إدارة الاستراتيجية والتميز المؤسسي -قسم الجوده

• Audit Title

• Document No.

• Client / Site

• Conducted on

  Date

• Prepared by

• Location
  Address

• Personnel

الهيكل التنظيمي

• الهيكل التنظيمي

  من خلال الاطلاع على الهيكل التنظيمي للوحده التنظيمية اتضح انه غير معتمد ومؤرخ

  من خلال السؤال عن الهيكل التنظيمي اتضح ان الوحده التنظيمية لم تقم بنشره على المعنيين

  من خلال الاطلاع على الهيكل التنظيمي اتضح انه لا يطابق واقع العمل لوجود اختلاف في الوحدات التنظيمية المعتمده والمطبقة مثل().

الخطة الاستراتيجية

• المشاركة في اعداد الخطة الاستراتيجية

  من خلال السؤال عن الية اعداد الخطة الاستراتيجية للادارة تبين انه لا يوجد دليل على قيام الوحدة التنظيمية بالمشاركة في اعداد الخطة

  من خلال السؤال عن الية اعداد الخطة الاستراتيجية للادارة تبين ان الوحدة التنظيمية قد شاركت في اعداد الخطة الاستراتيجية من خلال ()

  لا توجد اي ملاحظة

• نشر الخطة

  من خلال الاطلاع على الخطة الاستراتيجية قام المدقق بالسؤال عن الية نشر الخطة اتضح ان الوحدة التنظيمية لم تقم بنشر الخطة على الموظفين

  لا توجد اي ملاحظة

• بطاقة الأداء المتوازن

  من خلال الاطلاع على الخطة التشغيلية التابعة للقطاع تبين لنا انه لم يتم الأخذ بالاعتبار النقاط الرئيسية لبطاقة الأداء المتوازن وربطها بالهداف من اربع نقاط أساسية وهي المتعاملين والمالي والمسارات والتطوير والنمو.

  لا توجد اي ملاحظة

• وضع الاهداف الفرعية

  من خلال مراجعة الخطة التشغيلية للقطاع تبين لنا ان القطاع لم يقم بوضع الاهداف الفرعية للخطة التشغيلية الخاصة به

  لا توجد اي ملاحظة

• وضع خطة تشغيلية للوحدة التنظيمية

  من خلال السؤال عن الية وضع الخطه التشغيلية للوحده التنظيمية اتضح انها لا توجد الية

  من خلال سؤال الوحده التنظيمية عن نسبة مشاركتها في اعداد الخطه التشعيليه للقطاع تبين انها لم تشارك

  من خلال السؤال عن الخطه التشغيله للقطاع تبين انه لم يتم تعميمها على الوحدات التنظيمية الفرعية و الموظفين

  لا توجد اي ملاحظة

• متابعة تنفيذ الخطة التشغيلية

  لم نستطع الاطلاع على ما يدل قيام القطاع بمتابعة الخطة التشغيلية ومدى تنفيذها

  لا توجد اي ملاحظة

• تحديد مؤشرات الأداء

  من خلال السؤال عن مؤشرات الاداء الخاصة بالخطه التشغيلية للقطاع اتضح انه لم يتم تحديدها

  لا توجد اي ملاحظة

• مدى معرفة العاملين برؤية ورسالة وقيم الادارة

  من خلال سؤال بعض الموظفين في الوحدة التنظيمية عن رؤية ورسالة الادارة العامة لوحظ عدم معرفتهم بها وذلك يدل على وجود ضعف في نشر ها على الموظفين من قبل الوحدة التنظيمية

  لا توجد ملاحظات

المهام الادارية

• توثيق ونشر المهام الادارية

  من خلال الاطلاع على المهام الادارية تبين لنا ان الوحدة التنظيمية لم تقم بتوثيق ونشر المهام الإدارية على الموظفين

  من خلال الاطلاع على المهام الادارية للوحده التنظيمية تبين انها لا تطابق واقع العمل ولم يتم تحديثها

  لا توجد اي ملاحظة

• الية متابعة تطبيق المهام الادارية

  لم نستطع الاطلاع على مايدل قيام الوحده التنظيمية بمتابعة تطبيق المهام الإدارية الخاصة بها وإعداد ورفع التقارير الى المعنيين

