Internes Audit PEFC - Produktkettenzertifizierung

Titelseite

Ort der Durchführung
Durchgeführt am
Durchgeführt von
Auditteilnehmer

4 Anforderungen an das Managementsystem

4.2 Dokumentierte Verfahren

4.2.1 Die CoC-Verfahren einer Organisation sollen in schriftlicher Form dokumentiert werden. Die Verfahrensanweisung soll wenigstens folgende Angaben enthalten: a) Verantwortlichkeiten und Befugnisse bezüglich der PEFC-CoC, b) Beschreibung des Rohstoffflusses innerhalb des Produktions- / Handelsprozesses, einschließlich der Definition von Produktgruppen, c) Verfahren des CoC-Prozesses, die alle Vorgaben dieses Standards abdecken: i. Identifizierung der Materialkategorie ii. physische Trennung von PEFC-zertifiziertem Material, Material aus PEFC kontrollierten Quellen und anderem Material, iii. Definition von Produktgruppen, Berechnung des Zertifizierungsanteils, Berechnung des Mengenguthabens, Übertragung auf den Warenausgang (in Organisationen, welche die Prozentsatz- oder Kreditmethode anwenden), iv. Verkauf/Lieferung von Produkten und PEFC-Deklarationen, einschließlich Dokumente, in denen PEFC-Deklarationen enthalten sind, und sonstige Verwendung des Warenzeichens auf oder außerhalb von Produkten, v. Führen von Aufzeichnungen, vi. interne Audits und die Kontrolle von Abweichungen, vii. das System der Sorgfaltspflicht, viii. Umgang mit Beschwerden. ix. Outsourcing

4.3 Verantwortlichkeiten und Befugnisse

4.3.1 Allgemeine Verantwortlichkeiten

4.3.1.1 Die Geschäftsführung der Organisation soll ihre Verpflichtung, die CoCAnforderungen entsprechend dieses Standards umzusetzen und aufrecht zu erhalten, definieren und dokumentieren. Die Verpflichtung der Organisation soll dem eigenen Personal, den Lieferanten, den Kunden und anderen interessierten Kreisen bekannt gemacht werden.
4.3.1.2 Die Geschäftsführung der Organisation soll ein Mitglied des Managements benennen, das – unabhängig von sonstigen Zuständigkeiten – die Gesamtverantwortung und Befugnisse für die PEFC-CoC haben soll.

4.3.2 Verantwortlichkeiten und Befugnisse für die CoC

Die Organisation soll Personal benennen, das für die Umsetzung und die Unterhaltung der CoC verantwortlich ist und Personalverantwortlichkeiten und - befugnisse für die Umsetzung der Verfahren in Kap. 4.2.1 c) i-viii festlegen. Anmerkung: Die oben genannten Verantwortlichkeiten und Befugnisse für die PEFC-CoC können kumulativ sein.

4.4 Führen von Aufzeichnungen

4.4.1 Um die Konformität mit den Anforderungen dieses Standards zu belegen, soll die Organisation mindestens folgende Aufzeichnungen in Bezug auf die Produktgruppen, die von der PEFC-CoC abgedeckt werden, führen: a) Liste aller Lieferanten von Eingangsmaterial, das mit einer PEFC-Deklaration geliefert wurde, einschließlich Belege für die gültige PEFC-Zertifizierung der Lieferanten. Anmerkung: Ein Ausdruck der entsprechenden PEFC-Internetseite kann als Beleg dienen. b) Aufzeichnungen über sämtliches Eingangsmaterial, einschließlich der PEFCDeklarationen und Dokumente, welche die Lieferungen von Eingangsmaterial beiliegen, sowie über das recycelte Eingangsmaterial, aus denen hervorgeht, dass die Definition für Recycling-Material erfüllt ist. c) Aufzeichnungen über die Berechnung des Zertifizierungsanteils, über die Übertragung des Prozentsatzes auf die Ausgangsprodukte und über die Unterhaltung der Mengenbilanz, wenn zutreffend, d) Aufzeichnungen über alle verkauften/gehandelten Produkte, einschließlich der PEFC-Deklarationen zur Herkunft des Materials und Dokumente im Zusammenhang mit der Lieferung von Ausgangsprodukten, e) Aufzeichnungen zum System der Sorgfaltspflicht, einschließlich Aufzeichnungen zu Risikobewertungen und dem Umgang mit Lieferungen mit „signifikantem Risiko“, wenn anwendbar, f) Aufzeichnungen über interne Audits, periodische CoC-Überwachungen, Abweichungen und Korrekturmaßnahmen. g) Aufzeichnungen zu Beschwerden und deren Lösung.
4.4.2 Die Organisation soll die Aufzeichnungen über eine Periode von fünf Jahren aufbewahren.

4.5 Ressourcen-Management

4.5.1 Personal Die Organisation soll sicherstellen und darlegen, dass das Personal, welches für die Umsetzung und die Unterhaltung der PEFC-CoC verantwortlich ist, im PEFC ST 2002:2020 – Chain of Custody of Forest and Tree Based Products – Requirements 15 Hinblick auf ein angemessenes Training, Ausbildung, Fähigkeiten und Erfahrung ausreichend kompetent ist.
- Ja
- Nein
- n. a.
4.5.2 Technische Voraussetzungen Die Organisation soll die Infrastruktur und die technischen Voraussetzungen identifizieren, bereitstellen und aufrecht erhalten, die notwendig sind, um eine effiziente Umsetzung und Unterhaltung ihrer PEFC-CoC gemäß der Anforderungen dieses Standards zu gewährleisten.

