REVISION DE PREVENCIÓN DE PÉRDIDAS (LPR).

TIENDA

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1. EFECTIVO, DEPÓSITOS BANCARIOS, VENTA A EMPLEADOS Y NOTAS DE CRÉDITO.

  • 1.1 ARQUEO DE CAJA.(15).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, realizar un arqueo a caja y las diferencias permitidas a favor o en contra será de +/-$50.00 MN diarios y no mas de +/- $500.00 MN al año. Verificar la frecuencia de ocurrencia y verificar que no se encuentren fondos personales con los de la compañía ya que esto está prohibido.

  • 1.2 REPORTE DE CIERRE DE TIENDA.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, el reporte de Cierre de Tienda que genera el sistema, deberá estar firmado por el empleado que lo genera así como por el Gerente de Tienda.

  • 1.3 DEPÓSITOS DIARIOS Y COMPLETOS. (20).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, se debe verificar que los depósitos se hayan realizado al siguiente día hábil a primera hora y antes de las 10:00 am (horario local) en la cuenta bancaria correspondiente. Durante los tres días del cierre de mes, el deposito se deberá realizar diariamente sin importar el monto.

  • 1.4 GASTOS GENERALES DE LA TIENDA. CAJA CHICA. (20).

  • En caso de existir gastos verificar que cuente con las aprobaciones correspondientes y sin soportes. Verificar que cualquier gasto mayor a $1,000 USD cuente con un FCA aprobado. Está prohibido dividir los gastos por evitar autorizaciones.

  • 1.5 REPORTE DE CONSUMO DE GASOLINA (ACCOR).

  • Para lograr el debido cumplimiento de éste punto, verificar que los consumos de gasolina en dicho reporte coincidan con los reportados en la bitácora mensual.

  • 1.6 TRANSACCIONES PENDIENTES DE FACTURAR. (30).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, revisar que no existan transacciones pendientes de facturar en Xstore , ademas de verificar que no exista mercancia entregada y no facturada. .

  • 1.7 PRODUCTO FACTURADO PENDIENTE DE ENTREGA AL CLIENTE. (10).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que todo producto facturado tiene que ser entregado antes de 48 horas. Si la factura es emitida en los tres últimos días del mes el producto deberá entregarse ese mismo día: Los 3 últimos días del mes TODO pedido facturado debe ser entregado el mismo día de la facturación.

  • 1.8 RESGUARDO DE DOCUMENTOS Y EFECTIVO. (10).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que en los mostradores, escritorios y demás muebles a los que tengan acceso directo personas ajenas a la compañía (clientes, proveedores, contratistas, etc) no existan documentos tales como cheques, vales, pagares, facturas, información de descuentos, Manual Post, efectivo, sin resguardo seguro. Durante la noche no deberá quedar ningun documento de valor o efectivo dentro de la caja registradora.

  • 1.9 VENTA A EMPLEADOS. (15).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, es necesario verificar que toda factura por concepto de Venta a Empleados este firmada por el empleado o la persona elegible según la política de la Compañía. Compras mayores hasta $25,000.00 MN autorizadas por el GZ por escrito. Compras hasta $50,000.00 MN autorizadas por el GD por escrito. Compras hasta $75,000.00 MN por el Dir. Ventas por escrito. En dado caso que el empleado extienda su descuento a un miembro elegible de su familia, deberá existir correo electrónico al Gerente de Tienda y a Servicios Administrativos, autorizando dicha transaccion. Cualquier compra acumulada igual o superior a $35,000.00 MN podrá ser suceptible de cuestionamiento o auditoría en cualquier momento. En el caso de venta a empleados para personal de tiendas, se debe dar aviso a través de correo electrónico al Gerente de Zona de dicha transacción enlistando (de manera enunciativa mas no limitativa) el producto que se va a comprar. Se deberá imprimir el correo y anexarlo a la factura.

  • 1.10 FORMATOS MANUAL POST. (10)

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, se debe verificar que no existan folios desaparecidos. Verificar que los folios utilizados cuenten con un número de ticket y su ingreso correspondiente al sistema de la sucursal. Anexar el documento emitido por el sistema, mantener un archivo consecutivo del Manual Post, anotar en el Manual Post el folio fiscal o transacción emitido por el sistema XStore.

