Kantoren RI&E

Title Page

Site conducted
Datum van het rapport
Rapport opgesteld door
Location
Algemene toelichting RI&E:

Basisgegevens

Locatiegegevens

Naam Locatie
Contactpersoon locatie
Contactgegevens (email en telefoon)
Korte omschrijving context

RI&E-uitvoerder

Naam
Functie
Emailadres
Telefoon
Aanwezigen bij de rondgang

RI&E Toetser

Naam toetser/kerndeskundige: A.J.F. (André) Verbeek DBA MSc MAO
Naam van beoordelaar/toetser
Discipline(s)
- Arbeids- en Organisatiedeskundige
- Hoger Veiligheidskundige
- Arbeidshygienist
- Bedrijfsarts
Certificaatnummer
Certificaatnummer
Raadpleeg de website van de certificerende instelling HOBEON
Datum
Handtekening
Tweede beoordelaar/toetser
Naam van de 2e beoordelaar/toetser
Discipline(s)
- Arbeids- en Organisatiedeskundige
- Hoger Veiligheidskundige
- Arbeidshygienist
- Bedrijfsarts
Certificaatnummer(s)
- Arbeids- en Organisatiedeskundige
- Hoger Veiligheidskundige
- Arbeidshygienist
- Bedrijfsarts
Datum
Handtekening 2e beoordelaar
Aanvullende opmerkinge(en) en/of conclusie(s)
Het RI&E instrument (methodieken) is passend voor het bedrijf/organisatie (validiteit)
De RI&E is betrouwbaar opgesteld
De RI&E is actueel
De RI&E is volledig
Aanvullende opmerking(en) en/of conclusie(s)

Samenvatting RI&E

Samenvatting
Beoordeelde documenten en informatie

Inrichting kantoorgebouw

1.1 Voorzieningen in noodsituaties (brandpreventie)

1.1.1 In geval dat er meer dan 50 personen (werknemers en bezoekers) verblijven in het kantoorpand is voldaan aan de verplichting tot een melding brandveilig gebruik?
Gebouwen moeten brandveilig worden gebruikt. Hiervoor gelden de landelijke regels uit het Bouwbesluit 2012. Voor alle bouwwerken waar meer dan 50 personen verblijven is een gebruiksmelding nodig. Voor de meer risicovolle vormen van gebruik (bijvoorbeeld waar personen overnachten zoals hotels of ziekenhuizen) is een 'omgevingsvergunning brandveilig gebruik' nodig. De voorschriften voor brandveilig gebruik zijn opgenomen in het Bouwbesluit 2012 en wel in de hoofdstukken 6 en 7.
1.1.2 Deuren in vluchtwegen zijn vrij toegankelijk en kunnen ogenblikkelijk volledig worden geopend?
Als er mensen in een gebouw aanwezig zijn, dan mogen deuren die bij het vluchten een rol spelen niet op slot zijn, zodat het niet nodig is een sleutel te gebruiken om het pand te kunnen verlaten. Onder sleutel wordt hier niet alleen een bij een slot behorende sleutel bedoeld maar elk ander los voorwerp dat nodig kan zijn om een deur bij brand over de ten minste vereiste breedte te openen.
1.1.3 De vluchtwegen zijn duidelijk aangegeven middels, al dan niet verlichte, vluchtrouteaanduidingen.
Een vluchtrouteaanduiding is nodig in iedere ruimte waardoor een verkeersroute voert en in iedere ruimte die bedoeld is voor meer dan 50 personen. In ruimten voor minder dan 50 personen is dus geen aanduiding nodig tenzij door die ruimten een verkeersroute voert.
1.1.4 Bij uitval van de netspanning is er voldoende (nood)verlichting aanwezig om het gebouw veilig te kunnen verlaten.
Noodverlichting is voorgeschreven voor verblijfsruimten met meer dan 75 personen en elke vluchtroute waarop de personen uit deze ruimte bij het vluchten zijn aangewezen, voor zover die routes door een besloten ruimte voeren. Ook in een andere situatie kan het wenselijk zijn dat noodverlichting wordt aangebracht als door de uitval van elektriciteit een gevaarlijke situatie kan ontstaan.
1.1.5 De nood- en vluchtwegverlichting wordt jaarlijks gecontroleerd op een goede werking.
Voorzieningen die van belang zijn voor de veiligheid van werknemers moeten natuurlijk altijd goed functioneren. In het algemeen zal het voldoende zijn wanneer de in de handleiding of productspecificaties opgenomen instructies van de fabrikant, leverancier en installateur worden gevolgd.
1.1.6 Indien de gebruiksoppervlakte groter is dan 500 m2, zijn er voldoende brandslanghaspels aanwezig om een beginnende brand te bestrijden.
Met een brandslanghaspel kan de gebruiker een beginnende brand, die gewoonlijk slechts één brandhaard heeft, zelf blussen. Het aantal brandslanghaspels wordt gebaseerd op de brandslanglengte (deze mag maximaal 30 meter bedragen) en 5 meter (de worplengte ofwel afstand die de waterstraal vanaf de spuitmond aflegt) en de vloeroppervlakte die met de brandslanghaspel moet kunnen worden bestreken.
1.1.7 Er zijn voldoende draagbare blustoestellen om een beginnende brand te bestrijden.
Draagbare blustoestellen hebben in het algemeen slechts een aanvullende functie op de in artikel 6.28 Bouwbesluit 2012 voorgeschreven brandslanghaspels. Draagbare blustoestellen zijn altijd nodig indien er geen brandslanghaspels aanwezig zijn. Ook indien er bijzondere gevaren zijn waarbij water geen geschikt blusmiddel is (bijvoorbeeld bij frituren) kunnen aanvullend draagbare blustoestellen worden geplaatst.
1.1.8 Alle brandblusmiddelen zijn herkenbaar en bereikbaar.
De in het bouwwerk aanwezige personen moeten direct kunnen zien d.m.v. een rood veiligheidsetiket of -bord waar de brandblusmiddelen zich bevinden. Een blusmiddel dat bijvoorbeeld is ingebouwd in een kast, of is aangebracht in een ruimte met allerlei zichtbelemmeringen, zoals magazijnstellingen, moet zijn aangeduid door een pictogram.
1.1.9 Alle brandblusmiddelen worden periodiek gecontroleerd en onderhouden.
Op grond van artikel 1.16 (Zorgplicht) Bouwbesluit 2012 moeten draagbare blustoestellen ten minste eenmaal per twee jaar op een adequate wijze worden gecontroleerd en onderhouden.
1.1.10 In geval van brand of nood is voor alle medewerkers overal een noodsignaal te horen.
Een ontruimingsalarminstallatie is verplicht indien er een brandmeldinstallatie aanwezig is. Deze installatie kan geïntegreerd zijn in de brandmeldinstallatie.
1.1.11 De brandmeldinstallatie en ontruimingsalarminstallatie worden (indien aanwezig) jaarlijks onderhouden door een branddetectiebedrijf. Hiervan is een onderhoudsrapport of certificaat aanwezig.
De aanwezigheid van een brandmeldinstallatie en ontruimingsalarminstallatie zijn afhankelijk van de gebouwoppervlakte en het aantal verdiepingen. In bijlage 1 bij het Bouwbesluit 2012 staan de grenswaarden waarboven brandmeldinstallatie verplicht is. Ook doodlopende einden in het gebouw kunnen een reden zijn.
1.1.12 Maandelijks wordt de brandmeldinstallatie gecontroleerd door een beheerder brandmeldinstallatie.
Naast het jaarlijks onderhoud door een erkend bedrijf moet u als gebruiker ook zelf zorgen voor controle dat de installaties goed functioneren. Deze controles moet u vastleggen in het logboek dat bij de brandmeldinstallatie aanwezig is. Hiervoor dient u een "beheerder brandmeldinstallatie" (ook wel opgeleid persoon) aan te stellen

1.2 Verlichting en lichtinval

1.2.1 In de kantoorruimte kan daglicht binnenkomen.
In kantoorruimtes waar mensen meer dan 2 uur per dag verblijven is het verstandig om 'zicht' te hebben op het daglicht. Het liefst moet het daglicht via ramen naar 'binnen' komen, maar dat mag ook via een andere werkruimte binnenkomen, bijvoorbeeld via een glaswand. De norm is minimaal 0,5 m² per kantoorruimte; deze norm geldt niet voor kantoorruimtes groter dan 150 m².
1.2.2 Op de werkplek is uitzicht naar buiten.
Slechte uitzichtsituaties kunnen aanleiding geven tot onvrede. Daarbij is het zo dat uitzicht op de omgeving uitnodigt tot (onbewuste) ‘ogen gymnastiek’. De oogspieren zijn alleen in ontspannen toestand als ver weg wordt gekeken. Juist bij inspannende visuele taken als beeldschermwerk en lezen van papier kan zo nu en dan even weg kijken in het ‘oneindige’ zeer ontspannend en stimulerend werken.
1.2.3 Er is voldoende daglicht en kunstlicht voor de aard van het werk.
Tijdens het werken is er geen last van: flikkerend licht; glans; scherpe contrasten; hinderlijke lichtval door de toepassing van kunstlicht.

