Information
-
Document No.
-
Audit Title
-
Client / Site
-
Conducted on
-
Prepared by
-
Location
-
Personnel
1. การรับสินค้าจากผู้ขาย
-
1.1 ทำการคีย์รับสินค้าเข้าระบบภายในวันที่รับสินค้า โดยรหัส, รายการ และจำนวน จะต้องตรงกันระหว่าง PO, Invoice และ Stock Receiving Report (หากไม่ตรงกันต้องมีเอกสารลดหนี้ จาก Vendor ซึ่งสาขาต้องติดตามภายใน Period 5-4-4)<br> - ต้องไม่มี PO ที่รับบางส่วน ค้างในระบบข้ามวัน<br> - ห้ามรับสินค้าเกิน PO และ PO หมดอายุ <br> (ต้องมีหลักฐานยืนยันการต่ออายุ PO ใหม่ ในกรณีที่ใช้ PO หมดอายุรับสินค้า)<br> - อ้างอิง หมายเลข PO อย่างถูกต้อง <br> - Status บนเอกสาร Stock Receiving Report ต้องเป็น Receiving sent to H/O หรือ Completed เท่านั้น <br> - ประทับตรายางบน Invoice เพื่อยืนยันวันที่รับสินค้า ซึ่งต้องเป็นวันเดียวกับวันที่รับสินค้าจริง <br> - ในกรณีมีของแถมให้ทำการบันทึกรายการและจำนวนของแถมลงบน Stock Receiving Report
-
1.2 การตรวจสอบลายเซ็นในเอกสาร (สินค้า High Value, Hot Product) <br> Stock Receiving Report ต้องมีลายเซ็น TM.up แผนก หรือ On Duty Mgr., LPS Code. และ พนักงาน Back Door (คนเดียวกับที่เซ็นรับสินค้าใน Invoice)<br> <br>
-
1.3 ความถูกต้องของชุดเอกสารการรับสินค้า<br> - เอกสาร 1 ชุดประกอบด้วย Stock Receiving Report, PO และ Invoice/Tax Invoice <br> - จัดเก็บ Stock Receiving Report อย่างครบถ้วนตาม Docket No. <br> - เป็นเอกสาร Invoice / Tax Invoice ต้นฉบับเท่านั้น <br> - ชื่อ และที่อยู่ของบริษัทบน Invoice / Tax invoice ถูกต้อง <br> - ต้องมีหมายเลข Docket บริเวณด้านบนขวามือของเอกสาร Invoice / Tax Invoice <br>
-
1.4 การตรวจสอบการรับสินค้าผ่านกล้อง CCTV (สินค้า High Value, Hot Product)<br> - TM up แผนก หรือ On Duty Mgr. และเจ้าหน้าที่ Back Door ทำการตรวจรับสินค้าร่วมกัน<br> - ต้องทำการตรวจรับสินค้าโดยการใช้ Handheld สแกนรับสินค้า <br>
2. การรับสินค้าจาก DC และรับโอนสินค้าระหว่างสาขา (IBT IN)
-
2.1 ต้องไม่มี Receiving from DC และ IBT In ค้างในระบบ เกินกว่า 48 ชั่วโมง<br> Note: 1.กรณีตู้สินค้าจาก DC ไม่เข้าสาขา หลังจากครบ 48 ชม. ให้ทำการออก DC Problem Form และส่งให้ Call-Center Support Office เพื่อรับ Log หรือ IR จาก DC-Customer Service (ตามเงื่อนไข No Claim Policy จาก Daily News 28 พ.ย.55)<br> 2. กรณี IBT In หากไม่ Complete รับสินค้าภายใน 48 ชม.ต้องมีเมลล์ยืนยันการโอนสินค้าจากสาขาต้นทาง<br>
-
การรับสินค้า Red Tote และพาเลทซีลดำ (ตรวจสอบผ่าน CCTV) <br>สินค้า Red Tote และ Black Seal พาเลท ถูกนำมาวางต่อหน้ากล้อง CCTV ทันทีที่นำออกจากตู้ DC
-
2.2 ทำการ Complete รับสินค้าตรงเวลา และจัดเก็บเอกสาร Transfer from another store ครบถ้วน ตาม Reference No.<br> Note: 1. ห้ามการรับสินค้าโดย Manual ( ข้อยกเว้น ในกรณีที่ระบบเกิดการผิดพลาดให้เจ้าหน้าที่แจ้ง แผนก IS (สำนักงานใหญ่) เพื่อขอรหัส Log Number )<br> 2. เก็บเอกสาร IBT out (ฉบับจริง พร้อมลายเซ็นผู้อนุมัติส่งสินค้า) ของสาขาต้นทาง คู่กับ IBT In ของสาขา<br> 3. อ้างอิงหมายเลข Reference No.ตาม IBT In List report จากระบบ
-
2.3 มีลายเซ็นของ TM.Back Door หรือ TM Night, TM. Sales floor และ LPS.code บนเอกสาร Transfer from another store
-
การรับโอนสินค้าระหว่างสาขา-IBT IN (ตรวจสอบผ่าน CCTV)<br>มี TM Ambient หรือ TM Fresh มาตรวจรับสินค้า ร่วมกับ TM Back Door ในการรับโอนสินค้าระหว่างสาขา (IBT IN)
