Audit Conformité France - 2022/2023

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Numéro de dépôt
Nom dépôt
- Aix en Provence
- Argenteuil
- Armentières
- Arnas
- Arras
- Aubagne
- Aubervilliers
- Bezons
- Bonneuil
- Buchelay
- Cambrai
- Champigny sur Marne
- Charleroi
- Chartres
- Coignières
- Conflant St Honore
- Dardilly
- Fleury Merogis
- Groslay
- Ivry
- Lagny sur Marne
- Lesquin
- Liege
- Marseille
- Massy
- Melun
- Morangis
- Noisy le Sec
- Orleans
- Pierrelaye
- Rosny
- Rouen
- Servon
- Saint Priest
- Villeneuve la Garenne
- Vitrolles
- Wasquehal
- Amiens
- Bailly
- Boulogne
- Caen
- Corbeil
- Douai
- Givors
- Le mans
- Livry Gargan
- Mérignac
- Nanterre
- Roissy (Tremblay)
- Saint Denis
- Saint Herblain
- Sartrouville
- Vertou
- Villejust
Dépôt Manager
Date audit
Réalisé par
Type d'audit
Résultat audit
Statut FSC/PEFC
- Le dépôt est jugé eligible pour rester dans le scope de la certification FSC/PEFC [Oui]
- Le dépôt est jugé éligible pour rester dans le scope de le certification FSC/PEFC à condition que les questions manquantes soient rectifiées dans les 28 jours [Oui]
- Le dépôt est jugé éligible pour rester dans le champ d'application des certificats FSC/PEFC [Non].

Section 1: Gestion de la caisse et du coffre

Partie 1: Gestion du coffre

1.1.1 Les contrôles du coffre respectent-ils la procédure de la société ?
Un classeur doit être présent et inclure tous les contrôles de coffre couverts. Le formulaire de contrôle du coffre à jour, disponible dans l'espace workplace dans la section AUDIT & PROCESS, est requis et doit être présent, complété dans son intégralité, daté et signé par les personnes opérant ces contrôles. Les contrôles du coffre doivent être réalisés par au moins deux personnes. L'une d'entre-elles, au moins, doit être un porteur de la clé du coffre.
Le contrôle du coffre doit être réalisé au moins une fois par semaine, et doit être conservé dans le classeur J. La documentation doit être présente pour la TOTALITE des 6 dernières semaines pour être conforme. La tolérance ne porte que sur les signatures. Il est recommandé que le contrôle du coffre ne soit pas réalisé le même jour toutes les semaines.
Un contrôle régulier du coffre permet d'identifier rapidement les erreurs ou les pertes d'argent. a) Si les contrôles du coffre ne sont pas réalisés au moins une fois par semaine et datés, et si la totalité de leur contenu n'est pas classée, les informations ne sont pas suffisamment traçables pour identifier le moment où une erreur a pu se produire. b) Si le contrôle du coffre n'est réalisé que par une personne, il n'y a aucune preuve que les chiffres enregistrés sont corrects. Par conséquent, les informations pourraient être constamment incorrectes. De plus, dans un tel cas, il n'y aurait aucune preuve ou témoignage d'un contrôle de coffre précis. En cas de perte d'argent, les contrôleurs du coffre pourraient faire l'objet d'investigations potentielles. Conseil : Utiliser un calendrier ou une alarme sur un téléphone comme pense-bête pour vous rappeler d’effectuer vos contrôles
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- Saint Herblain
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1.1.2 Les clés du coffre sont-elles en lieu sûr ?
Seuls les responsables du dépôt sont habilités à détenir les clés du coffre et y ont accès. Les porteurs des clés du coffre doivent les avoir sur eux en permanence. De manière alternative, les clés du coffre peuvent être rangées dans la boîte à clés (si celle-ci est fermée à clé). Le porteur de la clé de la boîte à clés doit les avoir sur lui. Les clés du coffre ne doivent pas rester dans le dépôt, en dehors des heures d'ouverture ou rester dans une voiture. Tout détenteur de clé n'appartenant pas à la direction doit avoir l'autorisation du responsable de secteur et avoir effectué une vérification de la sécurité du transfert avant de prendre la responsabilité.
