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Document No.
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Audit Title
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Client / Site
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Conducted on
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Prepared by
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Location
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Personnel
Controles
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A unidade realiza diariamente a contagem dos estoques comparando o estoque físico vs contábil, justificando detalhadamente as diferenças encontradas
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Verificar a existência do controle diário com estoque físico, contábil, diferenças e justificativas com data e investigação realizada
Checar se os resultados são divulgados semanalmente para a regional (Coordenadores/Analista de Controle) e se as folhas de contagem são arquivadas por um período de 6 meses
Checar o anexo 7 do Inventário com a planilha de conciliação física (validando se as diferenças encontradas se mantem ao longo do tempo)
Verificar se a contagem apresentada reflete a resultado atual da unidade, realizando a contagem de 4 produtos aleatórios -
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A data da realização inventário está respeitando o prazo estipulado e os procedimentos de checks estão sendo executados
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'Checar se o supervisor comunica a data do inventário para todos da equipe e se o cronograma de realização está respeitando o prazo estipulado até a segunda semana de cada mês
Verificar se os procedimentos de check foram realizados e tratados antes da abertura do inventário: Passivos (Trânsitos, VL, VF, saldo contábil em controle de qualidade/bloqueado, cancelamento de Nfs
Checar se existe um comparativo do trânsito desde 2009 até a data atual (SAP ZVCSD5077_001 X MB5T). Mapeando e justificando as diferenças encontradas
Checar se não há pendências de VL e VF. Se existir, há tratamento em andamento
Checar se o saldo contábil em controle de qualidade e bloqueado está zerado. SAP MB52 -
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O lider realiza a conciliação de estoque e apresenta as diferenças detalhadas
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'Verificar se foi realizada realizada a contagem física do estoque e se os formulários estão sem rasuras e com nome e assinatura das duas equipes de contagem. As folhas de rascunhos podem ser anexada ao book de inventário
Checar se foi realizado a conciliação do estoque entre as duas equipes, caso apresente diferenças anexar a folha de recontagem. Anexo 5
Verificar se o anexo 7 do padrão do inventário foi preenchido com o resumo do estoque físico x contábil, contabilizando as diferenças. As diferenças devem possuir justificativas coerentes e detalhadas
Checar se foi gerado o book de inventário e se o mesmo está sendo arquivado conforme prazo estipulado. Contendo os seguintes documentos: Lista de presença, Impressão do relatório ZVCSD5077_001, Impressão da MB5T, Impressão do relatório de VL e VF, . Impressão do relatório MB52, Formulários de contagem de estoque, Anexo 7 assinado pelos responsáveis, Evidências (e-mails, chamados etc.), Impressão do documento SAP (MI20) e caso tenha divergência (para cima ou abaixo da meta) anexar o plano de ação no Book -
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Os resultados são validados e as diferenças estão sendo ajustadas dentro do prazo de 2 meses
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'Checar se os resultados apresentados do inventário foram divulgados até o 5 dia útil após a realização do inventário
Verificar se houve validação dos resultados apresentados pela regional/ Controladoria
Checar se as unidades apresenta diferenças com mais de dois meses e que não foram ajustadas pela regional.
Obs.: As diferenças devem ser ajustadas com no mínimo 2 meses, caso isso não ocorra a apresentar o plano de ação junto a regional
Checar a consistência do plano de ação para as diferenças encontradas na conciliação de estoque -
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O processo de devolução é corretamente mantido pelo time logístico? O time sabe explicar as regras e procedimentos para que ocorram prejuizos
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'Verificar se os motivos de devolução de produtos pelos clientes é corretamente lançado no SAP, através da transação SAP ZGLSD229, consultado as NFs devolvidas/Danfe
Checar se as NFs / Danfes estão impressas, com o motivo carimbado no verso
Checar se as NFs de devolução são lançadas no SAP em no máximo D+1, comparando data da NFs vs entrada no SAP
Checar se time logística conhece o processo de devolução, todas suas etapas -
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A atividade de contagem de devoluções é realizada utilizando-se formulário de contagem cega, cumprindo-se as regras para essa rotina
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'Verificar se operadores responsável pela atividade realiza a contagem das devoluções corretamente, de maneira "cega" (sem o contra-cheque da NF)
Verificar se é utilizado formulário específico para essa atividade, com as devidas assinaturas dos responsáveis -
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A unidade consegue demonstrar claramente como é realizada a contagem dos paletes, numa rotina diária
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'Checar a consistência das contagens físicas de estoque de paletes
Verificar se as quantidades registradas nas fichas de contagem são as mesmas indicadas nas planilhas eletrônicas e Portal SIM