3. การควบคุมประตูรับสินค้า
-
- ทำการขอ Code LPS. ทุกครั้งที่มีการเปิดประตูรับสินค้า <br>- ประตูรับสินค้าถูกปิดทันทีเมื่อรับสินค้าเสร็จ และเมื่อไม่มีการรับสินค้า
4. การนำเข้า-ออกสินค้าและอุปกรณ์
-
4.1 ตรวจสอบรายละเอียดในเอกสารการนำเข้า-ออก <br> - วันที่นำเข้า/ออก <br> - บุคคลที่นำเข้า/ออก <br> - รหัสสินค้า, รายละเอียด, จำนวน <br> - เหตุผล <br> - มีลายเซ็นอนุมัติการนำเข้า/ออก ครบทุกฝ่าย <br>
-
4.2 ตรวจสอบการนำเข้า-ออกสินค้า ถูกต้องหรือไม่<br> - มีการจัดทำใบนำเข้า-ออกทุกครั้ง <br> - สินค้าที่ถูกนำออกจะต้องมีประวัติในการนำเข้า และนำออกอย่างครบถ้วนถูกต้อง<br> - สินค้าที่ถูกนำเข้าจะต้องมีประวัติในการนำออกและมีการนำกลับเข้ามาครบถ้วนถูกต้อง (เช่นกรณีส่งซ่อม, ขอยืมและ อื่นๆ )<br> - ใช้แบบฟอร์มที่ถูกต้อง คือ ไม่ใช้ใบนำเข้า-ออกแบบเก่า หรือทำขึ้นมาเอง<br> - ใช้เอกสารเรียงตาม No. และอยู่ครบถ้วน โดยจะต้องเป็นแบบฟอร์มตามที่กำหนด<br>Note: <br>1. ยกเว้น สินค้า Promotion ที่หมดรายการต้องคืน Vendor แต่ต้องมี Memo จากสำนักงานใหญ่แนบกำกับไว้เท่านั้น<br>2. ทั้ง 2 กรณี (เข้า-ออก) จะต้องทำการบันทึกในใบนำสินค้าเข้า-ออก ทั้ง 2 ด้าน (ด้านเข้า และด้านออก)<br>3. ในกรณียืม-คืนสินค้าระหว่างสาขาต้องมีการติดตามสินค้ายืม-คืนกลับมาภายใน Period ถัดไป
-
ตรวจสอบผ่าน CCTV<br>มี TM Back Door และ TM. เจ้าของแผนกที่นำเข้า-ออก หรือ On Duty Mgr. มาร่วมตรวจสอบการนำสินค้าเข้า-ออก ต่อหน้ากล้อง CCTV<br> <br>
การจัดการ Back Stock
-
สินค้าจัดเก็บพิเศษ<br> - สินค้า Hot Product (HBA, Powder Milk), Cosmetic, น้ำยาทำสีผม, Side Cashier ต้องอยู่ในลูกกรง โดยช่องของลูกกรงต้องไม่สามารถหยิบสินค้าออกมาได้<br> - สินค้า Demo Power ต้องถูกจัดเก็บไว้ในพื้นที่ๆจัดให้เท่านั้น
-
Merchandise Condition<br> - ไม่มีสินค้ากล่องเปิด, สินค้าเสียหาย และสินค้าถูกขโมย <br> - สินค้า Loose Case ใน Back Stock ต้องติด Slot Tag <br> - จัดวางสินค้าเป็นหมวดหมู่ <br> Note: กรณีไม่สามารถวางสินค้าในกลุ่ม (Grouping) ได้ ต้องติดป้าย "ฝากวาง" ทุก Pallet <br>
6. Warehouse \ Tent
-
- ไม่มีสินค้ากล่องเปิด, สินค้าเสียหาย และสินค้าถูกขโมย <br>- เก็บสินค้าเป็น Bulk, ไม่มีสินค้า Loose Case <br>- ไม่จัดเก็บสินค้า High Value เช่น Electronic, Liquor, HBA เป็นต้น <br>- มีการกำหนดรอบการเปิด-ปิดเต็นท์ อย่างชัดเจน <br>- เต้นท์จะต้องมีประตูเปิด-ปิด และล็อคได้ (สามารถเข้า-ออกได้ทางเดียว) <br>- ล็อคประตูเต้นท์ด้วยกุญแจ+ซีล (ซีลล็อคเฉพาะตอนกลางคืน) พร้อมบันทึกการเบิกกุญแจ และหมายเลขซีลลง Log Book อย่างถูกต้องทุกครั้ง <br>- สภาพเต้นท์ต้องสมบูรณ์และมิดชิด เช่น ไม่มีสภาพฉีกขาด, ไม่มีช่องใต้เต้นท์ เป็นต้น <br>- จัดทำ Log Book การควบคุมสินค้าภายในเต็นท์ โดยระบุรายการ, จำนวนสินค้าและวันที่สินค้าเข้า-ออก อย่างถูกต้องครบถ้วน<br>
การจัดเก็บรายได้จากการชั่งกล่องกระดาษ
-
- คำนวนจำนวนน้ำหนัก และราคา อย่างถูกต้องตรงตามสัญญาชั่งกล่องกระดาษที่ได้รับจากสำนักงานใหญ่ รวมถึงนำผู้ซื้อไปชำระเงินที่ห้องการเงินภายในวันที่รับซื้อ<br> Note: ผู้ซื้อสามารถนำกล่องกระดาษออกจากสาขาได้เมื่อชำระเงินแล้วเท่านั้น <br>- เอกสารบันทึกจำนวนน้ำหนักกล่องกระดาษ ต้องถูกอนุมัติโดยผู้มีอำนาจ และจัดเก็บเอกสารอย่างครบถ้วน รวมถึงเอกสารถูก Cancel (ต้องอยู่ทั้งต้นฉบับ และสำเนา) และต้องทำการยกเลิกฉบับที่ไม่ใช้<br> Note: ตั้งแต่วันที่ 1 มี.ค.57 กำหนดให้ใช้เอกสารชั่งกล่องแบบใหม่ (3 สำเนา) ตาม Daily New วันที่ 12 ก.พ.57