4.6 Überwachung und Kontrolle

4.6.1 Die Organisation soll interne Audits mindestens einmal jährlich und vor dem Erstzertifizierungsaudit durchführen, in denen die Einhaltung aller für die Organisation geltenden Anforderungen dieses Standards, einschließlich der durch Outsourcing abgedeckten Aktivitäten, abgedeckt wird, und erforderlichenfalls Korrektur- und Präventionsmaßnahmen festlegen. Anmerkung: Hilfestellung bei der Durchführung interner Audits gibt ISO 19011.
4.6.2 Das Management der Organisation soll den Bericht des internen Audits sowie die PEFC-CoC der Organisation mindestens jährlich prüfen.

4.7 Beschwerden

4.7.1 Die Organisation soll Verfahren für den Umgang mit Beschwerden erarbeiten, die von Lieferanten, Kunden oder anderen Gruppen in Bezug auf die CoC, die Anforderungen aus Kap. 4.7.2 widerspiegelnd, der Organisation vorgebracht werden.
4.7.2 Nach Empfang einer schriftlichen Beschwerde soll die Organisation: a) dem Beschwerdeführer offiziell den Eingang der Beschwerde innerhalb 10 Arbeitstagen bestätigen, b) alle erforderlichen Informationen zusammentragen und verifizieren, um die Beschwerde beurteilen und bestätigen zu können und um eine Entscheidung fällen zu können, c) dem Beschwerdeführer offiziell die Entscheidung über die Beschwerde sowie den Umgang mit der Beschwerde mitteilen, d) sicherstellen, dass, wenn notwendig, die erforderlichen Korrekturmaßnahmen und präventiven Maßnahmen durchgeführt werden.

4.8 Abweichungen und Korrekturmaßnahmen

4.8.1 Wenn eine Abweichung von den Anforderungen dieses Standards im Zuge eines internen oder externen Audits identifiziert wurde, soll die Organisation: a) auf die Abweichung reagieren und gegebenenfalls: i. Maßnahmen zur Kontrolle und Korrektur ergreifen ii. sich mit den Folgen befassen PEFC ST 2002:2020 – Chain of Custody of Forest and Tree Based Products – Requirements 16 b) Handlungsbedarf zur Beseitigung der Ursachen für die Abweichung bewerten, damit sie sich nicht wiederholt oder an anderer Stelle auftritt, durch: i. Überprüfung der Abweichung ii. Bestimmen der Ursachen für die Abweichung iii. Prüfung, ob ähnliche Abweichungen vorliegen oder möglicherweise auftreten könnten c) alle erforderlichen Maßnahmen ergreifen; d) die Wirksamkeit der getroffenen Korrekturmaßnahmen überprüfen; e) gegebenenfalls Änderungen am Managementsystem vornehmen.
4.8.2 Korrekturmaßnahmen sollen den Auswirkungen der festgestellten Abweichungen angemessen sein
4.8.3 Die Organisation soll dokumentierte Informationen als Nachweise aufbewahren über: a) die Art der Abweichungen und der daraufhin ergriffenen Maßnahmen; b) die Ergebnisse aller Korrekturmaßnahmen.

4.9 Outsourcing

4.9.1 Die Organisation kann Tätigkeiten, die unter seine PEFC-CoC fallen, an ein anderes Unternehmen auslagern.
4.9.2 Während aller Phasen des Outsourcings soll die Organisation dafür verantwortlich sein, dass alle ausgelagerten Tätigkeiten den Anforderungen dieses Standards entsprechen, einschließlich der Anforderungen an das Managementsystem. Die Organisation soll eine schriftliche Vereinbarung mit allen Unternehmen haben, an die Tätigkeiten ausgelagert wurden, um sicherzustellen, dass: a) das Material/die Produkte, die unter die PEFC-CoC der Organisation fallen, physisch von anderem Material oder Produkten getrennt sind, b) die Organisation Zugang zu den Standorten des Unternehmens hat, um interne und externe Audits der ausgelagerten Tätigkeiten im Hinblick auf die Übereinstimmung mit den Anforderungen dieses Standards durchzuführen. Anmerkung 1: Eine Vorlage für einen Outsourcing-Vertrag kann beim PEFC Council und den von PEFC autorisierten Stellen angefordert werden. Anmerkung 2: Interne Audits von ausgelagerten Tätigkeiten sollten mindestens jährlich, bevor mit der ausgelagerten Tätigkeit begonnen wird, durchgeführt werden.

4.10 Soziale, gesundheitliche und sicherheitstechnische Anforderungen in der Chain of Custody

4.10.1 Die Organisation soll sich glaubhaft zu der Erfüllung der sozialen Kriterien und Anforderungen zu Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit, die in diesem Standard definiert werden, bekennen.
4.10.2 Die Organisation soll glaubhaft darlegen können, dass a) sie Arbeitsnehmer nicht davon abhält, sich frei zusammenzuschließen, ihre Vertreter auszuwählen und gemeinsam mit dem Arbeitgeber zu verhandeln, b) nicht von Zwangsarbeit Gebrauch gemacht wird, c) Arbeitnehmer unter dem gesetzlichen Mindestalter, jünger als 15 Jahre oder unter dem Eintrittsalter der Schulpflicht, je nach dem welches Alter am höchsten ist, nicht eingesetzt werden, d) sie Arbeitnehmern nicht gleiche Beschäftigungsmöglichkeiten und Gleichbehandlung verweigert, e) die Arbeitsbedingungen nicht die Arbeitssicherheit oder die Gesundheit gefährden.

