In-Made B-rating 2018

• Document No.

• Client / Site

• Conducted on

  Date

• Personnel

Aandachtspunten

• Gebruik het "paperclipje" rechtsboven bij de vraag voor toevoeging van foto's en opmerkingen.
  
  Zorg voor scherpe foto's, waarbij zo nodig wordt ingezoomd op het onderdeel dat wordt gecontroleerd. Deze foto's zijn van belang voor de eindbeoordeling van de audit.
  
  Maak zoveel mogelijk gebruik van de kolom “details”. Dat geeft de vestiging en het projectteam de maximale informatie.
  
  Indien de vestiging bedenkingen heeft tegen het opgestelde audit rapport, ook na bespreking met de auditoren, neem deze dan op in het auditrapport bij “overige opmerkingen”.
  

A1. Bedrijfsplan / Business Case aanwezig

• De business case moet gericht zijn op het jaar waarin de audit plaatsvindt of een meerjarige periode waar het auditjaar onderdeel van uitmaakt.
  Maak een foto met i-Auditor waaruit de vaststelling blijkt. Breng de handtekening en datum in beeld evenals de voorkant van het document. Als de vaststelling uit andere documentatie blijkt (bijvoorbeeld een MT-verslag), dan is dat ook voldoende. Leg dan dit document ook vast door middel van een foto.
  
  Zie handboek: 20180101 Handboek In-Made rating versie 4.1, bijlage...

• A1. Is er een door het lokale MT vastgesteld bedrijfsplan / businesscase aanwezig voor het jaar waarin de audit plaatsvindt?<br><br>Het bedrijfsplan of de business case moet geschreven zijn voor het jaar waarin de audit plaatsvindt of voor een meerjarige periode waar het auditjaar onderdeel van uitmaakt. Maak een foto met i-Auditor waaruit de vaststelling blijkt. Breng de handtekening en datum in beeld evenals de voorkant van het document. Als de vaststelling uit andere documentatie blijkt (bijvoorbeeld een MT-verslag), dan is dat ook voldoende. Leg dan dit document ook vast door middel van een foto.

  Ja

  Nee

A2. Onderdelen van het bedrijfsplan / de business case.

• A2.1. Het bedrijfsplan / de business case bevat de missie van het arbeidsbedrijf.

• A2.2. Het bedrijfsplan / de business case bevat de visie van het arbeidsbedrijf.

• A2.3. Het bedrijfsplan / de business case bevat de doelstellingen van het arbeidsbedrijf.

• A2.4. Het bedrijfsplan / de business case beschrijft de randvoorwaarden

• A2.5. Het bedrijfsplan / de business case bevat een risico- en/of SWOT-analyse

• A2.6. Het bedrijfsplan / de business case bevat een financieel kader (baten, lasten, resultaten)

• A2.7 Samengevat: bevat het bedrijfsplan / de business case de verplichte elementen die gelden voor dit document?

  Ja

  Nee

• Zie handboek: 20180101 Handboek In-Made rating versie 4.1, bijlage...

B1. Productie-, verkoop en reïntegratieplan (PVR-plan)

• B1.1. Is een door het lokale MT vastgesteld PVR-plan aanwezig voor het jaar waarin de audit plaatsvindt?

  Ja

  Nee

• B1.2. Is het door het Beleidsoverleg vastgestelde In-Made format voor het PVR-plan gehanteerd?

  Ja

  Nee

• B1.3. Zijn afspraken omtrent de dienstverlening van het RBBA vastgelegd in het PVR-plan en door zowel het hoofd Arbeid als het hoofd RBBA ondertekend?

  Ja

  Nee

B2. Acquisitie

• B2.1. Zijn over een periode twaalf maanden voorafgaand aan de audit tenminste vijf gespreksverslagen aanwezig van overleg tussen het (plv) hoofd Arbeid en een acquisiteur van het RBBA?

  Ja

  Nee

C1. Procedure klantcontact

• C1.1. Zijn de arbeidsmedewerkers van de bezochte werkzalen bekend met de procedure rondom contact met klanten?

  Ja

  Nee

• C1.2. Zijn op de bezochte werkzalen de contactgegevens van de opdrachtgever beschikbaar (digitaal of hardcopy)?

  Ja

  Nee

Toelichting controle productieorders

• De auditoren ontvangen vooraf van het RBBA tien willekeurige productieordernummers. Van de tien nummers zijn acht afgesloten productieordernummers en twee productieordernummers van lopende orders. Uit de afgesloten productieordernummers selecteert u er drie om te controleren. Daarnaast controleert u altijd de twee lopende orders. Deze vijf zijn voor de gehele audit leidend bij alle vragen. Mocht er bij één van de ordernummers een order zijn die door de auditoren niet in orde wordt bevonden, dan selecteren zij uit de vijf resterende afgesloten productieorders maximaal één extra ordernummer om te controleren. Dit 6e ordernummer moet voor alle voorgaande en volgende auditonderdelen worden gecontroleerd en akkoord kunnen worden bevonden. Indien u tijdens deze audit een 6e ordernummer nodig heeft, dan kunt u deze uit de 8 geselecteerde afgesloten orders kiezen. Indien dit het geval is, dan dient u dit ordernummer dus op ALLE auditonderdelen te controleren.
  