1.3 Printers en kopieerapparaten

1.3.1 Kopieerapparatuur en printers worden veilig gebruikt en geven geen hinder.
Meer informatie: http://www.arboportaal.nl/onderwerpen/luchtverversing

1.4 Pauzeruimte

1.4.1 De pauzeruimte is gescheiden van de werkplek.
Elk bedrijf moet over een ontspanningsruimte beschikken, waar medewerkers de pauzes kunnen doorbrengen. Deze ruimte is schoon en voldoende groot, verwarmd, geventileerd, verlicht en uitgerust met tafels en stoelen. De afmeting van deze ruimte is afhankelijk van het aantal medewerkers.

1.5 Keuken

1.5.1 De keuken/pantry's wordt goed schoongemaakt.
Zorg voor een goede afdichting van alle werkoppervlakken en zorg dat deze altijd opgeruimd zijn, zodat deze goed schoongemaakt kunnen worden.

1.6 Toiletten

1.6.1 Toiletten, urinoirs en wasbakken zijn in voldoende aantallen aanwezig.
Tot een aantal van tien medewerkers kan worden volstaan met één toilet (voor dames en heren). Indien u meer dan tien medewerkers heeft moeten er afzonderlijke dames- en herentoiletten zijn. Zorg dan dat er voor iedere 15 medewerkers van hetzelfde geslacht minstens één toilet is. Het mannentoilet mag ook deels uit urinoirs bestaan zolang er maar één toilet voor iedere 25 mannen of minder is. In de nabijheid van toiletten moeten altijd voldoende wasbakken zijn met stromend water.
1.6.2 Toiletten, urinoirs, wasbakken worden dagelijks schoongemaakt.
Vanuit normaal hygiënisch oogpunt dient sanitair goed te worden schoongehouden en dagelijks te worden schoongemaakt.

1.7 Kolfruimte

1.7.1 Voor vrouwen die borstvoeding geven is er een geschikte ruimte om te kolven.
De werkgever is verplicht een medewerker met zuigeling de mogelijkheid te bieden om het werk te onderbreken voor het geven van borstvoeding of om moedermelk af te kolven. Indien er geen ruimte beschikbaar is, moet de werkgever de werkneemster in de gelegenheid stellen thuis te voeden of te kolven.

1.8 Algemene eisen

1.8.1 Het kantoor en het terrein eromheen zijn goed en veilig toegankelijk, ook voor mensen met een beperking.
Het terrein en het kantoor heeft een goede toegangsweg, bewegwijzering en verlichting. Er zijn geen oneffenheden op toegangswegen/paden die struikelgevaar veroorzaken of belemmeringen voor mensen met een beperking. De paden/wegen zijn voldoende breed, ook voor rolstoelen.
1.8.2 Het interieur van het kantoor wordt goed schoongemaakt.
Zowel kantoor als overige werkruimtes en natuurlijk sanitaire ruimtes worden volgens een vast schema gereinigd. Daarbij moet het voor de schoonmakers ook goed mogelijk zijn om schoon te maken. Dat wil zeggen dat gezorgd wordt dat de werkoppervlakken en vloeren opgeruimd zijn, voordat de schoonmaak begint. Ook moeten schoonmakers weten wat ze wel en niet mogen aanraken en moeten schoonmaken.
1.8.3 De vloeren en looppaden zijn schoon, vlak, opgeruimd en vrij van losliggende kabels etc.
Zorg ervoor dat looppaden vrijgehouden worden, zeker als dit trappen betreft. Let op gladheid, met name bij nat schoonmaken van vloeren. Zorg dat er geen losse of beschadigde vloerdelen zijn die tot struikelen kunnen leiden. Zorg ervoor dat kabels e.d. geen struikelgevaar veroorzaken
1.8.4 Trappen en bordessen zijn veilig en in goede staat.
Zorg ervoor dat trappen en bordessen voldoende breed zijn, zodat medewerkers elkaar goed kunnen passeren en bij nood de medewerkers snel het gebouw kunnen verlaten. De traptreden moeten stroef zijn, voldoende diep en niet te steil. Trappen zijn uitgerust met leuningen. Bordessen hebben bij valgevaar goede hekwerken/relingen en er is gezorgd dat er geen objecten tussen de hekken door kunnen vallen
1.8.5 Er zijn goede inloopmatten om gladheid en uitglijden te voorkomen.
Zorg ervoor dat gladheid en uitglijden voorkomen wordt door, waar nodig, gebruik te maken van inloopmatten
1.8.6 De gebruikte apparaten op het kantoor, zoals kopieermachines, zijn rechtstreeks aangesloten op een geaard stopcontact (geen verlengsnoeren) waarbij tenminste 1x per kwartaal de aardlekschakelaar wordt getest.
Het gebruik van verlengsnoeren kan extra risico’s veroorzaken en moet dus afgeraden worden (overbelasting, verslechterde beschermingsgraad). Geaarde installatie biedt bescherming mits deze ook goed functioneert (test de aardlekschakelaar). Houd als principe aan dat alle apparaten rechtstreeks op een stopcontact worden aangesloten en overleg met de bevoegde persoon als er een wens is om daarvan af te wijken
1.8.7 Personenliften worden periodiek gekeurd door een erkend keuringsbureau.
De volgende keuringen moeten bij een personenlift worden uitgevoerd: Een vooringebruikname keuring (met certificaat van goedkeuring); Een keuring na 12 maanden; Vervolgens een keuring na iedere termijn van 18 maanden. De keuringen worden uitgevoerd door een (door het Ministerie van SZW) erkend keuringsbureau.
1.8.8 Medewerkers hebben een rookvrije (tabak) werkplek.
Roken op het werk is verboden. Om rokers tegemoet te komen kan het bedrijf een aparte ruimte inrichten waar medewerkers kunnen roken. Deze ruimte moet afsluitbaar zijn (deur dicht) en voorzien zijn van een goede afzuiging/luchtverversing.
1.8.9 Alle (elektrische) deuren, hekken, liften, roltrappen zijn veilig en worden periodiek gekeurd.
Deuren zijn uitgevoerd met veiligheidsglas en zonodig brandwerend glas. Roldeuren, hekken, roltrappen en liften die mechanisch worden bewogen, hebben een keurmerk en worden jaarlijks gecontroleerd door een bevoegde instantie.
1.8.10 Glazen wanden en deuren hebben markeringen op ooghoogte.
Glazen wanden en deuren hebben markeringen op ooghoogte om te voorkomen, dat mensen het glas niet zien en er tegenaan lopen.

1.9 Nutsvoorzieningen en installaties

1.9.1 De nutsvoorzieningen en installaties zijn in goede staat en worden periodiek door een bevoegd persoon of instantie gecontroleerd.
Alle stopcontacten, schakelaars en elektrische leidingen/kabels zijn in goede staat, deugdelijk bevestigd en apparaten zijn aangesloten op de vaste installatie. De elektrische installatie wordt jaarlijks door een elektrotechnisch bedrijf op deugdelijkheid beoordeeld. Gasinstallaties worden minimaal jaarlijks door erkend installateur gecontroleerd.
1.9.2 Medewerkers die werken met elektrische installaties zijn schriftelijk aangewezen.
Meer informatie: Arbobesluit art. 3.4 en 3.5.
1.9.3 Watertappunten die weinig gebruikt worden of zogenaamde 'dode waterleidingen' worden periodiek gecontroleerd op biologische verontreiniging zoals legionella besmetting.
Waterleidingen die niet of nauwelijks gebruikt worden kunnen bij het toch gebruiken van het water besmettingsgevaar met legionella bacteriën opleveren. Zorg ervoor dat deze waterleidingen niet gebruikt kunnen worden. Zorg ook dat alle waterinstallaties legionella-vrij zijn.

1.10 Verhuurders

1.10.1 De verhuurder komt de contractuele verplichtingen na.
Meestal heeft de eigenaar van het gebouw volgens het huurcontract de verplichting om een aantal zaken op het gebied van gebouwbeheer te regelen zoals het onderhouden en keuren van installaties en dergelijke.
1.10.2 Het gebouw is vrij van asbest.
Indien er een verdenking bestaat dat asbest vrij kan komen moet een gespecialiseerd en gecertificeerd asbestinventarisatie bedrijf worden ingeschakeld. Bij onderhoud van het pand moet rekening worden gehouden met de aanwezigheid van asbest.

