Evalpack Checklist
-
Site conducted
-
Conducted on
-
Prepared by
-
Location
Room Sales การขายห้องพัก
Payment- การชำระค่าที่พัก
-
1. มีการร้องขอการชำระค่าห้องพัก ณ วันที่เข้าพักครบถ้วน -ตรวจจากรายงาน Posting Journal
-
2.รายการจองผ่าน OTAs เมื่อมีการร้องขอเอกสารประเภทการจองสาขาสามารถจัดหาเพื่อนำมาแสดงเป็นหลักฐานอ้างอิงได้
-
3. มีการติดตามการเรียกเก็บเงินมัดจำที่เหมาะสมจากลูกค้าประเภทกลุ่มนิติบุคคล หรือหมู่คณะที่จองล่วงหน้า
Guest In-House Control การควบคุมภายในของแขกที่เข้าพัก
-
อัตราค่าที่พักถูกต้องหรือไม่ อ้างอิงจากเอกสารการจอง -ตรวจจากเอกสารการจอง เทียบกับ folio ที่ลูกค้าจ่าย
-
การควบคุมการใช้เล่มใบเสร็จแมนนวล มีสมุดควบคุมการเบิกจ่ายและระบุจำนวนคงเหลือครบถ้วน
-
การติดตามรายการคงค้าง -ตรวจจากรายงาน Hotel Ledger
-
มีการร้องขอเอกสารการเข้าพักของลูกค้าอย่างครบถ้วน เช่น บัตรแสดงตัวผู้เข้าพัก บัตรประชาชน ใบขับขี่ และหนังสือเดินทางสำหรับต่างชาติ
No shows การจัดการกรณีลูกค้าไม่ปรากฎตัว
-
มีการเรียกเก็บรายการ no show และ มีการแจ้งยกเลิก OTAs กรณีไม่ได้เรียกเก็บ เพื่อหลีกเลี่ยงค่าคอมมิชชั่นถูกต้องครบถ้วน -ตรวจจากรายการ No show ใน HMS และเทียบรายการ No show ใน ฺOTAs
Complimentary / House Use(ลูกค้าที่อภินันทนาการ)
-
รายการประเภท อภินันทนาการประเภทบุคคลภายนอก / พนักงานภายในที่ไปปฏิบัติงาน ได้รับอนุมัติจาก VP โดยมีเอกสารอ้างอิงการอนุมัติประกอบครบถ้วน
Deductions / Rebate / Refunds (ส่วนลด หรือ การคืนเงิน)
-
ส่วนลด (deduction) หรือ เงินคืน (refund) หรือการนำออก (Rebate) ที่นอกเหนือจาก promotion สามารถอธิบายได้อย่างชัดเจนและมีหลักฐานอ้างอิงรวมถึงการอนุมัติจาก OM และ VP อย่างครบถ้วน -ตรวจสอบจากรายการ Paid out / Rebate / Refund เทียบกับ Work Flow
Room reconciliation (การกระทบยอดห้องพัก) มีการจัดระเบียบ / วิธีการปฏิบัติ รวมถึงการลงรายงานของพนักงานในการจัดระเบียบห้องว่างพร้อมขาย หรือ ห้องที่จะต้องทำความสะอาด / ห้องที่ทำความสะอาดแล้ว มีความน่าเชื่อถือ รวมไปถึง มีการตรวจสอบห้อง ทุกห้อง ซึ่งรวมถึงห้องว่าง / หรือ ห้องที่ทำความสะอาดแล้ว กระทบยอดอย่างถูกต้องครบถ้วน
-
HM
-
FO
-
HK
Treasury (การเงิน)
Supplier payments / Petty cash (การจ่ายเงินผู้ขาย/เงินสดย่อย / เงินสำรองทอน)
-
(สำหรับผู้จัดการโรงแรม และ supervisor มีการจัดทำบันทึกการมอบหมายงานการเงิน และ ผู้จัดการ(ผจก)โรงแรม supervisor รวมถึงเจ้าหน้าที่ Front office มีใบสำคัญรับเงินสดสำรอง โดยที่ ผจก ดูแล 10,000 บาท supervisor และเจ้าหน้าที่ FO ดูแลวงเงิน 5,000 บาท)