  لا توجد اي ملاحظة

الوصف الوظيفي

• الأوصاف الوظيفية ونشرها

  من خلال السؤال عن الاوصاف الوظيفية الخاصة بموظفين الوحدة التنظيمية اتضح انه لا توجد اي اوصاف وظيفية

  من خلال الاطلاع على الوصف الوظيفي الخاص بموظفين الخاص بموظفين الوحده التنظيمية اتضح انه لم يتم تحديثها من حيث مطابقتها لطبيعة عمل الموظفين

  من خلال الاطلاع على الأوصاف الوظيفية الخاصة بالموظفين اتضح انه لم يتم نشرها على الموظفين

  لا توجد اي ملاحظة

دليل الإجراءات

• دليل الإجراءات وخرائط سير الإجراء

  من خلال الاطلاع على اجراءات الوحدة التنظيمية اتضح انه لم يتم توثيق اي اجراء في نظام التوثيق الالكتروني

  من خلال الإطلاع على الإجراءات الموثقة في دليل الإجراءات تبين أن الوحدة التنظيمية لم تقم باستكمال رسم خرائط السير للإجراء رقم :().

  من خلال الإطلاع على الإجراءات التي تقوم بها الوحدة التنظيمية تبين إن الإجراء ( ) لم يتم توثيقه في دليل الإجراءات الخاص بها

  لا توجد اي ملاحظة

• الاستمرارية في تحديث الإجراءات

  من خلال الإطلاع على الإجراءات الموثقة في دليل الإجراءات ومقارنتها بالواقع تبين انه لم يتم تحديث الأجراء رقم () .

  لا توجد اي ملاحظة

• معرفة الموظف بدليل الإجراءات

  من خلال سؤال بعض الموظفين في الوحدة التنظيمية اتضح انه ليس لديهم علم عن دليل الإجراءات وكيفية استخدامه

  لا توجد اي ملاحظة

قياس وقت العمليات

• قياس الوقت

  من خلال السؤال عن قياس الوقت المستغرق للعمليات المعمول بها في الوحدة التنظيمية لوحظ عدم قيام الوحدة التنظيمية بقياس زمن تقديم الخدمة لأي عملية

  من خلال الاطلاع على تقارير الربع سنوية لقياس زمن تقديم الخدمة اتضح ان الوحدة التنظيمية لم تقم بتغطية جميع العمليت بل اقتصرت على بعضها

  لا توجد اي ملاحظة

متطلبات الحصول على خدمات المتعاملين وسهولة الوصول اليها

• اللوحات الإرشادية

  من خلال الإطلاع على اللوحات الإرشادية في الوحدة التنظيمية لوحظ إنها لا تطابق طبيعة عمل الكاونترات

  لا توجد اي ملاحظة

• نشر وتعريف المتعاملين بالمتطلبات (بروشور-شاشات العرض-رول اب )

  من خلال السؤال عن آلية حصول المتعامل على متطلبات الخدمات المقدمة في الوحدة التنظيمية اتضح إنها لا توجد أي آلية سوى الموقع الرسمي للإدارة

  لا توجد اي ملاحظة

عمليات الاستلام والتسليم

• توثيق عمليات الاستلام والتسليم

  من خلال الإطلاع على الإجراء ( ) لم نستطع الحصول على دليل قيام الوحدة التنظيمية بتوثيق عملية الاستلام والتسليم بينها وبين ( )

  لا توجد اي ملاحظة

• قسائم الإقامة

  من خلال الإطلاع على آلية صرف قسائم الإقامة للموظفين لم نستطع الحصول على دليل قيام الوحدة التنظيمية بتوثيق عملية الاستلام والتسليم بينها وبين الموظف مع العدد

  ليس من الاختصاص

• اذونات الدخول

  من خلال الإطلاع على آلية توزيع اذونات الدخول للموظفين العاملين على الكاونتر لم نستطع الحصول على دليل قيام الوحدة التنظيمية بتوثيق عملية الاستلام والتسليم بينها وبين الموظف مع العدد.