5 Identifizierung der Eingänge und Deklaration der Ausgänge

5.1 Identifizierung des Eingangsmaterials

5.1.1

5.1.1 Für jede Lieferung von Material, das in eine PEFC-Produktgruppe einfließt, soll die Organisation vom Lieferanten eine Dokumentation mit den folgenden Informationen erhalten: a) Identifizierung des Lieferanten, b) Identifizierung des Produkts/der Produkte, c) Liefermenge des Produkts / der Produkte, d) Identifizierung der Lieferung auf Grundlage von Lieferdatum, Lieferzeitraum oder Abrechnungszeitraum, Für jedes Produkt mit einer PEFC-Deklaration soll das Dokument zusätzlich beinhalten: e) den Namen der Organisation als PEFC-Empfänger der Lieferung, f) die zutreffende PEFC-Deklaration, speziell für jedes deklarierte Produkt, auf das sich die Dokumentation bezieht, g) die Zertifikatsnummer des von PEFC anerkannten Zertifikats des Lieferanten. Anmerkung 1: Die Zertifikatsnummer ist eine numerische oder alpha-numerische Kombination und dient der eindeutigen Identifizierung des Zertifikats. Anmerkung 2: Ein Beispiel für Lieferdokumente sind eine Rechnung oder ein Lieferschein, welche die erforderlichen Informationen beinhalten.

5.1.2 Identifizierung auf Lieferantenebene

5.1.2.1 Für alle Eingänge, die mit einer PEFC-Deklaration geliefert werden, soll die Organisation auf den PEFC-Internetseiten verifizieren, dass der Lieferant ein von PEFC anerkanntes Zertifikat besitzt.
5.1.2.2 Für jede Lieferung von Material, das als Input für eine PEFC-Produktgruppe verwendet wird, soll die Organisation die Materialkategorie des beschafften Materials klassifizieren.

5.2 Deklaration der Ausgänge

5.2.1 Für Outputs aus einer PEFC-Produktgruppe, für die die Organisation eine PEFCDeklaration gegenüber einem PEFC-Kunden macht, stellt sie dem Kunden ein Dokument mit den folgenden Informationen für jede Lieferung zur Verfügung: a) Identifikation des PEFC-Kunden, b) Name der Organisation als Lieferant des Materials, c) Produktidentifikation, d) Menge des/der Produkte(s), e) Lieferdatum / Lieferzeit / Abrechnungszeitraum, f) die anwendbare PEFC-Deklaration, speziell für jedes deklarierte Produkt, das in der Dokumentation enthalten ist, g) die Zertifikatsnummer des von PEFC anerkannten Zertifikats der Organisation. Anmerkung: Die Zertifikatsnummer ist eine numerische oder alpha-numerische Kombination und dient der eindeutigen Identifizierung des Zertifikats.
5.2.2 Die Organisation soll die Art der Dokumentation spezifizieren, in denen PEFC-Deklarationen zu den Outputs gemacht werden.

5.3 Verwendung des Warenzeichens

5.3.1 Die Verwendung der PEFC-Warenzeichen, d.h. des PEFC-Logos und der PEFCLabel, die CoC-Deklarationen auf Produkten sowie die PEFC-Initialen, soll in Übereinstimmung mit PEFC ST 2001 „Richtlinien für die Verwendung des PEFCWarenzeichens – Anforderungen“ erfolgen.
5.3.2 Um es der Organisation zu ermöglichen, die PEFC-Warenzeichen in Übereinstimmung mit den PEFC-Richtlinien zu verwenden, soll die Organisation eine gültige Markenlizenz vom PEFC Council oder einer anderen von PEFC autorisierten Stelle erhalten.

5.4 Anteil an Recycling-Material

5.4.1 Für Produkte, die von der PEFC-CoC der Organisation abgedeckt sind und Recycling-Material beinhalten, soll die Organisation den Anteil an RecyclingMaterial gemäß ISO 14021 berechnen und auf Anfrage darüber informieren.

6 Chain of Custody-Methoden

6.1 Allgemeines

6.1.1 Es gibt drei Methoden, welche in der PEFC-CoC implementiert werden können, und zwar die Methode der physischen Trennung, die Prozentsatzmethode und die Kreditmethode. Abhängig von der Art des Materialstroms und der Prozesse der Organisation soll die Organisation eine geeignete Methode wählen.
6.1.2 Die Organisation soll die gewählte(n) CoC-Methode(n) dieses Standards für bestimmte PEFC-Produktgruppen umsetzen.
6.1.3 PEFC-Produktgruppen sind einzurichten für Produkte mit gleichwertigem Eingangsmaterial, mit derselben Maßeinheit oder Einheiten, die in eine einzige Maßeinheit umgerechnet werden können.
6.1.4 Die Organisation darf nur PEFC-zertifiziertes Material und Material aus PEFC kontrollierte Quellen als Input für PEFC-Produktgruppen verwenden.

6.2 Methode der physischen Trennung

6.2.1. Die Organisation, die die Methode der physischen Trennung praktiziert, soll sicherstellen, dass Materialien mit unterschiedlichen Materialkategorien und unterschiedlichen Zertifizierungsanteilen in allen Phasen des Produktions- oder Handelsprozesses getrennt oder eindeutig gekennzeichnet werden. Anmerkung: Die physische Trennung kann auf jede erdenkliche Weise erreicht werden, sofern sichergestellt ist, dass Materialkategorie und Zertifizierungsanteil identifiziert werden können, z.B. durch getrennte Lagerung, Kennzeichnung, unterschiedliche Produkteigenschaften oder Produktionszeiten.
6.2.2. Wenn Material mit unterschiedlichen Zertifizierungsanteilen als Input in derselben PEFC-Produktgruppe verwendet wird, soll die Organisation den niedrigsten Zertifizierungsanteil des Inputs als Zertifizierungsanteil des Outputs verwenden. Beispiel: Eine Organisation, die Material mit 100%-igem, 75%-igem und 70%-igem Zertifizierungsanteil als Input in derselben PEFC-Produktgruppe nach der Methode der physischen Trennung verwendet, kann den Output als 70% PEFCzertifiziert deklarieren.
6.2.2.1 Wenn PEFC-zertifiziertes Material und Material aus PEFC kontrollierten Quellen als Input in derselben PEFC-Produktgruppe nach der Methode der physischen Trennung verwendet werden, soll die Organisation den Output als PEFC kontrollierte Quellen deklarieren.