Le personnel non autorisé ne doit pas avoir accès au coffre et à son contenu. Pendant les heures d'ouverture, les membres du personnel autorisés à porter les clés du coffre doivent les avoir sur eux. De manière alternative, les clés peuvent être rangées dans la boîte à clés du dépôt. Celle-ci doit être verrouillée et uniquement accessible par un membre du personnel autorisé à porter les clés du coffre. Si ce n'est pas le cas, n'importe qui peut avoir accès au coffre et être impliqué dans une enquête si des articles mis au coffre venaient à manquer. Laisser les clés du coffre dans le dépôt en dehors des heures d'ouverture expose le contenu du coffre, en cas de cambriolage.
1.1.3 L’argent mis au coffre est-il accompagné de la documentation correcte ?
Vérifiez que l'argent du coffre (à part les 2 x 50€ de fonds de caisse) est accompagné des justificatifs nécessaires. L’argent à mettre en banque doit être accompagné du bordereau de remise en banque rempli pour la date du jour. Regroupez les chèques et l’argent dans une enveloppe fermée sur laquelle vous inscrivez les sommes totales (en liquide et en chèque). Le contenu doit être vérifié, puis l’enveloppe signée et datée par deux personnes, dont une, au moins est un responsable. Le liquide du dépôt (caisse 99) doit être accompagné du rapport HM00159 nécessaire.
La TOTALITE du contenu du coffre doit être identifiée et enregistrée. Un manque d'identification claire de la totalité du contenu du coffre peut être à l’origine de confusions quant à l'origine de l'argent s'y trouvant. Cela pourrait être source d'erreur et mener à des ajustements incorrects.
Si la documentation nécessaire n’est pas présente, certains ajustements pourraient être effectués deux fois, par exemple. Vous ne marquez 1 point que si TOUTES les sommes sont accompagnées de la documentation nécessaire.
1.1.4 Le montant total en espèce contenu dans le coffre est-il (ou a-t-il été) supérieur à 3 000€ ?
Les sommes détenues dans le coffre ne doivent pas excéder les 3 000€. Contrôlez les bordereaux de remise en banque des 2 dernières semaines + la valeur de la caisse 99 pour vous assurer que la limite n'a pas été franchie. Si la limite a été franchie, une demande d’autorisation a-t-elle été envoyée au responsable de zone, et l’information transmise au service finance ou à l’auditeur ?
La limite fixée pour l’argent détenu dans le coffre doit être respectée.
La valeur des sommes au coffre doit être maintenue à un minimum, afin de réduire les risques encourus par la société en cas de vol (par le personnel ou non) ou de perte non assurée. Vous ne marquez 3 points que si la procédure a été suivie en cas de dépassement. N/A si aucun dépassement.

Partie 2: Gestion des caisses

1.2.1 La valeur des montants et des factures de la caisse 99 (espèces du dépôt) est-elle égale à la valeur indiquée sur le rapport de caisse 99 ?
Assurez-vous que la valeur du liquide et des "factures" (non traitées dans le système) rangés dans la caisse 99 est équivalente au montant du rapport de caisse 99 au moment où vous le lancez.
Afin de protéger l’argent du dépôt, le liquide destiné aux dépenses du dépôt doit être géré précisément.
Il s’agit de vérifier que toutes les sommes (et factures) sont comptabilisées et exactes, et d'assurer à l’entreprise la visibilité de ces montants. En outre, la vérification de l'exactitude de ces sommes permet de diminuer le risque de perte, ou de les identifier rapidement. Vous ne marquez 3 points que si les montants sont exacts à 1€ près. S’il y a un écart de +/- 1€, aucun point n’est attribué.
1.2.2 Sauf autorisation du responsable de zone, la caisse 99 ne doit pas excéder les 1 000€.
Si le montant dépasse les 1 000€, assurez-vous de la présence de l’autorisation nécessaire et vérifiez que le montant détenu est inférieur à la limite autorisée. Besoin d'une preuve (e-mail, par exemple) de l’autorisation donnée par le Responsable de région ou de zone, indiquant la raison et le montant de l'excès, ainsi que la durée de validité de l'autorisation. Pour des raisons d'audit, ce document doit être conservé avec le rapport du solde de la caisse 99 (physiquement dans la caisse 99).