  • 1.11 PAGO CON CHEQUES. PROTECCIÓN DE CHEQUES. (15).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que los cheques aceptados como forma de pago en la tienda sean llenados con tinta negra o azul. Verificar que sean girados a nombre de la compañía. El Gerente de la Tienda deberá proteger invariablemente todos los cheques que reciba mayores o iguales a $5,000.00 MN. A fin de llevar un control de los servicios proporcionados por la empresa protectora de cheques es que el Gerente debe crear una Bitácora del Control de Cheques Protegidos. Está prohibido todo lo que indica el "inciso I" del Manuel de "Políticas y Procedimientos de Tiendas".

  • 1.12 FONDO FIJO. (15).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que el Fondo Fijo este completo. Está prohibido utilizarlo para cualquier gasto.

  • 1.13 NOTAS DE CRÉDITO. (10).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que todas las Notas de Crédito generadas en un periodo de 3 meses de antigüedad, cuenten con soporte y aprobaciones necesarias. Esta revision incluye tanto NC de facturas asi como NC de venta a mostrador.

  • 1.14 DESCUENTOS COMERCIALES (PRICE RECORD CARD). (15).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que los descuentos comerciales aplicables cuenten con su PRC debidamente autorizado y vigente según su procedimiento.Verificar que todas las autorizaciones sean autógrafas no autorizaciones por medios electrónicos.

2. CRÉDITO Y COBRANZA.

  • 2.1 ANTIGÜEDAD DE SALDOS CARTERA DE CRÉDITO.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, revisar que el promedio 80/20 de los saldos de la cartera de crédito se encuentre dentro de un periodo objetivo anual de 60 días.

  • 2.2 ARQUEO A CARTERA DE CRÉDITO. (10).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, realizar una revisión aleatoria a la cartera de crédito y verificar que contengan los documentos de soporte que permitan la cobranza tales como Ordenes de Compra, facturas firmadas por el cliente, Recepción de Mercancías, Contrarecibos de pago, contratos firmados, confirmaciones del cliente por escrito o electronicamente. En el caso de clientes de gobierno, es indispensable contar con el contrato o pedido que garantice que tiene una partida presupestal que asegure nuestra cobranza.

  • 2.3 EXPEDIENTE CLIENTES DE CRÉDITO. (10).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que todos nuestros clientes de crédito cuenten con un expediente individual (folder) que contenga solamente los contrarecibos y facturas pendientes de pago. Cada expediente debe contener en su interior una carátula de crédito del cliente que contenga toda la información necesaria para la gestión de cobranza. Es responsabilidad del gerente de tienda que ésta carátula siempre esté actualizada.

  • 2.4 REPORTE DE PAGOS Y COBRANZA. (10).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que el gerente de la tienda notifique y envie los pagos realizados por los clientes. Verificar que los documentos originales de pago y cobranza hayan sido enviados al gestor o analista correspondiente.

  • 2.5 APLICACIÓN DE PAGOS. (10).

  • Para lograr el debido cumplimiento a este punto, verificar que en caso de que la tienda identifique que existen pagos no aplicados, deberá notificarlo de inmediato al Departamento de Crédito y Cobranza, con copia a la Gerencia de Contraloría y su
    Gerente de Zona.

  • 2.6 REVISION DE FACTURAS PARA PAGO. (10).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que las facturas de clientes de crédito se hayan ingresado en un periodo no mayor de 8 días, esto con base en el calendario de nuestros clientes para este tramite.

3. INVENTARIO.

  • 3.1 CONTEO ALEATORIO DE INVENTARIO. (15).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, es necesario realizar un conteo de 20 productos. Incluir inventario de tintas Blend a Color y Maxitoner.

  • 3.2 EVIDENCIA DOCUMENTAL CONTEOS CICLICOS SEMANALES. (10).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, es necesario verificar que exista evidencia documental de los Conteos Cíclicos semanales realizados por personal de la tienda. El gerente es responsable de realizar por lo menos un conteo de 20 rexes. El gerente de tienda debe dar seguimiento a las diferencias encontradas y debe enviar los reportes de los conteos cíclicos hacia el área de costos e inventarios de forma semanal firmados y por correo electrónico. El Gerente de Zona es responsable de revisar y autorizar, en caso de proceder, los ajustes resultantes de las diferencias entre inventario teórico y físico generadas mediante los conteos cíclicos.

  • 3.3 AJUSTE DIARIO DE TINTAS. (5).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que todas las TINTAS que se utilicen sean descargadas del sistema diariamente. Las salidas de tintas deben registrarse en el Formato Relación de tintas a dosificador (Anexo 2.7.5 Políticas y procedimientos de tiendas) que contenga nombre, fecha y firma del Gerente de Tienda y el igualador.