6.3 Prozentsatzmethode

6.3.1 Prozentsatzmethode

Die Prozentsatzmethode kann angewendet werden, um den Zertifizierungsanteil von PEFC-Produktgruppen zu kalkulieren, für die PEFC-zertifiziertes Eingangsmaterial und Eingangsmaterial aus PEFC kontrollierten Quellen verwendet wurde

6.3.2 Berechnung des Zertifizierungsanteils

6.3.2.1 Die Organisation soll den zertifizierten Anteil für jede PEFC-Produktgruppe und für einen bestimmten Deklarationszeitraum gemäß der folgenden Formel separat berechnen: Cc [%] = (Vc/(Vc+Vcm))x100 (Cc: zertifizierter Anteil; Vc: Volumen des PEFC-zertifizierten Materials; Vcm: Volumen des Materials aus PEFC kontrollierten Quellen) PEFC ST 2002:2020 – Chain of Custody of Forest and Tree Based Products – Requirements 20 Anmerkung: Neutrales Material wird bei der Berechnung des zertifizierten Anteils nicht berücksichtigt
6.3.2.2 Die Organisation soll den Zertifizierungsanteil auf der Grundlage einer einheitlichen Maßeinheit für die gesamten Rohstoffe, die in der Formel erfasst werden, berechnen. Im Falle der Umrechnung in eine einheitliche Maßeinheit zum Zwecke der Berechnung soll die Organisation nur allgemein anerkannte Umrechnungsfaktoren und -methoden benutzen. Wenn keine geeigneten, allgemein anerkannten Umrechnungsfaktoren existieren, soll die Organisation einen eigenen Umrechnungsfaktor definieren und verwenden, der angemessen und glaubwürdig ist.
6.3.2.3 Wenn das Eingangsmaterial / die Produkte nur einen Teil des PEFC-zertifizierten Materials enthalten, dann soll nur die dem Zertifizierungsanteil entsprechende Menge als PEFC-zertifiziertes Material in die Berechnungsformel eingetragen werden. Der Rest des Materials soll als Material aus PEFC kontrollierten Quellen in die Berechnung einfließen. Beispiel: 1t von Material, das mit der PEFC-Deklaration „70% PEFC-zertifiziert“ geliefert wurde, und 1t mit der Deklaration „100% PEFC-zertifiziert“ werden als Input verwendet. Unter Verwendung der Formel unter 6.3.3.1 ist der Zertifizierungsanteil Cc[%] = ((700kg+1000kg) / ((700+1000)+300))x100 = (1700/2000)x100 = 2t mit 85% PEFC-zertifiziertem Material.

6.3.3

6.3.3 Der für eine PEFC-Produktgruppe berechnete Zertifizierungsanteil ist als Prozentsatz in der PEFC-Deklaration "X % PEFC-zertifiziert" zu verwenden. Beispiel: Wurde der Zertifizierungsanteil einer PEFC-Produktgruppe für einen bestimmten Deklarationszeitraum mit 54 % berechnet, können alle von der Produktgruppe abgedeckten Produkte während dieses Deklarationszeitraums als PEFC-zertifizierte Produkte mit der PEFC-Deklaration "54 % PEFC-zertifiziert" verkauft bzw. übertragen werden. Anmerkung: Dieser Standard definiert keinen Mindestschwellenwert für den Zertifizierungsanteil, der eingehalten werden muss, um den zertifizierten Anteil eines PEFC-zertifizierten Produkts mit einer "X% PEFC zertifiziert"-Deklaration zu kommunizieren. Mindestschwellen für die Verwendung der PEFCWarenzeichen auf dem Produkt sind jedoch in der PEFC-Richtlinie PEFC ST 2001 definiert

6.3.4

Die Organisation kann die Prozentsatzmethode als rollenden Prozentsatz anwenden.

6.3.5

Die Organisation, die den rollenden Prozentsatz benutzt, soll für die Berechnung des Zertifizierungsanteils für eine PEFC-Produktgruppe und einen Deklarationszeitraum jenes Material verwenden, das in der Periode des jeweiligen Materialeingangs beschafft wurde, die dem Deklarationszeitraum vorausgeht. Im Falle des rollenden Prozentsatzes soll der Deklarationszeitraum 3 Monate nicht überschreiten und die Periode des Materialeingangs soll 12 Monate nicht überschreiten. Beispiel: Eine Organisation, die einen 3 monatigen Deklarationszeitraum und eine 12 monatige Periode des Materialeingangs gewählt hat, berechnet den Zertifizierungsanteil für die kommenden 3 Monate aus der Menge des Materials, das in den letzten 12 Monaten beschafft wurde.