Verificar se as fichas de contagem estão devidamente assinadas pelo responsável da contagem
Checar a consistência do plano de ação para tratamento das diferenças encontradas na conciliação -
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A unidade realiza a gestão dos paletes quebrados
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'Checar se são segregados fisicamente os paletes quebrados, impróprios para produção
Verificar se existe um controle de quantidade de palete quebrados na unidade com data de recebimento e envio para as fabricas -
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A unidade mantem uma gestão atualizada de contestações? Não devem existir contestações fora do prazo ou com baixa no OM da unidade
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'Checar via portal se há contestações sem solução no prazo, no workflow no site:
http://vc.portalvotorantim.com.br/sites/vcgc/SitePages/Home.aspx -
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A área de descarte de avarias tem a correta identificação e estrutura adequada implantados
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'Verificar se existe uma área específica para os itens enviados para descarte, se há sinalização adequada e estrutura para despejo nos big bags adequada
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Existe um gerenciamento das perdas ocasionadas pelo processo e acompanhamento das regularizações com dispersões acima ou abaixo da tolerância das avarias enviadas
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Checar se esta sendo preenchido o controle diário de avarias e se o mesmo estão sendo lançados no deposito 1300 do SAP. O formulário deve ser preenchido com data, código, descrição do material, quantidade, motivo e o mesmo deve estar anexado ao big bag. Utilizar a transação ZVCMM041 para consultar as movimentações no sistema
Verificar se nas NFs de avarias enviadas para a fabricas, estão sendo incluídos os números dos lacres
Checar se existe um acompanhamento das dispersões de pesos de avarias enviadas para a fabricas e plano de ações para as dispersões acima da meta -
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Existe uma gestão e controle claramente entendidos e mantidos pela supervisão logística sobre todos os sinistros, internos e externos
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Verificar se há o correto registro de ocorrências, com a validação formal dos responsáveis (boletim de ocorrência, etc)
Checar se há casos de sinistros pendentes sem tratamento adequado
Checar se todos os sinistros foram devidamente comunicados à regional, com email e boletim de ocorrência -
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Existe a gestão das marcações realizadas pela expedição sem a utilização do Totem
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'Verificar se existe o acompanhamento formal das marcações, com base diária, e justificativas para cada marcação
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O supervisor de logística consegue explicar o acompanhamento de Ordens de Coleta e NFs canceladas e o plano de ação para redução do número de ocorrências
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Checar conhecimento do supervisor em relação as ordens e NFs canceladas, se os motivos são conhecidos
Verificar se há plano de ação formal para tratamento, com relação a 100% das ordens de coleta e NFs canceladas -
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A unidade consegue demonstrar o controle dos materiais recebidos
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Verificar se operadores responsável pela atividade realiza a contagem dos materias recebidos corretamente, de maneira "cega" (sem o contra-cheque da NF)
Verificar se é utilizado formulário específico para essa atividade, com as devidas assinaturas dos responsáveis
Verificar se o lançamento das NFs no SAP ocorre num prazo máximo de 1 d.u. -
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Operações
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O supervisor / líder de logística realiza acompanhamento e sabe explicar a performance do TMAC e suas aberturas
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Verificar se existe um acompanhamento formal dos resultados de TMAC, através de controles abertos por dia, mês e ano, com indicação de tendência de fechamento para o ano
Checar se existem ações formais para alcance dos resultados mensais e anual, tratamento para as anomalias
Verificar se a evolução na realização das ações reflete no melhora do resultado, comparando curvas de evolução -
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A operação logística monitora os resultados de TMAC, sabem as metas, regras, resultados e participam da rotina diária de gestão desse indicador
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Verificar em entrevistas se os operadores e conferentes geram as informações com rotina, e se essa informação é desdobrada para todo o time
Verificar se a operação conhece as regras do TMAC e qual o papel de cada um no atingimento do resultado
Verificar se a operação conhece os resultados do dia, mês e ano, e se foram desdobradas ações sob sua responsabilidade -
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A supervisão/líder/operação de Logística tomam as devidas providências para segregação entre homens e máquinas (empilhadeiras e caminhões) e a execução dos procedimentos está sendo executado sem falhas ou exceções
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'A segregação deve ocorrer por meio de barreiras físicas que impeçam o contato homem e máquina durante as operações, incluindo carregamento, descarga e linhas de produção, e se os procedimentos de trânsito de pedestres e empihadeiras está claro e é seguido por todos.