Kantoorwerk en fysieke belasting

2.1 Organisatie van het beeldschermwerk

2.1.1 Het beeldschermwerk wordt na telkens maximaal twee uur afgewisseld door ander werk of rustpauzes.
Als langdurig achter elkaar beeldschermwerk wordt verricht kan spanning of overbelasting van specifieke delen van het lichaam optreden. Daarom moet na 2 uur het werk onderbroken worden zodat deze delen worden ontlast. Dat kan door pauzeren of werk doen dat meer en andere beweging met zich mee brengt.
2.1.2 Er is voldoende afwisseling in het werk.
Meer informatie: Arbeidsomstandighedenbesluit artikel 5.10.
2.1.3 Langdurig zitten (meer dan 30 min.) wordt voorkomen.
Langdurig zitten (sedentair werken) levert een risico op voor de gezondheid van medewerkers. Zorg ervoor dat mensen regelmatig, het liefst iedere 30 minuten, even opstaan van hun werk, het werk onderbreken in een andere ruimte of een wandeling maken. Overweeg het gebruik van zit-statafels of dynamische werkstations (zoals kantoorfietsen). Daarmee kan zittend werken worden afgewisseld met staand of bewegend werken.

2.2 Beeldschermwerkplek

2.2.1 Bij minimaal 2 uur beeldschermwerk staan de beeldschermen recht voor de gebruiker en op ooghoogte. Het toetsenbord en muis kunnen op ontspannen wijze gebruikt worden.
Het beeldscherm staat recht tegenover de medewerker op een afstand van 50 tot 70 cm van de ogen en de bovenrand van het scherm iets onder ooghoogte (kijkrichting iets schuin omlaag), liefst loodrecht op het raam om grote lichtcontrasten te voorkomen. Het toetsenbord en de muis kunnen met ontspannen armen worden bediend, waarbij de arm ondersteund wordt.
2.2.2 Bij minimaal 2 uur beeldschermwerk is de werkplek goed en op maat ingesteld op de lichaamsafmeting van de medewerker.
De stoel en werktafel kunnen worden ingesteld.
2.2.3 Het meubilair van een werkplek die door meerdere mensen wordt gebruikt is gemakkelijk instelbaar.
Werkplekken waar door verschillende medewerkers gebruik van wordt gemaakt moeten instelbaar zijn. Zowel de tafels als de stoelen moeten instelbaar zijn en geschikt voor medewerkers met verschillende lengtes.
2.2.4 Medewerkers hebben voldoende ruimte op hun werkplek.
Meer informatie: NEN 1824 Ergonomische eisen voor de oppervlakte van (werkplekken in) administratieve ruimtes en kantoren
2.2.5 Er is voldoende opbergruimte zodat vloeren en bureaus niet worden gebruikt voor opslag.
Bij voldoende opbergruimte hoeven de vloeren en bureaus niet gebruikt te worden als (tijdelijke) opslag. Dit voorkomt valgevaar, ergernis en overmatig stof.
2.2.6 Medewerkers werken niet langer dan 2 uur achtereen aan een laptop.
Een laptop is in principe niet geschikt voor langdurig beeldschermwerk. Langdurig werken met een laptop leidt tot langdurig belastende lichaamshoudingen. Beperk het werken met een laptop tot maximaal 2 uren per werkdag.
2.2.7 Hinderlijke spiegeling of verblinding op de werkplek wordt voorkomen.
Hinderlijke spiegelingen, reflecties van verlichting of lichte oppervlakken die zichtbaar zijn in het beeldscherm, maken het moeilijker om waar te nemen wat er op het beeldscherm getoond wordt. Deze extra inspanning kan leiden tot een slechte werkhouding, oogvermoeidheid en hoofdpijnklachten.
2.2.8 Er is een goede afstemming tussen de verlichting en de beeldschermapparatuur op de werkplek.
Het juiste verlichtingsniveau ligt tussen de 500 en 750 lux op het werkblad van de beeldschermwerkplek. In de algemene kantoorruimte ligt dat tussen de 200-800 lux.
2.2.9 Alle werkplekken zijn vrij van hinderlijk geluid.
Hinderlijk geluid kan de concentratie van de mensen beïnvloeden. Denk bij hinderlijke geluidsbronnen binnen kantoren aan: telefoneren en overleg van collega's (zie ook callcenterwerk, hierna); geluid van buiten (verkeerslawaai e.d.); geluid van randapparatuur.

2.3 Voorlichting

2.3.1 Iedereen krijgt (periodiek) voorlichting over beeldschermwerk.
Voorlichting en onderricht over beeldschermwerk, de risico's en preventieve maatregelen zijn dan ook van belang in het voorkomen van klachten. Deze voorlichting en het onderricht vinden plaats bij indiensttreding en verder zo vaak als nodig is.
2.3.2 Medewerkers worden goed ingewerkt en begeleid in het werk en de te gebruiken apparatuur.
Goed inwerken en begeleiden van medewerkers in het werk en de te gebruiken apparatuur en software voorkomt druk voor de betrokkene zelf en voor collega's.

2.4 Balie en receptiewerk

2.4.1 Er wordt dagelijks meer dan 2 uur gebruik gemaakt van een balie.
2.4.2 Het klimaat is aangenaam voor het werk dat men verricht.
Vaak liggen receptie/balie in een centrale hal of gang, dicht bij de buitendeur. In veel gebouwen kan het daar tochtig zijn. Ook wordt in ontwerp van gebouwen de verwarming voor deze 'verkeersruimtes' lager ingesteld dan in andere (kantoor) werkruimtes. Zodoende is klimaat een extra aandachtspunt voor balie/receptiewerkplekken.
2.4.3 De opstelling van beeldschermen aan de balie, voldoet aan de eisen.
Het beeldscherm staat recht tegenover de medewerker op een afstand van 50 tot 70 cm van de ogen en de bovenkant van het scherm staat iets onder ooghoogte. Het beeldscherm staat liefst loodrecht op het raam om grote lichtcontrasten te voorkomen. Het toetsenbord en de muis kunnen met ontspannen armen worden bediend, waarbij de armen ondersteund worden.
2.4.4 De inrichting van de balie voldoet aan de ergonomische eisen en is zo gebouwd dat de medewerker de bezoeker op ooghoogte kan aankijken.
2.4.5 De balie is afgeschermd zodat men veilig kan werken en zo min mogelijk gestoord wordt.
Zorg ervoor dat de baliemedewerker veilig kan werken en zo min mogelijk gestoord wordt. Zorg ervoor dat de baliemedewerker beschermd is tegen agressie en geweld en snel hulp kan inroepen bij ongewenst bezoek. De baliemedewerker heeft goed zicht op de deur en op de wachtende bezoekers. Als tevens telefoongesprekken gevoerd worden is er geen achtergrondlawaai en gasten in de wachtruimte kunnen niet meeluisteren met gesprekken waarbij dat niet gewenst is.

2.5 Kantoortuin

2.5.1 Er wordt gewerkt in een kantoortuin
2.5.2 Bij het werken in de kantoortuin hebben medewerkers geen last van hinderlijk geluid.
Het werken in een kantoortuin kan leiden tot hinderlijke geluidsoverlast. Dat is zeker het geval indien inspannend kantoorwerk verricht moet worden. Zorg ervoor dat het werken in kantoortuinen geen hinderlijk geluidsoverlast oplevert en medewerkers de ruimte hebben die ze nodig hebben voor hun werk.
2.5.3 De kantoortuin is qua klimaat goed ingericht op het aantal mensen en apparatuur.
De luchtverversing in een kantoortuin is erg belangrijk. Veel mensen bijeen op de werkplek zorgt voor een toename van uitgeademde lucht en voor stofdeeltjes in de lucht vanwege kleding en de slijtage van huishoudelijk textiel en vloerbedekking.