-
มีการจัดทำทะเบียนควบคุมและมีการเซ็นต์รับส่งเงินสดย่อยอย่างถูกต้องและครบถ้วน ในกรณีที่มีผลต่าง ของ cash float , ผู้จัดการโรงแรม มีเอกสารประกอบสำหรับอ้างอิงในส่วนต่างนั้นได้
Collection and control of payments (การเรียกเก็บและควบคุมการรับเงิน)
-
ในการปิดรอบ มีการกระทบยอดกับ Posting Journal Report ถูกต้องครบถ้วน กรณีเกิดผลต่าง สามารถชี้แจงถึงสาเหตุของผลต่างที่เกิดขึ้นได้
-
การเปลี่ยนรอบ ได้มีการตรวจนับร่วมกันระหว่างสองบุคคลในใบส่งเงิน และ มีการลงนามทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนรอบ
-
การนำเงินสดจากการขายใส่ในตู้เซฟ มีการลงนามของแคชเชียร์และพยานอย่างครบถ้วน -ตรวจจากใบปะหน้า การนำส่งเงิน
-
การนำเงินออกจากตู้เซฟเพื่อนำฝาก ต้องมีการเปิดนับเงินในซองโดยมีพยานรู้เห็นอย่างน้อย 1 คน พร้อมเซ็นชื่อกำกับในใบรายงานส่งเงินจากการขายทั้งในส่วนของผู้เปิดตู้เซฟและพยาน
Bank deposit (การนำฝากเงินเข้าธนาคาร)
-
มีการนำส่งเงินรายได้เข้าธนาคารทุกวันภายใน 11.00 น. หากมีความล่าช้าในการนำส่งเงิน ผู้จัดการมีการแจ้งทางสำนักงานใหญ่อย่างเป็นลายลักษณ์อักษร -ตรวจจาก Pay in slip
Purchases and Stocks (การจัดซื้อและสินค้าคงคลัง)
-
1. มีการร้องขอการจัดซื้อในระบบ Blue Ledger ถูกต้องโดยเปรียบเทียบการสั่งซื้อตาม PO ถูกต้องตรงตาม PR ที่ได้รับอนุมัติหรือไม่
-
2. Stocks (คลังสินค้า) ห้องสำหรับจัดเก็บของ มีการจัดวางเป็นระเบียบและควบคุมการเบิกจ่ายได้สะดวก และรัดกุม
-
3. ทำทะเบียนการเบิก/รับของ (Stock Card) ที่ครบถ้วน ก่อนเบิกสินค้าออกจาก store เมื่อมีการเบิกรับของ มีการลงนามโดยผู้รับของ และ ผู้ให้เบิก ในทะเบียนการเบิก/รับของ อย่างครบถ้วน
-
4. กรณีที่มีรายการแตกหัก สูญหาย หรือ ไม่ครบถ้วน สาขามีการติดตามจากผู้ขาย รวมทั้ง ไม่มีรายการที่หมดอายุในคลังสินค้า หรือที่เก็บของ
Mini bar Control (การควบคุมมินิบาร์)
-
มีการควบคุมทะเบียนการขายประจำวัน ที่ชัดเจนและถูกต้อง
-
ตรวจสอบการแบ่งสรรรายได้จากการขาย minibar ให้กับพนักงานทุกคนด้วยความยุติธรรมและโปร่งใส
Keys of Hotel (การควบคุมกุญแจของโรงแรม จำนวน Stock 210 ใบ)
-
มีการควบคุมดูแล HM key Card และ Emergency Card ให้ครบถ้วนและรัดกุมและมีอายุการใช้งานเป็นปัจจุบัน
-
มีการควบคุมดูแล Master Key โดยจัดเก็บในเซฟอย่างรัดกุม มีการบันทึกและเซ็นต์เบิก-คืนกรณีนำออกมาใช้
-
การ์ดแม่บ้านประจำฟลอร์ รวมถึงการ์ดหัวหน้าแม่บ้าน มีทะเบียนควบคุมการเบิก-จ่ายและเซ็นต์กำกับทุกครั้ง
-
กุญแจสำรองสำหรับลูกค้าครบถ้วนตามห้องลูกค้า ถ้ามีผลต่าง ติดตามหาสาเหตุได้ มีการควบคุมการนำกุญแจสำรองไปใช้ โดยมีทะเบียนบันทึกการเบิกจ่าย
