Ata de Abertura de Inventário de Peças - CASCA

1. OBJETIVO
Este documento apresenta um conjunto de normas e procedimentos que devem ser seguidos pelos colaboradores que tratarem de assuntos relacionados ao inventário de peças da Empresa AGROFEL CONCESSIONÁRIA NEW HOLLAND.

O objetivo desta política é padronizar os processos e minimizar os riscos relacionados ao inventário de pelas da empresa.

2. ABRANGÊNCIA
Esta política se aplica a todos os colaboradores (matriz e filiais) que desenvolvem atividades relacionadas a área de peças.

3. DEFINIÇÕES
Estão definidos aqui termos e siglas referenciadas na Política de Inventário de Peças.
3.1 – ADEP: Aviso de Discrepância Embarque de Peças
3.2 – RESERVAS: Itens reservados para entrega futura
3.3 – ORDEM DE SERVIÇO: Serviços realizados na oficina ou no cliente
3.4 - ORÇAMENTO: Relação de itens relacionados para possível venda.

4. PRÉ INVENTÁRIO DE PEÇAS
É responsabilidade do Gerente Geral de Pós Vendas a realização do pré inventário da casa que irá realizar o inventário.
A casa ao ser informada que ocorrerá inventário de peças deverá imediatamente preparar o pré-inventário abaixo.

4.1. Revisar todas notas fiscais de transferências pendentes de validação, se possuir alguma nota para validar, realizar imediatamente antes do início do inventário.

4.2. Separar e organizar os itens (Arruelas/parafusos), deixando em sacos com 10 unidades, 50 unidades ou 100 unidades.

4.3. Realizar os lançamentos de todos os itens entregues para oficina na ordem de serviço.

4.4. Realizar todos os faturamentos de peças entregues a clientes.

4.5. Fechar todas ordens de serviços em aberto, caso esteja bloqueadas, devem ser impressas e entregues ao gerente administrativo no momento do inventário.

4.6. Deletar todos orçamentos pendentes

4.7. Organizar o estoque, verificando prateleira por prateleiras se estão organizadas e guardadas adequadamente.

5. ATA DE ABERTURA
E responsabilidade do Gerente Geral de Pós Vendas a realização e coleta das assinaturas da Ata de Abertura, nela é explicado a todos o processo de inventário e a política de inventário de peças.

6. INVENTÁRIO:
Nos dias de inventário de peças os processos de faturamentos da filial estarão bloqueados não sendo possível a emissão de nota fiscal.

Os acessos ao depósito de peças devem ser restritos aos colaboradores que participarão do inventário. Fica a cargo do gerente administrativo delegar quem participará do inventário.

5.1 PASSO A PASSO DO PROCESSO DE INVENTÁRIO

5.1.1. Realização da Mobilização da equipe: Reunião antes do início da contagem.

5.1.2. Gera a primeira contagem de peças: Relação de itens com saldo positivo no estoque da filial.

5.1.3. Separa as duplas para contagem: o Gerente Administrativo define quem serão as duplas.

5.1.4 Primeira Contagem: As duplas realizam a primeira contagem e entregam para o Gerente Administrativo a folha de contagem. Sendo obrigatório que uma pessoa conta o item na prateleira e outra anota, se algum item da prateleira não estiver no relatório deve ser retirada da prateleira e colocado no local pré-definido na reunião de mobilização. O Gerente Administrativo realiza a digitação da primeira contagem.

5.1.5 Gera Segunda Contagem: O Gerente Administrativo gera a segunda contagem somente com os itens com divergência entre o ERP e o que foi contado.

5.1.6 Segunda Contagem: O Gerente Administrativo entrega as folhas de contagem para a dupla que troca de atividade, quem contou na prateleira anota e quem anotou conta na prateira. Entregam para o Gerente Administrativo as folhas da recontagem e realiza a digitação da segunda contagem no ERP.

5.1.7 Gera Terceira Contagem: O Gerente Administrativo gera a terceira contagem para contagem, analisa os itens encontrados e fora do inventário

5.1.8 Terceira Contagem: O Gerente Administrativo troca as duplas de contagem e entrega a folha da terceira contagem, a contagem é realizado e entregue a folha para digitação ao Gerente Administrativo. O Gerente Administrativo realiza a digitação da terceira contagem e gera o relatório parcial de fechamento de inventário.

5.1.9 Relatório parcial de Fechamento de inventário: Este relatório demonstra o total de itens identificados com sobra e falta no inventário de peças. Apresenta para o Gerente Pós-venda responsável pela casa para análise e considerações sobre as divergências.

5.1.10 Fechamento e Ajuste de Inventário: Após as explicações sobre as possíveis faltas e sobras O Gerente Administrativo apresenta o resultado do inventário ao Gerente Geral de Vendas e Gerente Geral de Pós Vendas para avaliação dos itens divergentes e definição de como trataremos dos itens de sobra, após esta avaliação o Gerente Administrativo e cobrança repassa o parecer final do Gerente de Controladoria e Diretor Presidente para a validação final.

5.1.11 - Relatório de Auditoria: O Gerente Administrativo realiza o inventário de auditoria realizando suas constatações e recomendações para a casa proceder dentro do prazo estipulado. Neste relatório em anexo o Termo de Responsabilidade do Gerente de Pós Vendas da casa e a Ata de Fechamento de Inventário a qual descreve a responsabilidade dos itens constante no estoque.

7. Limite tolerável:

O tolerado de discrepância de falta é de no máximo 1,5% do total (R$) inventariado.

Nos casos que o valor superar o índice informado nesta política será cobrando as faltas do gerente de pós vendas, o valor do cálculo de desconto será baseado no CMV (Custo médio de Venda) + 10%.

8. Inventário por Amostragem

Poderá ser realizado a qualquer tempo pelo Gerente Administrativo e Cobrança uma amostragem do inventário de peças para verificação do percentual de discrepância, se a amostra inventariada for superior ao máximo permitido nesta política, a empresa poderá determinar o fechamento do estoque para realização do inventário total do estoque.