  Een werkinstructie kan digitaal of in hardcopy aanwezig zijn. Let op: de werkinstructie moet met behulp van een unieke code die ook vermeld is op de bijbehorende P001 formulier. Voorbeelden van bruikbare unieke codes zijn: artikelnummer, ordernummer of een referentienummer van de klant. Een werkinstructie bevat ten minste de productiemethode en verpakkingsmethode. Een werktekening, foto of een demo kan ondersteunend zijn aan de werkinstructie, maar volstaat op zichzelf niet als werkinstructie. Ook een werktekening, foto of demo moet voorzien van dezelfde unieke code om deze te kunnen koppelen met de werkinstructie en het P001 formulier van de order.
  
  De unieke product-code moet zodanig gekozen zijn dat deze niet met een ander artikel, al dan niet van dezelfde productgroep/opdrachtgever, verward kan worden.
  
  Controleer elke order aan de hand van de volgende criteria:
  - aanwezigheid werkinstructie;
  - aanwezig productiemethode op werkinstructie;
  - aanwezigheid verpakkingsmethode op werkinstructie;
  - aanwezigheid unieke code op werkinstructie en alle bijbehorende documenten en objecten;
  - aanwezigheid juist en volledig ingevuld P001 formulier (bevat tenminste: ordernummer, startdatum en controlepunten);
  - aanwezigheid juist en volledig ingevuld P002 formulier voor iedere productiedag (bevat tenminste: datum, ordernummer, controlemomenten, eventueel geconstateerde afwijkingen en naam en paraaf controleur).
  
  Maak foto's van alle gecontroleerde documenten en objecten.
  Als er een dag niet aan de productieorder is gewerkt, dan moet er ofwel een P002-formulier aanwezig zijn waarop dit is aangegeven, ofwel de bevraagde medewerker kan aantonen dat er die dag geen verloning op dit productieordernummer heeft plaatsgevonden.
  Als er gebruik wordt gemaakt van controleformulieren van de opdrachtgever, moet dit in de werkinstructie vermeld staan. Deze formulieren dienen minimaal de zelfde gegevens te bevatten als de P001- en P002-formulieren.

C1.2. Gecontroleerde productieorder 1

• Ordernummer en omschrijving

• C1.2.a. Er is een werkinstructie aanwezig.

• C1.2.b. De werkinstructie bevat de productiemethode.

• C1.2.c. De werkinstructie bevat de verpakkingsmethode.

• C1.2.d. De werkinstructie en alle bijlagen (zoals werktekening, foto of demo) bevatten dezelfde unieke code die correspondeert met het bijbehorende P001 formulier.

• C1.2.e. Er is een juist en volledig ingevuld P001 formulier aanwezig dat voldoet aan de inhoudelijke vereisten.

• C1.2.f. Er is voor elke dag dat aan de order is gewerkt een juist en volledig P002 formulier aanwezig dat voldoet aan de inhoudelijke vereisten.

• C1.2.g. Samengevat: voldoet deze gecontroleerde order aan alle vereisten?<br>NB. Deze vraag alleen met 'Ja' beantwoorden als alle hiervoor genoemde criteria zijn aangevinkt.

  Ja

  Nee

C1.3. Gecontroleerde productieorder 2

• Ordernummer en omschrijving

• C1.3.a. Er is een werkinstructie aanwezig.

• C1.3.b. De werkinstructie bevat de productiemethode.

• C1.3.c. De werkinstructie bevat de verpakkingsmethode.

• C1.3.d. De werkinstructie en alle bijlagen (zoals werktekening, foto of demo) bevatten dezelfde unieke code die correspondeert met het bijbehorende P001 formulier.

• C1.3.e. Er is een juist en volledig ingevuld P001 formulier aanwezig dat voldoet aan de inhoudelijke vereisten.

• C1.3.f. Er is voor elke dag dat aan de order is gewerkt een juist en volledig P002 formulier aanwezig dat voldoet aan de inhoudelijke vereisten.

• C1.3.g. Samengevat: voldoet deze gecontroleerde order aan alle vereisten?<br>NB. Deze vraag alleen met 'Ja' beantwoorden als alle hiervoor genoemde criteria zijn aangevinkt.

  Ja

  Nee

C1.4. Gecontroleerde productieorder 3

• Ordernummer en omschrijving

• C1.4.a. Er is een werkinstructie aanwezig.