Verificar a integridade da segregação homem e máquinas nos armazéns, incluindo as linhas de produção
Elementos mínimos: Sinalização horizontal e vertical, barreiras físicas fixas e procedimentos visíveis e conhecidos -
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A supervisão/operação logística conhece as regras obrigatórias para uso da ordem de carregamento, e conhecem os procedimentos do uso do cartão de autógrafo
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'Verificar se existe cartão de autógrafo para todos os funcionários próprios e terceiros que particiam do processo de carregamento e expedição
Verificar se a assinatura dos funcionários em documentos, como ordem de carregamento e descarga, deve ser compativel com a assinatura do cartão de autógrafo -
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É realizada a gestão dos documentos de carregamento, com check da adequação de preenchimento, e supervisor/líder de logística valida esse check, com o arquivo dos documentos sendo mantidos pelo prazo mínimo obrigatório
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Verificar se a área realiza check das ordens de carga e descarga, com validação do supervisor de logística, e tratamento para os casos NOK
Verificar se as ordens de carga e descarga estão com o preenchimento correto (com nome por extenso e assinatura do operador de logística, operador de empilhadeira, conferente (onde houver) e motorista)
Verificar se as ordens de descarga estão com assinaturas e carimbo de logística, nome e assinaturado motorista; apresentar NFs referentes as ordens de descarga selecionadas, de forma que os dados da ordem de descarga sejam idênticos à NF
Solicitar as ordens de coleta de um dia específico, e fazer um check amostral pelo SAP -
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O supervisor e a operação de logística conhecem o procedimento de operação para contingênciamento na emissão de NFs
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'Verificar se a supervisão entende o processo e sabe o passo a passo para minimizar o impacto na operação
Verificar se a unidade possui um estoque adequado para contingênciamento, com estoque de formulário de segurança em papel moeda em quantidade igual ou superior a 10 dias de faturamento
Verificar como é realizado o escalonamento do problema, assim que o problema for identificado
Verificar se existe arquivamento das notas emitidas em processo de contingência e folhas de papel moeda danificadas -
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O supervisor de logística sabe explicar e realiza acompanhamento da Produtividade das empilhadeiras do site. Há a abertura por ponto de carregamento
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Verificar se há gerenciamento consistente da produtividade de empilhadeiras, através de controles abertos por mês (se houver diário, melhor), com indicação de fechamento e tendências mensais
Verificar se existem ações formais para o alcance dos resultados, com tratamento formal para as anomalias
Verificar se a supervisão entende o indicador, e conhece as ações para tratamento e evolução do indicador
Verificar se na análise há a abertura por ponto de carregamento, e ações formais para tratamento das produtividades abaixo das metas -
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O supervisor de logística faz a gestão das empilhadeiras, com controles históricos para monitorar e melhorar a disponibilidade e redução de custos. Trata-se da utilização dos equipamentos do armazém (disponibilidade, manutenção, consumo e custo)
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Verificar se o controle de frota inclui controle de horímetro, consumo de combustível, manutenções preventivas obrigatórias, manutenções corretivas realizadas, nome do responsável pela execução da manutenção, e custo dos serviços e manutenções realizadas
Verificar se o gerenciamento, além de conter os itens descritos no item 1, está corretamente atualizado
Checar se existe tratamento consistente para as máquinas com consumo acima da meta
Verificar se existe controle e tratamento de paradas de produção/expedição por indisponibilidade de empilhadeiras -
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O operador de empilhadeira mantem a máquina em condições mínimas de uso, com check list preenchido de acordo com as normas. O supervisor de armazém mantem a gestão do pagamento das NFs e tem esse controle atualizado, para evitar ruidos externos.
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'Verificar com operador de empilhadeira se há rotina de lavagem, check de óleo e requisitos mínimos solicitados no check list da empilhadeira, e se esse está corretamente preenchido e assinado
Verificar se supervisor mantem controle de pagamento de NFs fornecedor, e se há pagamentos atrasados -
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A unidade é capaz de mostrar que há claramente a correta alocação de produtos, insumos, pallets e embalagens, e que para TODAS as atividades há uma área destinada e corretamente identificada
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'Verificar se todas as atividades executas das nas áreas da Logística dispõem de local específico e adequado, com sinalização e devidas limitações/barreiras físicas
Checar se todas as exigências de segurança ao local e às atividades estão atendidas e se são monitoradas na rotina do dono/responsável pela área
Checar se todas as exigências tecnicas para as atividades estão atendidas e se são monitorasdas pelo dono/responsável da área. Inclui-se a validação dos layouts pelo corporativo, validação essa com duração máxima de 1 ano, e também a evidência de ART para os equipamentos em que esse documento for obrigatório
Verificar o 5S da área -
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Durante a visita no armazém, os paletes estão estocados de acordo com as diretrizes (locais, desde que validadas), e não há avarias visíveis
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'Verificar aderência dos lotes do armazém aos limites máximos de empilhamento (check de segurança), mínimos (otimização de capacidade), e se está de acordo com o padrão por tipo de embalagem e/ou produto
Checar a existência de produtos avariados no armazém, com foco na entrega de produtos com qualidade -
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Existe a gestão e controle da matriz de periféricos, garantindo assim a estrutura mínima necessária para operação
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Verificar se a matriz de periféricos está corretamente preenchida e validada pela regional, e se o acompanhamento é realizado ao menos mensalmente
Verificar se há plano de ação formal para tratamento dos itens abaixo de 100% -
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Existe e é de conhecimento do time logística a relação de documentos que devem ser entregues aos motoristas, para atendimento as exigências dos clientes e seguindo as leis aplicáveis.
