STORE GENERAL INFORMATION

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1. CASH, BANKING, EMPLOYEE SALES & CREDIT NOTES.

  • 1.1 Arqueo de Caja.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, realizar un arqueo a caja y las diferencias permitidas a favor o en contra será de +/-$50.00 MN diarios y no mas de +/- $500.00 MN al año. Verificar la frecuencia de ocurrencia. En dado caso de exceder el monto de $500.00 MN anuales de diferencia, el Gerente de la tienda deberá pagarlos.

  • 1.2 Reporte de Cierre de Tienda firmado.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, el reporte de Cierre de Tienda que genera el sistema, deberá estar firmado por el empleado que lo genera así como por el Gerente de Tienda.

  • 1.3 Depositos diarios y completos.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, los depósitos deberán ser realizados al día siguiente hábil. Si durante el día existe una venta mayor a $30,000.00 MN el gerente deberá realizar un deposito bancario parcial. Durante los tres días del cierre de mes, el deposito se deberá realizar diariamente sin importar el monto.

  • 1.4 Gastos Generales de Tienda.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, los gastos generales de tienda deberán estar capturados en XStore el mismo dia en que son realizados. No deben existir gastos NO DEDUCIBLES; de existir, deben contar con las aprobaciones necesarias GZ<$500.00 MN, GD <$1,000.00 MN, Dir Ventas >$1,000.00 MN (Gasolina pagada en efectivo, Comidas dentro de 50km, Pago a recolectores de basura, Comprobaciones fuera de periodo, Obsequios a clientes, Compra de viveres sin comprobantes fiscales, Maniobras, Limpieza, Taxis sin comprobantes fiscales. El Gte de Tienda puede autorizar gastos hasta por $1,000.00 MN. GZ <$10,000.00 MN; GD <$30,000.00MN; Dir >$30,000.00 MN. Todos los gastos de activos y reparaciones mayores de $1,000.00 USD deberan ser FCA's.

  • 1.5 Transacciones pendientes de facturar.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, revisar que no existan transacciones pendientes de facturar en XStore, ademas de verificar que no exista mercancia entregada y no facturada.

  • 1.6 Resguardo de Documentos y Efectivo.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que en los mostradores, escritorios y demás muebles a los que tengan acceso directo personal externo de la compañía, no existan documentos tales como cheques, vales, pagares, facturas, información de descuentos, Manual Post, efectivo, sin resguardo seguro. Verificar que en la caja registradora no existan mas de $1,000.00 MN durante el día y la operación de la tienda. El demás efectivo y documentos de valor como pagares y cheques deberán permanecer dentro de la caja fuerte asignada a la sucursal. Durante la noche no deberá quedar ningun documento de valor o efectivo dentro de la caja registradora.

  • 1.7 Venta a empleados.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, es necesario que toda factura por concepto de Venta a Empleados este firmada por el empleado o la persona elegible según la política de la Compañía. Compras mayores hasta $25,000.00 MN autorizadas por el GZ por escrito. Compras hasta $50,000.00 MN autorizadas por el GD por escrito. Compras hasta $75,000.00 MN por el Dir. Ventas por escrito. En dado caso que el empleado extienda su descuento a un miembro elegible de su familia, deberá existir correo electrónico al Gerente de Tienda y a Servicios Administrativos, autorizando dicha transaccion.

  • 1.8 Formatos Manual Post.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, no deberán existir folios desaparecidos. Verificar que los folios utilizados cuenten con su ingreso correspondiente al sistema de la sucursal. Es responsabilidad del Gerente de Tienda: El correcto llenado del Manual Post, Ingresar la información del Manual Post al sistema una vez reestablecido el sistema, Anexar copia del documento emitido por el sistema al Manual Post, Mantener un archivo consecutivo del Manual Post, Anotar en el Manual Post el folio fiscal emitido por el sistema XStore.

  • 1.9 Pago con Cheques.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que los cheques aceptados como forma de pago en la tienda sean llenados con tinta negra o azul y que sean de bancos nacionales. Verificar que sean girados a nombre de la compañía. El Gerente de la Tienda deberá proteger invariablemente todos los cheques que reciba mayores o iguales a $5,000.00 MN. No se podrá hacer entrega de producto hasta no tener la confirmación del departamento de Caja General de la compañía.

  • 1.10 Fondo Fijo otorgado.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que el Fondo Fijo este completo, que exista comprobantes de los gastos realizados, y que dichos comprobantes sean ingresados el mismo día que se efectuaron.

  • 1.11 Cuenta Deudora de los empleados de tienda. (Gte. Tienda, Asistente, Representantes de Ventas,etc). Comprobaciones de acuerdo a politica y procedimientos?