  ليس من الاختصاص

• جوازات السفر

  من خلال الإطلاع على آلية توزيع جوازات السفر للموظفين العاملين على الكاونتر لم نستطع الحصول على دليل قيام الوحدة التنظيمية بتوثيق عملية الاستلام والتسليم بينها وبين الموظف مع العدد

  ليس من الاختصاص

• خلاصات القيد

  من خلال الإطلاع آلية توزيع خلاصات القيد للموظفين لم نستطع الحصول على دليل قيام الوحدة التنظيمية بتوثيق عملية الاستلام والتسليم بينها وبين الموظف مع العدد

  ليس من الاختصاص

• الأختام

  من خلال الإطلاع آلية صرف الأختام للموظفين لم نستطع الحصول على دليل قيام الوحدة التنظيمية بتوثيق عملية الاستلام والتسليم بينها وبين الموظف مع العدد

  ليس من الاختصاص

نتائج التدقيق الداخلي

• اغلاق ملاحظات التدقيق الداخلي

  من خلال مراجعة ملاحظات التدقيق الخارجي الخاصة شركة لويدز في الوحدة التنظيمية اتضح انه لم يتم إغلاق بعض الملاحظات رغم مرور فتره زمنية كافية من تاريخ إدخال الملاحظات

• تحديد التاريخ المستهدف

  من خلال مراجعة ملاحظات التدقيق الخاصة بفريق تطوير الأداء في الوحدة التنظيمية اتضح انه لم يتم تحديد التاريخ المستهدف لبعض حالات عدم المطابقة المفتوحة من خلال نظام التدقيق الإلكتروني

• وجود نسخة من إحصائية عدد الملاحظات المفتوحة والمغلقة في الوحدة التنظيمية

  لوحظ عدم استطاعة الوحدة التنظيمية من معرفة عدد الملاحظات الواردة من قبل فريق تطوير الأداء إليهم ومعرفة عدد الملاحظات المفتوحة والمغلقة منها

نتائج التدقيق الخارجي

• اغلاق ملاحظات التدقيق الخارجي

  من خلال مراجعة ملاحظات التدقيق الخارجي الخاصة شركة لويدز في الوحدة التنظيمية اتضح انه لم يتم إغلاق بعض الملاحظات رغم مرور فتره زمنية كافية من تاريخ إدخال الملاحظات

  لا توجد اي ملاحظة

• تحديد التاريخ المستهدف

  من خلال مراجعة ملاحظات التدقيق الخارجي الخاصة شركة لويدز في الوحدة التنظيمية اتضح انه لم يتم تحديد التاريخ المستهدف لبعض حالات عدم المطابقة المفتوحة من خلال نظام التدقيق الإلكتروني

  لا توجد اي ملاحظة

• وجود نسخة من إحصائية عدد الملاحظات المفتوحة والمغلقة في الوحدة التنظيمية

  لوحظ عدم استطاعة الوحدة التنظيمية من معرفة عدد الملاحظات الواردة من المتعاملين عن خلال تقارير رضا المتعاملين إليهم ومعرفة عدد الملاحظات المفتوحة والمغلقة منها

  لا توجد اي ملاحظة

رضا المتعاملين

• نتائج رضا المتعاملين

  بالرغم من قيام إدارة الإستراتيجية والتميز المؤسسي بإرسال تقارير ربع سنوية لنسبة رضا المتعاملين إلا إن الوحدة التنظيمية ليس لديها نسخة منها

  لا توجد اي ملاحظة

• وضع الإجراءات التصحيحة للملاحظات

  بالرغم من قيام إدارة الإستراتيجية والتميز المؤسسي بإرسال تقارير ربع سنوية لنسبة رضا المتعاملين إلا إن الوحدة التنظيمية لم تقم بوضع الإجراءات التصحيحية لملاحظات المتعاملين

  لا توجد اي ملاحظة

• تحديد التاريخ المستهدف

  من خلال مراجعة ملاحظات المتعاملين من خلال تقارير رضا المتعاملين في الوحدة التنظيمية اتضح انه لم يتم تحديد التاريخ المستهدف لبعض الملاحظات المفتوحة من خلال نظام التدقيق الإلكتروني

  لا توجد اي ملاحظة

• وجود نسخة من إحصائية عدد الملاحظات المفتوحة والمغلقة في الوحدة التنظيمية

  من خلال مراجعة ملاحظات المتعاملين من خلال تقارير رضا المتعاملين في الوحدة التنظيمية اتضح انه لم يتم تحديد التاريخ المستهدف لبعض الملاحظات المفتوحة من خلال نظام التدقيق الإلكتروني

  لا توجد اي ملاحظة

• تحديد اسباب ارتفاع او انخفاض نسبة الرضا

  من خلال مراجعة ملاحظات المتعاملين من خلال تقارير رضا المتعاملين في الوحدة التنظيمية اتضح إنها لم تقم بتحديد أسباب ارتفاع أو انخفاض نسبة الرضا.