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'Verificar se a equipe de balança/portaria e supervisão logística sabe quais documentos devem ser entregues em cada tipo de operação
Checar se todos os documentos aplicáveis são entregues aos motoristas na saída da fábrica / CD -
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Todas as pessoas da Logística conhecem as regras de tráfego. É de conhecimento de TODOS o plano de tráfego e sabem como se deslocar de uma área para outra
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'Checar se existem descumprimentos das regras de tráfego, recorrentes ou pontuais, que gerem risco à segurança de pedestres nas áreas da Logística
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O supervisor de armazém tem conhecimento do método ABC para disposição dos produtos. Existe um mapeamento dos produtos do site de acordo a curva ABC. A operação entende e sabe explicar a aplicação da curva ABC no dia a dia
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'Verificar se o supervisor conhece o método da curva ABC e sabe explicar sua aplicação
Verificar se a curva ABC está atualizada em planilha Excel, com base no mínimo trimestral
Checar se a operação consegue explicar o seu uso e aplicação da curva ABC nas atividades diárias -
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O supervisor de armazém tem o layout do armazém definido e validado. O layout incorpora as diretrizes de ocupação de acordo com a curva ABC da unidade. A operação conhece o layout e sabe explicá-lo. A ocupação do armazém está de acordo com o layout definido.
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Verificar com supervisor o layout da unidade, sua validação pelo corporativo, e se este sabe explicar a estratégia de ocupação
Se a ocupação do armazém segue o que foi determinado pela curva ABC e se a supervisão e operação conseguem explicar o seu uso e aplicação
Checar se o layout do armazém, e a colocação dos produtos, atende a definição do layout e a operação consegue explicar sua lógica -
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Transportes
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Os custos de fretes são acompanhados sistematicamente, com ferramentas de gestão e controle?
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'Através do painel do CUF que é divulgado semanalmente pela equipe corporativa, o auditor pode ver as principais rotas de estouro em efeito preço para a unidade e as de maior volume e custo.
A unidade tem o conhecimento das maiores rotas de despesa e feito preço e controla os gastos com transporte através da gestão dos indicadores da unidade (efeito preço, variação de preço nas rotas chaves e de maior estouro).
Realiza todas asações anteriores e tem plano de ação com data, responsável e ação a ser feita nas rotas de maiores estouros bem como análises realizadas na curva CMT (divulgada pelo corporativo) que possui todas as possibilidades de redução de frete e de simulação de valores para fretes novos a serem pagos em rotas antes não executadas. -
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A unidade realiza pesquisa de satisfação com os motoristas e possui plano de ação para os pontos apresentados
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Mostrar a pesquisa realizada com os motoristas mas não tem plano de ação com data, responsável, ação e feedback aos motoristas.
Apresenta os planos de ação com comprovação dos pontos retornados aos motoristas (pode ser painel no mural, evento, etc).
Após retorno dos motoristas mostra a efetividade dos planos aplicados e evolução da pesquisa com os motoristas. -
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Os contratos de transporte estão arquivados e disponíveis para consulta?
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A unidade apresenta como evidencia um local de arquivo para os contratos de transportes na unidade bem como os mesmos guardados para consulta caso necesário.
A unidade deve fornecer o contrato de transporte de uma viagem que ocorreu aleatória dentro de um período de 12 meses antes do dia da auditoria ao auditor conforme solicitação do mesmo.
A undiade deve apresentar evidência do plano do que ela faz com os contratos com mais de 12 meses de duração, onde ela o armazena e o que realiza para fazer a contultas de algum documento mais antigo. -
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A unidade possui estoque de cartão Repom e Passaporte do Motorista para cadastro de novos prestadores de serviço? Possui gestão do estoque desses materiais?
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A unidade não possui o estoque de cartões REPOM e/ou passaporte do motorista na unidade bem armazenados.
A unidade possui estoque e mostra para o auditor onde estão guardados.
A unidade faz a gestão do seu estoque de cartões REPOM e passaporte. Ela possui o controle de quando os mesmos são entregues, a quem foram entregues, quantos cartões no total são necessários para suprir a demanda de novos motoristas e como foi realizado a solicitação de novos cartões. -
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A unidade faz acompanhamento de produtividade das rotas de transferência?
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'O líder da unidade deverá saber qual são as suas principais origens, quanto de volume ele transporta de cada uma delas e o raio médio.
A unidade deverá apresentar um modelo de gestão e acompanhamento que comprove a gestão dos indicadores de TMAC e raio médio -
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O líder da unidade participa do alinhamento semanal de volume com o time de Execução Integrada e Analista Regional (transportes outbound e/ou produtividade)?
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O líder da unidade deverá mostrar qual é o acompanhamento feito
Garantir o item 1 e comprovar a análise de aderência através de um modelo de gestão -
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Existe dimensionamento de transporte para as rotas de transferência ?
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A unidade deverá apresentar o volume previsto de venda para o mês e calcular qual a quantidade de frota para garantir o volume previsto de venda
A unidade deve mostrar o controle efetuado por transportador e placa através de um modelo de gestão -
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Existe dimensionamento de transporte para as rotas de venda ensacado CIF?