  • 3.4 CLASIFICACION DEL PRODUCTO MISTINT. (15).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que el producto catalogado como MISTINT se encuentre separado, identificado y dentro del rex MISTIN-1. El Gerente de Tienda tiene la responsabilidad de promover y vender todo el Mistint que se haya generado en su Tienda.

  • 3.5 MERCANCIAS EN TRÁNSITO. (15).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que no existan pedidos en tránsito cuando la mercancía haya sido recibida o enviada.

  • 3.6 CLASIFICACION PRODUCTO CADUCO, GELADO Y OBSOLETO. (15).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que el producto Caduco, Gelado y Obsoleto, se encuentre debidamente identificado y separado del producto de linea. Verificar si aplica el cumplimiento del programa de Corrientes de Retorno a Planta Vallejo. Registrar la entrada en el sistema al rex Obsoleto.

  • 3.7 MUESTRA A CLIENTES. (10).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, es importante verificar que todas la muestras otorgadas cuenten con su autorización y formato Entrega de muestras soportados. Los gerentes de tienda no tendrán la facultad de otorgar muestra a clientes sin las aprobaciones siguientes: Gerente de Zona prodra autorizar hasta por un monto de $10 k pesos, Gerentes Distritales hasta por un monto de $20 k pesos y toda muestra mayor a $20 k pesos solo con la aprobación de los Directores de Tiendas y Distribuidores y Protective & Marine.

  • 3.8 PRODUCTO UTILIZADO MANTENIMIENTO INTERNO. (10).

  • Para lograr el cumplimiento de este punto, verificar que todo producto utilizado para Mantenimiento de la tienda sea dado de baja del inventario el mismo día de su uso. Se debe contar con la autorización del Gerente de Zona.

4. SEGURIDAD, HIGIENE Y ECOLOGÍA.

  • 4.1 DIRECTORIO DE EMERGENCIAS ACTUALIZADO.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que exista a la vista de todos los empleados un directorio actualizado con los teléfonos de Cruz Roja, Bomberos, Policía Estatal, Policía Local, Policía Federal, Marina, Protección Civil. Realizar una llamada de prueba.

  • 4.2 REVISION MENSUAL DE EXTINTORES. (10).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que los extintores de la sucursal sean revisados por lo menos una vez al mes, asÍ como su evidencia de su mantenimiento y recarga anual. Verificar que se encuentren despejados e instalados en una altura no mayor a 1.50 mts.

  • 4.3 KIT DE DERRAMES Y EQUIPO DE PROTECCIÓN PERSONAL (EPP). (10).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que la sucursal cuente con al menos un kit de derrames que debe contener una pala antiestática de polipropileno, arenero, contenedor. Verificar que los empleados cuenten con el Equipo de Protección Personal tal como zapato de seguridad, casco de seguridad, lentes, respirador de máscara, guantes de PBA, guantes de carnaza, y faja ortopédica.

  • 4.4 PROGRAMA INTERNO DE PROTECCIÓN CIVIL (PIPC).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, revisar que la sucursal cuente con programa de protección civil vigente.

  • 4.5 REVISION DE TIERRAS FISICAS.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que el equipo de entintado (Agitadora y Dosificadora) deberá estar conectado a una línea eléctrica independiente y contar con una tierra física.

  • 4.6 SEÑALIZACIÓN DE TIENDA. (10).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que la sucursal cuente con los letreros de:Ruta de Evacuación, Que hacer en Caso de Sismos o Incendios, Prohibido Fumar, Uso de Equipo de Protección Personal, Prohibida la venta de solventes a menores de edad, Extintor, Salida de Emergencia.

  • 4.7 REVISION DE RACKS Y ANAQUELES EN PISO DE VENTAS, BODEGAS. (10).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, realizar un recorrido en la sucursal y verificar que no existan racks, anaqueles, góndolas, anuncios, muebles que presenten daños, golpes visibles que representen un riesgo para nuestros empleados y clientes. En caso de existir, reportarlo de inmediato al Gerente de Zona e iniciar las acciones necesarias para controlar y reducir los riesgos.

  • 4.8 SALIDAS DE EMERGENCIAS. (10).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, realizar un recorrido por la sucursal y verificar que todas las salidas se encuentren libres de obstáculos y señalizadas.