La valeur de la caisse 99 doit être maintenue au minimum permettant le bon fonctionnement du dépôt. Une autorisation doit être obtenue pour tout montant supérieur à 1000 €.
Cette autorisation doit être obtenue auprès du responsable de région ou de zone. Ils doivent valider la raison pour laquelle vous détenez un montant de liquide supérieur à la limite. Une copie de cette autorisation doit être conservée comme preuve. Après expiration de l’autorisation, une nouvelle doit être demandée si besoin. Les montants non autorisés affectent la société en augmentant le risque financier et en diminuant la trésorerie disponible. Une détention de faibles montants de liquide simplifie les opérations de contrôle du coffre, ainsi que l'identification des erreurs. Vous ne marquez 3 points que si la valeur du liquide détenue est inférieure à 1 000 € ou inférieure à la limite autorisée.
1.2.3 Toutes les factures incluses dans la caisse 99 sont-elles bien liées aux dépenses des 7 derniers jours ?
Chaque dépense doit être traitée sous le code d’ajustement approprié, au moins une fois par semaine. Vérifiez que toutes les factures non encore traitées dans K8 sont incluses dans la caisse 99 et associées seulement aux dépenses de la semaine en cours.
Toutes les dépenses doivent être traitées au moment du paiement. Si un ajustement cash a été traité et que l'argent reste au coffre, cette somme n'est plus visible par la société et n'est plus assurée. Dans un pareil cas, l'ajustement doit être annulé et l'argent doit retourner dans la caisse 99 jusqu'au moment du paiement. Vous ne marquez 3 points que s'il n'y a aucun ajustement cash traité, 2 points s'il y en a un de moins d’un jour et 1 point s'il y en a un de moins d'une semaine.
1.2.4 Y a-t-il des ajustements cash traités présents dans le coffre, en attente de paiement ?
Toutes les dépenses traitées dans K8 doivent avoir été payées. Les montants traités ne doivent plus être présents au coffre.
Toutes les dépenses doivent être traitées au moment du paiement. Si un ajustement cash a été traité et que l'argent reste au coffre, cette somme n'est plus visible par la société et n'est plus assurée. Dans un pareil cas, l'ajustement doit être annulé et l'argent doit retourner dans la caisse 99 jusqu'au moment du paiement. Vous ne marquez 3 points que s'il n'y a aucun ajustement cash traité, 2 points s'il y en a un de moins d’un jour et 1 point s'il y en a un de moins d'une semaine.

Partie 3: Contrôle des opérations de caisses

1.3.1 À la fermeture, les contrôles de caisse sont-ils réalisés et confirmés sur la feuille d’analyse des règlements, pour chaque caisse ? Les erreurs sont-elles corrigées et les fonds de caisse sont-ils contrôlés ?
Vérifiez la présence de la feuille des Analyses de Règlements (aussi appelée Feuille de Rapprochement de caisses) portant la mention "Fonds de caisse correct" (ou le détail de la ventilation du fonds de caisse) et qu’elle est contresignée par un membre du management. Si aucune somme n'a été encaissée dans une des caisses, imprimez une feuille de contrôle du fonds de caisse à partir de Houdan Link ou inscrivez les montants pour le contrôle du fonds de caisse sur la feuille d’analyse des Règlements s’imprimant à la fermeture de l’autre caisse. Le numéro de la caisse doit être clairement identifié et les signatures nécessaires doivent être apposées. En cas d’erreur dans les sommes reçues, ou dans le fonds de caisse, une correction par un ajustement code 10 doit être fait.
Les caisses doivent être vérifiées à la fermeture et leur exactitude doit être maintenue de manière journalière.
Ce contrôle permet de disposer d'un historique des contrôles effectués sur les encaissements, confirme que les erreurs ont été rectifiées et que les fonds de caisse ont été vérifiés à la fermeture. En cas d'anomalie, les responsables du dépôt peuvent retracer et retrouver les erreurs rapidement. Vous ne marquez 3 points que s'il n'y a aucun ajustement cash traité, 2 points s'il y en a un de moins d’un jour et 1 point s'il y en a un de moins d'une semaine.