• C1.4.b. De werkinstructie bevat de productiemethode.

• C1.4.c. De werkinstructie bevat de verpakkingsmethode.

• C1.4.d. De werkinstructie en alle bijlagen (zoals werktekening, foto of demo) bevatten dezelfde unieke code die correspondeert met het bijbehorende P001 formulier.

• C1.4.e. Er is een juist en volledig ingevuld P001 formulier aanwezig dat voldoet aan de inhoudelijke vereisten.

• C1.4.f. Er is voor elke dag dat aan de order is gewerkt een juist en volledig P002 formulier aanwezig dat voldoet aan de inhoudelijke vereisten.

• C1.4.g. Samengevat: voldoet deze gecontroleerde order aan alle vereisten?<br>NB. Deze vraag alleen met 'Ja' beantwoorden als alle hiervoor genoemde criteria zijn aangevinkt.

  Ja

  Nee

C1.5. Gecontroleerde productieorder 4

• Ordernummer en omschrijving

• C1.5.a. Er is een werkinstructie aanwezig.

• C1.5.b. De werkinstructie bevat de productiemethode.

• C1.5.c. De werkinstructie bevat de verpakkingsmethode.

• C1.5.d. De werkinstructie en alle bijlagen (zoals werktekening, foto of demo) bevatten dezelfde unieke code die correspondeert met het bijbehorende P001 formulier.

• C1.5.e. Er is een juist en volledig ingevuld P001 formulier aanwezig dat voldoet aan de inhoudelijke vereisten.

• C1.5.f. Er is voor elke dag dat aan de order is gewerkt een juist en volledig P002 formulier aanwezig dat voldoet aan de inhoudelijke vereisten.

• C1.5.g. Samengevat: voldoet deze gecontroleerde order aan alle vereisten?<br>NB. Deze vraag alleen met 'Ja' beantwoorden als alle hiervoor genoemde criteria zijn aangevinkt.

  Ja

  Nee

C1.6. Gecontroleerde productieorder 5

• Ordernummer en omschrijving

• C1.6.a. Er is een werkinstructie aanwezig.

• C1.6.b. De werkinstructie bevat de productiemethode.

• C1.6.c. De werkinstructie bevat de verpakkingsmethode.

• C1.6.d. De werkinstructie en alle bijlagen (zoals werktekening, foto of demo) bevatten dezelfde unieke code die correspondeert met het bijbehorende P001 formulier.

• C1.6.e. Er is een juist en volledig ingevuld P001 formulier aanwezig dat voldoet aan de inhoudelijke vereisten.

• C1.6.f. Er is voor elke dag dat aan de order is gewerkt een juist en volledig P002 formulier aanwezig dat voldoet aan de inhoudelijke vereisten.

• C1.6.g. Samengevat: voldoet deze gecontroleerde order aan alle vereisten?<br>NB. Deze vraag alleen met 'Ja' beantwoorden als alle hiervoor genoemde criteria zijn aangevinkt.

  Ja

  Nee

C1.7. Optioneel gecontroleerde reserveorder

• Is er een reserveorder gecontroleerd?

  Ja

  Nee

• Ordernummer en omschrijving

• C1.7.a. Er is een werkinstructie aanwezig.

• C1.7.b. De werkinstructie bevat de productiemethode.

• C1.7.c. De werkinstructie bevat de verpakkingsmethode.

• C1.7.d. De werkinstructie en alle bijlagen (zoals werktekening, foto of demo) bevatten dezelfde unieke code die correspondeert met het bijbehorende P001 formulier.

• C1.7.e. Er is een juist en volledig ingevuld P001 formulier aanwezig dat voldoet aan de inhoudelijke vereisten.

• C1.7.f. Er is voor elke dag dat aan de order is gewerkt een juist en volledig P002 formulier aanwezig dat voldoet aan de inhoudelijke vereisten.

• C1.7.g. Samengevat: voldoet deze gecontroleerde order aan alle vereisten?<br>NB. Deze vraag alleen met 'Ja' beantwoorden als alle hiervoor genoemde criteria zijn aangevinkt.

  Ja

  Nee

• D1. Waren alle te interviewen personen beschikbaar ten tijde van de audit?

  Ja

  Nee

• D2. Hebben de auditoren toegang gehad tot alle informatiebronnen die benodigd waren voor de audit?

  Ja

  Nee

• Geef aan welke informatie ontbrak

• D3. Zijn er bedenkingen van het arbeidsbedrijf / de vestiging tegen de bevindingen van de auditoren?

  Ja

  Nee

• Welke bedenkingen zijn er?

• Ondertekening voor akkoord door de auditoren

  Sign

• Ondertekening voor akkoord door de geinterviewden

  Sign