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que el gerente de tienda haya realizado las comprobaciones de gastos por conceptos de dichos anticipos existentes en su cuenta deudora de acuerdo a la política de Comprobación de gastos.

  • 1.12 Notas de Crédito.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que todas las notas de crédito generadas en un periodo de 3 meses de antigüedad, cuenten con soporte y aprobaciones necesarias. Esta revision incluye tanto NC de credito como NC de venta a mostrador. Verificar el 20% de la muestra del periodo en revision.

2. COLLECTIONS (A/R).

  • 2.1 Antigüedad de saldos Cartera de Crédito.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, revisar que el promedio 80/20 de los saldos de la cartera de crédito se encuentre dentro de un periodo objetivo anual de 60 días.

  • 2.2 Arqueo a Cartera de Credito.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, revisar que en los expedientes de los clientes que otorguen el 20% de la cartera de crédito contenga los documentos de soporte que permitan la cobranza, Ordenes de Compra, facturas firmadas por el cliente, Recepción de Mercancías, Contrarecibos de pago.

  • 2.3 Aplicacion Six Sigma.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, debe existir la aplicacion del programa Six Sigma,Carpetas por cliente, codigo de colores, programa de seguimiento de cobranza, Bitacora de envio de documentos a cobro entre tiendas, Registro de pagos y conbranza.

  • 2.4 Uso del formato RPC Reporte de Pagos y Cobranza.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que la sucursal y el gestor de cobranza utilicen el formato RPC y se encuentre actualizado.

  • 2.5 Aplicacion de Cobranzas / Pagos sin aplicar.

  • Para lograr el debido cumplimiento a este punto, verificar que no existan cobranzas sin aplicar. La cobranza debe quedar registrada y con seguimiento al departamento de Cobranza de la Compañía.

  • 2.6 Revisión de facturas para pago.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que las facturas de clientes de crédito se hayan ingresado en un periodo no mayor de 8 días, esto con base en el calendario de nuestros clientes para este tramite.

3. INVENTORY.

  • 3.1 Conteo Cíclico en tienda.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, es necesario realizar un conteo de 20 productos. Incluir inventario de tintas Blend a Color y Maxitoner. Si existen diferencias en mas de 5 rexes no es punto aceptable.

  • 3.2 Evidencia documental Conteos Ciclicos Semanales.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, es necesario verificar que exista evidencia documental de los Conteos Cíclicos semanales realizados por personal de la tienda. El gerente es responsable de realizar por lo menos un conteo de 20 rexes. El gerente de tienda debe dar seguimiento a las diferencias encontradas y dar aviso al departamento de Costos e Inventarios. Los formatos de Conteo Cíclico Semanal deberá tener la firma del gte. de tienda.

  • 3.3 Ajuste diario de Uso de Tintas. Uso del formato Relación de Tintas a Dosificador.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que las tintas sean dadas de baja del inventario diariamente o según sean utilizadas. El formato Relación de Tintas a Dosificador debe ser utilizado y firmado por el Gerente de Tienda y el empleado encargado del control de las mismas.

  • 3.4 Clasificacion producto MISTINT

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que el producto catalogado como MISTINT se encuentre separado, identificado y en el inventario del rex MISTINT fuera del área del mostrador de la tienda.

  • 3.5 Recepción pedidos ABC, Transferencia entre tiendas, Pedido especial. Registro correcto en el inventario de la tienda.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, auditar el perfecto ingreso al sistema del inventario recibido del ultimo pedido ABC, Pedido Express, Pedido Especial y Transferencia entre Tiendas. Anotar el numero de documento generado por XStore.

  • 3.6 Clasificacion producto Caduco, Gelado y Obsoleto.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que el producto Caduco, Gelado y Obsoleto, se encuentre debidamente identificado y separado del producto de linea. Verificar si aplica el cumplimiento del programa de Corrientes de Retorno a Planta Vallejo. Anotar la ultima fecha de realización de recolección de corrientes de retorno en la sucursal.

  • 3.7 Producto facturado pendiente de entrega al cliente.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que no exista producto facturado pendiente por entregar por mas de 48 hrs. Los últimos tres días del mes toda producto debe ser entregado el mismo día que se factura.

  • 3.8 Muestra a Clientes.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, es importante verificar que todas la muestras otorgadas cuenten con su autorización y documentos soportadas. Los gerentes de tienda no tendrán la facultad de otorgar muestra a clientes sin las aprobaciones siguientes Gerente de Zona prodra autorizar hasta por un monto de $10 k pesos, Gerentes Distritales hasta por un monto de $20 k pesos y toda muestra mayor a $20 k pesos solo con la aprobación del Director de Tiendas y Distribuidores.

