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Auditoría
4.1 Requisitos generales
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La organización debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional de acuerdo con los requisitos de esta norma OHSAS y determinar cómo cumplirá con estos requisitos.
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La organización debe definir y documentar el alcance de su sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional.
4.2 Política de seguridad y salud ocupacional
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La alta gerencia debe definir y autorizar la política de seguridad y salud ocupacional de la organización y asegurarse de que, dentro del alcance definido de su sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional:
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a) es apropiada para la naturaleza y escala de los riesgos de seguridad y salud ocupacional de la organización;
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b) incluye un compromiso con la prevención de lesiones y enfermedades y la mejora continua en la gestión y el rendimiento en seguridad y salud ocupacional;
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c) incluye un compromiso de cumplir al menos con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos que la organización suscriba y que se relacionen con sus riesgos de seguridad y salud ocupacional;
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d) proporciona el marco para establecer y revisar los objetivos de seguridad y salud ocupacional;
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e) está documentada, implementada y mantenida;
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f) se comunica a todas las personas que trabajan bajo el control de la organización con la intención de que sean conscientes de sus obligaciones individuales de seguridad y salud ocupacional;
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g) está a disposición de los interesados;
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h) se revisa periódicamente para asegurar que sigue siendo relevante y apropiada para la organización.
4.3. Planificación
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4.3.1 Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles
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La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación continua de peligros, la evaluación de riesgos y la determinación de los controles necesarios.
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Los procedimientos para la identificación de peligros y la evaluación de riesgos deberán tener en cuenta:
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a) actividades rutinarias y no rutinarias;
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b) actividades de todas las personas que tengan acceso al lugar de trabajo (incluidos contratistas y visitantes);
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c) comportamiento humano, capacidades y otros factores humanos;
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d) peligros identificados que se originan fuera del lugar de trabajo capaces de afectar adversamente la salud y la seguridad de las personas bajo el control de la organización en el lugar de trabajo;
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e) peligros creados en las cercanías del lugar de trabajo por actividades relacionadas con el trabajo bajo el control de la organización;
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NOTA 1: puede ser más apropiado que tales peligros se evalúen como un aspecto medioambiental.
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f) infraestructura, equipamiento y materiales en el lugar de trabajo, ya sean proporcionados por la organización o por terceros;
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g) cambios o cambios propuestos en la organización, sus actividades o materiales;
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h) modificaciones al sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional, incluidos los cambios temporales y sus impactos en las operaciones, procesos y actividades;
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i) cualquier obligación legal aplicable relacionada con la evaluación de riesgos y la implementación de los controles necesarios (ver también la NOTA en 3.12);
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j) el diseño de áreas de trabajo, procesos, instalaciones, maquinaria/equipamiento, procedimientos operativos y organización del trabajo, incluyendo su adecuación a las capacidades humanas.
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La metodología de la organización para la identificación de peligros y la evaluación de riesgos debe:
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a) definirse con respecto a su alcance, naturaleza y oportunidad para garantizar que sea proactiva en lugar de reactiva; y
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b) promover la identificación, priorización y documentación de riesgos, y la aplicación de controles, según corresponda.
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Para la gestión del cambio, la organización debe identificar los peligros y riesgos de seguridad y salud ocupacional asociados con los cambios en la organización, el sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional, o sus actividades, antes de la introducción de dichos cambios.
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La organización debe asegurarse de que los resultados de estas evaluaciones se consideren al determinar los controles.
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Al determinar los controles, o considerar cambios en los controles existentes, se debe considerar la reducción de los riesgos de acuerdo con la siguiente jerarquía:
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a) eliminación;
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b) sustitución;
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c) controles de ingeniería;
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d) señalización/advertencias y/o controles administrativos;
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e) equipo de protección personal.
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La organización debe documentar y mantener actualizados los resultados de la identificación de peligros, evaluaciones de riesgos y controles determinados.
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La organización debe asegurarse de que los riesgos de seguridad y salud ocupacional y los controles determinados se tengan en cuenta al establecer, implementar y mantener su sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional.
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NOTA 2 Para obtener más orientación sobre la identificación de peligros, la evaluación de riesgos y la determinación de controles, consulte OHSAS 18002.
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4.3.2 Requisitos legales y de otro tipo
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La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para identificar y acceder a los requisitos legales y otros requisitos de seguridad y salud ocupacional que le son aplicables.
