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- Geschäftsbereich
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Durchgeführt am
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Durchgeführt von
Checkliste Kontrollumfeld
Vision, Strategie, Leitbild
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Besteht eine allgemeine Vision bzw. eine langfristige Ausrichtung/Strategie?
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Besteht ein Leitbild, das ethische Werte beinhaltet oder ein Ethikkodex?
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Kann die Geschäftsleitung Verstösse gegen den Kodex feststellen?
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Besteht in der Geschäftsleitung oder dem VR das Risiko von Interessenkonflikten?
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Werden mittel- bis langfristige Aufgaben- und Finanzplanungen gemacht?
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Werden zeitnahe Controlling-Instrumente eingesetzt (z.B. Zwischenabschlüsse, Finanzpläne, Liquditätsplanung, Kostenrechnungsinstrumente, Balanced Scorecard, usw.)?)
Organisationsstruktur
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Sind die Personen der GL kompetent bezüglich der finanziellen Führung?
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Ist ein Organigramm in schriftlicher Form vorhanden? Ist dieses aktuell?
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Trägt die Organisationsstruktur zu einer wirksamen internen Überwachung bei?
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Sind alle Arbeitsabläufe der finanziellen Berichterstattung schriftlich geregelt (Debitorenlauf, Kreditorenlauf, Kassenführung, Postverteilung, Wareneinkauf, Inventur, Investitionen)?
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Sind die Arbeitsabläufe auf dem neusten Stand?
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Besteht ein aktuelles Organisationsreglement zwischen VR und GL?
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Liegen entsprechende aktuelle Pflichtenhefte und Stellenbeschreibungen vor?
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Ist die Unterschriftenregelung adäquat und nachgeführt?
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Besteht ein adäquates Personal- und Spesenreglement?
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Erfolgt die Prüfung der Rechnung durch ausgewiesen Sachverständige?
Konzept zur Risikosteuerung und zum Internen Kontrollsystem (IKS)
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Besteht ein IKS-Konzept das vom VR verabschiedet wurde?
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Ist ein IKS- bzw. Riskmanagement-Verantwortlicher bestimmt?
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Wurden die wesentlichen Abteilungen und Bereiche berücksichtigt?
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Wird die Wirksamkeit des IKS regelmässig beurteilt?
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Findet eine Überwachung des IKS durch Personen auf der Leitungsebene statt?
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Wird das IKS laufend auf Stärken und Schwächen analysiert?
Risikosteuerung
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Sind die Risiken innerhalb von Schlüsselprozessen analysiert worden, die Auswirkungen auf die finanzielle Berichterstattung haben können?
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Ist der Risikobeurteilungsprozess nachvollziehbar und dokumentiert?
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Sind Massnahmen formuliert, mit denen man den bedeutenden Risiken begegnen will?
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Werden Risiken laufend neu bewertet und ergänzt?
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Kennt der Verwaltungsrat die grössten Risiken und versteht deren Ursachen?
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Sind alle Risiken adäquat berücksichtigt (Gesellschaftliche Entwicklungen, Finanzierung, Liquidität, Dienstleistungen, Eigentümerstruktur, Einflüsse Dritter, Arbeitsmarkt, Konkurrenz,Interne Struktur, Umwelteinflüsse, usw.)?
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Erfolgt ein systematischer Abgleich der Risikobeurteilungen zwischen VR und GL und ist dieser ausreichend dokumentiert?
Kontrollaktivitäten
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Führt die Geschäftsleitung Abweichungsanalysen und Abstimmungen durch?
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Sind angeordnete Korrekturmassnahmen von rapportierten Schwachstellen dokumentiert?
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Besteht eine Beschreibung der Funktionstrennung (z.B. personelle Trennung von Transaktion und Verbuchung, von Handlung und Überprüfung)?
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Ist die Funktionstrennung angemessen?
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Sind Vorkehrungen getroffen gegen den Zugriff Unbefugter auf Vermögensgegenstände (z.B. Anlage- & Umlaufvermögen), Urkunden und schutzwürdigen Daten?
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Ist die Unterschriftenregelung angemessen (z.B. Kollektivunterschrift zu zweien)?
