Interne audit Versie 1.0

• Document Nr.

• Naam audit

• Uitgevoerd op

  Date

• Uitgevoerd door

• Locatie
  Address

• Personeel

• Algemene indruk van het bedrijf

• Directie beoordeling

Resultaten vorige audit

• Zijn naar aanleiding van de vorige audit acties of maatregelen getroffen ter verbetering?

  Yes

  No

  N/A

PRO 002.00

Performance management

• Worden de leidinggevenden en medewerkers regelmatig (kwartaal) beoordeeld aan de hand van een resultaat gerichte afspraak?

  Yes

  No

  N/A

Kosten

• Is er een faalkosten rapportage en wordt deze regelmatig (maandelijks) besproken met leidinggevenden en medewerkers?

  Yes

  No

  N/A

• Bevat de faalkosten rapportage afgewezen garantieclaims? (PRO 309.00)

  Yes

  No

  N/A

• Is het beperken van inkoopkosten een continue aandachtspunt

  Yes

  No

  N/A

• Worden leidinggevenden beoordeeld op het terugdringen van energiekosten

  Yes

  No

  N/A

• Worden verbetermaatregelen t.a.v. kostenbeheersing getroffen en vastgelegd?

  Yes

  No

  N/A

PRO 106.00

Leveranciers

• Is de 'top-15' geautoriseerde leveranciers lijst bekend en wordt deze gebruikt?

  Yes

  No

  N/A

• Worden leveranciers beoordeeld volgens vaste criteria en worden tenminste afwijkende beoordelingen vastgelegd?

  Yes

  No

  N/A

PRO 107.00

Klachtenmanagement

• Worden klachten, hun voortgang en oplossing vastgelegd in het daarvoor aangewezen systeem (Autoline)

  Yes

  No

  N/A

• Worden klachten aantoonbaar tijdig opgevolgd (90% binnen 4 werkdgn.)?

  Yes

  No

  N/A

• Worden klachten vanuit het het Mercedes CAC tijdig teruggekoppeld naar het CAC (binnen 4 werkdgn.)?

  Yes

  No

  N/A

• Is er een wekelijkse rapportage voor leidinggevenden en directie beschikbaar?

  Yes

  No

  N/A

• Worden klantenklachten geëvalueerd en worden verbetermaatregelen of acties getroffen?

  Yes

  No

  N/A

PRO 108.00

Controle & kalibratie

• Is elk meetmiddel voorzien van een uniek identiteitsnummer en een sticker (indien mogelijk) met de eerst volgende controle- of keuringsdatum?

  Yes

  No

  N/A

• Wordt door middel van registratielijsten de geldigheidstermijn van de geregistreerde meetmiddelen bewaakt door de werkplaats?

  Yes

  No

  N/A

• Worden afgekeurde middelen uit gebruik genomen en voorzien van een rode ISO MBNL sticker?

  Yes

  No

  N/A

• Hebben tijdens de steekproef alle (meet)middelen met een keuringsverplichting een geldige keuring?

  Yes

  No

  N/A

PRO 111.00

Sleutelbeheer

• Is de sleutelbeheer procedure bekend bij alle relevante medewerkers?

  Yes

  No

  N/A

• Worden medewerkers aangesproken en gewaarschuwd (schriftelijk) indien de sleutelprocedure niet wordt nageleefd?

  Yes

  No

  N/A

• Is het naleven van de sleutelprocedure onderdeel van het werkoverleg?

  Yes

  No

  N/A

• Wordt tijdens de audit de procedure nageleefd? (M.a.w. zijn er geen onbeheerde sleutels en/of niet afgesloten sleutelkluizen)

  Yes

  No

  N/A

Verkoop

PRO 201.00

Leadmanagement

• Heeft de verkoop medewerker de hem/haar aangereikte leads tijdig opgevolgd? (Max. 1 maand achterstand)

  Yes

  No

  N/A

• Wordt de prospect gevraagd om toestemming voor het gebruik van zijn/haar gegevens?

  Yes

  No

  N/A

• Wordt bij interesse van de prospect informatiemateriaal altijd binnen 24h toegezonden?

  Yes

  No

  N/A

• Wordt er binnen een week na het eerste contact, contact opgenomen met een prospect en wordt dit contact vastgelegd in het daarvoor aangewezen systeem? (Autoline)

  Yes

  No

  N/A

PRO 202.01

Offerte

• Worden bij het uitbrengen van een offerte de algemene voorwaarden van ROGAM aan de klant ter hand gesteld?

