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II. DOCUMENTOS EN MATERIA LABORAL
Documentos en materia Laboral
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Listado de documentos contenidos en los expdientes evaluados
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1. Hoja de vida: La cual debe contener la informacion basica del trabajador al momento del ingreso tal como, fotografia, nombres y apellidos, cedula de identidad o pasaporte, edad, estado civil, carga familiar, domicilio, referencias personales, etc.
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2. Copia fotostatica de la cedula de identidad o pasaporte: Como documento de identificacion exigido por la ley.
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3. Copia del registro unico de informacion fiscal (RIF): Requisito exigido entre otros fines, para determinar por parte del SENIAT la veracidad de las cargas familiares declaradas por el contribuyente.
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4. Contrato de trabajo: El cual debe ser preferiblemente por escrito, y contener, labores a realizar, horario de trabajo, remuneracion, condiciones de prestacion del servicio (derechos y deberes laborales y de seguridad y salud laboral), y demas informacion de relevancia, segun lo establecido en el Art. 51 de la LOTTT.
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5. Inscripcion del trabajador en el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS): Bien sea la forma 14-02 o Registro de Asegurado, debidamente recibida y sellada por la respectiva oficina administrativa, o constancia de registro del trabajador emitido por el sistema TIUNA (providencia 003 del IVSS).
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6. Constancia de representante sindical: Informacion necesaria para la determinacion de la inamovilidad consagrada en el Art. 418 de la LOTTT o para la procedencia del accidente de trabajo contenido en el nral. 4 del Art. 69 de la LOPCYMAT
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7. Constancia de Aprendiz INCES: Emanada del INCES, necesaria para determinar derivado de tal condicion, el salario, horario de trabajo, actividades de formacion y tiempo de duracion.
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8. Tramites administrativos para el trabajo de adolescentes: Que incluye la inscripcion en el Registro de Adolescentes Trabajadores y su respectiva credencial, que lleva el Consejo de Proteccion de Ninos, Ninas y Adolescentes.
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9. Constancias de trabajos anteriores: A tenor de lo previsto en el Art. 48 LOTTT, informacion necesaria desde el punto de vista laboral para verificar su comportamiento previo contactando a sus patronos anteriores, y desde el punto de vista de salud ocupacional, para establecer los antecedentes de salud y actividades desarrolladas previo al ingreso.
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10. Constancia de pasantias: Para el supuesto que el pasante sea incorporado posteriormente como trabajdor de la entidad de trabajo, aun cuando el tiempo de pasantia no puede ser tomado en consideracion para el computo de la antiguedad o demas conceptos derivados de la relacion de trabajo (Art. 306 y 307 de la LOTTT).
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11. Conscancia de inscripcion del trabajador en el Fondo de Ahorro Obligatorio de Vivienda (FAOV)
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12. Partidas de nacimiento de los hijos: Necesaria para verificar entre otros aspectos, la inamovilidad del padre a tenor de lo establecido en el Art. 8 de la Ley para proteccion de las familias, la maternidad y paternidad.
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13. Acta de matrimonio o constancia de cuncubinato: Necesaria para gozar de los beneficios de la convencion colectiva.
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14. Ordes judiciales de embargo sobre el salario: Las cuales son recibidas por el empleador y que derivan en la responsabilidad de retener las cantidades de dinero indicadas por el mandato judicial.
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15. Actas de reclamo levantadas por ante la autoridad: Las miasmas pueden emanar de la Inspectoria del Trabajo, el INPSASEL, la Defensoria del Pueblo, o cualquier otra autoridad que pueda tener relacion directa o indirecta con la relacion laboral.
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16. Demandas laborales: Copias de las sentencias definitivas o de las actas de medicacion emanadas de los tribunales laborales, que pueden haberse producido durante la relacion de trabajo (por ejemplo demandar diferencia de utilidades o beneficio de alimentacion).
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17. Constancias de supuestos de inamovilidad: Copias de las documentales que determinen que el trabajador goza de inamovilidad laboral de cualquiera de los supuestos establecidos en el ordenamiento juridico, como por ejemplo, credencial de delegado de prevencion emanada por el INPSASEL.
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18. Permisos o licencias concedidas por el empleador: Como la licencia concedida al trabajador por el patrono para realizar estudios o para otras finalidades en su interes (suspension de la relacion de trabajo contenida en el literal h del Art. 72 de la LOTTT), permisos para la proteccion de la salud, como en el caso de la mujer trabajadora embarazada con un permiso de 1 dia o 2 medios dias al mes, a los fines de su atencion medica.