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Bestehen Genehmigungsverfahren für Angebote, Verträge, Darlehen, Löhne, Budget, etc.?
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Werden diese Verfahren eingehalten?
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Sind die Kontrollaktivitäten dokumentiert bzw. besteht ein Nachweis für die Durchführung der Kontrollen (z.B. Visum)?
Befähigung zur Finanzberichterstattung 29
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Verfügen Mitarbeitende im Bereich Finanzberichterstattung über die nötige Kompetenz?
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Wird Überwachung der Finanzberichterstattung durch kompetente Organe sichergestellt?
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Vermittelt die Geschäftsleitung Kooperationsbereitschaft gegenüber Kontrollorganen?
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Werden die Rechnungslegungsgrundsätze Vorschriften eingehalten?
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Gibt es Lücken oder Mängel in den buchhalterischen Aufzeichnungen? (Buchungen ohne Beleg, usw.)
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Wurden Transaktionen festgestellt, die in Abweichung von Autorisierungsregeln der Geschäftsleitung erfasst wurden?
Personalwesen
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Sind die Personalprozesse schriftlich geregelt (Eintritt, erster Tag bis Austritt Mitarbeitende)?
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Besteht ein zeitnaher strukturierte Austrittsprozess (Löschung Zugriffe, Vollmachten usw.).?
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Gibt es regelmässige Mitarbeiterbeurteilungen?
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Existieren Stellen- und Funktionsbeschreibungen (Aufgaben, Verantwortungsbereich, Stellvertretungen)?
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Sind die Regelungen und Beschreibungen auf dem neusten Stand?
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Besteht eine starke Fluktuation in der Geschäftsleitung, bei externen Beratern oder bei Verantwortlichen für die Leitung und Überwachung?
Informatik
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Besteht eine IT-Strategie?
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Besteht ein Verfahren zur Genehmigung von Anpassungen?
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Werden Programme und Datenbanken vor der Einführung getestet?
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Bestehen Sicherheitsvorkehrungen und eine Regelung bezüglich Zutritt zum EDV Raum?
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Bestehen Zugangsberechtigung im Bereich der EDV bezüglich Erfassung, Genehmigung, Änderungen und Löschung von IT-Anwendungen?
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Sind die Mitarbeitenden für die Nutzung von Internet und E-Mail sensibilisiert?
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Besehen adäquate Identifizierungs- und Authentifizierungsinstrumente zu den Applikationen?
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Werden Passwörter regelmässig geändert bzw. sind diese gut geschützt?
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Wird der Zugang zu sensiblen Daten überwacht und protokolliert?
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Erfolgt regelmässig eine Datensicherung mit einem formalisierten Sicherungsverfahren?
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Bestehen Manipulationsmöglichkeiten beim Buchen von Geschäftsfällen (z.B. einseitig buchen, Korrektur von Soll-Haben-Differenzen)?
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Gibt es Sicherheitsvorkehrungen gegen Viren?
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Werden die Benutzerkonten zeitnah deaktiviert beim Ausscheiden eines Mitarbeitenden?
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Werden diese Daten nach einer Übergangszeit gelöscht?
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Erfolgt die Ausbildung der Anwender zeitgerecht und umfassend?
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Kann jederzeit eine zufriedenstellende Verfügbarkeit gewährleistet werden?
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Sind die Datensicherungen sicher aufbewahrt (Feuer, Wasser, Diebstahl,…)?
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Werden regelmässig Wiederherstellungstests gemacht und werden diese dokumentiert?
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Gibt es Notfalllösungen bei Systemausfall für kritische Prozesse (Plan zur Wiederaufnahme der Tätigkeit, Ausweichstandort, Business Continuity Management …)?
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Gibt es Serviceverträge für den Notfall, so dass schnell und adäquat Hilfe geleistet werden kann?
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Können die gesicherten / archivierten Daten jederzeit wieder gelesen werden?
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Besteht eine zentrale Übersicht über die eingesetzten IT-Applikationen?
Risikomanagement
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Risikotabelle für Bereich aktualisiert (siehe Risikotabelle Enerprice Vorlage)?