  لا توجد اي ملاحظة

رضا الموظفين

• نتائج رضا الموظفين

  بالرغم من قيام إدارة الإستراتيجية والتميز المؤسسي بإرسال تقارير ربع سنوية لنسبة الرضا الوظيفي إلا إن الوحدة التنظيمية ليس لديها نسخة منها

  لا توجد اي ملاحظة

• وضع الإجراءات التصحيحة للملاحظات

  بالرغم من قيام إدارة الإستراتيجية والتميز المؤسسي بإرسال تقارير ربع سنوية لنسبة الرضا الوظيفي إلا إن الوحدة التنظيمية لم تقم بوضع الإجراءات التصحيحية لملاحظات الموظفين.

  لا توجد اي ملاحظة

• تحديد التاريخ المستهدف

  من خلال مراجعة ملاحظات الموظفين من خلال تقارير رضا الموظفين في الوحدة التنظيمية اتضح انه لم يتم تحديد التاريخ المستهدف لبعض الملاحظات المفتوحة من خلال نظام التدقيق الإلكتروني

  لا توجد اي ملاحظة

• وجود نسخة من إحصائية عدد الملاحظات المفتوحة والمغلقة في الوحدة التنظيمية

  لوحظ عدم استطاعة الوحدة التنظيمية من معرفة عدد الملاحظات الواردة من الموظفين من خلال تقارير رضا الموظفين إليهم ومعرفة عدد الملاحظات المفتوحة والمغلقة منها

  لا توجد اي ملاحظة

• تحديد اسباب ارتفاع او انخفاض نسبة الرضا

  من خلال مراجعة ملاحظات الموظفين من خلال تقارير رضا الموظفين في الوحدة التنظيمية اتضح إنها لم تقم بتحديد أسباب ارتفاع أو انخفاض نسبة الرضا

  لا توجد اي ملاحظة

المتسوق السري

• نتائج المتسوق السري

  بالرغم من قيام إدارة الإستراتيجية والتميز المؤسسي بإرسال تقارير ربع سنوية لنتائج المتسوق السري إلا إن الوحدة التنظيمية ليس لديها نسخة منها

  لا توجد اي ملاحظة

• وضع الإجراءات التصحيحة للملاحظات

  بالرغم من قيام إدارة الإستراتيجية والتميز المؤسسي بإرسال تقارير ربع سنوية لنتائج المتسوق السري إلا إن الوحدة التنظيمية لم تقم بوضع الإجراءات التصحيحية لملاحظات الموظفين.

  لا توجد اي ملاحظة

• تحديد التاريخ المستهدف

  من خلال مراجعة ملاحظات الموظفين من خلال تقارير نتائج المتسوق السري في الوحدة التنظيمية اتضح انه لم يتم تحديد التاريخ المستهدف لبعض الملاحظات المفتوحة من خلال نظام التدقيق الإلكتروني.

  لا توجد اي ملاحظة

• وجود نسخة من إحصائية عدد الملاحظات المفتوحة والمغلقة في الوحدة التنظيمية

  لوحظ عدم استطاعة الوحدة التنظيمية من معرفة عدد الملاحظات الواردة عن طريق المتسوق السري وعدد الملاحظات المفتوحة والمغلقة منها

  لا توجد اي ملاحظة

شكاوى المتعاملين

• شكاوى المتعاملين

  بالرغم من قيام إدارة الإستراتيجية بإرسال تقارير ربع سنوية عن الشكاوى الواردة والمحلولة والجاري العمل عليها وعدد الشكاوى التي تم الرد عليها ضمن الوقت المحدد إلا إن الوحدة التنظيمية لم تقم بمراجعة التقرير وعمل دراسة للحد من تكرار هذه الشكاوى