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19. Constancia de liquidacion de conceptos laborales: como por ejemplo, anticipo de prestacion de antiguedad, utilidades, bono vacacional, disfrute efectivo de vacaciones, etc. Pues por ejemplo en caso de que no hubiere constancia de disfrute de vacaciones del trabajador, o del pago de sus bonos vacacionales, el patrono tendra que cancelarlas con el ultimo salario devengado (Art. 195 y 197 de la LOTTT y 95 del RLOTTT).
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20. Constancia de entrega de planilla de censantia: Segun lo previsto en el Art. 35 de la Ley de Regimen Prestacional de Empleo.
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21. Constancias de prestamos personales: Los que son otorgados con credito o aval con respecto a las prestaciones sociales, segun lo previsto en el Art. 144 de la LOTTT y en concordancia con los Art. 8 y 9 del Decreto de Rango, Valor y Fuerza de Ley Especial del Fondo Nacional de Prestaciones Sociales.
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22. Constancia de estudio, horario, costo y notas, respecto al trabajador: A los efectos por una parte, de otrogarle el respectivo permiso (contamplado en la convencion colectiva o en la Ley) y por otra parte, asumir la matricula de forma parcial o total, si asi lo decidiera el empleador o a ello estuviera obligado por convencion colectiva.
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23. Constancia de estudio, horario, costo y notas, respecto a los hijos: A los efectos de costearle en forma parcial o total la matricula, si asi lo decidiera el empleador, estuviere obligado segun la convencion colectiva, o se encontrara en el supuesto del contenido del Art. 162 de la LOTTT.
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24. Actas de incumplimientos laborales (amonestaciones por falta): Informacion necesaria para tramitar el procedimiento de solicitud de autorizacion del despido, traslado o modificacion de condiciones contenido en el Art. 422 de la LOTTT o el de estabilidad laboral previsto en el Art. 85 y siguientes de la LOTTT.
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25. Constancias de entrega de bienes muebles o inmuebles: Estos se encuentran representados por los elementos necesarios para realizar el trabajo, que en algunos supuestos pudieran formar parte del salario como en la asignacion de vehiculo. Del criterio anteriormente descrito, se desprende que la asignacion de vehiculo formara parte del salario, cuando el mismo haya sido un beneficio cuantificable en dinero, otrogado por el hecho de prestar el servicio, y no un elemento o instrumento para el trabajo.
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26. Facturas de pagos por viaticos: En su caracter de gastos que posteriormente son reembolsados al trabajador, deben conservarse las facturas para evitar que a posterior sean considerados como salario.
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27. Deducciones por nomina: Las cuales solo deben ser las de origen legal (por ejemplo de la seguridad social) o por orden judicial, evitandose las derivadas de operaciones comerciales privadas entre el trabajador, el sindicato o la caja de ahorro, con empresas suministradoras de bienes y servicios (por ejemplo la compra a credito de ropa, electrodomesticos o demas elementos materiales). El hecho de desconntar dinero fuera de las deducciones obligatorias implica violentar el derecho de irrenunciabilidad del salario Art. 103 de la LOTTT.
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28. Identificacion de las polizas de seguros y su cobertura: Ya sean polizas de HCM, de riesgo patronal, de riesgo empresarial, de accidentes personales, de vehiculos o cualqueir otra relacionada con la prestacion de servicios, sea que haya sido asumido su costo por el empleador, o sea descontado al trabajador por nomina.
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29. Ascensos o reclasificaciones: Como una forma de determinar la experiencia del trabajador
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30. Suplencias realizadas: Para conocer la calificacion que pueda tener para desempenar otros cargos, ya sea en forma temporal o definitiva.
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31. Reconocimientos: Tales como cartas de felicitaciones, etc.
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32. Titulos o diplomas: Los mismos son necesarios para determinar por una parte la calificacion en la profesion, arte u oficio que va a desempenar el trabajador en el cargo asignado, y por otra, para tener el derecho al pago de primas o bonificaciones contenidas en las normas colectivas (prima por profesionalizacion).
III. DOCUMENTOS EN MATERIA DE SEGURIDAD Y SALUD LABORAL
Documentos en materia de Seguridad y Salud Laboral
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Listado de documentos contenidos en los expdientes evaluados
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1. Examenes medicos periodicos: En el documento debe constar el informe medico donde se concluye si el trabajador se encuentra apto para el desempeno del cargo, sea el de pre empleo o cualquier otro de los examenes periodicos.
