Evalpack Checklist
-
Site conducted
-
Conducted on
-
Prepared by
-
Location
Room Sales การขายห้องพัก
Payment- การชำระค่าที่พัก
-
1. มีการร้องขอการชำระค่าห้องพัก ณ วันที่เข้าพักครบถ้วน
-
2.รายการจองผ่าน OTAs เมื่อมีการร้องขอเอกสารประเภทการจองสาขาสามารถจัดหาเพื่อนำมาแสดงเป็นหลักฐานอ้างอิงได้
-
3. มีการติดตามการเรียกมัดจำที่เหมาะสมจากลูกค้าประเภทกลุ่มนิติบุคคล หรือหมู่คณะที่จองล่วงหน้า
Guest In-House Control การควบคุมภายในของแขกที่เข้าพัก
-
อัตราค่าที่พักถูกต้องหรือไม่ อ้างอิงจากเอกสารการจอง
-
การควบคุมการใช้เล่มใบเสร็จแมนนวล มีสมุดควบคุมการเบิกจ่ายและระบุจำนวนคงเหลือครบถ้วน
-
การติดตามรายการคงค้าง
-
มีการร้องขอเอกสารการเข้าพักของลูกค้าอย่างครบถ้วน เช่น บัตรแสดงตัวผู้เข้าพัก บัตรประชาชน ใบขับขี่ และหนังสือเดินทางสำหรับต่างชาติ
No shows การจัดการกรณีลูกค้าไม่ปรากฎตัว
-
มีการเรียกเก็บรายการ no show และ มีการแจ้งยกเลิก OTA กรณีไม่ได้เรียกเก็บ เพื่อหลีกเลี่ยงค่าคอมมิชชั่นถูกต้องครบถ้วน
Complimentary / House Use(ลูกค้าที่อภินันทนาการ)
-
รายการประเภท อภินันทนาการประเภทบุคคลภายนอก / พนักงานภายในที่ไปปฏิบัติงาน ได้รับอนุมัติจาก VP โดยมีเอกสารอ้างอิงการอนุมัติประกอบครบถ้วน
Deductions / Refunds (ส่วนลด หรือ การคืนเงิน)
-
ส่วนลด (deduction) หรือ เงินคืน (refund) ที่นอกเหนือจาก promotion สามารถอธิบายได้อย่างชัดเจนและมีหลักฐานอ้างอิงรวมถึงการอนุมัติจาก OM และ VP อย่างครบถ้วน
Room reconciliation (การกระทบยอดห้องพัก)
-
มีการจัดระเบียบ / วิธีการปฏิบัติ รวมถึงการลงรายงานของพนักงานในการจัดระเบียบห้องว่างพร้อมขาย หรือ ห้องที่จะต้องทำความสะอาด / ห้องที่ทำความสะอาดแล้ว มีความน่าเชื่อถือ รวมไปถึง มีการตรวจสอบห้อง ทุกห้อง ซึ่งรวมถึงห้องว่าง / หรือ ห้องที่ทำความสะอาดแล้ว กระทบยอดอย่างถูกต้องครบถ้วน
Treasury (การเงิน)
Supplier payments / Petty cash (การจ่ายเงินผู้ขาย/เงินสดย่อย / เงินสำรองทอน)
-
(สำหรับผู้จัดการโรงแรม และ supervisor มีการจัดทำบันทึกการมอบหมายงานการเงิน และ ผู้จัดการ(ผจก)โรงแรม supervisor รวมถึงเจ้าหน้าที่ Front office มีใบสำคัญรับเงินสดสำรอง โดยที่ ผจก ดูแล 10,000 บาท supervisorและเจ้าหน้าที่ FO ดูแลวงเงิน 5,000 บาท)
-
มีการจัดทำทะเบียนควบคุมและมีการเซ็นต์รับส่งเงินสดย่อยอย่างถูกต้องและครบถ้วน ในกรณีที่มีผลต่าง ของ cash float , ผู้จัดการโรงแรม มีเอกสารประกอบสำหรับอ้างอิงในส่วนต่างนั้นได้