1.3.2 Les responsables du dépôt vérifient-ils et autorisent-ils la mise en banque informatique ?
Les feuilles de données bancaires doivent être vérifiées et deux signatures, dont celle d’un responsable, doivent être clairement visibles pour confirmer que le document a été vérifié.
Vérifiez les feuilles des données bancaires sur les 2 dernières semaines afin de confirmer que les remises en banque informatique de chaque jour ont été autorisées par un responsable du dépôt. Les remises en banque informatiques doivent être vérifiées et signées après vérification afin de garantir que les transactions effectuées sont exactes.
Si les responsables du dépôt vérifient les feuilles de données bancaires, le risque de perte d'argent est réduit, et les montants envoyés à la banque sont certifiés corrects. Cela prouve le suivi de bonnes pratiques en cas de problème. Si aucun rapport de remise en banque informatique ne s’imprime, le rapport Détaillé Cash Journalier & Caisse (HM00026D) portant deux signatures est accepté, de manière exceptionnelle. Vous ne marquez 3 points que si toutes les feuilles de données bancaires sont contresignées pour chaque jour.
1.3.3 Contacter la comptabilité pour vérifier s'il y a eu des problèmes récurrents d'imprécision de remise en banque au cours des 2 dernières semaines.
Les feuilles de données bancaires doivent correspondre aux bordereaux de remise en banque (un pour les chèques et un pour l’espèce). Comparez les bordereaux de remise en banque et le rapport détaillé journalier Cash & Caisse afin de vérifier qu’ils correspondent. Pour les cartes de crédit, vérifiez l’exactitude des transactions par rapport aux reçus de cartes bancaires. Les bordereaux corrects pour la remise en banque des chèques et des espèces doivent être utilisés.
Les bordereaux de remise en banque doivent être correctement remplis et doivent correspondre aux sommes remises en banque physiquement. Les dates des bordereaux doivent correspondre aux jours d’encaissement dans K8 pour des questions de traçabilité comptable. Des bordereaux correctement remplis facilitent la vérification des sommes déposées à la banque et permettent de confirmer l'adéquation entre les montants entrés dans le système et les montants déposés à la banque. Une différence entre les montants enregistrés dans le système et les montants reportés sur les bordereaux de remise en banque révèle un mauvais contrôle des mouvements d'argent. Toute non-conformité de plus de deux semaines sera portée au rapport, sans influer sur le score. 3 points si aucune non-conformité sur les remises en banque, 2 points si les montants sur les bordereaux sont erronés, mais les bons montants mis en banque.
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1.3.4 Les chèques reçus sont-ils scannés chaque jour et transmis sur la boîte scan.cheque@howdens.com ?
À la fin de chaque journée, les chèques reçus doivent être scannés sur la boîte scan.cheques@howdens.com. La conservation de la copie papier des chèques n’est plus demandée, créant un risque de violation du RGPD. Cela permet de conserver la traçabilité des chèques reçus, sans risque de perte d’une copie sensible.
Vérifiez que les chèques reçus ont bien été transmis par scan le jour de leur prise au dépôt. Utilisez le rapport journalier cash & Caisse et contrôlez la présence des scans dans la boîte scan.cheques. Vous ne marquez 3 points que si tous les chèques reçus ont été scannés le jour de leur prise au dépôt.
1.3.5 Les remises en banque sont-elles faites au minimum 2 fois par semaine (si applicable) ?
La remise en banque doit être faite AU MOINS 2 fois par semaine.
Cela permet de maximiser la trésorerie de l’entreprise, de s’assurer que les chèques sont mis en banque rapidement, et de ne pas dépasser la limite d’argent autorisée dans le coffre du dépôt.
Vérifiez qu’il y a au moins deux remises en banque par semaine en regardant la date du tampon de la banque sur les bordereaux. S’il n’y a pas eu de chèque ou d’argent liquide à mettre en banque justifiant 2 remises en banque dans la semaine, le dépôt ne sera pas pénalisé. La mise en banque est généralement faite le mardi et le vendredi. Vous ne marquez 3 points que s’il y a AU MOINS 2 remises en banque par semaine, si applicable.