2.6 Callcenterwerk

2.6.1 Er is sprake van callcenterwerk.
2.6.2 Er is een overlegruimte beschikbaar.
Het is belangrijk dat medewerkers en leiding ongestoord (vertrouwelijk) gesprekken kunnen voeren en ook dat medewerkers onderling (bijvoorbeeld in kader van begeleiding of aangrijpende gebeurtenissen) die mogelijkheid hebben.
2.6.3 Bij langdurig telefoongebruik zijn headsets aanwezig.
Langdurig telefoneren zoals bijcallcenterwerk levert belastende lichaamshoudingen op. Zeker wanneer tegelijkertijd aantekeningen gemaakt worden. Het gebruik van headsets voorkomt deze belastende houdingen. Gebruik van headsets is noodzakelijk indien langer dan 2 uur per dag getelefoneerd wordt.
2.6.4 De akoestiek van de werkruimte is goed.
Omdat er veel medewerkers gelijktijdig telefoongesprekken voeren kan er verstoring van elkaars werk optreden. Ook kunnen er andere achtergrondgeluiden zijn die het werk bemoeilijken. Zorg voor plafonds, wanden en vloeren die geluid absorberen (geen 'harde' materialen gebruiken).
2.6.5 De belsystemen laten het toe dat de medewerkers zelf controle hebben over het starten en beëindigen van telefoongesprekken.
Het hebben van regelmogelijkheden om de workload zelf te doseren en controle te hebben over het moment van contact krijgen en afbreken is belangrijk bij het voorkomen van overbelasting.

2.7 Werken op locatie

2.7.1 Sommige medewerkers maken gebruik van werkplekken op andere locaties dan het eigen kantoor.
2.7.2 De medewerkers op locatie zijn aantoonbaar op de hoogte van de voor hen geldende risico’s op deze specifieke locatie.
Medewerkers die regelmatig op een andere locatie werken dan het eigen kantoor krijgen voorlichting en onderricht over de specifieke situatie waar zij werkzaam zijn.

2.8 Repro afdeling

2.8.1 Er is een aparte repro-afdeling aanwezig.
2.8.2 Mensen op de repro afdeling krijgen voorlichting over hun specifieke werkzaamheden.
Op kantoren met veel drukwerk is vaak sprake van een aparte repro afdeling. Op een repro afdeling vindt fysieke belasting plaats. Denk aan tillen, bukken, draaien, maar ook beeldschermwerk. Indien er sprake is van een aparte repro afdeling moeten medewerkers de beschikking hebben over middelen waarmee ze de fysieke belasting kunnen beperken. Denk aan tilhulpmiddelen of karren en een goede beeldschermwerkplek
2.8.3 Machines hebben een bronafzuiging of staan in een aparte, goed geventileerde ruimte.
De machines in een reproruimte geven warmte en vervuilde lucht af. De lucht moet daarom direct afgezogen worden via een ventilatiesysteem.

2.9 Magazijn en opslag

2.9.1 Er is een magazijn voor opslag van materialen en kantoorbenodigdheden die als werkplek wordt gebruikt.
2.9.2 De werkplek in het magazijn is ergonomisch verantwoord ingericht.
Op veel kantoren is er een apart magazijn waar kantoorbenodigdheden liggen opgeslagen. Als dit een vaste werkplek is voor medewerkers moet dit een goede, ergonomisch verantwoorde werkplek zijn. Dat betekent dat medewerkers er gezond en veilig kunnen werken en de werkplek qua hoogte en afmetingen past bij de medewerkers.
2.9.3 De arbeidsmiddelen in het magazijn, zoals ladders en trappen, zijn veilig.
Ladders en trappen hoger dan 1 meter moeten van een handgreep of steun voorzien zijn, die tenminste 60 cm boven de hoogste trede uitsteekt.

Binnenklimaat

3.1 Binnenklimaat

3.1.1 De temperatuur is in te stellen.
De temperatuur is afgestemd op de werkzaamheden. Probeer te vermijden dat zowel lichamelijk werk als stil zittend werk in één ruimte worden verricht, want dan is het vinden van een aangename temperatuur voor alle medewerkers erg lastig. Als medewerkers zelf mogelijkheden hebben om het klimaat te regelen werkt dat het beste. Zorg dus als het mogelijk is voor ramen die open kunnen, zonwering die te regelen is en een thermostaat in de werkruimte.
3.1.2 Op de werkplek kan rechtstreeks invallend zonlicht worden geweerd.
Bij ramen waar de zon veel op staat is zonwering nodig. Dat voorkomt extra opwarming van de ruimte en ook spiegeling in beeldschermen.
3.1.3 Medewerkers (meer dan 10%) zijn tevreden over de temperatuur.
Het is haast niet mogelijk het binnenklimaat zo in te stellen dat iedereen tevreden is. Daarom wordt er vaak uitgegaan van een richtlijn waarbij 90% van de medewerkers tevreden is.
3.1.4 Medewerkers hebben een werkplek zonder tocht.
Een belangrijke veroorzaker van klachten is tocht. Bij tocht gaat het om de combinatie van luchtsnelheid, luchttemperatuur en het karakter van de luchtstroming (mate van turbulentie). Naarmate de luchttemperatuur daalt wordt een bepaalde luchtsnelheid sneller als tocht ervaren.
3.1.5 Er is voldoende ventilatie in de ruimte, hetzij via roosters of ramen, hetzij met behulp van een ventilator en deze voorzieningen zijn voldoende regelbaar.
Ventilatie kan zowel plaatsvinden op mechanische wijze (ventilator en eventueel een verdeelkanaal) als op natuurlijke wijze (ramen of roosters). Deuren worden niet als permanente natuurlijke ventilatievoorzieningen aangemerkt. Ze kunnen echter wel voor het spuien van overtollige warmte in de zomerperiode dienst doen. De ventilatie moet voldoende regelbaar zijn om in te spelen op de wisselende behoefte, zonder meer energie te gebruiken dan noodzakelijk is. De CO2-concentratie komt niet hoger dan 1000 ppm.

Psychosociale arbeidsbelasting (PSA)

Is Psychosociale Arbeidsbelasting (PSA) relevant voor deze RI&E?