  • 4.9 INSTALACIONES ELÉCTRICAS. (10).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, realizar un recorrido por la sucursal y verificar que todas las conexiones eléctricas, multicontactos se encuentren en buenas condiciones y no sobrecargados. No deben existir extensiones provisionales en la sucursal.

5. SEGURIDAD FÍSICA.

  • 5.1 PRUEBA MENSUAL DEL SISTEMA DE ALARMA DE LA SUCURSAL.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que en los últimos tres meses se haya realizado la prueba mensual en base al calendario anual programado.

  • 5.2 CLAVE DEL SISTEMA DE ALARMA PERSONALIZADA. (10).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que los empleados cuenten con claves del sistema de alarma personalizada. El compartir la clave de acceso es una violación al Código de Conducta de Sherwin Williams. La palabra de aborto debe ser conocida por todos los empleados y es única por cada sucursal.

  • 5.3 ACCESOS CONTROLADOS. (10).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, realizar un recorrido en la sucursal y verificar que no existan accesos diferentes a la entrada principal de clientes tales cortinas metálicas, rampas, salidas de emergencia que estén abiertas y de fácil acceso a persona ajenas a la compañía sin autorización.

  • 5.4 CERRADURAS Y CANDADOS EN TODOS LOS ACCESOS. (10).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, realizar un recorrido en la sucursal y verificar que todas las cerraduras y candados funcionen en entradas a oficinas, accesos principales, cortinas metálicas, cadenas y lugares que resguarden documentos y valores de la compañía.

  • 5.5 ILUMINACIÓN EN TIENDA.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar si la iluminación en la sucursal permita visualizar de manera completa y clara la operación dentro y fuera de la sucursal. Verificar que no existen lámparas y focos fundidos, ausencia de los mismos que impidan una buena iluminación interna y externa. La iluminación interna debe permitir observar desde el exterior de la tienda la operación de la misma.

  • 5.6 LETREROS DISUASIVOS DE SEGURIDAD.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que la sucursal cuente con los letreros disuasivos de "Alerta Vecinal" Y "ADT".

  • 5.7 CAJA FUERTE. (5).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que la caja fuerte funcione correctamente, que este anclada y asegurada y sea utilizada para el resguardo de los valores o documentos de valor de la compañía. Por política de Seguridad de la Compañía, la caja fuerte durante el día debe permanecer abierta y durante la noche permanecerá totalmente cerrada.

  • 5.8 ROTACIÓN DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO. (10).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que cuando exista cambio de personal que haya tenido acceso a cualquiera de los sistemas de seguridad, deberán realizarse las siguientes tareas y documentarse por escrito (vía correo electrónico): Realizar el cambio de combinación de la cerradura y candados, o el cambio de cerradura completa (si aplica) enviando una copia de la factura del servicio a su Gerente de Zona y al Departamento de Prevención de Pérdidas; Solicitar al Departamento de Prevención de Perdidas, los cambios (baja y alta de nuevo usuario) de las claves de acceso y palabra de aborto del sistema de seguridad de alarma de la Tienda; Notificar por escrito que el Gerente o responsable de la Tienda, ha realizado el cambio en la Combinación de la caja fuerte.

  • 5.9 EQUIPOS DE ASPERSIÓN. (15).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, realizar un recorrido en la tienda por piso de ventas y bodegas para revisar que cualquier equipo de aspersión (Airless) que se encuentre a nivel de piso en la Tienda, deberá estar anclado y asegurado con
    candado y cadena.

6. PERMISOS Y LICENCIAS.

  • VERIFICAR QUE LA SUCURSAL CUENTE CON LOS PERMISOS, LICENCIAS Y CONTRATOS NECESARIOS PARA LA OPERACION DEL NEGOCIO TALES COMO:

  • 6.1 LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO

  • 6.2 TRAMITE ANTE LA SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO.

  • 6.3 PERMISOS DE ANUNCIOS

  • 6.4 REGISTROS Y PAGO DE SIEM

  • 6.5 PAGO DE IMPUESTO SOBRE NOMINA

  • 6.6 INSPECCIÓN SANITARIA.

  • 6.7 CONTRATO PARA FLETE EXTERNO.

  • 6.8 LICENCIA TIPO E CHOFER SUCURSAL. (10).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que el chofer de la sucursal cuente con licencia tipo E vigente.