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'A unidade deverá apresentar o volume previsto de venda para o mês e calcular qual a quantidade de frota para garantir o volume previsto de venda
A unidade deve mostrar o controle efetuado por transportador e placa através de um modelo de gestão -
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A unidade faz gestão da carga e /ou descarga na transferência ?
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'Entender qual é o modelo de gestão que a unidade opera e verificar com o time, através de entrevista pessoal, o conhecimento do processo
Entrevista com todos os envolvidos para ganratir alinhamento do processo e check de TMAC através do controle de Operações e/ou Rastreador (unidades com o projeto produtividade) -
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A unidade possui gestão para equalizar a quantidade de carros de carregamento (CIF e FOB) e descarga transferência?
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Intendificar e analisar qual o modelo de gestão e verificar as premissas cadastradas no Totem para entrada e saída de veículos de venda e transferência
Garantir item 1 além de garantir meta TMAC totem e/ou Rastreador (unidades com o projeto produtividade) -
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A unidade realiza reunião mensal de desempenho com os transportadores?
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Ata de reunião com os principais transportadores dos principais temas tratados e ações direcionadas.
Garantir item 1 e indicadores dentro da M500, além do acompanhamento do número de viagens por placa -
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A unidade conhece e sabe operar o ApisulLog?
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O líder e os operadores devem mostrar no Apisulog como é analisado o tempo de parada e o posicionamento da frota
O líder e os operadores de logistica devem saber operar e explicar todas as funções habilitadas para a unidade no Apisulog -
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Unidade acompanha a produtividade do transportador (Giro)?
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A unidade deverá evindeciar qual é a gestão efetuada junto ao transportador e as principais ações que trazem o benefício
Garantir item 1 além de plano de ação para capturar os resultados referente aos meses anteriores. Redução de TMACs e aumento de viagens por carro devem ser evidenciados -
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Aderência a carga e/ou descarga?
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'Para realizar a auditoria é necessário entrevistar e solicitar ao entrevistado que evidencia o acompanhamento de aderência mês a mês (verifique se aderência esta acima de 90% para pontuar 3 pontos). Além disso auditar a aderência realizada pelo mesmo verificando com o consultor ferroviário.
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A unidade possue gestão dos contratos ferroviários?
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Para realizar a auditoria é necessário entrevistar o colaborador questionando pontos específicos do contrato (volume, tolerancia, pagamento, etc) e solicitar ao entrevistado que mostre o contrato ferroviário. Além disso verificar com o consultor ferroviario se a performance foi acima ou igual ao volume de contrato daquela unidade.
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Serviço
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A unidade trata adequadamente os SACs eventualmente abertos?
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Verificar o envio mensal consolidado regional de pendencias SAC - FONTE: Email. KPI: % Tratamento SAC
Verificar e-mail para o SAC contendo Identificação da Causa e Solução dentro do prazo de 48 horas - FONTE: Email. KPI: % Tratamento SAC -
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A unidade faz gestão do nivel de serviço?
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Verificar se existe um acompanhamento formal dos resultados de OTIF e KPIs Meio de Serviço (Aging, Clientes NOTIF), através de controles abertos por dia, mês e ano, com indicação de tendência de fechamento para o ano.
Checar se existem ações formais para alcance dos resultados mensais e anual, tratamento para as anomalias
Verificar se a evolução na realização das ações reflete no melhora do resultado, comparando curvas de evolução -
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A unidade justifica diariamente os pedidos não OTIF para a Regional?
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Verificar se existe um acompanhamento formal das justificativas de pedidos NOTIF. FONTE: Email para Planejamento Regional Diário.
Checar se existem ações formais para alcance dos resultados mensais e anual, tratamento para as anomalias
Verificar se a evolução na realização das ações reflete no melhora do resultado, comparando curvas de evolução -
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Os clientes críticos(*) são visitados mensalmente?<br>(*) Cliente crítico - alto volume e/ou cliente com baixo OTIF e/ou clientes com reclamação comercial<br>
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'Lista atualizada mensalmente com os clientes críticos (conforme definição) - demonstrar motivo do cliente critico;
Verificar relatório de visita cliente;
Verificar plano de ação resultado da visita (deve refletir os itens de insatisfação levantados no item 2);
Verificar a gestão do plano de ação da visita, com feedback de evolução positiva dos clientes. -
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Existe acompanhamento das devoluções de responsabilidade de logística?
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Processo de devolução no SAP;
Análise de causa mensal dos ofensores de logística de Devolução (justificativa padrão SAP);
Plano e acompanhamento das ações, com atualizações mensais. -
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A unidade faz gestão do resultado da pesquisa de satisfação dos clientes?
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Processo de acompanhamento dos resultados da pesquisa de satisfação dos clientes - nota média de resultado mensal.
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A unidade faz gestão da Política de Estoques?
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Verificar se existe um acompanhamento formal da aderencia de politica de estoques.
Checar se existem ações formais para garantir que a Politica de estoques esteja refletida no layout da unidade. -
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A unidade acompanha o indicador Aderencia de Atendimento a DRP?