1.3.6 Pour chaque terminal de paiement, le contenu physique de chaque caisse doit correspondre au montant indiqué sur la feuille d’Analyse des Règlements (fonds de caisse de 50€ exclu).
Les terminaux de paiement doivent être exacts à tout moment.
Les rapports de contrôles de caisse peuvent être utilisés à tout moment de la journée, afin de vérifier l'exactitude de la caisse. Il ne doit pas y avoir d'écart sans explication valable. Cela permet aux responsables de dépôt d'être confiants quant à la vigilance de leur équipe par rapport aux procédures concernant la gestion des espèces. Tout manque dans la caisse impactera le P&L du dépôt.
Réalisez un contrôle de la caisse, et assurez-vous que la somme en caisse (espèces, chèques et cartes inclus, hors fonds de caisse) correspond aux montants indiqués sur la feuille d’Analyse des Règlements. Vérifiez que le montant du fonds de caisse correspond au montant du rapport de caisse 97 (fonds de caisse). Les fonds de caisse doivent être clairement identifiables et correspondre au montant du rapport HM000159B. Vous ne marquez 3 points que si les montants sont exacts à 1€ près. S’il y a un écart de +/- 1€, aucun point n’est attribué.
1.3.7 Ouvrir la caisse et vérifier qu'elle contient moins de 300€ en espèces.
La limite pour les montants en espèces présents dans la caisse doit être respectée, afin de limiter les pertes en cas de vol.
Afin d'éviter les vols opportunistes, la limite est fixée à 300€ pour les espèces. L'utilisation de cavalier de sécurité est recommandée lorsque les caisses sont laissées sans surveillance. Toutefois, cette mesure est laissée à la discrétion du responsable de dépôt.
Contrôlez les Rapports Journaliers Cash et Caisse, et le rapport Entête des Ventes par Terminal, afin de vérifier que tout montant liquide au-delà de la limite autorisée a été transféré rapidement.
Cette limite inclut la monnaie formant le fonds de caisse. 2 points seulement s'il y a eu un transfert lorsque la limite d'espèces a été dépassée, et que la caisse contient moins de 300€.
1.3.8 Des chèques ont-ils été refusés/retournés par la banque sur les 3 derniers mois ? Si oui, le dépôt avait-il bien pris les précautions d’usage ?
Les chèques doivent être vérifiés par le dépôt avant d’être acceptés afin de minimiser le risque de chèques refusés par la banque.
Les chèques non remplis doivent être passés dans la machine Vérifiance pour s’assurer que ce ne sont pas des chèques volés. Pour les chèques remplis, il faut téléphoner au crédit contrôle avant de les accepter. Pour les clients qui achètent pour la première fois ou que vous ne connaisse pas, le dépôt doit demander la carte d’identité du client et reportez le numéro de la carte au dos du chèque. Pour les chèques dépassant une valeur de 10 000€, 2 pièces d’identité doivent être exigées du client. Le dépôt doit également vérifier que les chèques sont correctement remplis (valeur en chiffre correspondant au montant en lettres, date, lieu, signature, chèque endossé avec le tampon Houdan et la signature d’un responsable). Les chèques doivent être endossés et remplis correctement pour ne pas courir le risque qu’ils soient rejetés par la banque.
Appelez le Crédit Contrôle et demandez-leur s’il y a eu sur les 3 derniers mois des chèques refusés pour lesquels le dépôt n’avait pas pris les précautions nécessaires. Vous ne parquez 3 points que si le crédit contrôle estime que toutes les précautions d’usage ont été prises au niveau du dépôt.
1.3.9 Y a-t-il un document de transfert de caisse rangé et signé par la direction du dépôt pour chaque transfert de caisse ?
Les transferts de caisse permettent de confirmer le montant, la provenance et la destination des sommes transférées entre les différentes caisses. Elles encouragent le contrôle et évitent les pertes d'argent. Ceux-ci doivent être signés par un membre du management et rangés dans le classeur des données bancaires 'A'.
