Lista de Chequeo para la Verificación de la Gestión Documental

• Dirección

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• Realizada el

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• Preparada por

• Atendida por

Producción de Documentos

• Se generan documentos siguiendo las normativas y procedimientos establecidos.

  Sí

  No

• Los documentos / formatos producidos son registrados correctamente en el sistema de gestión de Calidad y notificado a gestión documental para que ingresen a la TRD

  Sí

  No

Gestión y Trámite de Documentos

• Los documentos se tramitan de acuerdo con los procedimientos establecidos y dentro de los plazos requeridos ( Manual de la Unidad de Correspondencia)

  Sí

  No

• Los documentos se entregan y reciben con las firmas correspondientes y registros adecuados.

  Sí

  No

Organización de Documentos

• Los documentos están organizados de acuerdo con las tablas de retención documental.

  Sí

  No

• Seguimiento a la administración de archivos de gestión: Clasificación, Ordenación, Foliación, Hoja de Control, Inventario Documental, Rotulo, etc.

  Sí

  No

Almacenamiento de Documentos

• Los documentos físicos están almacenados en condiciones adecuadas que garantizan su integridad y preservación.

  Sí

  No

• Los documentos electrónicos clasificados y organizados en el SGDEA ( sistema de almacenamiento)

  Sí

  No

Acceso y Uso de Documentos

• Se ha implementado un sistema de control de acceso para asegurar que solo el personal autorizado pueda acceder a los documentos.

  Sí

  No

• Se lleva un registro de los préstamos y devoluciones de documentos.

  Sí

  No

Transferencia de Documentos

• La transferencia de documentos primaria se realiza de manera segura y conforme a los procedimientos establecidos por Gestión Documental

  Sí

  No

• Conserva el registro detallado de todas las transferencias de documentos, incluyendo fechas y responsables.

  Sí

  No

• Sí

  No

Conservación y Eliminación de Documentos

• Los documentos se conservan por el tiempo requerido según las tablas de retención documental.

  Sí

  No

• Se realiza la eliminación segura y conforme a las normativas de los documentos que han cumplido su tiempo de retención.

  Sí

  No

Capacitación y Concientización del Personal

• Los Colaboradores han recibido capacitación en gestión documental y conoce sus responsabilidades.

  Sí

  No

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• Sí

  No

• Sí

  No