6.4 Kreditmethode

6.4.1 Die Kreditmethode kann angewendet werden, um Guthaben, die aus dem Einsatz von PEFC-zertifiziertem Material gewonnen wurden, auf Material aus PEFC kontrollierten Quellen innerhalb derselben PEFC-Produktgruppe zu übertragen.
6.4.2 Die Organisation soll eine Mengenbilanz für Guthaben aus dem Eingang von PEFC-zertifiziertem Material einrichten und unterhalten. Das Guthaben soll in einer einzigen Maßeinheit berechnet werden. Es kann erforderlich sein, Umrechnungsfaktoren für die Umrechnung der Messeinheit(en) der InputKomponenten in die Output-Produkte zu definieren.
6.4.3 Das Gesamtvolumen des Guthabens, das in der Mengenbilanz akkumuliert wird, soll nicht die Summe der Guthaben übersteigen, die während der letzten 24 Monate in der Bilanz gutgeschrieben wurden. Der maximale Zeitraum von 24 Monaten kann verlängert werden, wenn die Organisation zeigen kann, dass die durchschnittliche Produktionszeit für das fragliche Produkt länger als 24 Monate ist. Beispiel: Wenn die durchschnittliche Produktionsdauer eines Produktes (z.B. einschließlich der Reifung) 36 Monate beträgt, kann die Organisation die Maximalperiode von 24 Monate zum Zwecke der Akkumulation der Guthaben auf 36 Monate ausdehnen.
6.4.4 Die Organisation soll die Kreditmethode für eine einzelne Deklaration anwenden. Die Organisation, die eine Materiallieferung mit einer PEFC-Deklaration und einer Deklaration eines anderen Zertifizierungssystems erhält, soll diese entweder als kombinierten Kredit verwenden, der beide Deklarationen umfasst, oder nur einen der erhaltenen Deklarationen zur Berechnung der Mengenguthaben verwenden. Beispiel: Eine Organisation, die eine Materiallieferung mit zwei Deklarationen bzgl. zwei Zertifizierungssystemen erhält, richtet entweder ein Guthabenkonto für die Mehrfachdeklaration (z.B. PEFC-zertifiziert/[Deklaration des anderen Systems]) ein oder entscheidet, welche Deklaration (entweder PEFC-zertifiziert oder [Deklaration des anderen Systems]) in das jeweilige Mengenguthabenkonto aufgenommen wird
6.4.5 Die Organisation soll das Guthaben wie folgt berechnen: a) entweder unter Verwendung des Zertifizierungsanteils und dem Volumen der Ausgangsprodukte (Kapitel 6.4.8) oder b) unter Verwendung des Eingangsmaterials und des Verhältnisses zwischen Eingang und Ausgang (Kapitel 6.4.7)
6.4.6 Die Organisation, die die Kreditmethode verwendet, soll das Guthaben berechnen, indem sie das Volumen der Ausgangsprodukte im Deklarationszeitraum mit dem Zertifizierungsanteil für diesen Zeitraum multipliziert. Beispiel: Wenn der Zertifizierungsanteil einer Produktgruppe für den jeweiligen Deklarationszeitraum, die aus 100 Tonnen Ausgangsprodukten besteht, 54 % beträgt, so erhält die Organisation Mengenguthaben in Höhe von 54 Tonnen (100 x 0,54) der Ausgangsprodukte.
6.4.7 Die Organisation, die ein prüffähiges Verhältnis zwischen Eingangsmaterial und Ausgangsprodukten nachweisen kann, kann das Guthaben direkt aus dem PEFC-zertifizierten Eingangsmaterial berechnen, indem sie das Volumen des PEFC-zertifizierten Eingangsmaterials mit dem Quotienten aus Eingang und Ausgang multipliziert. Beispiel: Wenn das Volumen des PEFC-zertifizierten Eingangsmaterials 70 m³ (z.B. 100 m³ mit der PEFC-Deklaration „70 % PEFC-zertifiziert“) beträgt und der Quotient Eingang/Ausgang 0,60 (z.B. aus 1 m³ Rundholz werden 0,60 m³ Sägeholz erzeugt), erhält die Organisation ein Mengenguthaben von 42 m³ (d.h. 70 m³ x 0,60) Sägeholz.
6.4.8 Die Organisation soll das Guthaben aus der Mengenbilanz auf die Ausgangsprodukte, auf die sich die Mengenbilanz bezieht, verteilen. Das Guthaben soll in der Art und Weise auf den Warenausgang verteilt werden, dass die zertifizierten Produkte entweder aus „100 % zertifiziertem Anteil bestehend“ oder aus „ [weniger als 100 %] zertifiziertem Anteil bestehend“ angesehen werden können, wobei dann der von der Organisation selbst definierte Schwellenwert erreicht wird. Das Ergebnis aus dem Volumen der Ausgangsprodukte multipliziert mit dem Zertifizierungsanteil der Ausgangsprodukte, soll dem aus der Mengenbilanz verteilten Guthaben entsprechen. Beispiel: Die Organisation kann 7 Krediteinheiten verwenden, um 7 Einheiten als 100% PEFC-zertifiziert zu verkaufen, oder um 10 Einheiten als 70% PEFCzertifiziert zu verkaufen.