4.1 Werkorganisatie, taakinhoud en werkdruk

4.1.1 Het werktempo is structureel te hoog, het werkaanbod of de tijdsdruk is voortdurend te groot, of er is regelmatig sprake van piekbelasting
Het begrip werkdruk verwijst naar de combinatie van mens, werk en omstandigheden. Deze dynamische samenhang maakt dat werkdruk het beste te omschrijven is vanuit meerdere invalshoeken.
Werkdruk op zich is een neutraal begrip, maar hier wordt verder onder werkdruk bedoeld: te hoge of te lage werkdruk.
Werkdruk kan worden opgevat als de mate van onbalans tussen de eisen die het werk stelt (werktempo, complexiteit, variëteit, storingen) en de mogelijkheden die het werk biedt om aan die eisen te voldoen (regelmogelijkheden, autonomie, contactmogelijkheden, sociale steun).
In deze definitie kunnen kenmerken van het werk als meer of minder passend worden aangeduid in relatie tot de fysieke, mentale en sociale kwaliteiten van medewerkers. Ook in de privésituatie kan er een zodanige belasting optreden dat deze van invloed is op de mogelijkheden van de medewerker om aan de eisen van het werk te kunnen voldoen.
Een tweede invalshoek gaat uit van de individuele beleving, namelijk het gevoel van de medewerker dat hij het werk niet aan kan en de zorgen die hij zich daarover maakt. Hierbij is werkdruk een cognitief-emotionele evaluatie van de situatie en dus niet alleen afhankelijk van de werkkenmerken, maar ook van de manier waarop de medewerker het werk zelf beoordeelt.
4.1.2 Bevat het werk naast uitvoerende taken ook voorbereidende en ondersteunende taken, zoals planning, vaststellen van de werkwijze en eindcontrole?
Werk dat alleen uit uitvoerende taken bestaat, wordt “onvolledig” genoemd. Naast uitvoerende taken moeten ook andere taken in het werk zijn opgenomen. Bijvoorbeeld taken als: volgordeplanning, bepaling van de werkmethode, reparaties of de eindcontrole en administratie van de eigen werkzaamheden. Als deze taken niet in het werk voorkomen, dan worden ze meestal door iemand anders, een andere afdeling of misschien helemaal niet verricht
4.1.3 Heeft de werknemer voldoende mogelijkheden problemen in het werk zelfstandig (te laten) oplossen?
In het werk moeten mogelijkheden aanwezig zijn om terugkerende problemen rond de werkuitvoering ter sprake te brengen. Deze mogelijkheden noemt men organiserende taken. De bedoeling is dat men zelf in overleg met collega’s, contact met andere afdelingen of de eigen chef problemen in het eigen werk kan aansnijden en oplossingen bedenkt.
Het gaat om problemen betreffende de organisatie van het werk. Bijvoorbeeld: onduidelijke informatie, onvoldoende materiaal, materiaal van onjuiste kwaliteit, veel voorkomende storingen enz.
4.1.4 Bestaat het werk uit een mix van gemakkelijke (routine) en moeilijke (mentaal inspannende) taken, zodat er geen psychische over- of onderbelasting optreedt?
Werk dat alleen uit denkwerk bestaat, kan mentaal overbelastend zijn. Als er geen enkele routine in het werk voorkomt, zodat men bij elke handeling moet nadenken, zijn er verbeteringen gewenst. Met nadenken wordt hier niet het nadenken tijdens de inwerkperiode bedoeld: in het begin is immers elke nieuwe handeling moeilijk en zal deze aangeleerd moeten worden. Bedoeld wordt dat bij sommige taken ook nagedacht moet worden (of iets nageslagen/opgezocht) over de wijze waarop men de taak zal verrichten.
Daarentegen is werk waar (bijna) nooit nagedacht hoeft te worden zodat de taken automatisch (op routine) verricht kunnen worden, ook niet ideaal. Een gemengde opbouw van het werk met moeilijker en gemakkelijker taken is te prefereren (geen over- en geen onderbelasting).
4.1.5 Heeft de werknemer invloed op het werktempo: wordt het tempo niet alleen door planningsnormen, machinesnelheid of klantenaanbod bepaald?
Een vast of opgelegd werktempo is niet ideaal. Zeker als dat werktempo ook nog eens heel hoog is. Redenen van een niet zelf te bepalen tempo zijn o.a.: veel klanten, te weinig bezetting, volle planning, werken aan een machine met een vast tempo of collega’s die het werk voor de werknemer bepalen.
4.1.6 Heeft de werknemer voldoende invloed op de methoden en volgorde van werken: wordt de werkwijze niet alleen door voorschriften of door opdrachten bepaald?
Variatie in werkwijze komt neer op de keuzemogelijkheid om uit verschillende volgorden van de handelingen en uit verschillende methoden voor de uitvoering van het werk te kiezen.
4.1.7 Heeft de werknemer mogelijkheden tot contacten met collega’s tijdens het werk?
Gewoon een praatje met collega’s kunnen maken is belangrijk. Naast sociaal contact is samenwerkingscontact van belang. Samen met collega’s aan een dienst of klant kunnen werken, of elkaar een handje kunnen helpen tijdens drukte, wordt positief gewaardeerd.
Uit dit oogpunt moet alleen arbeid worden voorkomen. Bekend uit de statistiek is dat bij mensen die langdurig zonder contacten met anderen werkzaam zijn, het ziekteverzuim significant hoger is dan bij mensen die wel regelmatig contact met anderen in hun werk hebben. Alleen werken kan ook een gevoel van onveiligheid met zich meebrengen, denk bijvoorbeeld aan treinconducteurs of mensen die met kassa’s werken.
4.1.8 Is er op tijd, voldoende en begrijpelijke informatie aanwezig over wat de werknemer moet doen en de eisen die daaraan gesteld worden (wat, wanneer en hoe)?
Een veel voorkomende bron van problemen met stress en werkdruk wordt gevormd door het ontbreken van heldere criteria voor het werk, het ontbreken van terugkoppeling over de kwaliteit van het werk of (nog erger) het verstrekken van tegenstrijdige taakopdrachten.
4.1.9 Is er sprake van een prettige collegiale werksfeer en vertrouwen tussen leiding en personeel en tussen personeel onderling?
Samenwerking met leidinggevenden en collega’s wordt door mensen als één van de belangrijkste redenen genoemd voor plezier in het werk. Dit betekent dat er veel klachten zullen ontstaan over de werksituatie en de gezondheid wanneer de werksfeer slecht is.
4.1.10 Zijn er lichamelijke, emotionele, cognitieve en/of gedragsmatige signalen dat (groepen) medewerkers langdurig blootstaan aan werkdruk (bijvoorbeeld via PAGO/PMO, overleg, vertrouwenspersoon, medewerkersonderzoek, bedrijfsarts)?
Onder werkstress verstaan we de gevolgen van het langdurig uit balans zijn van de eisen (werkdruk) die de werkomgeving aan de medewerker stelt en het vermogen van deze medewerker om hiermee om te gaan. De onbalans kan ook voortkomen uit een acuut als bedreigend ervaren situatie.
Een gevolg van werkdruk kán werkstress zijn. Of iemand die blootstaat aan hoge werkdruk werkstress krijgt, hangt voor een belangrijk deel af van het persoonlijke verwerkingsvermogen. Het vermogen om werkstress te hanteren bepaalt dus in belangrijke mate de belastbaarheid van de medewerker.
Werkstress kan nadelige gevolgen hebben, zoals verminderde productiviteit, motivatieverlies, onvrede, lichamelijke en psychische klachten, functioneringsproblemen, ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid. Het is dan ook van groot belang om het werk en de werkorganisatie zoveel mogelijk te laten aansluiten bij de kwaliteiten van medewerkers.
4.1.11 Zijn energiebronnen en taakeisen (mogelijke stressoren) per functie en/of per persoon in kaart gebracht?

4.2 Werk- en rusttijden

Is werk- en rusttijden van toepassing
Zou u onderstaande vragen willen beantwoorden
4.2.1 De werktijden van de medewerkers voldoen aan de Arbeidstijdenwet en/of CAO.
In de Arbeidstijdenwet (en soms ook in de CAO) zijn regelingen opgenomen over werk- en rusttijden. Deze regelingen zijn specifiek bedoeld om voldoende hersteltijd in te bouwen en daarmee overbelasting te voorkomen. Zorg ervoor dat de regelingen in werk- en rusttijden niet overschreden worden.
4.2.2 De werktijden zijn vastgesteld en bekend.
In de Arbeidstijdenwet staan regels over de lengte van een werkdag, een werkweek en pauzes. Dit zijn de maximale werk- en rusttijden. In een CAO kunnen aanvullende regels zijn afgesproken. Veel CAO’s gaan in principe uit van een gemiddelde wekelijkse arbeidsduur van 40 uur. De gemiddelde reguliere werkdag bedraagt 8 uur.
4.2.3 De medewerkers nemen hun dagelijkse pauzes op.
Om overbelasting te voorkomen is het van belang dat medewerkers voldoende herstellen van hun inspanningen. Naast een goede werk- en rusttijdenverhouding gaat het hier ook om het nemen van (micro)pauzes. Stimuleer een klimaat waarin medewerkers bewust omgaan met werk- en rusttijden.
4.2.4 Het werk wordt meestal binnen vastgelegde tijd afgerond.
Met de huidige (technische) voorzieningen is het in veel functies mogelijk om op veel verschillende plekken te werken. Daarbij ligt structureel overwerk op de loer. Structureel overwerk is echter een groot risico voor overbelasting en psychische en fysieke klachten.
4.2.5 In geval er sprake is van spoedeisend werk zijn er afspraken over consignatiediensten gemaakt met de OR of personeelsvertegenwoordiging.
Wet- en regelgeving. Arbeidstijdenwet, art. 5:9. Wet op de ondernemingsraden, artikel 27, lid 1, onder b.
4.2.6 Afwijkende regels over werk- en rusttijden voor jongeren onder de 18 jaar worden toegepast.
Jongeren zijn nog in de groei en volgen daarnaast (vaak) ook nog onderwijs en daarom worden ze door de wetgever extra beschermd. Zo mogen jongeren bijvoorbeeld niet ’s nachts werken. Het aantal uren en dagen dat zij mogen werken is afhankelijk van hun leeftijd. Dat geldt voor zowel regulier werk door jongeren door het jaar heen als voor vakantiewerk
4.2 7 Afwijkende regels over werk- en rusttijden voor zwangeren en medewerksters die bevallen zijn worden toegepast.
Wet- en regelgeving. Arbeidstijdenwet, art. 4.5 t/m 4.9. Arbobesluit, art. 1.42 en 1.42a.

