No

  N/A

• ¿Se realizan visitas domiciliarias al personal crítico?

  Yes

  No

  N/A

• Verificar que se realice antes durante el reclutamiento.

• Verificar programa de actualización. Mínimo cada 2 años

• ¿Se realizan pruebas de alcohol y drogas al personal crítico antes de la contratación, aleatoriamente y bajo sospechas justificables?

  Yes

  No

  N/A

• Se realiza aleatoriamente en un periodo de 2 años?

Verificación y Mantenimiento después de la contratación

• Mantiene un listado actualizado de empleados propios y subcontratados con los datos personales de mayor relevancia?

  Yes

  No

  N/A

• Se actualizan los datos básicos de los empleados mínimo una vez al año?

  Yes

  No

  N/A

• Se considera una recurrencia mayor para los críticos?

  Yes

  No

  N/A

• ¿Se realizan y mantienen actualizados registros de afiliación a instituciones de seguridad social y demás registros laborales?

  Yes

  No

  N/A

• ¿Se cuenta con un programa de concienciación sobre consumo de alcohol y drogas que incluya avisos visibles y material de lectura.

  Yes

  No

  N/A

• ¿Se dispone de un archivo fotográfico, huellas dactilares y firma?

  Yes

  No

  N/A

• Cuentan con programa de concienciación sobre adicciones al alcohol, drogas, juegos de azar y otras acciones?

  Yes

  No

  N/A

• ¿Se controla adecuadamente la entrega y devolución de uniformes de trabajo?

  Yes

  No

  N/A

• Verificar inventario y expedientes de empleados y ex-empleados.

• Que hacen con las identificaciones en los uniformes?

Procedimiento de Terminación de Vinculación Laboral

• ¿Se cuenta con procedimientos para retirar la identificación y eliminar el acceso a las instalaciones y sistemas para los empleados de la empresa?

  Yes

  No

  N/A

PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD

• La empresa brinda servicios a AN que participan en actividades de comercio internacional?

  Yes

  No

  N/A

• La empresa brinda servicios de escolta de carga?

  Yes

  No

  N/A

• La empresa cuenta con procedimientos documentados que establezcan las medidas de seguridad para asegurar la integridad de los procesos relevantes al servicio prestado en la cadena de suministro de AN que participan en el comercio exterior?

  Yes

  No

  N/A

• Incluyendo al competencia y confiabilidad del personal asignado

Manejo y procesamiento de información y documentos de carga

• La empresa se asegura de garantizar la coherencia de la información en los registros de control de acceso y en la documentación del control de la carga cuando se realiza proceso de escolta de mercancía?

  Yes

  No

  N/A

• Los registros deben incluir: hora de salida, llegada, tipo de carga y control de ruta

• Debe asegurar que la información utilizada para liberar la mercancía sea legible, completa, exacta y protegida contra modificaciones

  Yes

  No

  N/A

• Existe política de firma y sellos que autoricen diferentes procesos de la organización?

  Yes

  No

  N/A

• Verificar registros y actualización.

• Verifican que la documentación este completa y clara en cada uno de los despachos de importación y/o exportación, y que coincida con los manifiestos físicos, unidades de transporta eh sellos de seguridad ?

  Yes

  No

  N/A

Entrega y recepción de carga

• Debe verificar con exactitud la carga que llega contra la información del manifiesto

  Yes

  No

  N/A

• Debe describirse con exactitud, indicando cantidad, peso, etiquetas, marcas, frente a los documentos de carga

  Yes

  No

  N/A

• Debe compararse las órdenes de compra o de entrega frente a la carga.

  Yes

  No

  N/A

• Se identifican a los conductores antes de la entrega o recibo de mercancía?

  Yes

  No

  N/A

• Cuentan con procedimientos y/o algún método para la trazabillidad oportuna de la carga en el servicio de carga escoltada?

  Yes

  No

  N/A

• Debería existir un registro fotográfico o fílmico antes, durante y después del proceso de carga o descargue.

  Yes

  No

  N/A

Discrepancias en la carga

• Han investigado TODOS los casos de discrepancias o anomalías en la carga? han sido resueltos?

  Yes

  No

  N/A

• Solicitar pruebas.

• Contemplan los procedimientos como notificar oportunamente a las autoridades competentes en caso de anomalías o actividades ilegales o sospechosas en la carga?

  Yes

  No

  N/A

• La empresa debe asegurarse que su cliente ,importador o exportador realice los reportes correspondientes cuando sea apropiado

SEGURIDAD FÍSICA

• Deben tener barreras físicas, elementos de disuasión y medidas preventivas contra el acceso no autorizado las instalaciones donde se maneje documentación e información crítica, almacenaje de elementos vitales para la prestación desérticos de carga, tales como equipos de comunicación, armamento y otros medios electrónicos

  Yes

  No

  N/A

• Verificar almacén de armas y controles establecidos

Seguridad del Perímetro

• 6.1.1. Cuenta con cerramiento perímetro las arañas de manejo y almacenaje de equipos, armas y elementos para la presentación de servicios.

  Yes

  No

  N/A

• Utilizan cerca o barreras interiores para encerrar las áreas alrededor de las instalaciones de la empresa de Vigilancia y Seguridad Privada.

  Yes

  No

  N/A

• Inspeccionan periódicamente todas las cercas y barreras para verificar su integridad e identificar daños?

  Yes

  No

  N/A

Puertas y casetas

• Están controladas, monitoreadas y supervisadas las puertas de entrada y salida de vehículos y de personal?

  Yes

  No

  N/A

• Mantienen al mínimo necesario la cantidad de puertas habilitadas para entradas y salidas?