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'Verificar se existe um acompanhamento formal dos resultados de Aderencia a DRP, através de controles abertos por dia, mês e ano, com indicação de tendência de fechamento para o ano.
Checar se existem ações formais para alcance dos resultados mensais e anual, tratamento para as anomalias
Verificar se a evolução na realização das ações reflete no melhora do resultado, comparando curvas de evolução -
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SSMA
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Os colaboradores próprios, terceiros e motoristas conhecem e cumprem as Políticas de Segurança (Regras pela vida)
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'Entrevistar colaboradores e verificar na unidade a Comunicação Visual (placas ou banners)
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O Dever de Recusa é conhecido pelos funcionários e terceiros
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O Formulário do Dever de Recusa deve estar disponível para motoristas e funcionários (próprios ou terceiros). Caso a Unidade tenha algum Dever de Recusa utilizado deve apresentar o Formulário Corretamente Preenchido
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100% dos motoristas são integrados nas Regras e Procedimentos de Segurança
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'Solicitar o passaporte do motorista, termo de compromisso, provas de integração com pontuação acima de 7 pontos e verificar no SAP (ZGLLE005) se consta a integração
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Os funcionários conhecem os procedimentos de segurança para realização das atividades rotineiras
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As LPPs (lição ponto a ponto) devem estar disponível para todos na unidade, através de placa de sinalização/banner ou book impresso no local da atividade e os envolvidos reconhecem os riscos e controles.
Todos os envolvidos na atividade devem ter treinamento periódico de no máximo 1 ano de intervalo, verificar lista de presença -
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Todas as atividades especiais são precedidas por uma PERMISSÃO DE TRABALHO (PT)
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Entrevista com os colaboradores
Se no dia da auditoria houver a realização de serviços especiais será analisado se a PT está no local do trabalho, precedida de uma APR
Verificar se o Liberador da PT possui treinamento interno ou externo específico de PT -
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Todas as atividades não rotineiras e não especiais são precedidas por uma ANÁLISE PRELIMINAR DE RISCO (APR)
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Entrevista com os colaboradores
Se no dia da auditoria houver a realização de serviços não especiais e não rotineiros (Exemplo: manutenção de empilhadeira, troca de pneu, corte de grama, pintura, etc) será analisado se a APR está no local do trabalho -
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A unidade possui AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros)
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'Verificar se o AVCB está válido
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A unidade possui Plano de Emergência
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Verificar a existência do Plano de Emergência e evidências do treinamento e simulados (lista de presença/fotos)
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As empilhadeiras da unidade próprias ou locadas possuem o dispositivo VCS (Verificador de Cinto de Segurança)
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'Verificar na empilhadeira se o VCS está funcionando
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O checklist de empilhadeiras está preenchido
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'Verificar se o check list de empilhadeira está sendo preenchido corretamente
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Os operadores de empilhadeira possuem certificado do curso de formação operacional de utilização de empilhadeiras e reciclagem anual carteira de habilitação categoria B dentro do prazo de validade
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'Certificado tem que ser de empresa externa
Cópia da carteira de habilitação válida dos operadores de empilhadeira -
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Os operadores de empilhadeira usam o crachá de matriz de responsabilidade
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'Checar se os operadores de empilhadeira estão usando crachá de matriz de responsabilidade, com foto e data de validade do exame médico periódico, exigência legal
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Existe sinalização de segurança na unidade
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'a)utilização de EPIs,b) Banner do "Tonhão" motorista modelo,c) cuidado com locais e equipamentos desativados, d)velocidade permitida, e)painéis elétricos f)combustíveis (inflamáveis e proibido fumar), g)pedestres e caminho seguro, h) instrução para uso de trava quedas, i)obrigatório uso de calço
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O GAV (Quadro de Gestão A Vista) de Segurança está atualizado
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'Análise do GAV da unidade, incluindo: Mapa de Risco atualizado, Minuto de Segurança, Piramide de Segurança com os dados da unidade, ocorrências Brasil (Alerta de Segurança) e avisos gerais de segurança
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Add media
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É realizada a Inspeção Veicular e a Inspeção de Segurança conforme definidas na aderência a segurança
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'Verificar se estão sendo realizadas inspeções veiculares conforme programação
Verificar se mensalmente estão sendo realizadas Inspeções de Segurança pelo líder e o andamento do plano de ação de segurança da unidade
Checklist de auditoria preenchido -
Add media
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São realizadas as inspeções mensais de Extintores e Mangueiras
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'Verificar se os equipamentos de combate a incendio estão limpos, conservados, sinalizado, são inspecionados mensalmente e não estão obstruídos
Verificar as etiquetas nos equipamentos -
Add media
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NR1 - A unidade mantem cópias físicas das ordens de serviço de todos os colaboradores
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'Documento assinado pelo coloborador
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Add media
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NR5 - Existe 1 pessoa designada para CIPA
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'Pessoa eleita, treinada por uma empresa terceirizada e descrito o conteudo programatico
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Add media
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NR6 - Os funcionários e terceiros usam os EPIs conforme função e área