-
การจัดเก็บกุญแจ ประเภท ต่างๆ เช่น กุญแจลิฟต์ กุญแจไฟฟ้า กุญแจห้องปั๊มน้ำ กุญแจสำหรับห้องแก๊ส เป็นต้น จัดเก็บในที่ปลอดภัย มีตู้ล็อค และมีการทำทะเบียนควบคุมการเบิก จ่าย
Compliance (กฎหมาย กฎระเบียบ) ตรวจสอบว่าแต่ละสาขาว่าได้รับใบอนุญาตตามรายการด้านล่าง โดยใบอนุญาตมีอายุภายในระยะเวลากำหนด และยังไม่หมดอายุ ดังนี้
-
1.ใบอนุญาตประกอบธุรกิจโรงแรม (Hotel License)<br>
-
2.ใบการแจ้งชื่อผู้จัดการโรงแรม<br>
-
3.ตรวจสอบว่า แต่ละสาขามีใบอนุญาตประกอบกิจการอันตราย หรือมีการต่ออายุภายในระยะเวลากำหนด (ขึ้นอยู่กับแต่ละจังหวัด))<br>
-
4.สาขามีการชำระค่าธรรมเนียมโรงแรม 40 บาทต่อห้องต่อปีถ้ายังไม่ได้รับ สามารถแจ้งความคืบหน้าในการขอใบอนุญาตฯ ดังกล่าวได้
-
5.มีการตรวจสอบภาษีป้ายภายในเดือน มีนาคม ของทุกปี
-
6.ภาษีที่ดินและสิ่งปลูกสร้าง ภายในของทุกปี
-
7.ตรวจสอบความครบถ้วนของบัตรทะเบียนผู้พักโรงแรม (รร 3) โดยสุ่มทดสอบจาก Departure List
-
ตรวจสอบว่าแต่ละสาขา มีการร้องขอสำเนาบัตรประชาชน หรือ passport จากแขกทุกราย ตามที่กฎหมายกำหนด
-
ตรวจสอบความครบถ้วน และความถูกต้อง ของทะเบียนผู้พัก (รร.4) โดยกระทบกับ In house Report และ บัตรทะเบียนผู้พักในแต่ละวัน
-
ตรวจสอบว่า แต่ละสาขามีการนำส่งทะเบียนผู้พัก (รร.4) ตรงเวลาทุกสัปดาห์ หรือ ภายในระยะเวลาตามที่นายทะเบียนกำหนด (ขึ้นอยู่กับแต่ละจังหวัด) และมีเอกสารหลักฐานอ้างอิงการนำส่ง
-
ตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วน ของการแจ้งทะเบียนที่พักชาวต่างด้าว (ตม.30) แก่ สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง รายวัน โดยตรวจจากเอกสารหลักฐานอ้างอิงการนำส่ง
-
ตรวจสอบว่าแต่ละ property มีแผนซ้อมการดับเพลิงและหนีไฟประจำปีรวมถึงหลักฐานการยื่นรายงานต่อกรมสวัสดิการฯ และมีใบรับรองเป็นหลักฐาน
Maintenance (การบำรุงรักษา) การให้บริการจากคู่สัญญาผู้ให้บริการภายนอก แต่ละสาขามีการติดต่อผู้ให้บริการดังกล่าว มาให้บริการตามข้อตกลงสัญญา ภายในระยะเวลาที่กำหนด โดยสุ่มทดสอบจากใบบริการพร้อมระบุวันเดือนปีล่าสุดที่ได้รับบริการ พร้อมหมายเหตุ และอัพเดทความคืบหน้า หากมี
-
1. การบำรุงรักษาลิฟต์
-
2. การกำจัดแมลง
-
3. ระบบปั๊มน้ำ
-
4. ระบบไฟอลาม
-
5. เครื่องซักผ้า เครื่องอบผ้า
-
ุ6. น้ำยา
-
มีการนำส่งรายงาน PM Report ให้ฝ่าย PD PROM ตรงตามกำหนดเวลา และสม่ำเสมอทุกเดือน
-
มีการจัดทำอุปกรณ์ Spare part และเครื่องมือช่างตามจำนวนที่สำนักงานใหญ่กำหนด มีการจัดทำทะเบียนเบิกจ่ายและจำนวนคงเหลือครบถ้วน
ข้อเสนอแนะ หรืออื่นๆ หากมี
-
undefined