  Yes

  No

  N/A

• Wordt in geval van een proefrit de identiteit van de klant vastgesteld en wordt de geldigheid van het rijbewijs gecontroleerd middels het Document Verificatie Systeem?

  Yes

  No

  N/A

• Worden offertes altijd geautoriseerd door een daartoe bevoegde medewerker?

  Yes

  No

  N/A

PRO 203.00

Order acceptatie

• Is er voor alle orders een getekende orderbevestiging beschikbaar? (Getekend door klant, verkoper en verkoopleider)

  Yes

  No

  N/A

• Is er voor alle orders een door de verkoper opgemaakte, getekende voorcalculatie? (Getekend door verkoper en verkoopleider)

  Yes

  No

  N/A

• Worden bij het tekenen van een order de algemene voorwaarden van ROGAM aan de klant ter hand gesteld?

  Yes

  No

  N/A

PRO 206.00

Voorraadbeheer

• Wordt voorraadbeheer van nieuwe showroom voertuigen afgestemd tussen verkoopleider en verkoopadministratie?

  Yes

  No

  N/A

• Wordt voldaan aan de voorraad norm van MBNL (indien van toepassing)?

  Yes

  No

  N/A

• Wordt de verkooporganisatie op de hoogte gehouden van de actuele voorraad door de verkoopadministratie?

  Yes

  No

  N/A

• Worden voorraadauto's niet langer dan 5 werkdagen gereserveerd voor verkoop aan een klant (uitzonderingen mogelijk met akkoord verkoopleider)?

  Yes

  No

  N/A

PRO 207.00

Aflevering

• Wordt een auto alleen afgeleverd aan de klant mits de volledige factuur is voldaan (uitzonderingen uitsluitend met toestemming directie)?

  Yes

  No

  N/A

• Is altijd een getekende eindcontrole uitgevoerd en gedocumenteerd voor aflevering aan klant (handtekening klant en verkoper)?

  Yes

  No

  N/A

• Wordt binnen 4 weken na aflevering contact met de klant opgenomen voor het aanbod van een reparatie- en onderhoudscontract en wordt dit vastgelegd in het daarvoor aangewezen systeem (Autoline)?

  Yes

  No

  N/A

PRO 209.00

Inname gebruikt voertuig

• Is er voor elk ingenomen voertuig een dossier beschikbaar (voorzien van taxatieformulier, foto's, kopie kentekenbewijs)

  Yes

  No

  N/A

• Wordt bij inname van het voertuig gecontroleerd of het voertuig nog de staat heeft conform de eerdere taxatie?

  Yes

  No

  N/A

Verkoopadministratie

PRO 204.00

Bestellen voertuig

• Worden voertuigen uitsluitend door de verkoopadministratie besteld?

  Yes

  No

  N/A

• Is er voor bestelling altijd een voorcalculatie gemaakt en in bezit verkoopadministratie?

  Yes

  No

  N/A

• Wordt een werkorder aangemaakt voor de werkplaats t.b.v. aflever klaarmaken van de nieuwe auto?

  Yes

  No

  N/A

• Worden wijzigingen in de levertijd door de verkoopadministratie gecontroleerd en door de verkoper aan de klant gecommuniceerd?

  Yes

  No

  N/A

PRO 205.00

Ontvangstcontrole

• Worden nieuwe voertuigen gecontroleerd bij binnenkomst en wordt de vrachtbrief door de verkoopadministratie afgetekend?

  Yes

  No

  N/A

• Worden tekortkomingen volgens de geldende werkinstructies binnen 24h gemeld bij MBNL en worden tekortkomingen intern geregistreerd?

  Yes

  No

  N/A

PRO 207.00

Aflevering

• Wordt de afleverdatum middels het daarvoor aangewezen systeem (Cesar) kenbaar gemaakt aan MBNL<br>* tbv start garantie termijn

  Yes

  No

  N/A

• Wordt de afleverdatum aan de werkplaats receptie kenbaar gemaakt middels een uitdraai / screenshot uit het daarvoor aangewezen systeem (Cesar)

  Yes

  No

  N/A

PRO 208.00

Uitbesteden van werkzaamheden

• Is in geval van uitbesteed werk een getekende verklaring 'verlegging aansprakelijkheid' beschikbaar (FO 309)

  Yes

  No

  N/A

• Is in geval van uitbesteed werk altijd een genummerde ROGAM opdrachtbon / Autoline opdracht beschikbaar?