4.3 Ongewenste omgangsvormen

Is ongewenste omgangvormen van toepassing
Zou u onderstaande vragen willen beantwoorden?
4.3.1 Er zijn afspraken gemaakt over wat te doen bij ongewenst gedrag (seksuele intimidatie, agressie, pesten, discriminatie of geweld) van bezoekers en collega's, inclusief een klachtenregeling.
Meer informatie: Arbocatalogus Gezondverbond.nl
4.3.2 Medewerkers zijn bekend met de procedure bij ongewenst gedrag.
Een beleid of procedure werkt pas als mensen er bekend mee zijn. Het is dan ook van belang om de procedure gericht op het tegengaan van ongewenste omgangsvormen actief onder de aandacht te brengen van alle medewerkers.
4.3.3 Op kantoor wordt aandacht besteed aan het voorkomen van ongewenste omgangsvormen.
Het is van belang dat iedereen (medewerkers, cliënten, klanten, bezoekers etc.) de afspraken die er zijn t.a.v. ongewenste omgangspunten kent en ook weet dat er op toegezien wordt. Daarvoor is het van belang dat een klimaat geschapen wordt waarin helder is wat wel en niet getolereerd wordt op dit terrein.
4.3.4 Medewerkers met veelvuldig klantcontact zijn voorbereid op of getraind in het omgaan met ongewenste omgangsvormen.
Medewerkers die veelvuldig omgaan met klanten of cliënten lopen een extra risico op ongewenst gedrag.
4.3.5 Medewerkers met veelvuldig klantcontact kunnen eenvoudig hulp inroepen of alarm slaan in geval van nood.
Het is van belang dat medewerkers weten hoe ze alarm kunnen slaan, maar ook dat de technische voorzieningen daartoe beschikbaar zijn. Denk daarbij aan alarmknoppen. Ook is het van belang dat collega's of anderen aanwezig zijn die in geval van nood kunnen ingrijpen.
4.3.6 Medewerkers met veelvuldig klantcontact hebben aantoonbare voorlichting en instructie gehad om agressie- en geweldsincidenten van klanten te voorkomen.
Een beleid of procedure is één. Minimaal zo belangrijk is dat mensen voorlichting krijgen over de specifieke risico's in hun werk en de wijze waarop ze daarmee om kunnen gaan. Voorlichting en onderricht ten aanzien van agressie en geweld zijn daarvoor belangrijk.
4.3.7 Er zijn afspraken over de opvang van medewerkers die met ongewenst gedrag van klanten of collega's worden geconfronteerd.
Medewerkers die te maken hebben gehad met agressie of geweld kunnen daar ook op termijn nog veel last van ondervinden. Het is dan ook van belang dat er een goede opvang is voor iedereen die te maken heeft gehad met (dreigende) agressie of geweld.
4.3.8 Agressie- en geweldsincidenten worden geregistreerd.
Registreer alle incidenten, bekijk wat de oorzaken zijn en tref op basis daarvan aanvullende maatregelen die agressie en geweld voorkomen.
4.3.9 Er is een klachtenregeling tegen ongewenste omgangsvormen.
Als het ongewenste gedrag niet stopt is een klachtenregeling relevant. Deze klachtenregeling wordt afgehandeld door een onafhankelijke klachtencommissie. Deze wordt pas ingezet als na inspanningen van bijvoorbeeld de vertrouwenspersoon en de leiding het ongewenst gedrag niet wordt gecorrigeerd. Als het ongewenste gedrag voortduurt, moet het slachtoffer de gelegenheid krijgen om een formele klacht in te dienen.
Dienen de volgende vragen beantwoord te worden
4.1.1 Het werktempo, het werkaanbod en de tijdsdruk is in balans.
Om overbelasting te voorkomen is het van belang om goed in de gaten te houden of bepaalde medewerkers niet overbelast worden qua werkhoeveelheid en piekbelasting. Daarbij is het zinvol dat medewerkers zelf aan kunnen geven of er nog voldoende balans is in hun werk.
4.1.2 Medewerkers kunnen binnen hun taken zelf beslissingen nemen en hebben regelmogelijkheden om in hun werk tot oplossingen te komen.
Het hebben van regelmogelijkheden in het werk geldt als één van de belangrijkste buffers tegen werkdruk en werkstress. Zorg ervoor dat medewerkers binnen hun taakgebied zoveel mogelijk zelf zeggenschap hebben over de invulling van hun werk. Mensen hebben de behoefte om zelf beslissingen te mogen nemen voor zover zij de gevolgen daarvan denken voldoende te kunnen overzien.
4.1.3 Medewerkers kunnen rekenen op hulp en steun en waardering van hun leidinggevende.
Sociale steun, waardering en feedback van leidinggevenden is van belang in het tegengaan van werkdruk en ter bevordering van balans. Leidinggevenden kunnen ook in hiërarchische zin hun rol pakken om werkdruk tegen te gaan.
4.1.4 Medewerkers kunnen rekenen op hulp en steun en waardering van hun collega's.
De samenwerking, het onderlinge vertrouwen en de ervaren rechtvaardigheid (ook wel sociaal kapitaal) tussen collega's onderling is cruciaal in het tegengaan van werkdruk en ter bevordering van balans.
4.1.5 Het werk omvat voorbereidende, uitvoerende en organiserende taken.
Een functie wordt volledig genoemd als het voorbereidende, organiserende en uitvoerende taken omvat. Een dergelijke volledige functie doet een beroep op de diverse vaardigheden en competenties van medewerkers. Daarmee wordt voorkomen dat medewerkers te eenzijdig belast worden, zowel fysiek als mentaal.
4.1.6 Het werk omvat een goede mix van gemakkelijke (routinematige) en moeilijkere taken (taken die meer concentratie en inspanning verlangen).
Het moeten uitvoeren van te veel routinematige taken, kan leiden tot monotoon werk zonder uitdaging en onderbelasting. Bij een functie, die langdurig grote mentale inspanning of concentratie vergt (bijv. het werk in de planning of het telkens geconcentreerd zoeken naar de oorzaak van een storing), kan juist psychische overbelasting ontstaan. In beide gevallen kan dit tot een lagere motivatie, klachten en zelfs verzuim leiden.
4.1.7 De eisen die aan verschillende kanten gesteld worden aan medewerkers zijn goed te combineren.
Voorkom dat medewerkers in een spagaat terecht komen. Voorkom tegengestelde eisen. Let op dat dingen niet onverenigbaar zijn. Medewerkers moeten voldoende invloed hebben op het werktempo.
4.1.8 Het werk is afgestemd op de competenties en ontwikkelbehoeften van medewerkers.
Het is belangrijk dat mensen werk doen dat past bij hun mogelijkheden. Ook is het van belang dat het werk voldoende uitdagingen biedt. Op langere termijn is het bovendien van belang dat medewerkers zich ontwikkelen en niet blijven steken in de routine.
4.1.9 Het is voor medewerkers duidelijk wat van hen verwacht wordt.
Duidelijke werkorders, goede instructies van leiding of degenen die het werk overdragen en duidelijke handleiding/gebruiksinstructies zijn dan belangrijk. Daarnaast is het goed om enkele malen per jaar een gesprek te hebben tussen leidinggevende en medewerker over de goede prestaties en eventuele moeilijkheden die in het functioneren worden ervaren. Dit is dus een twee richtingen gesprek!

Bedrijfshulpverlening

5.1 Bedrijfshulpverleners

5.1.1 Er zijn voldoende bedrijfshulpverleners aanwezig.
Wet- en regelgeving-
Arbowet, art. 15.
5.1.2 De bedrijfshulpverleners kunnen de wettelijke bhv-taken uitvoeren.
Bedrijfshulpverleners moeten: eerste hulp bij ongevallen (e.h.b.o.) kunnen verlenen; een beginnende brand kunnen bestrijden; een ontruiming van het gebouw kunnen begeleiden; hulpverleners kunnen alarmeren.
5.1.3 De bedrijfshulpverleners hebben een adequate opleiding gevolgd.
Bedrijfshulpverleners moeten opgeleid én geoefend zijn. De Arbowet schrijft niet precies voor welke opleiding de BHV’ers moeten volgen. De werkgever moet wel zorgen dat de BHV-taken naar behoren kunnen worden uitgevoerd.

5.2 BHV-organisatie

5.2.1 Er is een BHV-plan gemaakt.
Voor informatie: inPreventie, Arboportaal. https://www.arboportaal.nl/onderwerpen/bedrijfsnoodplan. https://www.inpreventie.nl/kennisbank/preventiewerk/hulp-bij-vragen
5.2.2 De bedrijfshulpverlening beschikt over passende uitrusting en middelen.
Naast blusmiddelen en e.h.b.o.-middelen kunnen er afhankelijk van de situatie aanvullende middelen nodig zijn. Het is belangrijk dat BHV'ers voor iedereen herkenbaar zijn, bijvoorbeeld door het dragen van een band om de arm of een felgekleurd hesje. Daarnaast moeten BHV'ers beschikken over alarmerings- en communicatie-middelen. Bepaal op grond van de eventuele specifieke risico’s over welke uitrusting en middelen de BHV moet beschikken.
5.2.3 Alle medewerkers zijn op de hoogte van hun taak en rol tijdens calamiteiten.
Alle medewerkers dienen kennis te nemen van het bedrijfsnoodplan en bij calamiteiten de instructies van bedrijfshulpverleners op te volgen. Zorg dat de medewerkers weten wie BHV'er is en hoe ze de hulp in moeten roepen. Leg bijvoorbeeld bij ieder telefoontoestel een 'alarmkaart'

Arbobeleid/zorg

6.1 Arbeidsomstandighedenbeleid

Is arbobeleid relevant voor deze RI&E?
Zou u onderstaande vragen willen beantwoorden?
6.1.1 Bij regelingen over arbo en verzuim krijgen de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging de gelegenheid om van hun instemmingsrecht gebruik te maken. Indien er geen OR of PVT is wordt hierover met de werknemers overleg gevoerd.
Wet- en regelgeving. Arbowet, art. 12.
Wet op de Ondernemingsraden, art. 27, lid 1, onder d.
6.1.2 In geval dat meerdere werkgevers in één pand werkzaamheden laat verrichten wordt onderling goed samengewerkt op het terrein van arbeidsomstandigheden.
Als er in één en hetzelfde pand door verschillende werkgevers arbeid verricht laat worden is het van belang dat er afstemming is over de zorg voor arbeidsomstandigheden. Denk hierbij aan de inrichting van bedrijfshulpverlening, inrichting van gezamenlijke werkruimtes zoals balie/ receptie en magazijnen.