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2. Reposos medicos: Clasificandose su origen, sea como consecuencia de un accidente o enfermedad comun, sea por un accidente de trabajo o enfermedad ocupacional. Esta informacion es valiosa, entre otros aspectos, para determinar el tiempo de exposicion en especial para supuestos de enfermedades degenerativas, asi como una obligacion a tenor de lo preceptuado en los numerales 7 y 8 del Art. 34 del RLOPCYMAT en cuanto al sistema de vigilancia epidemiologica
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3. Clasificacion y certificacion de discapacidad: Emanada del INPSASEL, y el certificado de persona con discapacidad expedido por el CONAPDIS, documentales establecidas en el Art. 7 de la Ley de Personas con Discapacidad, asi como una obligacion a tenor de lo preceptuado en el numeral 9 del Art. 34 del RLOPCYMAT en cuanto al sistema de vigilancia epidemiologica.
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4. Constancia de grupo sanguineo: Para la atencion medica en caso de emergencia.
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5. Notificacion de los principios de prevencion de las condiciones inseguras o insalubres (notificacion de riesgos): por puesto de trabajo, general y por accidente de trayecto o in itienere.
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6. Constancia de entrega de equipos de proteccion personal: Necesaria para probar la dotacion de los equipos de proteccion personal necesarios para atenuar los posibles efectos de la exposicion al riesgo por parte del trabajador.
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7. Constancia de haber participado en la elaboracion del programa de seguridad y salud en el trabajo y de conocer su contenido: En el marco de la participacion protagonica de los trabajadores y las obligaciones patronales segun lo establecido entre otras disposiciones, en la NT01-2008.
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8. Rutagrama: Como informacion basica para elaborar la notificacion de los principios de prevencion de las condiciones inseguras o insalubres (notificacion de riesgos) por accidente en el trayecto o in itienere.
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9. Licencia de conducir y certificado medico de salud integral (vigentes): Adecuados a la Ley de Transporte Terrestre, exigible a todos los trabajadores que en el rutagrama hayan manifestado que utilizan como medio idoneo de transporte su propio vehiculo, asi como aquellos que por razon del cargo, conduzcan vehiculos propiedad de la empresa.
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10. Informacion de tallas: En cuanto a camisa, pantalon, calzado, circunferencia de la cabeza, entre otros, necesaria para la dotacion de equipos de proteccion personal.
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11. Constancia de delegado de prevencion: La cual otorga el INPSASEL segun informacion contenida en el Registro Nacional de Delegados y Delegadas de Prevencion (Art. 66 del RLOPCYMAT), necesaria para la determinacion de la inamovilidad consagrada en los Art. 44 y 55 de la LOPCYMAT y su reglamento respectivamente.
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12. Certificados de capacitacion en seguridad y salud laboral: Segun la programacion de capacitacion contenida en el Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo y segun las 16 horas trimestrales de la Norma Tecnica Programa de Seguridad y Salud en el Trabajo. De estos certificados el original debe entregarse al trabajador, y en su expediente debe constar una copia formada por el trabajador con su huella dactilar, y copia del respectivo control de asistencia.
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13. Actividades deportivas o recreativas que practica: Para efectos de planificar las actividades en el marco del contenido de los Art. 56 numeral 6, 102, 104, 111 y 113 de la LOPCYMAT, 36 numeral 10 del RLOPCYMAT en cuanto al Sistema de Vigilancia de la Utilizacion del Tiempo libre, y en el punto 2.7 del monitoreo y vigilancia de la utilizacion del tiempo libre de los trabajadores, asi como servir de informacion para el medico ocupacional.
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14. Ordenamientos del INPSASEL o Unidad de Supervision: Los cuales al ser referidos al trabajador, deben constar tanto lo ordenado, el tiempo para su cumplimiento, y las acciones tomadas por el SSST para cumplirlo, por ejemplo una reubicacion laboral o una limitacion de tareas.
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15. Facturas por gastos medicos: En el supuesto de accidente de trabajo o enfermedad ocupacional estas documentales son necesarias a los efectos de determinar el pago de los mismos tiene un caracter de beneficio social no remunerativo a tenor de lo establecido en el Art. 105 numeral 3 de la LOTTT.