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'Verifique se os EPIs utilizados pelos colaboradores são os mesmo identificados na ficha de controle de EPIs, seguindo a Matriz de EPIs por função e o estado de conservação dos mesmos
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Add media
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NR6 - Há controle de distribuição de EPIs aos funcionários
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'A ficha de controle de EPIs deve ser preenchida à mão e não pelo computador, assinada e deve ser arquivado no prontuário do colaborador
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Add media
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NR7 - A unidade mantem o Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional (PCMSO) atualizados
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'Verificar a validade do PCMSO
Verificar relatório anual do PCMSO
Verificar se os ASOs (Atestado de Saúde Ocupacional) estão válidos -
Add media
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NR9 - A unidade mantem o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais atualizado (PPRA)
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'Verificar a validade do PPRA
Verificar o status do plano de ação recomendado no documento -
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NR 35 - A unidade controla o treinamento dos colaboradores que realizam trabalho em altura
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'Verificar os certificados de treinamento dos colaboradores (válidade bianual) devem ser de empresas externas
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NR 35 - A unidade possui suas linhas de vida e pontos de ancoragem certificados
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'Verificar se a unidade possui projeto, memorial de cálculo e ART (Anotação de Responsabilidade Técnica) das linhas de vida e pontos de ancoragem
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NR 35 - O checklist do trava quedas está preenchido
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'Verificar se o check list está sendo preenchido corretamente
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Garantir o teste com etilometro
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'Verificar se os testes estão sendo realizados pela unidade nos motoristas
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Garantir o caminho seguro para as pessoas nas unidades
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'Verificar na unidade os caminhos seguros
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ORT - Observação de Riscos do Trabalho.<br>O líder da unidade possui treinamento de segurança para liderança
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Verificar se as ORTs estão sendo realizadas semanalmente
Verificar certificado do treinamento do Supervisor -
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Finanças
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A unidade realiza a gestão dos lançamentos das Notas Fiscais
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'Realizar a comparação da data de emissão da Nota Fiscal física e confrontar com o a data do Registro de Entrada (RE) no SAP
Verificar se houve o provisionamento das despesas em que as NFs não foram lançadas; -
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Existe acompanhamento e previsibilidade das despesas da unidade ao longo do ano
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Checar se a unidade possui um controle aberto por pacote, mês a mês, com a previsão de gastos ao longo do ano e com o percentual de aderência ao realizado;
Verificar se o supervisor encaminha o Rolling Forecast mensalmente atualizado ao Analista de Perfomance regional;
Checar se o supervisor compartilha com todos os membros da equipe os resultados do OM e o Rolling Forecast com o percentual de aderência ao realizado;
Verificar se há entendimento por parte da equipe do material que é compartilhado;
Checar se o Rolling Forecast da unidade possui aderência superior a 95% no mês seguinte, com exceção do Pacote Pessoal. -
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Suprimentos é acionado para a negociação de gastos recorrentes (Contratos) e despesas com valores acima de R$ 3.000,00
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'Verificar se todos os serviços e materiais com valores acima de R$ 3.000,00 tiveram a participação de Suprimentos durante o processo de negociação
Checar se existe Requisição de Compras do tipo Regulariza, caso exista, cabe ao auditor avaliar o senso de urgência desta requisição e se houve uma validação da regional;
Verificar se todos os serviços e gastos com materiais recorrentes tiveram a participação de Suprimentos durante o processo de negociação; -
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Para as cotações em que o líder tem autonômia, é respeitada as premissas de contratações da empresa (PO13458)
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'Verificar se os orçamentos estão anexados no Pedido de Compras ou se há evidências por email e se o supervisor optou pela cotação de menor valor;
Checar se não há compras repetitivas, caso a frequência de compra do material ou serviço (independente de qual fornecedor) seja superior a uma vez por mês na sua unidade, deverá consultar suprimentos -
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A criação de pedidos e Requisições de Compras da empresa são feitas dentro da política de Complience
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'Checar a consistência dos valores das Requisições de Compras e Pedidos de Compras e comparar com os valores das Notas Fiscais
Verificar se existe algum tipo de lançamento de FI com o login de rede de algum funcionário da unidade. (Exceto Taxas e Impostos) -
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A unidade entende e aplica o conceito de segregação de depesas OPEX e CAPEX
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'Verificar se a unidade realizou compra de ativo nas contas de OPEX (Orçamento Matricial)
Checar se existe os 3 orçamentos para os ativos adquiridos nas Propostas de Investimento (PIs) e se a Nota Fiscal foi lançada no sistema dentro do mês de competência
Algum ativo foi adquirido pela unidade através do OM? Caso tenha adquirido por CAPEX mostrar os 3 orçamentos e se a NF foi lançada no mês de competência -
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O supervisor realiza a gestão e acompanhamento do OM, com tratamentos consistentes para as contas negativas e/ou manutenção de todos os pacotes
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'Checar se existe plano de ação, com acompanhamento ao resultado realizado e com ações para tratamento das contas negativas e para manutenção de todos os pacotes
Verificar se o plano é enviado mensalmente para a regional (Analista de Performance), e se houve a validação do plano
Verificar se o supervisor compartilha o plano de ação com os membros da equipe, e se todos sabem quais ações estão em seu nome e qual status do andamento de sua execução -
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A unidade possui pedido de compra anual para as despesas recorrentes ou que possuam contratos