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La organización debe asegurarse de que estos requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba se tengan en cuenta al establecer, implementar y mantener su sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional.
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La organización deberá mantener esta información actualizada.
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La organización debe comunicar la información relevante sobre los requisitos legales y de otro tipo a las personas que trabajan bajo el control de la organización y otras partes interesadas pertinentes.
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4.3.3 Objetivos y programas
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La organización debe establecer, implementar y mantener objetivos de seguridad y salud ocupacional documentados, en las funciones y niveles pertinentes dentro de la organización.
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Los objetivos deben ser medibles, cuando sea factible, y coherentes con la política de seguridad y salud ocupacional, incluidos los compromisos con la prevención de lesiones y enfermedades, con el cumplimiento de los requisitos legales aplicables y con otros requisitos que la organización suscriba, y con la mejora continua.
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Al establecer y revisar sus objetivos, una organización debe tener en cuenta los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba, y sus riesgos de seguridad y salud ocupacional. También considerará sus opciones tecnológicas, sus requisitos financieros, operativos y comerciales, y las opiniones de las partes interesadas relevantes.
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La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios programas para lograr sus objetivos. Los programas incluirán como mínimo:
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a) la designación de la responsabilidad y autoridad para lograr los objetivos en las funciones y niveles relevantes de la organización; y
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b) los medios y el plazo en que se lograrán los objetivos.
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Los programas se revisarán a intervalos regulares y planificados, y se ajustarán según sea necesario, para garantizar que se alcancen los objetivos.
4.4 Implementación y operaciones
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4.4.1 Recursos, roles, responsabilidad, rendición de cuentas y autoridad
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La alta gerencia debe asumir la responsabilidad final por la seguridad y salud ocupacional y el sistema de gestión de la seguridad y salud ocupacional.
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La alta gerencia deberá demostrar su compromiso haciendo lo siguiente:
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a) asegurar la disponibilidad de los recursos esenciales para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional;
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NOTA 1: los recursos incluyen recursos humanos y habilidades especializadas, infraestructura organizacional, tecnología y recursos financieros.
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b) definir roles, asignar responsabilidades y rendir cuentas, y delegar autoridades, para facilitar una gestión de seguridad y salud ocupacional eficaz. Se documentarán y comunicarán los roles, las responsabilidades, la rendición de cuentas y las autoridades.
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La organización debe nombrar a uno o más miembros de la alta gerencia con responsabilidad específica en seguridad y salud ocupacional, independientemente de otras responsabilidades, y con funciones y autoridad definidas para:
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a) garantizar que el sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional se establezca, implemente y mantenga de acuerdo con esta norma OHSAS;
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b) garantizar que los informes sobre el rendimiento del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional se presenten a la alta gerencia para su revisión y se utilicen como base para la mejora del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional.
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NOTA 2: la persona designada por la alta gerencia (p. ej., en una organización grande, un miembro de la Junta o del Comité Ejecutivo) puede delegar algunas de sus funciones en uno o más representantes subordinados de la gerencia sin dejar de ser responsable
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La identidad de la persona designada por la alta gerencia se pondrá a disposición de todas las personas que trabajen bajo el control de la organización.
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Todos aquellos con responsabilidad gerencial deberán demostrar su compromiso con la mejora continua del rendimiento en seguridad y salud ocupacional.
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La organización debe asegurarse de que las personas en el lugar de trabajo asuman la responsabilidad de los aspectos de seguridad y salud ocupacional sobre los que tienen control, incluido el cumplimiento de los requisitos de seguridad y salud ocupacional aplicables de la organización.
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4.4.2 Competencia, formación y concienciación
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La organización debe asegurarse de que cualquier persona bajo su control que realice tareas que puedan impactar en la seguridad y salud ocupacional sea competente en base a una educación, formación o experiencia adecuadas, y debe conservar los registros asociados.
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La organización debe identificar las necesidades de formación asociadas con sus riesgos de seguridad y salud ocupacional y su sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional. Proporcionará formación o tomará otras medidas para satisfacer estas necesidades, evaluará la eficacia de la formación o la acción tomada y conservará los registros asociados.