  Yes

  No

  N/A

Estacionamiento de vehículos

• DeberíanLos estacionamientos de vehículos privados (empleados, visitantes, ,proveedores y contratistas) estár alejados de las áreas identificadas como críticas.

  Yes

  No

  N/A

Estructura de los Edificios

• Están las instalaciones construidas con materiales que resistan la entrada forzada o ilegal.

  Yes

  No

  N/A

• Realizan inspecciones y reparaciones periódicas para mantener la integridad de la estructura de los edificios.

  Yes

  No

  N/A

Control de cerraduras y llaves

• Las ventanas, puertas y cercas en las áreas criticas están controladas y cuentan con mecanismos de cierre?

  Yes

  No

  N/A

• Tienen control sobre las cerraduras, llaves y claves de acceso?

  Yes

  No

  N/A

• Verificar inventario.

• Los edificios de oficinas tienen restricciones de horarios para el acceso limitado?

  Yes

  No

  N/A

Iluminación

• Existe adecuada iluminación dentro y fuera de la instalación.

  Yes

  No

  N/A

• Entrada y salida

• Barreras perimetrales

• Áreas de estacionamiento

Sistemas de Alarmas y Videocámaras de Vigilancia

• 6.7.1. Consideraron el uso de seguridad electrónica en su evaluación de riesgos?

  Yes

  No

  N/A

• Utilizan sistemas de alarma y cámaras de vigilancia para supervisar y monitorear las instalaciones y prevenir el acceso no autorizado en áreas criticas.

  Yes

  No

  N/A

• CCTV: ¿Se utilizan videocámaras de vigilancia? ¿Graban correctamente? VER MUESTRAS

  Yes

  No

  N/A

• Deben los dispositivos de alarma estar visibles y los auditivos ser escuchados en la totalidad del lugar.

  Yes

  No

  N/A

Otros criterios de seguridad.

• Existe un jefe de seguridad con funciones claras y documentadas?

  Yes

  No

  N/A

• Disponen de un plano con las áreas sensibles de las instalaciones?

  Yes

  No

  N/A

• Están debidamente controladas las áreas de lockers de empleados?

  Yes

  No

  N/A

• Cuentan con un servicio de seguridad competente? Propio o subcontratado?

  Yes

  No

  N/A

• Certificado Basc?

• Cuentan con un sistema de comunicación adecuado para sus supervisores y encargados de seguridad? Permite la comunicación oportuna con las autoridades locales e internacionales?

  Yes

  No

  N/A

• Deben garantizar una acción de respuesta oportuna y disponible por parte del personal de seguridad durante 24 horas al día.

  Yes

  No

  N/A

• Existen procedimientos documentados y dispositivos de alerta, acción y evacuación para casos de amenazas o fallos en las medidas de protección?

  Yes

  No

  N/A

7. SEGURIDAD EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

• ¿Se asignan cuentas individuales que exigen cambio periódico de contraseña?

  Yes

  No

  N/A

• tiene establecido políticas, procedimientos y normas de tecnología de información?

  Yes

  No

  N/A

• Son dadas a conocer mediante capacitaciones?

Responsabilidad

• Tienen protección contra el acceso no autorizado incluido para la documentación y la información en los equipos de computo?

  Yes

  No

  N/A

• Tiene la empresa medios de vertificación en los sistemas informáticos para detectar accesos no autorizados,manipulación indebida o alteración de los datos del negocio?

  Yes

  No

  N/A

• Cuentan con medidas disciplinarias para los infractores del sistema de seguridad?

  Yes

  No

  N/A

• Están incluidas en las capacitaciones?

• Supervisan los contratistas, técnicos o programadores externos que trabajan en los sistemas de la organización ?

  Yes

  No

  N/A

• Cuentan con algún mecanismo de copia de seguridad de la información sensible de la organización FUERA de sus instalaciones?

  Yes

  No

  N/A

Protección a los sistemas de datos

• La empresa cuenta con software de anti-virus y anti-espía instalados y mantenidos?

  Yes

  No

  N/A

• Algún programa adicional para estos fines?

  Yes

  No

  N/A

• Observan el cumplimiento de las disposiciones y normas relativas a la propiedad intelectual?

  Yes

  No

  N/A

ENTRENAMIENTO DE SEGURIDAD Y CONCIENCIACIÓN SOBRE AMENAZAS

• Cuentan con un programa de capacitación anual?

  Yes

  No

  N/A

• Incluye todo el personal para hacerlos reconocer y reportar la amenazas y vulnerabilidades en la cadena de suministro?

  Yes

  No

  N/A

• El programa incluye entrenamientos para dar a conocer a los empleados como identificar y reportar una actividad sospechosa?

  Yes

  No

  N/A

• Incluye capacitaciones para el personal que labora en las áreas de envío y recepción de la carga y/o correspondencia?

  Yes

  No

  N/A

• Incluyen capacitaciones para conspiraciones internas y protección de controles de acceso?

  Yes

  No

  N/A

• Disponen de empleados con competencias necesarias para implementar y mantener el SGCS de BASC?

  Yes

  No

  N/A

• Ofrecen incentivos por la participación activa de los empleados en el SGCS BASC.

  Yes

  No

  N/A

• Aspectos a Mejorar del SGCS en general ?

  Yes

  No

  N/A

• Fortalezas?

  Yes

  No

  N/A

Hallazgos de la Audiroría

• NC Mayores

• NC menores

• Observaciones

• Conclusión del auditor

  favorable

  desfavorable

• Recomendaciones u observaciones finales del auditor al capítulo?