  Yes

  No

  N/A

• Wordt na uitvoering van de uitbestede werkzaamheden een eindcontrole uitgevoerd door de verkoopadministratie?

  Yes

  No

  N/A

Werkplaats

PRO 301.00

Maken werkplaats afspraak

• Is er voor elke afspraak een werkorder beschikbaar voorzien van km-stand, NAW klant, kenteken, omvang werkzaamheden, handtekening klant en check kredietlimiet?

  Yes

  No

  N/A

PRO 303.00

Inkopen externe diensten

• Is in geval van uitbesteed werk altijd een genummerde ROGAM opdrachtbon / Autoline opdracht beschikbaar?

  Yes

  No

  N/A

• Is in geval van uitbesteed werk een getekende verklaring 'verlegging aansprakelijkheid' beschikbaar (FO 309)

  Yes

  No

  N/A

• Omvat het uitbestede werk niet meer dan 250 euro?

  Yes

  No

  N/A

• Wordt na uitvoering van de uitbestede werkzaamheden een eindcontrole uitgevoerd door de opdrachtgever?

  Yes

  No

  N/A

PRO 304.00

Aanname voertuig

• Vind een check op bijzonderheden plaats?<br>- Lease auto?<br>- R&O contract?<br>- Contact of krediet klant?<br>- Opdrachtbon vereist?<br>- Bijzonderheden n.a.v. eerdere bezoeken (bijv. herhaalbezoek)<br>- Recalls of modificaties noodzakelijk?<br>- Kentekenbewijs aanwezig (indien van toepassing)?

  Yes

  No

  N/A

• Zijn de voertuigsleutels gelabeld en worden deze conform sleutelinstructie behandeld?

  Yes

  No

  N/A

PRO 306.00

Bewerking in werkplaats

• Wordt een voorinspectie / diagnose door de monteur uitgevoerd?

  Yes

  No

  N/A

• Worden alle bevindingen door de monteur op de werkorder genoteerd?

  Yes

  No

  N/A

• Worden gebruikte onderdelen direct op de werkorder geboekt?

  Yes

  No

  N/A

• Worden in geval van meerwerk de aanvullende afspraken met de klant aantoonbaar vastgelegd?

  Yes

  No

  N/A

• Worden door de klant aangeleverde onderdelen altijd voor montage door de werkplaats chef beoordeeld (indien van toepassing)?

  Yes

  No

  N/A

• Worden garantie onderdelen volgens de MB garantievoorwaarden gekenmerkt en opgeslagen?

  Yes

  No

  N/A

• Wordt bij ophalen van de auto de werkorder door de klant getekend voor akkoord?

  Yes

  No

  N/A

PRO 307.00

Fixed first visit

• Worden steekproefsgewijs eindcontroles uitgevoerd en gedocumenteerd?

  Yes

  No

  N/A

• Wordt in geval van een herhaalbezoek altijd een eindcontrole uitgevoerd en gedocumenteerd?

  Yes

  No

  N/A

• Worden maatregelen of acties ter voorkoming van herhaalbezoeken getroffen en gedocumenteerd?

  Yes

  No

  N/A

PRO 308.00

Schade afhandeling

• Is de werkinstructie ROGAM MBES (v 1.02) bekend en wordt deze gevolgd door receptie en werkplaats?

  Yes

  No

  N/A

PRO 309.00

Facturatie

• Wordt de gewerkte tijd afgezet tegen de factureerbare tijd en worden afwijkingen >5% overlegd met de service manager?

  Yes

  No

  N/A

• Wordt in geval van garantie geborgd dat binnen 21 dagen een claim bij MBNL wordt ingediend?

  Yes

  No

  N/A

Magazijn

PRO 310.00

Voorraad beheersing

• Wordt de voorraad onderdelen beheerst op de volgende punten?

  Yes

  No

  N/A

• Hoogte van de voorraad

• Inkoopkosten

• Incourantheid

• Houdbaarheid

• Wederverkoop

• Worden bestelvoorstellen door de partsmanager gecontroleerd voor verzending?

  Yes

  No

  N/A

PRO 311.00

Onderdelenuitgifte

• Worden gereserveerde onderdelen voorzien van een duidelijke identificatie?

  Yes

  No

  N/A

• Wordt de uitgifte van onderdelen in alle gevallen vastgelegd?

  Yes

  No

  N/A

• Wordt de kredietlimiet door de magazijnmedewerker gecontroleerd in geval van levering aan derden?