6.2 RI&E en plan van aanpak

6.2.1 Iedere medewerker heeft inzage in de RI&E en het plan van aanpak.
Door de RI&E en het plan van aanpak in te zien, kunnen medewerkers leren met welke risico's zij te maken hebben en welke maatregelen daar tegen getroffen worden. Dat geldt ook voor uitzendkrachten/ingeleend personeel en stagiaires.
6.2.2 Werkgevers (bijvoorbeeld uitzendbureaus) van ingeleende medewerkers hebben een exemplaar van de RI&E.
Dit hoeft niet de hele RI&E te zijn, maar wel dat onderdeel dat te maken heeft met het werk van de ingeleende werknemer. De uitlenende werkgever (bijvoorbeeld het uitzendbureau) kan op die manier zorgen dat hij een werknemer stuurt die voldoende opgeleid is.
6.2.3 De ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging is betrokken bij het gehele RI&E proces en heeft gebruik gemaakt van instemmingsrecht.
Het medezeggenschapsorgaan heeft instemmingrecht inzake de uitvoering van de RI&E en het plan van aanpak.
6.2.4 Jaarlijks wordt nagegaan of de RI&E nog actueel is en wordt het plan van aanpak geactualiseerd.
In hoeverre de huidige RI&E nog actueel is. Een RI&E is niet meer actueel als er zich bijvoorbeeld veranderingen hebben voorgedaan. Voorbeelden van verandering die tot aanpassing van de RI&E dienen te leiden, zijn gewijzigde manieren van werken of technische vernieuwingen.

6.3 Voorlichting en onderricht

6.3.1 Medewerkers ontvangen regelmatig, in elk geval bij indiensttreding en bij veranderde werkomstandigheden, aantoonbare voorlichting en onderricht over het (veilig) uitvoeren van hun werk.
Medewerkers moeten zijn voorgelicht over de risico's waar zij in hun werk mee te maken kunnen krijgen. Voor kantoorwerk gaat het daarbij bijvoorbeeld om de risico's die met intensief beeldschermwerk gepaard gaan. Belasting voor ogen, fysiek eenzijdig werk en psychosociale arbeidsbelasting maken dan ook deel uit van de voorlichting die medewerkers moeten ontvangen.
6.3.2 Medewerkers zijn geïnformeerd over de wijze waarop taken en verantwoordelijkheden voor arbeidsomstandigheden zijn georganiseerd.
Informeer medewerkers over de wijze waarop de taken en verantwoordelijkheiden zijn georganiseerd.
6.3.3 Leidinggevenden houden toezicht op het veilig en gezond werken door de medewerkers.
Uiteindelijk blijft het risico afhankelijk van de wijze waarop medewerkers met de omstandigheden om gaan. Niet alles is te voorzien of technisch te ondervangen. Dan is het zaak voortdurend medewerkersbewust te houden van de zorg die er besteed moet worden aan veilig en gezond werken. Leg dit daarom expliciet vast in de taken die horen bij het leidinggeven.

6.4 Verantwoordelijkheden medewerkers

6.4.1 Medewerkers houden zich aan de afspraken t.a.v. veilig en gezond werken, maken goed gebruik van de daartoe beschikbaar gestelde middelen en maken melding van eventuele arbeidsrisico's waar zij mee te maken hebben.

6.5 Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek

6.5.1 Medewerkers worden in de gelegenheid gesteld deel te nemen aan een Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek voor beeldschermwerkers.
Een Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek is een onderzoek dat aangeboden wordt aan de medewerkers (is dus niet verplicht voor de werknemer). Het onderzoek is er op gericht om eventuele vroege gezondheidsschade aan het licht te brengen, zodat tijdig maatregelen genomen kunnen worden.

6.6 Inkoop

6.6.1 Bij inkoop van middelen en diensten en bij ontwerp en inrichting van nieuwe werksituaties wordt specifiek aandacht besteed aan het bevorderen van goede arbeidsomstandigheden.
Het voorkómen van risico's aan de bron heeft altijd de voorkeur en bespaart het meeste. In alle situatie waarin iets nieuws aangeschaft wordt of wanneer er nieuwe manieren van werken worden ontwikkeld, heeft u dus de beste kansen op rendement van uw aandacht voor Arbo.

6.7 Persoonlijke Beschermingsmiddelen

6.7.1 Het is bekend of en waar persoonlijke beschermingsmiddelen nodig zijn. Indien ze nodig zijn worden adequate persoonlijke beschermingsmiddelen beschikbaar gesteld.
Op kantoren zullen niet veel Persoonlijke Beschermingsmiddelen (PBM) nodig zijn. Toch zal geinventariseerd moeten worden of er situaties zijn waar wel PBM nodig zijn.

6.8 Arbeidsongevallen

6.8.1 Arbeidsongevallen worden geregistreerd, onderzocht en bij ernstige gezondheidsschade gemeld aan de Inspectie SZW (I-SZW).
Het registreren van ongevallen en onderzoek naar de oorzaken vormen de basis voor het nemen van gerichte maatregelen om deze ongevallen in de toekomst te voorkomen. U bent wettelijk verplicht om ernstige ongevallen zo snel mogelijk te melden bij de Inspectie SZW. Er is sprake van een meldingsplichtig arbeidsongeval als het slachtoffer aan de gevolgen overlijdt, blijvend letsel oploopt, of in een ziekenhuis moet worden opgenomen. De Inspectie SZW verricht dan een onderzoek naar het ongeval.

6.9 Kwetsbare groepen

6.9.1 Er wordt bij het verdelen van taken aandacht besteed aan kwetsbare groepen.
Kwetsbare groepen volgens de Arbowet zijn zwangeren, borstvoedinggevenden en jongeren (jonger dan 18 jaar). Ouderen, mensen met een beperking, externen/ ingehuurd personeel en mensen die de Nederlandse taal niet voldoende machtig zijn kunnen daarnaast ook kwetsbaar zijn. De voor deze groepen specifieke risicovolle werkzaamheden moeten worden voorkomen.

6.10 Alleen werken

6.10.1 Er zijn maatregelen en voorzieningen getroffen om de risico’s van alleen-werken te beperken.
Maak een inventarisatie van wie alleen werkt, waar in het gebouw en wanneer. Wat is de frequentie, zijn er alternatieve mogelijkheden? Zorg voor een goede registratie van wie aanwezig is. Dit is ook van belang voor uw BHV-organisatie. Werkgevers kunnen verschillende maatregelen treffen om het voor alleen-werkenden veiliger te maken.

6.11 Arbodienstverlening / bedrijfsarts

6.11.1 De werkgever laat zich bijstaan door een gecertificeerde Arbodeskundigen (bedrijfsarts, veiligheidskundige, arbeidshygiënist en arbeids- en organisatiedeskundige)) of gecertificeerde arbodienst.
Wet- en regelgeving- Arbowet, art. 14 (Maatwerkregeling) en art. 14a (Vangnetregeling).
6.11.2 Er is een basiscontract met een arbodienstverlener dat voldoet aan de eisen uit de Arbowet.
Wet- en regelgeving. Arbowet: artikelen 9, 14, en 14a

6.12 Preventiemedewerker

6.12.1 De preventietaken zijn toegewezen aan medewerker(s), de zogenaamde preventiemedewerker.
Informatie over en voor de preventiemedewerker: https://www.inpreventie.nl/
6.12.2 Er is vastgelegd hoeveel preventiemedewerkers er nodig zijn, en wat hun deskundigheid, capaciteit en beschikbare tijd is.
Meer weten over taken, vaardigheden en tijdsbesteding? Doe de quickscan: http://www.profiel.inpreventie.nl/
6.12.3 De ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) hebben gebruik kunnen maken van hun instemmingsrecht m.b.t. de keuze van de persoon van de preventiemedewerker en zijn/haar positionering in het bedrijf.
Wet- en regelgeving- Arbowet, artikel 13, lid 1. Wet op de ondernemingsraden, artikel 27, lid 1, onder d.