  • 6.9 SEÑALIZACIÓN CAMIONETA DE LA SUCURSAL. (10).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que la camioneta asignada a la sucursal cuente con: rombos, triángulos de seguridad, Numero de SETIQ, Banderolas, Bitácora de entregas diarias, Bitácoras de de Mantenimiento, Bitácora de Horas trabajadas,Bitácora de gasolina, Copia de la póliza de seguro vigente, Permiso para Transportación de Materiales y Residuos Peligrosos, Tarjeta de Circulación, Tarjeta de Gasolina, Verificación Vehicular y Revista según aplique.

7. CONTROLES GENERALES.

  • 7.1 LISTADO DE ACTIVO FIJO. (5).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que el Gerente de la Tienda haya reportado los activos fijos que están en su Tienda al Departamento de Activo Fijo. Es responsabilidad del Gerente de Tienda mantener en completo y excelentes condiciones el activo fijo que tenga bajo su resguardo.

  • 7.2 CONTROL DE DOCUMENTOS. (5).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar el resguardo de los documentos generados durante la operación diaria de una Tienda. El Gerente de Tienda es el responsable de que el archivo de cada documento generado durante la operación diaria de una Tienda cumpla con los requerimientos del Manual de Políticas y Procedimientos que aplique para cada caso, así como lo indicado en la Matriz de requisitos para archivo de documentos.

  • 7.3 SURTIDO DE GONDOLAS DE PISO DE VENTAS.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, se debe mantener en perfectas condiciones de orden y surtido el producto que se encuentra en los estantes del piso de Ventas. Siempre la mercancía deberá mantenerse frenteada.

  • 7.4 SURTIDO DE GÓNDOLAS DE PRODUCTOS ASOCIADOS.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, se debe mantener en perfectas condiciones de orden y surtido el producto que se encuentra en los estantes del piso de Ventas. Siempre la mercancía deberá mantenerse frenteada.

  • 7.5 APARIENCIA Y LIMPIEZA EXTERIOR E INTERIOR. (5).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, el Gerente de la Tienda es responsable de mantener en buen estado la imagen interna y externa de la Tienda con base en el planograma. La higiene y limpieza deben realizarse por cualquiera de las personas que laboran en la Tienda coordinados por el Gerente de laTienda. Todo desperfecto en el interior o exterior de la Tienda que afecte la imagen de la empresa, represente un problema operativo o sea de riesgo para los Clientes o empleados deberá de corregirse de manera inmediata.

  • 7.6 REPORTES LOI. (5).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que los empleados de Sherwin Williams reporten cualquier incidente que represente un riesgo, una pérdida ó pérdida potencial, así como cualquier falta de las políticas de la compañía en nuestras instalaciones. Este reporte debe hacerse a través del formato Reporte de Incidencias, pérdidas y faltas LOI - Loss, Offense & Incident Report.

  • 7.7 CHECK LIST DEL GERENTE DE ZONA.

  • FECHA DE REALIZACION DEL ULTIMO CHECK LIST DEL GERENTE DE ZONA.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que exista evidencia del Check List realizado por el Gerente de Zona o por el Gerente de Apoyo, asícomo la evidencia del seguimiento a los puntos indicados en el mismo. Antigüedad del check list permitido: 90 días.

  • 7.8 MANUAL DE TIENDAS.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que la sucursal cuente con copia del manual de tiendas vigente de la compañía impreso o digital.

  • 7.9 POSTER LINEA DE DENUNCIA ANONIMA. (20).

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, es responsabilidad del Gerente de la Tienda asegurar que se encuentre exhibido a la vista de los empleados el poster que muestra el número telefónico y dirección de internet para denuncias anónimas las 24 horas del día y los 7 días de la semana.

  • 7.10 AVISO DE PRIVACIDAD INTEGRAL.

  • Para lograr el debido cumplimiento de este punto, verificar que siempre esté visible en todos nuestros puntos de venta el "Aviso de Privacidad Integral".

TEMAS QUE REQUIEREN DE ATENCIÓN INMEDIATA.

  • TEMAS OPERATIVOS, DE SEGURIDAD, PREVENCION, QUE REQUIERAN DE ATENCION INMEDIATA EN LA SUCURSAL.

  • SUGERENCIAS, COMENTARIOS GENERALES QUE REQUIERAN DE ATENCION EN LA SUCURSAL.

FIRMAS.

  • GERENTE DE TIENDA

  • ASISTENTE

  • CHOFER

  • IGUALADOR

  • GERENTE DE ZONA

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