  لا توجد اي ملاحظة

• وضع الإجراءات التصحيحة للملاحظات

  من خلال السؤال عن آلية وضع الإجراءات التصحيحية للشكاوى الواردة على الوحدة التنظيمية اتضح انه يتم حل الشكاوى من خلال النظام دون عمل دراسة للحالة وعدد مرات التكرار لوضع إجراء تصحيحي يمنع حدوث المشكلة مرة أخرى

  لا توجد اي ملاحظة

• وجود نسخة من إحصائية عدد الشكاوى المفتوحة والمغلقة في الوحدة التنظيمية

  بالرغم من قيام إدارة الإستراتيجية بإرسال تقارير ربع سنوية عن الشكاوى الواردة إلا إن الوحدة التنظيمية لم تقم بمراجعة التقرير وعمل دراسة للحد من تكرار هذه الشكاوى.

  لا توجد اي ملاحظة

• تحديد أسباب ارتفاع أو انخفاض نسبة الشكاوي .

  من خلال مراجعة تقارير الشكاوى في الوحدة التنظيمية اتضح إنها لم تقم بتحديد أسباب ارتفاعها او انخفاضها

  لا توجد اي ملاحظة

• مدى معرفة الموظفين عن نظام الشكاوى الالكتروني ووسائل تقديمها

  من خلال سؤال بعض الموظفين عن الية نظام الشكاوي وطرق التقديم لوحظ انه ليس لديهم علم وذلك يدل على وجود ضعف في نشر المعرفة بالأنظمة المعمول بها في الادارة

  لا توجد اي ملاحظة

محاضر الاجتماعات الدورية

• وجود محاضر الاجتماعات دورية بين الرؤساء والمرؤوسين

  لم نستطع الاطلاع على محاضر الاجتماعات الدورية بين الرؤساء والمرؤوسين

  لا توجد اي ملاحظة

• دليل على متابعة التوصيات الناتجة عنه

  على الرغم من وجود محاضر اجتماعات دورية بين الرؤساء والمرؤوسين إلا انه لا يوجد آلية لمتابعة التوصيات والقرارات الناتجة عنة

  لا توجد اي ملاحظة

• وجود آلية انعقاد الاجتماعات(أجندة)

  لم نستطع الاطلاع على آلية لانعقاد الاجتماعات الدورية ( أجندة )

  لا توجد اي ملاحظة

إحصائيات و مقارنات دورية لمدة أخر 3 سنوات

• الشكاوى

  لم نستطع الاطلاع على آخر إحصائية والخاصة بالشكاوى الواردة وعددها ومدة الرد ونوعها وتكرارها والإجراءات التصحيحية والوقائية

  لا توجد اي ملاحظة

• المخالفين

  لم نستطع الاطلاع على آخر إحصائية والخاصة بعدد المخالفين وجنسياتهم والجنس والنوع ( اقامة او زيارة ) ومكان الإصدار

  ليس من الاختصاص

• الإنتاجية

  من خلال الاطلاع على الإحصائيات الخاصة بإنتاجية الموظفين تبين لنا انه لا توجد إحصائية شاملة لكل موظف

  لا توجد اي ملاحظة

• الأخطاء

  عل الرغم من أن قياس نسبة الأخطاء هو مؤشر رئيسي للأداء إلا أننا لم نستطع الاطلاع على آلية قياس الأخطاء

  رغم قيا الوحدة التنظيمية بقياس نسبة الأخطاء الا انه لا يوجد دليل بقيام الوحدة التنظيمية بوضع الإجراءات التصحيحية والوقائية لمنع تكرارها

  لا توجد اي ملاحظة

• الإجازات

  لم نستطع الاطلاع على ما يدل إلى وجود سجلات بإجازات الموظفين بجميع انواعها

  لا توجد اي ملاحظة

• متابعة الانتاىجية

  من خلال الاطلاع على آلية متابعة إنتاجية الموظفين لم نستطع العثور على ما يدل بالقيام بمتابعة الإنتاجية

التحفيز

• مكافئة الموظفين المتميزيين

فرق العمل

• الية استحداث فرق العمل

  Yes

  No

  N/A

• قائد فريق تطوير الأداء والأعمال

  Sign