  Yes

  No

  N/A

• Worden kortingen uitsluitend verstrekt aan bekende klanten (uitzonderingen mogelijk met aantoonbare goedkeuring partsmanager)?

  Yes

  No

  N/A

• Wordt bij inname van een ruilonderdeel de retourwaarde op de werkorder geboekt door de magazijnmedewerker?

  Yes

  No

  N/A

PRO 312.00

Onderdelen bestellen / reserveren

• Wordt bij speciale onderdelen (kleurdelen, lage omzetsnelheid) door de klant vooruitbetaald?

  Yes

  No

  N/A

• Wordt in geval van bestelde onderdelen gebruik gemaakt van een onderdelenbon / schouderkaart?

  Yes

  No

  N/A

• Worden gereserveerde delen >1 maand teruggenomen in de voorraad?

  Yes

  No

  N/A

• Zijn speciaal bestelde delen voorzien van een herkenbaar label en worden delen >1 maand aan de klant uitgefactureerd?

  Yes

  No

  N/A

Administratie / finance

PRO 401.00

Debiteurenbeheer

• Wordt een standaard betalingstermijn van 8 dagen gehanteerd voor alle facturen?

  Yes

  No

  N/A

• Worden contante betalingen > €15.000,- gemeld bij het 'Meldpunt Ongebruikelijke Transacties'?

  Yes

  No

  N/A

• Worden in geval van uitblijven van betaling, maximaal 3 rekeningoverzichten (aanmaningen) gestuurd naar de betreffende klant op<br>- 28 dgn.<br>- 42 dgn.<br>- 63 dgn.

  Yes

  No

  N/A

• Wordt in geval van facturen >90 dagen de kredietlimiet van de betreffende klant geblokkeerd ( €0,-)?

  Yes

  No

  N/A

• Worden klachten over betalingen >1 week geëscaleerd naar de directie?

  Yes

  No

  N/A

• Worden contacten tussen debiteurenbeheer en klant vastgelegd in het daarvoor aangewezen systeem (Autoline)?

  Yes

  No

  N/A

• Is er een maandelijks overzicht beschikbaar van alle openstaande facturen >90 dagen en wordt dit ter beschikking gesteld aan de directie?

  Yes

  No

  N/A

PRO 402.00

Kas / bank / giro

• Worden kasontvangsten > €1000,- altijd geaccordeerd door de afdelingsmanager?

  Yes

  No

  N/A

• Wordt een sluitende kasstaat bijgehouden en beheerd door de afdelingsmanager?

  Yes

  No

  N/A

• Worden aangenomen biljetten gecontroleerd op echtheid?

  Yes

  No

  N/A

• Worden kasuitgiften altijd geaccordeerd door de afdelingsmanager en worden de originele geautoriseerde bonnen / facturen bewaard?

  Yes

  No

  N/A

• Wordt bij uitgifte van een bedrag uit de kas altijd een kasuitgiftebewijs getekend door de ontvanger?

  Yes

  No

  N/A

• Worden kassen wekelijks gecontroleerd en geautoriseerd door afdelingsmanager en financieel manager?

  Yes

  No

  N/A

PRO 403.01

Crediteuren

• Is een inkoopfactuur altijd voorzien van een opdrachtbon of referentie nummer?

  Yes

  No

  N/A

• Worden afgewezen facturen door de de inkoper gereclameerd bij de leverancier?

  Yes

  No

  N/A

• Worden betalingen door de directie geaccordeerd en verricht?

  Yes

  No

  N/A

PRO 405.00

Aanvragen kredietlimiet (debiteur)

• Worden aanvragen middels formulier FO890 ingediend?

  Yes

  No

  N/A

• Wordt bij aanvraag direct een kredietlimiet á €500,- toegekend?

  Yes

  No

  N/A

• Wordt bij niet ontvangen 'retourbrief' van de klant >2 weken de kredietlimiet op €0,- gesteld?

  Yes

  No

  N/A

• Wordt de kredietlimiet per klant vastgesteld conform PRO 405.00 pag. 3?

  Yes

  No

  N/A

• Is een maandelijks overzicht van alle nieuwe en afgewezen debiteuren beschikbaar en ter beschikking van de directie?

  Yes

  No

  N/A

• Worden bestaande kredietlimieten door de debiteurenadministratie regelmatig beoordeeld op basis van geactualiseerde klantgegevens en wordt een voorstel voor aanpassingen uitgebracht?

  Yes

  No

  N/A