Relatório de Mapeamento de Processos

1. Identificação Geral do Processo

• Nº Mapeamento

• Data de Mapeamento:

  Date

• Nome do Processo: (Como o processo é conhecido internamente?)

• Mapeado por:

• Local/Setor onde foi conduzido:

• Responsável Entrevistado:

• Revisão: (Data de última revisão)

• Mapeamento/POP/DOCS anteriores

0. INFORMAÇÕES GERAIS

• 0.1 OBJETIVO: Qual é o objetivo principal do processo? O que se espera ao final dele? (Exemplo: Formalizar a vontade das partes na lavratura de escritura, segurança jurídica, etc)

• 0.2 ESCOPO: Quais atividades estão incluídas no processo? Existem limites ou restrições para este processo? (Exemplo: Escrituras, procurações, reconhecimento de firmas, registros de nascimento, casamento, óbito, entre outros.)

• 0.3 FREQUÊNCIA: Com que frequência o processo ocorre? (Exemplo: Diariamente, sob demanda, conforme agendamento.)

• 0.4 RESPONSABILIDADES: Quem é o responsável principal pelo processo? Outros participantes estão envolvidos? Quais são suas funções? (Exemplo: Conferente jurídico, registrador minutador, arquivista, setor de atendimento, entre outros.)

• 0.5 REFERÊNCIA NORMATIVA E JURÍDICA: Quais são as normas, legislações ou provimentos que regem esse processo? (Exemplo: Código Civil, Lei de Registros Públicos (Lei nº 6.015/1973), Provimentos do CNJ e CGJ/MG, Código de Normas de MG, etc.)

• 0.6 DOCUMENTOS RELACIONADOS: Quais documentos devem ser consultados ou preenchidos ao longo do processo? (Exemplo: RG, CPF, certidões, escrituras, termos de nascimento, casamento e óbito, declarações, entre outros.)

• 0.7 Tempo de Execução da atividade (em média):

1. ENTRADAS E SAÍDAS DO PROCESSO

• 1.1 Entradas do Processo: Quais são os documentos ou informações necessárias para iniciar o processo? (Documentos ou informações necessárias para iniciar o processo. Exemplo: RG, CPF, Certidão de Casamento, etc.)

1.2 Procedimento Operacional Padrão (POP)

1.2.1 Etapas do Processo

• 1.2.1.1 Qual é a primeira ação que gera o gatilho para fazer esse processo? (Por exemplo: Você recebe um documento? Fala com o cliente? A demanda vem de outro setor?)

• 1.2.1.2 O que é feito depois? Quais são as etapas intermediárias? (Exemplo: Lançamento no sistema, Validação jurídica, conferência documental.)

• 1.2.1.3 Como o processo é finalizado? (Exemplo: Lavratura da escritura e entrega ao cliente.)

1.2.2 Indicadores de Desempenho:

• 1.2.2.1 Quais indicadores são/podem/poderiam ser utilizados para medir a eficiência e qualidade do processo? (Exemplo: Tempo de conclusão, taxa de retrabalho, número de erros.)

1.2.3 Registros Necessários:

• 1.2.3.1 Quais registros devem ser mantidos arquivados para fins de controle, fiscalização e auditoria? (Exemplo: Termos assinados, registros de atendimento, comprovantes de entrega.)

1.2.4 Saídas do Processo:

• 1.2.4.1 Quais documentos ou produtos resultam da conclusão do processo?

2. AÇÕES CORRETIVAS

• 2.1 Quais erros mais comuns ocorrem/podem ocorrer neste processo e como poderiam ser evitados?

3. FERRAMENTAS E SISTEMAS UTILIZADOS

• 3.1 Quais ferramentas e sistemas são utilizados durante o processo? (Exemplo: Sistemas de gestão cartorial, planilhas, plataformas eletrônicas.)

4. PONTOS DE CONTROLE E RISCOS

• 4.1 Há revisão ou verificação ao longo do processo? Como e em que momento ocorre a conferência das informações? (Exemplo: Conferência de documentos, validação de dados antes de concluir o processo, etc.)

• 4.2 Principais dificuldades enfrentadas: Quais são os problemas recorrentes? (Exemplo: Falta de documentos, falhas de sistema.)

5. INTERAÇÃO COM OUTROS SETORES

• 5.1 O processo depende de outro setor ou departamento? Se sim, quais são as dependências e quais setores estão envolvidos?

  Sim

  Não

  N/D

• 5.2 Outros setores dependem deste processo? Se sim, como este processo impacta os demais setores?

  Sim

  Não

  N/D

6. MELHORIA E SUGESTÕES

6.1 Oportunidades de melhoria:

• 6.1.1 Existem gargalos ou atividades ineficientes no processo?

  Sim

  Não

  N/D

• 6.1.2 Quais etapas poderiam ser otimizadas?

  Sim

  Não

  N/D

6.2 Oportunidades de automação:

• 6.2.1 Há alguma etapa que poderia ser automatizada?

  Sim

  Não

  N/D

• 6.2.2 Quais tecnologias poderiam ser utilizadas para otimizar o processo?

7. CONFORMIDADE E NORMAS

• 7.1 O processo segue alguma norma específica? Quais são as normas aplicáveis e como são seguidas?

• 7.2 Desafios para manter a conformidade: Existem dificuldades para atender os requisitos legais?

8. OUTRAS OBSERVAÇÕES

• 8.1 Algum ponto importante não foi abordado?

• 8.2 Há alguma informação relevante a ser adicionada?