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'Checar se a unidade possui Pedido de Compra anual para todas as despesas que possuem lançamentos recorrentes ou que sejam geridas por contratos; (Serviços de Limpeza, Vigilância, Aluguel de Máquinas, Terceiros na Operação, etc)
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A unidade realiza a distribuição de responsabilidades (Donos de Pacote) entre os funcionários da equipe
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'Realizar entrevista local com os responsáveis pela gestão dos pacotes, questionando qual o tipo de despesa é lançada no pacote e se existe plano de ação para os estouros com responsáveis
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A unidade realiza gestão de contestações e de protestos
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Checar no pacote de Multas se existe algum lançamento por erro da descrição do imposto no Pedido/RC lançamento
Verificar no relatório de Protestos se existe algum protesto em aberto para a unidade sem a devida tratativa
Verificar se existe alguma pendência em aberto no relatório de tratamento interno sem trativa da unidade
Checar se houve alguma baixa no tratamento interno -
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Gente
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O Código de Conduta foi entregue para 100% dos colaboradores da unidade
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'Declaração certificando o recebimento
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OS funcionários da unidade conhecem as normas e diretrizes de conduta (código de conduta)
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'Entrevista com colaboradores e exemplares do código com os colaboradores
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Os funcionários estão integrados no ambiente de trabalho
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'Entrevistas, lista de presença da integração: Temas: Institucional VC, Crenças, Valores, História do Grupo Votorantim, etc
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Os funcionários foram capacitados nas tarefas que executam
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'Entrevistas, registros de treinamento (material de apoio, atas de treinamento)
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Existe gestão do quadro de funcionários da unidade
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'Entrevistas com o Líder e BP
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A unidade possui um controle e plano de enquadramento salarial dos funcionários
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'Entrevista com o Lider / BP
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Os funcionários possuem boas condições no ambiente de trabalho
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'Identificar melhorias realizadas e orçamentos solicitados, entrevista de colaboradores, solicitações/aprovações de orçamento
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Existe controle do número de terceiros
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'Apresentar relação com o nome, cargo, função, empresa dos terceiros fixos da unidade.
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Existe gestão da realização das atividades "meio" e "fim"
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'Atividades que podem ser terceirizadas: Conserto de Pallet, Enlonamento, Amarração, Limpeza Administrativa, Adm. de Portaria, Vigilância
Atividades que não podem ser terceirizadas: Operador de Empilhadeira, Ajudante de Expedição, Operador e Analista de Logística, Operador Granel -
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Há gestão da jornada de trabalho.
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'Apresentar controle de horas extras e banco de horas
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A unidade cumpre o ciclo de SDV Operacional com 100% dos funcionários.
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'Amostras de avaliações individuais
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Os funcionários conhecem seu desempenho no trabalho
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'Entrevista com os colaboradores
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Existe controle dos motivos de desligamentos na unidade
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'Entrevista com o supervisor e BP
Verificar relação de desligados -
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As pessoas são reconhecidas na unidade
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'Entrevistas, materiais de comunicação, apresentações
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Gestão
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Os principais indicadores da unidade (PPR e RV) são conhecidas pelos colaboradores
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'Entrevistas e materiais de comunicação
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Utilização do GAV
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'Verificar GAV
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Para os indicadores fora da meta (M300) da unidade (GAV), existe um plano de ação
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'Entrevistas
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Os planos de ação estão no prazo
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'Entrevistas e material de apoio (Portal SIM)
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É realizada a comunicação de resultados na unidade
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'Entrevistas, materiais de comunicação e reuniões
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Todos na unidade participam do PEX
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'Entrevistas, materiais de comunicação
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Existe uma evolução da pontuação do PEX
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'Resultado das ultimas avaliações
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A auto avaliação do PEX é enviada dentro do prazo mensal
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'Data de envio das avaliações respeitando o prazo de 4 dias úteis
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Os colaboradores conhecem o 5S
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'Entrevistas, materiais de comunicação
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A unidade pratica o 5S
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'Entrevistas, exemplos de aplicação dos sensos, principalmente os de utilização
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A unidade possui gestão dos documentos
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Documentos: Book de Inventário, Ordem de Carregamento/ Descarregamento, Documentos de Cobrança de Sinistros, NF Devolução (cliente), NF Entrada (transferência), NF Entrada (fornecedor), NFs Emitidas/ Canhotos Frete FOB, CTRC, Carta Frete
Todos os documentos armazenagos em local seguro e devidamente guardados nas caixas arquivos com a etiqueta -
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