LEY ORGANICA CONTRA LA DISCRIMINACION RACIAL
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1. Obligacion del empleador en la formacion, cocienciacion y sensibilizacion de los trabajadoes a su cargo en materia de prevencion y erradicacion de la discrimacion racial, asi como de establecer condiciones equitativas que fomenten las relaciones de igualdad entre estos. (Base Legal: Art. 18 Ley contra la discriminacion racial )
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2. En los locales comerciales o de recreacion, salas de espectaculos, bares, restaurantes y, en general, en todo establecimiento de caracter publico o privado de acceso publico, debe exhibirse de manera visible un cartel contentivo con el texto del Art. 8 de la presente ley. (Base Legal: Art. 20 de la Ley contra la discriminacion racial)
LEY ORGANICA DE DEPORTE, ACTIVIDAD FISICA Y EDUCACION FISICA (FONDO NPDDAFEF)
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1. Cumplimiento con la Ley Organica de deporte. Verifica el porcentaje de aporte empleador: 1% sobre la utilidad neta, cuando esta supere en el ejercicio economico un ingreso de utilidades netas igual o superior a las 20.000 U.T. Verifica el pago al fondo NPDDAFEF. (Base Legal: Art. 68 LDD)
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2. Se verifica que el pago se haga dentro del lapso correspondiente. Se considera en cada caso el inicio y fin de sus respectivos ejercicios fiscales. (Base Legal: Art. Disposiciones transitorias LDD)
OBLIGACIONES FISCALIZADAS POR EL INSTITUTO VENEZOLANO DE SEGUROS SOCIALES (IVSS)
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Obligaciones del empleador en relacion a la Ley del Seguro Social Obligatorio (LSSO)
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1. Inscripcion de la entidad de trabajo (Forma 14-01 o constancia de registro): Todo empleador que tenga por lo menos 1 trabajador con caracter de permanencia, debera estar afiliado al IVSS.
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2. Inscripcion de los trabajadores en el IVSS: Forma 14-02, firmada y sellada por la oficina administrativa del IVSS o Registro de Asegurado emitido por el sistema TIUNA.
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3. Retiro de trabajadores del IVSS: Forma 14-03 o Participacion de retiro del trabajador debidamente firmada y sellada por la oficina administrativa del IVSS o constancia de egreso del trabajador emitida por el sistema TIUNA
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4. Convenimiento de pagos (Forma 14-133) o constancia emitida por el sistema TIUNA, en caso de que el patrono presente atrasos en la cancelacion de sus cotizaciones y las de sus trabajadores.
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5. Nomina de trabajadores, conteniendo la siguiente informacion: Nombres y apellidos, numero de cedula, cargo, salario y fecha de ingreso.
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OBLIGACIONES FISCALIZADAS POR EL CONSEJO NACIONAL PARA LAS PERSONAS CON DISCAPACIDAD (CONAPDIS)
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1. Tiene la entidad de trabajo la cuota de reserva de personas con discapacidad, lo que consiste en contratar personas con discapacidad permanente en la cantidad determinada en la ley, (al menos el 5% de su nomina total).
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2. La entidad de trabajo ha tomado un conjunto de medidas para permitir los desplazamientos sin obstaculos ni barreras, y acceso seguro a los diferentes ambientes a las personas con discapacidad.
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3. La entidad de trabajo ha designado un estacionamiento y espacios exclusivos para vehiculos que transporten o sean conducidos por personas con discapacidad fisico/motora.
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4. La entidad de trabajo ha colocado en sus instalaciones senalizaciones luminosas, que permitan transmitir a los trabajadores con discapacidad auditiva un mensaje o informacion especifica.
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5. La entidad de trabajo ha colocado simbolos o pictogramas en braile, texturas o relieves, destinadas a transmitir un mensaje al trabajador con discapacidad visual.
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6. Cumple la entidad de trabajo con los reportes estadisticos que deben presentarse semestralmente al CONAPDIS.
OBLIGACIONES FISCALIZADAS POR EL FONDO NACIONAL ANTI DROGAS (FONA)
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1. La entidad de trabajo realiza el aporte del 1% de sus ganancias o utilidades al Fondo Nacional Antidrogas (FONA), solo en caso de tener una nomina con 50 o mas trabajadores.
OBLIGACIONES FISCALIZADAS POR EL INSTITUTO NACIONAL DE CAPACITACION Y EDUCACION SOCIALISTA (INCES)
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1. Aficilacion del INCES dentro de los 45 dias habiles siguientes a la constitucion de la empresa (solo en caso de tener mas de 5 trabajadores). (Base Legal: Art. 49 y 51 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley del INCES)
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2. Contribuye con el 2% del salario normal mensual pagado a los trabajadores, dentro de los 5 dias habiles siguientes al vencimiento de cada trimestre. (Base Legal: Art. 49 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley del INCES)
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3. Retiene el 0,5% de las utilidades anuales, debiendo enterarlo al INCES dentro de los 10 dias siguientes al pago de los mismos (Base Legal: Art. 30 Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley del INCES)