Contrôlez les transactions des 2 semaines précédentes à l'aide du Rapport Journalier Cash et Caisse et du rapport Entête des Ventes par Terminal, afin de vous assurer que tous les transferts sont présents, signés par un membre du management et rangés dans le classeur des données bancaires ‘A’. Vous ne marquez 3 points que si les transferts de caisse ont tous été signés et rangés.
FR 1.3.1 Tous les chèques d'un montant supérieur à 500€ sont-ils sécurisé Transax ?
Tout chèque d'un montant supérieur à 500€, doit faire l'objet d'une sécurisation Transax.
FR 1.3.2 Des chèques d'un montant supérieur à 7500€ ont-ils été encaissés par le dépôt ?
Les chèques supérieurs à 7500€ ne sont plus acceptés par la société

Partie 4: Ajustement cash

1.4.1 Tous les Ajustements Cash sont-ils présents ?
Tous les ajustements cash doivent être présents afin de garantir que les responsables du dépôt savent quels ajustements ont été traités. Lancer le rapport pour une période donnée permet de vous assurer que tous les ajustements sont pointés et peuvent être vérifiés.
Vérifier la présence de tous les justificatifs à l'aide du Rapport Détaillé des Ajustements Cash (Il peut être trié par date de saisie avant impression). Vous ne marquez 3 points que si TOUS les ajustements cash sont présents
1.4.2 Une raison valable a-t-elle été entrée pour chaque dépense ,
Une raison valable doit être indiquée, afin d’obtenir un historique des achats, et aider à identifier les achats en cas de factures multiples de même montant (insérer le N° de facture, par exemple).
Contrôlez chaque ajustement cash et ses justificatifs afin de vérifier que l'ajustement est justifié. 2 points que si une raison valable saisit pour TOUS les ajustements cash.
1.4.3 Le code motif utilisé est-il correct ?
Le code motif correct doit être utilisé afin de garantir que les mouvements sont pris en compte sur le poste comptable adapté sur le P&L.
Inspectez chaque ajustement cash et ses justificatifs afin de vérifier que le code motif utilisé est correct. Vous ne marquez 2 points que si TOUS les ajustements cash présent sont effectués sous les codes motifs corrects.
1.4.4 Un justificatif valable est-il agrafé pour chaque dépense ?
Un justificatif valable doit être attaché à chaque ajustement cash pour valider la dépense. Un justificatif valide doit présenter le nom, l’adresse et les coordonnées du fournisseur.
Contrôlez chaque ajustement cash et vérifiez la présence d'un justificatif pour chacune d'entre-elles. Dans le cas d’un défraiement pour utilisation d’un véhicule personnel, une note de frais reprenant le kilométrage effectué, signé par un responsable constitue un justificatif valide. Vous ne marquez 3 points que si TOUS les ajustements cash sont accompagnés d'un justificatif valable.
1.4.5 La TVA est-elle calculée et traitée correctement pour tous les achats soumis à TVA ? La facture de TVA satisfait-elle aux exigences légales ?
La TVA ne peut être réclamée que pour les produits soumis à TVA et sur présentation d'un reçu valide. Traiter la TVA sans facture valide peut être à l'origine de conséquences fiscales graves pour la société. Le fait de ne PAS traiter la TVA lorsque vous disposez d'une facture avec TVA augmente les frais de la société. Les reçus pour dépenses de carburant doivent présenter le bon type de carburant et ne doivent pas dater de plus de trois mois.
Contrôlez chaque ajustement cash afin de vérifier que la TVA a été calculée et traitée correctement. (Seules les dépenses soumises à TVA et accompagnées d'une facture avec TVA valide doivent faire faire l'objet d'un ajustement de TVA). Vous ne marquez 3 points que si TOUTES les factures avec TVA ont été traitées correctement et 2 points si la TVA non réclamée n’excède pas 2.50€ sur la période auditée.
1.4.6 Tous les ajustements cash sont-ils signés par la personne les ayant effectués ET autorisés par un responsable du dépôt ?
Les ajustements cash doivent être validés par deux signatures. Cela prouve qu'ils ont été traités correctement et autorisés.