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La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para que las personas que trabajan bajo su control sean conscientes de:
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a) las consecuencias en seguridad y salud ocupacional, reales o potenciales, de sus actividades laborales, su comportamiento y los beneficios en seguridad y salud ocupacional de un mejor rendimiento personal;
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b) sus funciones y responsabilidades e importancia para lograr la conformidad con la política y los procedimientos de seguridad y salud ocupacional y con los requisitos del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional, incluidos los requisitos de preparación y respuesta ante emergencias (véase 4.4.7);
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c) las posibles consecuencias de la desviación de los procedimientos especificados.
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Los procedimientos de formación tendrán en cuenta los diferentes niveles de:
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a) responsabilidad, habilidad, habilidades lingüísticas y alfabetización; y
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b) riesgo.
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4.4.3 Comunicación, participación y consulta
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4.4.3.1 Comunicación
• Con respecto a los peligros en seguridad y salud ocupacional y el sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional, la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para: -
a) la comunicación interna entre los distintos niveles y funciones de la organización;
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b) la comunicación con contratistas y otros visitantes al lugar de trabajo;
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c) recibir, documentar y responder a comunicaciones relevantes de partes interesadas externas.
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4.4.3.2 Participación y consulta
• La organización debe establecer, implementar y mantener procedimientos para:
a) la participación de los trabajadores mediante: -
• una participación adecuada en la identificación de peligros, evaluaciones de riesgos y determinación de controles;
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• una participación adecuada en la investigación de incidentes;
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• la participación en el desarrollo y revisión de políticas y objetivos de seguridad y salud ocupacional;
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• la consulta en caso de que haya cambios que afecten su seguridad y salud ocupacional;
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• la representación en asuntos de seguridad y salud ocupacional. Los trabajadores deben ser informados sobre sus acuerdos de participación, incluido quién es su representante en asuntos de seguridad y salud ocupacional.
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La organización debe asegurarse de que, cuando corresponda, se consulte a las partes interesadas externas relevantes sobre los asuntos de seguridad y salud ocupacional pertinentes.
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Los trabajadores deben ser informados sobre sus acuerdos de participación, incluido quién es su representante en asuntos de seguridad y salud ocupacional.
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b) la consulta con los contratistas en caso de que haya cambios que afecten su seguridad y salud ocupacional.
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La organización debe asegurarse de que, cuando corresponda, se consulte a las partes interesadas externas relevantes sobre los asuntos de seguridad y salud ocupacional pertinentes.
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4.4.4 Documentación
• La documentación del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional deberá incluir: -
a) la política y los objetivos de seguridad y salud ocupacional;
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b) la descripción del alcance del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional;
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c) la descripción de los principales elementos del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional y su interacción, y referencia a documentos relacionados;
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d) los documentos, incluidos los registros, requeridos por esta norma OHSAS; y
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e) los documentos, incluidos los registros, que la organización determine que son necesarios para garantizar la planificación, operación y control efectivos de los procesos que se relacionan con la gestión de sus riesgos de seguridad y salud ocupacional.
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NOTA: es importante que la documentación sea proporcional al nivel de complejidad, los peligros y los riesgos en cuestión y se reduzca al mínimo requerido para la eficacia y la eficiencia.
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4.4.5 Control de documentos
Se controlarán los documentos requeridos por el sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional y por esta norma OHSAS. Los registros son un tipo especial de documento y deben ser controlados de acuerdo con los requisitos dados en 4.5.4. -
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para:
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a) aprobar la adecuación de los documentos antes de su emisión;
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b) revisar y actualizar según sea necesario y volver a aprobar los documentos;
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c) garantizar que se identifiquen los cambios y el estado actual de revisión de los documentos;
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d) asegurar que las versiones relevantes de los documentos aplicables estén disponibles en los puntos de uso;
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e) garantizar que los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables;
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f) asegurar que los documentos de origen externo determinados por la organización como necesarios para la planificación y operación del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional sean identificados y su distribución sea controlada; y
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g) prevenir el uso involuntario de documentos obsoletos y aplicarles una identificación adecuada si se conservan para cualquier propósito.
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4.4.6 Control operacional
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Los trabajadores deben ser informados sobre sus acuerdos de participación, incluido quién es su representante en asuntos de seguridad y salud ocupacional.
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Para esas operaciones y actividades, la organización debe implementar y mantener:
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a) controles operativos, según corresponda a la organización y sus actividades; la organización debe integrar esos controles operativos en su sistema general de gestión de seguridad y salud ocupacional;
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b) controles relacionados con bienes, equipamiento y servicios adquiridos;
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c) controles relacionados con contratistas y otros visitantes al lugar de trabajo;
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d) procedimientos documentados, para abordar situaciones en las que su ausencia podría conducir a desviaciones de la política y los objetivos de seguridad y salud ocupacional;
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e) criterios operativos estipulados en el caso de que su ausencia pudiera dar lugar a desviaciones de la política y los objetivos de seguridad y salud ocupacional.