Collection and control of payments (การเรียกเก็บและควบคุมการรับเงิน)
-
ในการปิดรอบ มีการกระทบยอดกับ Posting Journal Report ถูกต้องครบถ้วน กรณีเกิดผลต่าง ได้มีการให้ความสำคัญ และชี้แจงถึงสาเหตุของผลต่างที่เกิดขึ้นได้)
-
การเปลี่ยนรอบ ได้มีการตรวจนับร่วมกันระหว่างสองบุคคลในใบส่งเงิน และ มีการลงนามทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนรอบ
-
การนำเงินสดจากการขายใส่ในตู้เซฟ มีการลงนามของแคชเชียร์และพยานอย่างครบถ้วน
-
การนำเงินออกจากตู้เซฟเพื่อนำฝาก ต้องมีการเปิดนับเงินในซองโดยมีพยานรู้เห็นอย่างน้อย 1 คน พร้อมเซ็นชื่อกำกับในใบรายงานส่งเงินจากการขายทั้งในส่วนของผู้เปิดตู้เซฟและพยาน
Bank deposit (การนำฝากเงินเข้าธนาคาร)
-
มีการนำส่งเงินรายได้เข้าธนาคารทุกวันภายใน 11.00น. หากมีความล่าช้าในการนำส่งเงิน ผู้จัดการมีการแจ้งทางสำนักงานใหญ่อย่างเป็นลายลักษณ์อักษร
Purchases and Stocks (การจัดซื้อและสินค้าคงคลัง)
-
1. การสั่ง และการนำส่ง มีการร้องขอการจัดซื้อในระบบ Blue Ledger ถูกต้องโดยเปรียบเทียบการสั่งซื้อตาม PO ถูกต้องตรงตาม PR ที่ได้รับอนุมัติตามเอกสารที่เกี่ยวกับการจัดซื้อ เช่น ใบส่งของ (delivery slip) invoice(ใบวางบิล) รวมทั้งใบส่งของหรือ invoice มีการลงนามรับของครบถ้วน
-
2. Stocks (คลังสินค้า) ห้องสำหรับจัดเก็บของ มีการจัดวางเป็นระเบียบและควบคุมการเบิกจ่ายได้สะดวก และรัดกุม
-
3. ทำทะเบียนการเบิก/รับของ (Stock Card) ที่ครบถ้วน ก่อนเบิกสินค้าออกจาก store เมื่อมีการเบิกรับของ มีการลงนามโดยผู้รับของ และ ผู้ให้เบิก ในทะเบียนการเบิก/รับของ อย่างครบถ้วน
-
4. กรณีที่รายการแตกหัก สูญหาย หรือ ไม่ครบถ้วน สาขามีการติดตามจากผู้ขาย รวมทั้ง ไม่มีรายการที่หมดอายุในคลังสินค้า หรือที่เก็บของ
Mini bar Control (การควบคุมมินิบาร์)
-
มีการควบคุมทะเบียนการขายประจำวัน ที่ชัดเจนและถูกต้อง
-
ตรวจสอบการแบ่งสรรรายได้จากการขาย minibar ให้กับพนักงานทุกคนด้วยความยุติธรรมและโปร่งใส
Keys of Hotel (การควบคุมกุญแจของโรงแรม จำนวน Stock 210 ใบ)
-
มีการควบคุมดูแล HM key Card และ Emergency Key ให้ครบถ้วนและรัดกุมและมีอายุการใช้งานเป็นปัจจุบัน
-
การ์ดแม่บ้านประจำฟลอร์ มีทะเบียนควบคุมการเบิก จ่ายและเซ็นต์กำกับทุกครั้ง
-
กุญแจสำรองสำหรับลูกค้าครบถ้วนตามห้องลูกค้า ถ้ามีผลต่าง ติดตามหาสาเหตุได้ มีการควบคุมการนำกุญแจสำรองไปใช้ โดยมีทะเบียนบันทึกการเบิกจ่าย
-