7 Anforderungen an das System der Sorgfaltspflicht (DDS)

7.1 Allgemeines

7.1.1 Für alle Materialien, die als Input für eine PEFC-Produktgruppe verwendet werden, mit Ausnahme von Recycling-Material, soll die Organisation eine Sorgfaltspflicht im Einklang mit dem PEFC System der Sorgfaltspflicht (DDS) zur Vermeidung von Material aus umstrittenen Quellen gemäß Anlage 1 dieses Standards anwenden. Dabei soll die Organisation sicherstellen, dass für Material, das als Input für PEFC-Produktgruppen verwendet wird, ein "vernachlässigbares Risiko" besteht, dass es aus umstrittenen Quellen stammt und dass es der Definition von Material aus PEFC kontrollierten Quellen entspricht.
7.1.2 Für PEFC-Produktgruppen, in denen nur Eingangsmaterial verwendet wird, das von einem Lieferanten, der ein von PEFC anerkanntes Zertifikat besitzt, mit einer PEFC-Deklaration geliefert wurde, kann eine Organisation das PEFC-System der Sorgfaltspflicht umsetzen, indem sie die folgenden Anforderungen erfüllt: a) Um PEFC-zertifizierte und nicht-zertifizierte Organisationen weiter unten in der Lieferkette in die Lage zu versetzen, ein DDS zu implementieren, soll die Organisation auf Anforderung die in Anlage 1, Kap. 2.1 genannten Informationen für Material zur Verfügung stellen, das mit einer PEFC-Deklaration weitergegeben wurde. Verfügt die Organisation nicht über die angeforderten Informationen, so ist die Anfrage an den/die relevanten Lieferanten der Organisation weiterzuleiten. (Anlage 1, Kap. 2.2). b) Werden interne oder externe begründete Bedenken hinsichtlich der Herkunft von Eingangsmaterial aus umstrittenen Quellen geäußert, soll die PEFC ST 2002:2020 – Chain of Custody of Forest and Tree Based Products – Requirements 23 Organisation diese Bedenken in Übereinstimmung mit Anlage 1, Kap. 4.weiterverfolgen. c) Die Organisation soll eine Verpflichtung und ein Verfahren definieren, dokumentieren und umsetzen, das auch Holzrohstoffe/-produkte umfasst, die nicht von der PEFC-CoC der Organisation abgedeckt werden, und mit dem folgendes sichergestellt wird: Wenn die Organisation Kenntnis davon erhält oder begründete Bedenken geäußert werden, dass Holzrohstoffe/-produkte aus illegalen Quellen (umstrittene Quellen, siehe 3.7 a) stammen, dieses Material nicht in Verkehr gebracht wird bis die Bedenken gemäß Anlage 1, Kap. 4 ausgeräumt werden konnten.

System der Sorgfaltspflicht (DDS) zur Vermeidung von Material aus umstrittenen Quellen

1 Allgemeine Anforderungen

1.1 Um nach Möglichkeit sicherzustellen, dass die von der Organisation im Rahmen dieses Standards durchgeführten Tätigkeiten allen geltenden Holzhandelssicherungsgesetzen, einschließlich Handels- und Zollgesetzen, entsprechen und um das Risiko zu minimieren, dass das beschaffte Material aus umstrittenen Quellen stammt, soll die Organisation ein System der Sorgfaltspflicht in Übereinstimmung mit den folgenden Elementen dieses Standards unterhalten.
1.2 Das PEFC-System der Sorgfaltspflicht (DDS) soll für alle eingehenden Holzrohstoffe umgesetzt werden, die von der PEFC-CoC und den PEFCProduktgruppen der Organisation abgedeckt werden, mit Ausnahme von Recycling-Material, Anmerkung: Das System der Sorgfaltspflicht kann von einer Organisation für Holzrohstoffe aus Wäldern in eigener Regie umgesetzt werden.
1.3 Die Organisation soll das PEFC- System der Sorgfaltspflicht in drei Schritten umsetzen bezüglich: a) Informationsbeschaffung, b) Risikobewertung, c) Umgang mit „signifikant riskanten“ Lieferungen.
1.4 Die Organisation, die Rohstoffe von Arten beschafft, die in den Anlagen I bis III von CITES gelistet sind, soll die geltende Gesetzgebung in Bezug auf CITES einhalten.

2 Zugang zu Informationen

2.1 Um die Organisation in die Lage zu versetzen, das PEFC-System der Sorgfaltspflicht umzusetzen, soll die Organisation durch ihren Lieferanten Zugang zu folgenden Informationen haben: a) Identifizierung der Baumarten, die im Material/Produkt enthalten sind, oder der Liste der Baumarten, die möglicherweise enthalten sind, mit ihrem gebräuchlichen Namen und/oder ggf. mit ihrem wissenschaftlichen Namen; b) Herkunftsland des Materials und, wenn erforderlich, Region und/oder ErnteKonzession. Anmerkung 1: Der Zugang zum wissenschaftlichen Namen der Baumart ist erforderlich, wenn die Verwendung des gebräuchlichen Namens das Risiko birgt, die Baumart falsch zu bestimmen. PEFC ST 2002:2020 – Chain of Custody of Forest and Tree Based Products – Requirements 25 Anmerkung 2: Die Verwendung des Handelsnamens einer Baumart kann als gleichwertig zum gebräuchlichen Namen angesehen werden, wenn alle Baumarten, die vom Handelsnamen erfasst werden, mit vergleichbarem Risiko verbunden sind, aus umstrittenen Quellen stammen. Anmerkung 3: Zugang zur Ebene unterhalb des Herkunftslandes ist erforderlich, wenn die Regionen in einem Land nicht ein vergleichbares Risiko bezüglich umstrittener Quellen aufweisen. Anmerkung 4: Der Begriff „Ernte-Konzession“ bezieht sich auf einen Holzerntevertrag in einem definierten Waldgebiet. Anmerkung 5: Der Begriff „Land/Region“ wird in diesem Abschnitt verwendet, um ein Land, eine subnationale Region oder eine Ernte-Konzession der Material-/Produktherkunft zu identifizieren.
2.2 Um PEFC-zertifizierte und nicht-zertifizierte Organisationen weiter unten in der Lieferkette in die Lage zu versetzen, ein DDS zu implementieren, soll die Organisation auf Anforderung die in Kap. 2.1 dieser Anlage genannten Informationen für Material zur Verfügung stellen, das mit einer PEFC-Deklaration weitergegeben wurde. Verfügt die Organisation nicht über die angeforderten Informationen, so soll die Anfrage an den/die betroffenen Lieferanten der Organisation weitergeleitet werden.