  • 3.9 Producto utilizado como Mantenimiento Interno.

  • Para lograr el cumplimiento de este punto, verificar que todo producto utilizado para Mantenimiento de la tienda sea dado de baja del inventario el mismo día de su uso.

4. ENVIROMENTAL, HEALTH & SAFETY. (EH&S).

  • 4.1 Directorio de Emergencias actualizado.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que exista a la vista de todos los empleados un directorio actualizado con los teléfonos de Cruz Roja, Bomberos, Policía Estatal, Policía Local, Policía Federal, CFE, Protección Civil. Realizar una llamada de prueba.

  • 4.2 Revisión Mensual Extintores.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que los extintores de la sucursal sean revisados por lo menos una vez al mes, así como su evidencia de su mantenimiento y recarga anual.

  • 4.3 Kit de Derrames.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que la sucursal cuente con al menos un kit de derrames que debe contener una pala antiestática, guantes, gogles, bote con arena, o arena silica, bolsas de plástico.

  • 4.4 Programa Interno de Protección Civil (PIPC).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, revisar que la sucursal cuente con programa de protección civil vigente y presentado ante esta ultima autoridad. Este programa debe tener el visto bueno de Bomberos.

  • 4.5 Revisión de Tierras físicas para trasvase de solventes.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que los equipos dosificadores y agitadores se encuentren aterrizados, ademas de verificar que en las áreas de trasvase de productos se cuente con tierras físicas.

  • 4.6 Señalización de tienda.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que la sucursal cuente con los letreros de:Ruta de Evacuación, Que hacer en Caso de Sismos o Incendios, Prohibido Fumar, Uso de EPP, No venta a menores de Edad.

  • 4.7 Licencia Tipo E Chofer de la Sucursal.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que el chofer de la sucursal cuente con licencia tipo E vigente.

  • 4.8 Revisión de Racks y Anaqueles en piso de ventas y Bodegas de la Sucursal en buenas condiciones.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, realizar un recorrido en la sucursal y verificar que no existan racks, anaqueles, góndolas, anuncios, muebles que presenten daños, golpes visibles que representen un riesgo para nuestros empleados y clientes. En caso de existir, reportarlo de inmediato al Gerente de Zona e iniciar las acciones necesarias para controlar y reducir los riesgos.

  • 4.9 Accesos principales, salidas de emergencia, despejados, sin obstrucción y operables.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, realizar un recorrido por la sucursal y verificar que no existan accesos obstruidos, libres de obstáculos, señalizadas y que exista una evidencia de revisión mensual.

5. PHYSICAL SECURITY.

  • 5.1 Prueba Mensual del Sistema de Alarma de la Sucursal.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que se haya realizado la prueba mensual mediante el reporte de ADT de las pruebas mensuales.

  • 5.2 Claves de Seguridad y Aborto personalizadas y actualizadas.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que los empleados cuenten con claves y palabra de aborto del sistema ADT de manera individual. No debe existir las claves compartidas.

  • 5.3 Accesos supervisados, vigilados y asegurados.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, realizar un recorrido en la sucursal y verificar que no existan accesos como cortinas metálicas, rampas, puertas que estén abiertas y sin supervisión.

  • 5.4 Cerraduras Funcionando en todos los accesos y oficinas de la sucursal.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, realizar un recorrido en la sucursal y verificar que todas las cerraduras funcionen perfectamente, especialmente las entradas a oficinas, accesos principales, cortinas metálicas y lugares que resguarden documentos y valores de la compañía.

  • 5.5 Iluminación adecuada en la Sucursal.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar si la iluminación en la sucursal permite visualizar de manera completa y clara la operación dentro y fuera de la sucursal. Verificar que no existen lamparas fundidas, ausencia de focos, etc que impidan una buena iluminación interna y externa. La iluminación interna debe permitir observar desde fuera de la tienda la operación de la misma.

  • 5.6 Letreros Disuasivos de Seguridad.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que la sucursal cuente con los letreros disuasivos de Alerta Vecinal, ADT y mantas de Tienda Directa de Fabrica según corresponda.

  • 5.7 Caja Fuerte en Operación.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que la caja fuerte funcione adecuadamente, que tenga su mantenimiento, que este anclada y asegurada y sea utilizada para el resguardo de los valores o documentos de valor de la compañía. Por política de Seguridad de la Compañía, la caja fuerte durante el día debe permanecer abierta con la ultima combinación puesta y durante la noche permanecerá totalmente cerrada.

  • 5.8 Control de llaves, claves de alarma cuando existen cambios en el personal de la tienda.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar si durante el cambio de personal en la sucursal fueron realizados los cambios en la combinación de las chapas de oficinas y accesos principales, caja fuerte, alarma ADT y sistema XStore. Verificar si existe evidencia en los gastos comprobados de la sucursal.