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4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias
• La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos: -
a) para identificar el potencial de situaciones de emergencia;
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b) para responder a tales situaciones de emergencia.
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La organización debe responder a situaciones de emergencia reales y prevenir o mitigar las consecuencias adversas de seguridad y salud ocupacional asociadas.
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Al planificar su respuesta de emergencia, la organización deberá tener en cuenta las necesidades de las partes interesadas pertinentes, p.ej. servicios de emergencia y vecinos.
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La organización también debe probar periódicamente sus procedimientos para responder a situaciones de emergencia, cuando sea factible, e involucrar a las partes interesadas pertinentes, según corresponda.
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La organización debe revisar periódicamente y, cuando sea necesario, revisar sus procedimientos de preparación y respuesta ante emergencias, en particular, después de las pruebas periódicas y después de la ocurrencia de situaciones de emergencia (ver 4.5.3).
4.5 Revisión
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4.5.1 Medición y seguimiento del rendimiento
• La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para supervisar y medir el rendimiento de seguridad y salud ocupacional periódicamente. Estos procedimientos deberán prever: -
a) medidas tanto cualitativas como cuantitativas, adecuadas a las necesidades de la organización;
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b) la supervisión de la medida en que se cumplen los objetivos de seguridad y salud ocupacional de la organización;
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c) la supervisión de la efectividad de los controles (tanto para la salud como para la seguridad);
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d) medidas proactivas de rendimiento que supervisen la conformidad con los programas, controles y criterios operativos de seguridad y salud ocupacional;
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e) medidas reactivas de rendimiento que supervisen problemas de salud, incidentes (incluidos accidentes, cuasi accidentes, etc.) y otras pruebas históricas de rendimiento deficiente en seguridad y salud ocupacional;
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f) el registro de datos y resultados de supervisión y medición suficientes para facilitar el análisis posterior de acciones correctivas y acciones preventivas.
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Si se requiere equipamiento para supervisar o medir el rendimiento, la organización debe establecer y mantener procedimientos para la calibración y el mantenimiento de dicho equipo, según corresponda. Se conservarán los registros de las actividades y los resultados de la calibración y el mantenimiento.
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4.5.2 Evaluación del cumplimiento
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4.5.2.1 En consonancia con su compromiso con el cumplimiento [consulte 4.2c)], la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables (consulte 4.3.2).
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- La organización deberá llevar registros de los resultados de las evaluaciones periódicas.
- NOTA: la frecuencia de la evaluación periódica puede variar según los diferentes requisitos legales. -
4.5.2.2 La organización deberá evaluar el cumplimiento de otros requisitos que suscriba (ver 4.3.2). La organización puede desear combinar esta evaluación con la evaluación del cumplimiento legal a la que se hace referencia en 4.5.2.1 o establecer uno o varios procedimientos separados.
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- La organización deberá llevar registros de los resultados de las evaluaciones periódicas.
- NOTA: la frecuencia de la evaluación periódica puede variar por diferir de otros requisitos que la organización suscriba. -
4.5.3 Investigación de incidentes, no conformidades, acciones correctivas y preventivas
4.5.3.1 Investigación de incidentes
• La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para registrar, investigar y analizar incidentes con el fin de: -
a) determinar las deficiencias subyacentes de seguridad y salud ocupacional y otros factores que podrían estar causando o contribuyendo a la ocurrencia de incidentes;
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b) identificar la necesidad de acciones correctivas;
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c) identificar oportunidades para acciones preventivas;
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d) identificar oportunidades de mejora continua;
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e) comunicar los resultados de tales investigaciones.
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Las investigaciones se realizarán en un plazo de tiempo adecuado.
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Cualquier necesidad identificada de acciones correctivas u oportunidad para acciones preventivas deberá tratarse de acuerdo con las partes pertinentes de 4.5.3.2.
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Los resultados de las investigaciones de incidentes deben documentarse y mantenerse.