3 Risikobewertung

3.1 Die Organisation soll die Risikobewertung hinsichtlich des beschafften Rohmaterials aus umstrittenen Quellen für sämtliches Eingangsmaterial von Holzrohstoffen durchführen, das unter die PEFC-CoC der Organisation fällt. Eine Ausnahme stellt Material / stellen Produkte mit einer PEFC-Deklaration dar, das / die von einem Lieferanten mit einem von PEFC anerkannten Zertifikat geliefert wurde(n), weil dieses Material als „vernachlässigbares Risiko“, dass es aus umstrittenen Quellen stammt, betrachtet werden kann.
3.2 Das Ergebnis der Risikobewertung durch die Organisation soll sein, Lieferungen der „vernachlässigbaren“ oder „signifikanten“ Risikokategorie zuordnen zu können.
3.3 Die Risikobewertung durch die Organisation soll auf den in den Tabellen 1 - 3 aufgeführten Indikatoren für das Risiko auf Herkunfts- und Lieferkettenebene basieren. (Tabellen siehe Standard ab Seite 26)
3.4 Wenn im Zuge der Risikobewertung der Organisation Indikatoren gemäß Tabelle 1 identifiziert werden, kann die Organisation davon ausgehen, dass das Material ein "vernachlässigbares Risiko" aufweist, dass es aus umstrittenen Quellen stammt, und die Risikobewertung abschließen, ohne die in den Tabellen 2 und 3 beschriebenen Indikatoren berücksichtigen zu müssen. (Tabellen siehe Standard ab Seite 26)
3.5 Wenn die Risikobewertung der Organisation keine in Tabelle 1 aufgeführten Indikatoren identifiziert, soll die Risikobewertung anhand der in Tabelle 2 und 3 aufgeführten Indikatoren fortgesetzt werden; und wenn einer dieser Indikatoren zutrifft, soll die Organisation davon ausgehen, dass das Material ein "signifikantes Risiko" aufweist, dass es aus umstrittenen Quellen stammt. (Tabellen siehe Standard ab Seite 26)
3.6 Wenn keiner der in den Tabellen 2 und 3 aufgeführten Indikatoren identifiziert wird, kann die Organisation davon ausgehen, dass die Lieferungen ein "vernachlässigbares Risiko" aufweisen, dass diese aus umstrittenen Quellen stammen, und die Risikobewertung abschließen. (Tabellen siehe Standard ab Seite 26)
3.7 Die Risikobewertung soll vor der ersten Lieferung jedes einzelnen Lieferanten oder für mehrere Lieferanten mit den gleichen in Kap. 2.1 dieser Anlage aufgeführten Merkmalen und der gleichen Anwendbarkeit der Indikatoren gemäß o.g. Tabellen 1-3 durchgeführt werden. Anmerkung: Wenn Lieferungen von Lieferanten aus derselben Region die in Kap. 2.1 aufgeführten Merkmale und die gleiche Anwendbarkeit der Indikatoren gemäß Tabelle 1-3 aufweisen, kann die Risikobewertung als Bewertung für eine ganze Region durchgeführt werden.
3.8 Für sämtliches Material, für das die Organisation eine Risikobewertung durchführt, soll die Organisation eine aktualisierte Liste der in Kap. 2.1 dieser Anlage aufgeführten Merkmale und Indikatoren gemäß Tabelle 1-3 für Lieferungen von einzelnen Lieferanten und Lieferanten mit gleichen Merkmalen führen.
3.9 Die Risikobewertung ist mindestens einmal jährlich und bei Änderungen der in Kap. 2.1 dieser Anlage aufgeführten Merkmale zu überprüfen und gegebenenfalls zu überarbeiten.

4 Begründete Stellungnahmen und Beschwerden

4.1 Die Organisation soll sicherstellen, dass begründete Bedenken hinsichtlich der potenziellen Herkunft von Material, das unter das System der Sorgfaltspflicht der Organisation fällt, aus umstrittenen Quellen unverzüglich, d.h. nicht später als zehn Arbeitstage nach Identifizierung der begründeten Bedenken beginnend, untersucht werden.
4.2 Können die Bedenken durch die Untersuchung der Organisation nicht ausgeräumt werden, so ist das Risiko, dass das betreffende Material aus umstrittenen Quellen stammt, als "signifikant" zu bewerten und gemäß Kap. 5 dieser Anlage zu behandeln.

5 Umgang mit Lieferungen mit signifikantem Risiko

5.1 Allgemeines

5.1.1 Für Lieferungen, bei denen ein „signifikantes Risiko“ festgestellt wurde, fordert die Organisation beim Lieferanten zusätzliche Information und Nachweise an, die es der Organisation ermöglichen, die Lieferung als „vernachlässigbares Risiko“ einzustufen. Die Organisation soll vom Lieferanten verlangen, dass a) er der Organisation die notwendige Information bereitstellen wird, um die Waldfläche(n), von der/denen der Rohstoff stammt, sowie die gesamte Verarbeitungskette in Bezug auf die Lieferungen mit „signifikantem Risiko“ zu identifizieren. b) er der Organisation eine Überprüfung seines Betriebes oder vorangehender Betriebe in der Verarbeitungskette durch Zweite oder Dritte ermöglichen wird. Anmerkung: Diese Verfahren können beispielsweise durch vertragliche Vereinbarungen oder eine Selbsterklärung des Lieferanten sichergestellt werden.
5.1.2. Die Organisation soll für Lieferungen, die als „signifikantes Risiko“ bewertet wurden, ein Überprüfungsprogramm durch Zweite oder Dritte einrichten. Das Überprüfungsprogramm soll umfassen: a) Identifizierung der gesamten Lieferkette und Waldfläche(n), von der/denen die Lieferung stammt, b) Vor-Ort-Kontrolle, soweit notwendig c) Korrekturmaßnahmen, sofern erforderlich.