  • 5.9 Equipos de Aspersión asegurados. Exhibidores de refacciones asegurados.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, realizar un recorrido en la tienda por piso de ventas y bodegas para revisar que todos los equipos de aspersión se encuentren asegurados y con cadena y candado. Verificar que el exhibidor de refacciones de estos equipos estén asegurados.

  • 5.10 Entrenamiento en Medidas de Seguridad en Tiendas proporcionado por Loss Prevention.

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6. PERMITS, LICENSES & AGREEMENTS.

  • VERIFICAR QUE LA SUCURSAL CUENTE CON LOS PERMISOS, LICENCIAS Y CONTRATOS NECESARIOS PARA LA OPERACION DEL NEGOCIO TALES COMO:

  • 6.1 LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO

  • 6.2 TRAMITE ANTE LA SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO.

  • 6.3 PERMISOS DE ANUNCIOS

  • 6.4 REGISTROS Y PAGO DE SIEM

  • 6.5 PAGO DE IMPUESTO SOBRE NOMINA

  • 6.6 LICENCIA DE USO DE SUELO.

  • 6.7 LICENCIA SANITARIA

  • 6.8 CONTRATO PARA FLETE EXTERNO.

  • 6.9 Verificar que la sucursal no realize venta de Thinner a granel.

  • 6.10 Señalización de camioneta de Sucursal

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que la camioneta asignada a la sucursal cuente con: rombos, triángulos de seguridad, Numero de SETIQ, Banderolas, Bitácora de entregas diarias, Bitácoras de de Mantenimiento, Bitácora de Horas trabajadas, Copia de la póliza de seguro vigente, Permiso para Transportación de Materiales y Residuos Peligrosos, Tarjeta de Circulación, Tarjeta de Gasolina, Verificación Vehicular y Revista según corresponda.

7. GENERAL CONTROLS.

  • 7.1 Listado de Activo Fijo Actualizado?

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que todos los activos fijos de la sucursal se encuentren debidamente registrados en el listado de la sucursal.

  • 7.2 Control Administrativo de Documentos de la tienda.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que exista un control y resguardo de todos los documentos de la sucursal. Que estén archivados por tipo de documentos, que estén completos y sean auditables. Separados por carpeta.

  • 7.3 Surtido de góndolas piso de ventas.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que no existan huecos de producto en las góndolas de piso de ventas. Que se encuentren llenas de producto y presentables.

  • 7.4 Surtido de góndolas de productos asociados.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que las góndolas de productos asociados se encuentren perfectamente surtidas y sin huecos de mercancía, debidamente organizados y separados.

  • 7.5 Limpieza y presentación de la Sucursal.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que la sucursal se encuentre debidamente limpia, presentable, lista para la gran apertura del día, lista para la venta al publico, fachadas bien pintadas, vidrios y ventanas limpias.

  • 7.6 Reporte de Incidentes en la Sucursal. Reporte LOI. Los reportes son realizados de acuerdo al procedimiento y política de la compañía?.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que todos los reportes de accidentes, e incidentes de seguridad y perdidas sean reportados en tiempo mediante el formato LOI (Loss Offense & Incident) al departamento de Loss Prevention.

  • 7.7 REALIZACION DEL CHECK LIST DEL GERENTE DE ZONA.

  • FECHA DE REALIZACION DEL ULTIMO CHECK LIST DEL GERENTE DE ZONA.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que exista evidencia del Check List realizado por el Gerente de Zona o por el Gerente de Apoyo, así como la evidencia del seguimiento a los puntos indicados en el mismo. Antigüedad del check list permitido: 90 días.

  • 7.8 Manual de Tiendas impreso o digital en tienda.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que la sucursal cuente con copia del manual de tiendas vigente de la compañia.

  • 7.9 Poster Linea de Reporte Ethics Point.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, es necesario verificar que en la sucursal exista evidencia de los pósters de promoción de la linea Ethics Point pegados en los muros y/o pizarrones existentes o en los lugares de acceso de información para todos los empleados de la tienda.

TEMAS QUE REQUIERAN DE ATENCION INMEDIATA EN LA SUCURSAL

  • EXISTEN TEMAS OPERATIVOS, DE SEGURIDAD, DE PREVENCION, QUE REQUIERAN DE ATENCION INMEDIATA EN LA SUCURSAL?

  • EXISTEN SUGERENCIAS, COMENTARIOS GENERALES QUE REQUIERAN DE ATENCION EN LA SUCURSAL?

  • STORE MANAGER

  • ASSISTANT MANAGER

  • DRIVER

  • MIXER

  • ZONE MANAGER

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