การจัดเก็บกุญแจ ประเภท ต่างๆ เช่น กุญแจลิฟต์ กุญแจไฟฟ้า กุญแจห้องปั๊มน้ำ กุญแจสำหรับห้องแก๊ส เป็นต้น จัดเก็บในที่ปลอดภัย มีตู้ล็อค และมีการทำทะเบียนควบคุมการเบิก จ่าย
Compliance (กฎหมาย กฎระเบียบ)
-
ตรวจสอบว่าแต่ละสาขาได้รับใบอนุญาตตามรายการด้านล่าง โดยใบอนุญาตมีอายุภายในระยะเวลากำหนด ยังไม่หมดอายุ ดังนี้ <br>1.ใบอนุญาตประกอบธุรกิจโรงแรม (Hotel License)<br>2.ใบการแจ้งชื่อผู้จัดการโรงแรม<br>3.ตรวจสอบว่า แต่ละสาขามีใบอนุญาตประกอบกิจการอันตราย หรือมีการต่ออายุภายในระยะเวลากำหนด (ขึ้นอยู่กับแต่ละจังหวัด))<br>4.สาขามีการชำระค่าธรรมเนียมโรงแรม 40 บาทต่อห้องต่อปีถ้ายังไม่ได้รับ สามารถแจ้งความคืบหน้าในการขอใบอนุญาตฯ ดังกล่าวได้
-
มีการตรวจสอบภาษีป้ายภายในเดือน มีนาคม ของทุกปี
-
ภาษีที่ดินและสิ่งปลูกสร้าง ภายในของทุกปี
-
ตรวจสอบความครบถ้วนของบัตรทะเบียนผู้พักโรงแรม (รร 3) โดยสุ่มทดสอบจาก Departure List
-
ตรวจสอบว่าแต่ละสาขา มีการร้องขอสำเนาบัตรประชาชน หรือ passport จากแขกทุกราย ตามที่กฎหมายกำหนด
-
ตรวจสอบความครบถ้วน และความถูกต้อง ของทะเบียนผู้พัก (รร 4) โดยกระทบกับ In house Report และ บัตรทะเบียนผู้พัก. สอบทานประสิทธิภาพ และประสิทธิผลของการจัดทำทะเบียนผู้พัก)
-
ตรวจสอบว่า แต่ละสาขามีการนำส่งทะเบียนผู้พักตรงเวลาทุกสัปดาห์ หรือ ภายในระยะเวลาตามที่นายทะเบียนกำหนด (ขึ้นอยู่กับแต่ละจังหวัด) และมีเอกสารหลักฐานอ้างอิงการนำส่ง
-
ตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วน ของการแจ้งทะเบียนที่พักชาวต่างด้าวแก่ สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง รายวัน โดยตรวจจากเอกสารหลักฐานอ้างอิงการนำส่ง
-
ตรวจสอบว่าแต่ละ property มีแผนซ้อมการดับเพลิงและหนีไฟประจำปีรววมถึงหลักฐานการยื่นรายงานต่อกรมสวัสดิการฯ และมีใบรับรองเป็นหลักฐาน
Maintenance (การบำรุงรักษา)
-
การให้บริการจากคู่สัญญาผู้ให้บริการภายนอก แต่ละสาขามีการติดต่อผู้ให้บริการดังกล่าว มาให้บริการตามข้อตกลงสัญญา ภายในระยะเวลาที่กำหนด โดยสุ่มทดสอบจากใบบริการพร้อมระบุวันเดือนปีล่าสุดที่ได้รับบริการ พร้อมหมายเหตุ และอัพเดทความคืบหน้า หากมี
-
1. การบำรุงรักษาลิฟต์
-
2. การกำจัดแมลง
-
3. ระบบปั๊มน้ำ
-
4. ระบบไฟอลาม
-
5. เครื่องซักผ้า เครื่องอบผ้า
-
ุ6. น้ำยา
-
การนำส่งรายงาน PM Report ให้ฝ่าย PD PROM ตรงตามกำหนดเวลา และสม่ำเสมอทุกเดือน
-
มีการจัดทำอุปกรณ์เครื่องมือช่างสำรองตามจำนวนที่สำนักงานใหญ่กำหนด มีการควบคุมภายในจัดทำทะเบียนเบิกจ่ายและจำนวนคงเหลือ
ข้อเสนอแนะ หรืออื่นๆ หากมี
-
undefined