5.2 Identifizierung der Lieferkette

5.2.1 Die Organisation soll von allen Lieferanten mit Lieferungen mit „signifikantem Risiko“ detaillierte Informationen über die gesamte Lieferkette und über die Waldfläche(n), von der/denen die Lieferung stammt, verlangen.
5.2.2 In Fällen, in denen die Lieferungen in einem Abschnitt der Lieferkette gemäß den Indikatoren in Tabelle 1 als vernachlässigbares Risiko bewertet werden können, muss die Organisation nicht die gesamte Lieferkette bis zur Waldfläche zurückverfolgen, außer bei begründeten Bedenken, die wie in Anlage 1, Kap. 4 beschrieben, behandelt werden sollen.
5.2.3 Die eingereichte Information soll es der Organisation ermöglichen, Vor-OrtKontrollen zu planen und durchzuführen.

5.3 Vor-Ort-Kontrollen

5.3.1 Das Verifizierungsprogramm der Organisation soll Vor-Ort-Kontrollen bei Lieferanten beinhalten, die Lieferungen mit „signifikantem Risiko“ geliefert haben. Die Vor-Ort-Kontrollen können von der Organisation selbst (Überprüfung durch Zweite) oder durch unabhängige Dritte im Auftrag der Organisation durchgeführt werden. Die Organisation kann Vor-Ort-Kontrollen durch die Überprüfung anhand von Dokumenten ersetzen, wenn die Dokumentation ausreichende Gewissheit darüber gibt, dass das Material nicht aus umstrittenen Quellen stammt.
5.3.2 Die Organisation soll nachweisen, dass das Personal, das die Inspektionen durchführt, über ausreichende Kenntnisse und Kompetenzen in Bezug auf die örtlichen geschäftlichen, kulturellen und sozialen Gepflogenheiten sowie die geltenden Verträge, Konventionen, Gesetze und behördlichen Kontrollen verfügt, die für die Herkunft der Lieferungen mit „signifikantem Risiko“ und das festgestellte Risiko relevant sind.
5.3.3 Die Organisation soll aus der Menge der Lieferungen mit „signifikantem Risiko“ des Lieferanten eine Stichprobe ziehen, die im Rahmen des Verifizierungsprogrammes jährlich überprüft wird. Identische Lieferungen vom selben Lieferanten soll wie eine einzige Lieferung betrachtet werden. Der Umfang der jährlichen Stichprobe sollte mindestens die Wurzel aus der Zahl der Lieferungen mit „signifikantem Risiko“ betragen: (y=√x), aufgerundet auf die nächste ganze Zahl. Wenn die vorausgegangenen Vor-Ort-Kontrollen die Wirksamkeit in Bezug auf die Erfüllung der in diesem Dokument genannten Ziele beweisen, kann der Stichprobenumfang um den Faktor 0,8 reduziert werden, d.h. (y=0,8*√x), aufgerundet auf die nächste ganze Zahl.
5.3.4 Die Vor-Ort-Kontrollen sollen umfassen: a) den direkten Lieferanten und alle vorausgegangenen Lieferanten in der Kette, um die Übereinstimmung mit den Behauptungen der Lieferanten bezüglich der Herkunft des Rohmaterials zu beurteilen, b) den Waldbesitzer/-bewirtschafter der Waldfläche, von der die Lieferung stammt, oder jeden anderen, der für Bewirtschaftungsmaßnahmen auf der Waldfläche verantwortlich ist, um die Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen zu beurteilen.

5.4 Korrekturmaßnahmen

5.4.1 Die Organisation soll schriftliche Verfahrensanweisungen für Korrekturmaßnahmen bei Verstößen von Lieferanten anfertigen, die im Rahmen des Verifizierungsprogramms von der Organisation festgestellt wurden.
5.4.2 Die Bandbreite von Korrekturmaßnahmen soll sich an Umfang und Höhe des Risikos orientieren, dass Holz oder Holzprodukte aus umstrittenen Quellen stammen können und sollen zumindest einen oder mehrere der folgenden Punkte enthalten a) Eine klare Kommunikation des identifizierten Risikos mit einer Aufforderung, das identifizierte Risiko binnen einer bestimmten Frist zu behandeln, damit sichergestellt werden kann, dass Holzprodukte aus umstrittenen Quellen nicht zur Organisation geliefert werden. PEFC ST 2002:2020 – Chain of Custody of Forest and Tree Based Products – Requirements 31 b) die Anforderung an Lieferanten, Maßnahmen zur Risikominderung zu definieren, die sich auf die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen auf der/den Waldfläche(n) oder auf die Effizienz des Informationsflusses innerhalb der Lieferkette beziehen, c) Stornierung oder Aussetzung aller Verträge oder Bestellungen für Holz und Holzprodukte, bis der Lieferant nachweisen kann, dass geeignete Maßnahmen zur Risikominderung implementiert wurden.

6 Kein Inverkehrbringen am Markt

6.1 Holzrohstoffe/-produkte aus unbekannten Quellen oder aus umstrittenen Quellen sollen nicht in eine PEFC-Produktgruppe inkludiert werden.
6.2 Wenn der Organisation bekannt ist, dass Holzrohstoffe/-produkte, die nicht von der PEFC-CoC der Organisation abgedeckt werden, aus illegalen Quellen (umstrittene Quellen, siehe Kap. 3.7a) stammen, sollen diese nicht am Markt in Verkehr gebracht werden
6.3 Wenn die Organisation begründete Hinweise erhalten hat, dass Holzrohstoffe/-produkte, die nicht von der PEFC-CoC der Organisation abgedeckt werden, aus illegalen Quellen (umstrittene Quellen, siehe Kap. 3.7a) stammen, sollen diese nicht am Markt in Verkehr gebracht werden, bis die Bedenken gemäß Kap. 4 dieser Anlage ausgeräumt werden konnten.