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4.5.3.2 No conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas
• La organización debe establecer, implementar y mantener uno o más procedimientos para tratar las no conformidades reales y potenciales y para tomar acciones correctivas y preventivas. Los procedimientos deben definir los requisitos para: -
a) identificar y corregir las no conformidades y tomar acciones para mitigar sus consecuencias en seguridad y salud ocupacional;
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b) investigar las no conformidades, determinar sus causas y tomar acciones para evitar su reincidencia;
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c) evaluar la necesidad de acciones para prevenir las no conformidades e implementar las acciones apropiadas diseñadas para evitar su ocurrencia;
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d) registrar y comunicar los resultados de las acciones correctivas y preventivas tomadas; y
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e) revisar la efectividad de las acciones correctivas y preventivas tomadas.
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Cuando las acciones correctivas y las acciones preventivas identifiquen peligros nuevos o modificados o la necesidad de controles nuevos o modificados, el procedimiento deberá requerir que las acciones propuestas pasen por una evaluación de riesgos antes de la implementación.
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Cualquier acción correctiva o acción preventiva tomada para eliminar las causas de las no conformidades reales y potenciales debe ser apropiada a la magnitud de los problemas y proporcional a los riesgos de seguridad y salud ocupacional encontrados.
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La organización debe asegurarse de que se realicen los cambios necesarios que surjan de las acciones correctivas y las acciones preventivas en la documentación del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional.
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4.5.4 Control de registros
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La organización debe establecer y mantener los registros necesarios para demostrar la conformidad con los requisitos de su sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional y de esta norma OHSAS, y los resultados obtenidos.
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La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y eliminación de registros.
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Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables.
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4.5.5 Auditoría Interna
• La organización debe asegurarse de que las auditorías internas del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional se realicen a intervalos planificados para:
a) determinar si el sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional: -
1) cumple con los arreglos planificados para la gestión de seguridad y salud ocupacional, incluidos los requisitos de esta norma OHSAS; y
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2) se ha implementado correctamente y se mantiene; y
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3) es eficaz en el cumplimiento de la política y los objetivos de la organización;
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b) proporcionar información sobre los resultados de las auditorías a la dirección.
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La organización debe planificar, establecer, implementar y mantener los programas de auditoría, en función de los resultados de las evaluaciones de riesgos de las actividades de la organización y los resultados de auditorías anteriores.
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Se establecerán, implementarán y mantendrán procedimientos de auditoría que aborden:
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a) las responsabilidades, competencias y requisitos para planificar y realizar auditorías, notificar los resultados y conservar los registros asociados; y
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b) la determinación de los criterios, alcance, frecuencia y métodos de auditoría. La selección de auditores y la realización de auditorías garantizarán la objetividad y la imparcialidad del proceso de auditoría.
4.6 Revisión por parte de la Gerencia
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La alta gerencia debe revisar el sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional de la organización, a intervalos planificados, para garantizar su idoneidad, adecuación y eficacia continuas. Las revisiones deben incluir la evaluación de oportunidades de mejora y la necesidad de cambios en el sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional, incluida la política y los objetivos de seguridad y salud ocupacional. Se conservarán los registros de las revisiones de la gerencia.
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Las entradas en las revisiones de la gerencia incluirán:
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a) resultados de auditorías internas y evaluaciones del cumplimiento de los requisitos legales aplicables y de otros requisitos que la organización suscriba;
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b) los resultados de la participación y consulta (ver 4.4.3);
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c) comunicaciones relevantes de partes interesadas externas, incluidas las quejas;
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d) el rendimiento en seguridad y salud ocupacional de la organización;
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e) la medida en que se han cumplido los objetivos;
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f) el estado de las investigaciones de incidentes, acciones correctivas y acciones preventivas;
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g) acciones de seguimiento de revisiones de la gerencia anteriores;
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h) circunstancias cambiantes, incluidos los desarrollos en los requisitos legales y de otro tipo relacionados con la seguridad y salud ocupacional; y
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i) recomendaciones de mejora.
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Los resultados de las revisiones por la gerencia deben ser coherentes con el compromiso de la organización con la mejora continua y deben incluir cualquier decisión y acción relacionada con posibles cambios en:
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a) el rendimiento en seguridad y salud ocupacional;
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b) la política y los objetivos de seguridad y salud ocupacional;
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c) recursos; y
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d) otros elementos del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional.
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Los resultados relevantes de la revisión por la gerencia deben estar disponibles para su comunicación y consulta (ver 4.4.3).
Finalización
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Comentarios
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Nombre y firma