6.13 Verzuimbeleid

6.13.1 Er zijn afspraken gemaakt over wie de zieke medewerker begeleidt en op welke manier.
Het is belangrijk dat dit vooraf duidelijk geregeld is.
6.13.2 De regels over verzuim zijn schriftelijk vastgelegd en gecommuniceerd met de medewerkers.
Het is belangrijk om met elkaar vast te stellen hoe er binnen het bedrijf tegen verzuim aangekeken wordt. Verzuim is ongewenst en er wordt alles aan gedaan om te voorkomen dat er verzuim optreedt. Bij ziekteverzuim gaat het niet om de ziekte van de werknemer maar om de vraag wanneer en onder welke voorwaarden de zieke werknemer weer geheel of gedeeltelijk aan de slag kan.
6.13.3 Het verzuim wordt geregistreerd en periodiek geanalyseerd.
Een cijfermatig overzicht van het verzuim ondersteunt het voeren van een verzuimbeleiden arbobeleid gericht op preventie. Maak afspraken over de wijze van verzuimregistratie en analyse. Stel vast in welke mate het verzuim arbeidsgerelateerd is en wat er nodig is om dit verzuim terug te dringen.
6.13.4 Verzuimcijfers zijn bij dit bedrijf/organisatie een belangrijke indicator om werk gerelateerde verzuim op te sporen? Het verzuimcijfer is (verzuimpercentage? verzuimfrequentie?....)
6.13.5 Zijn er afspraken met derden gemaakt over de arbeidsomstandigheden?

Plaats- en tijdonafhankelijk werken, thuiswerken

7.1 Plaatsonafhankelijk werken

7.1.1Een deel van de werkzaamheden wordt thuis, onderweg of elders verricht (bijv. in het openbaar vervoer of in een (internet)café).
7.1.2 Er zijn afspraken gemaakt over het plaats en tijd onafhankelijk werken.
Verricht de werknemer plaatsonafhankelijke arbeid buiten de eigen woning, dan zal er in de regel een andere eigenaar/beheerder zijn (kantoorruimte, internetcafé), die verantwoordelijk is voor de inrichting van de werkplek. Wel van belang is dat de werkgever zich vooraf laat informeren over waar de werknemer gaat werken. De werknemer moet adequaat worden geïnformeerd en voorgelicht over veilig werken ter plekke. Onder omstandigheden kan dit er ook toe leiden dat de werkgever geen toestemming geeft voor het aldaar verrichten van plaatsonafhankelijke arbeid. Dit is uiteindelijk een kwestie van maatwerk en goede onderlinge afspraken.
Verricht de werknemer plaatsonafhankelijke arbeid buiten de eigen woning, dan zal er in de regel een andere eigenaar/beheerder zijn (kantoorruimte, internetcafé), die verantwoordelijk is voor de inrichting van de werkplek. Wel van belang is dat de werkgever zich vooraf laat informeren over waar de werknemer gaat werken. De werknemer moet adequaat worden geïnformeerd en voorgelicht over veilig werken ter plekke. Onder omstandigheden kan dit er ook toe leiden dat de werkgever geen toestemming geeft voor het aldaar verrichten van plaatsonafhankelijke arbeid. Dit is uiteindelijk een kwestie van maatwerk en goede onderlinge afspraken.

7.2 Inrichting thuiswerkplek

7.2.1 Er zijn afspraken gemaakt over adequaat meubilair bij de medewerkers thuis.
Adequaat wil zeggen dat het aan dezelfde eisen moet voldoen als het meubilair op kantoor (zie voor nadere toelichting de kantoormodule). Praktisch betekent dit: een bureau dat voldoende groot is en een juiste hoogte heeft, voldoende beenruimte op de werkplek, een kantoorstoel die goed ingesteld kan worden, zonodig (voor kleine mensen) een voetensteun.
7.2.2 De thuiswerkplek is goed verlicht.
Arboportaal: https://www.arboportaal.nl/onderwerpen/fit-en-vitaal-thuiswerken

7.3 Voorlichting, instructie en evaluatie

7.3.1 De thuiswerker is goed geïnformeerd over de juiste manier van werken en juiste inrichting van de werkplek.
Thuiswerkers werken buiten het zicht van de leiding en ook zijn er geen deskundigen die er op kunnen toezien dat de thuiswerker verstandig om gaat met beeldschermwerk. Daarom is het ten aanzien van thuiswerkers extra belangrijk om duidelijke instructies te geven over de juiste werkplekinrichting, het tijdig onderbreken van het beeldschermwerk en het signaleren van eventuele beginnende gezondheidsklachten. Geef hiervoor schriftelijke informatie en breng dit tenminste 1x per jaar onder de aandacht van de thuiswerkers.
7.3.2 De afspraken over thuiswerken zijn vastgelegd en worden regelmatig geëvalueerd.
Leg de afspraken over thuiswerken vast en evalueer deze van tijd tot tijd, bijvoorbeeld tijdens de functioneringsgesprekken.

Biologische agentia / Virusbeheersing

8.1 Virusbeheersing

Is virusbeheersing van toepassing
Vul de volgende vragen in
Is er een crisisteam of verantwoordelijke aangesteld?
Zijn de bedrijfsprocessen geïnventariseerd en aangepast om besmetting te voorkomen?
Is er een centraal en gestructureerd communicatiemiddel?
Is er een hygiëneplan opgesteld?
Wordt het personeel voorgelicht over de risico’s?
Is er een protocol ‘wat te doen bij besmetting’?
Zijn er afspraken gemaakt met klanten en leveranciers?
Worden de maatregelen periodiek herzien en getoetst op effectiviteit?

Nadere inventarisatie(s)

9.1 Nadere inventarisatie PSA

Arbowet, art. 3 lid 1.c en d – beleid voeren
Arbobesluit, 2.15, lid 1 Maatregelen vaststellen
Arbobesluit, 2.15, lid 2 Voorlichting en onderricht

9.2 Nadere inventarisatie Jeugdigen

Arbobesluit, art. 1.36 – RI&E specifiek +art. 1.37 toezicht

9.3 Nadere inventarisatie Zwangere werknemers

Artikel 1.40 definitie – Algemeen
Artikel 1.42 Organisatie van de arbeid
Artikel 1.42a Voorlichting

9.4 Nadere inventarisatie Fysieke belasting

Arbobesluit, art. 5.3 (Kenmerken van de last, de vereiste lichamelijke inspanning, de kenmerken van de werkomgeving en de eisen van de taak).

9.5 Biologische agentia

Arbobesluit art. 4.84 - Algemeen
Artikel 4.85 Nadere voorschriften risico- inventarisatie en -evaluatie

9.6 Beeldschermwerk

Arbobesluit, art. 5.9, RI&E wordt specifiek aandacht besteed aan de gevaren voor het gezichtsvermogen en die van de fysieke en psychische belasting als gevolg van arbeid aan een beeldscherm
Arbobesluit art. 5.10 Dagindeling van de arbeid / De arbeid aan een beeldscherm is zodanig georganiseerd dat deze arbeid op gezette tijden wordt afgewisseld door andersoortige arbeid of door een rusttijd, zodanig dat de belasting van het verrichten van de arbeid aan een beeldscherm wordt verlicht.
Arbobesluit art. Artikel 5.11 Maatregelen bescherming ogen en gezichtsbescherming /
1. Iedere werknemer die voor de eerste keer wordt belast met arbeid aan een beeldscherm wordt, in aanvulling op artikel 18 van de wet, in de gelegenheid gesteld om voor de aanvang van die arbeid en op gezette tijden daarna een passend onderzoek van de ogen en het gezichtsvermogen te ondergaan.
2. De werknemer wordt opnieuw in de gelegenheid gesteld een onderzoek als bedoeld in het eerste lid, te ondergaan, indien zich bij hem gezichtsstoornissen voordoen die het gevolg kunnen zijn van het verrichten van arbeid aan een beeldscherm.
3. Indien de resultaten van het onderzoek, bedoeld in het eerste en het tweede lid, dit vereisen, wordt de betrokken werknemer in de gelegenheid gesteld een oftalmologisch onderzoek te ondergaan.
4. Indien de resultaten van het onderzoek, bedoeld in het eerste tot en met het derde lid, dit vereisen en normale oogcorrectiemiddelen niet kunnen worden gebruikt, worden aan de betrokken werknemer speciale, met de desbetreffende arbeid verband houdende, oogcorrectiemiddelen verstrekt.

Afronding RI&E

Conclusie(s)
Dit RI&E -instrument is met zorg opgesteld. Mocht u verbeteringen en/of onjuistheden hebben kan u een contact opnemen met A.J.F. Verbeek, andre@ammconsultancy.nl of 085 - 773 1716