Cela permet de valider la sortie d'argent. La contre-signature d’un responsable représente l'autorisation de la transaction. Ainsi, le contrôle des dépenses par les responsables est visible.
Contrôlez tous les ajustements cash et assurez-vous qu'ils sont signés par deux membres de l'équipe, dont un responsable. Les responsables du dépôt ne doivent pas signer les ajustements cash qu’ils ont traités et une autre signature que la leur doit être apposée pour faire foi d’autorisation.
Les managers ne peuvent pas autoriser leurs propres dépenses, celles-ci devant être autorisées par le responsable de zone. Vous ne marquez 3 points que si TOUS les ajustements cash portent les signatures correctes et clairement identifiables.
1.4.7 La transaction code 10 (erreur de caisse) ou AUT est-elle utilisée pour les écarts de caisse et/ou de coffre ?
L'utilisation du code 10 pour les écarts de caisse (positifs ou négatifs) fait partie des bonnes pratiques et met en évidence les erreurs que le responsable de dépôt peut ensuite contrôler.
Si l’équipe corrige ces erreurs en payant de sa propre poche ou à partir d'un « pot commun », cela révèle un problème de gestion des espèces. On donne à l'équipe l'impression qu'il n'y a pas de contrôle sur les montants en espèces. Retirer un "excès" de liquide peut être considéré comme du vol. (Si la consigne provient du service de comptabilité, les erreurs AUT sont tolérées).
Contrôlez le rapport des ajustements cash afin valider l'utilisation des codes 10.
S'assurer auprès de la direction du dépôt de la procédure utilisée pour corriger les écarts de caisse et de coffre. Vous ne marquez 1 point que si TOUS les codes 10 ont été traités correctement. Ajouter un commentaire si aucun code 10 n’a été utilisé.
1.4.8 Les codes 16 (frais de déplacement), 18 (Diesel) et 19 (Essence) sont-ils traités correctement et en accord avec les procédures de la société ?
L'ajustement cash adapté doit être utilisé pour être certain que le traitement comptable de la dépense est correct.
Il s'agit de s'assurer que la demande de remboursement kilométrique s'applique au kilométrage réalisé pour l'entreprise et que le calcul de TVA est correct. Le détail des voyages et du kilométrage réclamé doit être inscrit sur le formulaire de demande de remboursement. Le document d’utilisation de véhicule personnel doit être transmis au siège pour que le collaborateur soit assuré au cours de son trajet.
Les frais d’usure ne sont pas pris en compte pour les voitures de société. C’est pour cela qu’il faut différencier les frais de carburant des frais de déplacement des autres membres de l’équipe.
Pour les responsables de dépôt, le détail des demandes de remboursement doit être inscrit sur un formulaire de demande de remboursement, qui est signé par le responsable hiérarchique avant que l’ajustement ne soit traité dans K8.
Inspectez les ajustements des 4 dernières semaines pour vérifier que seules les dépenses avancées par le personnel du dépôt sont réclamées, à l'exclusion des frais de carburant des détenteurs de véhicule de société. Une copie d’un justificatif de kilométrage et de la déclaration d’utilisation de véhicule personnel doit être jointe au remboursement de frais kilométrique.
NB : Les Frais des Responsables de dépôts doivent être autorisés (=signés) par leur responsable hiérarchique direct, et envoyé à la comptabilité pour paiement. Vous ne marquez 3 points que si TOUS les codes 16, 18 et 19 ont été traités correctement.
1.4.9 Les rapports journaliers / hebdomadaires des ajustements cash sont-ils présents ? Sont-ils contrôlés et signés par la direction du dépôt ?
La direction du dépôt doit s'assurer qu'elle est informée de tous les ajustements cash et qu'ils sont totalement contrôlés.
Pour que le rapport soit valide, il doit comprendre tous les ajustements cash de la fourchette de dates saisie. Pour cette raison, le contrôle ne doit pas couvrir la date du jour. Cela permet d'éviter de traiter des ajustements cash après le début du contrôle. Un manque de contrôle dans ce domaine pourrait cacher une utilisation frauduleuse des fonds ou le vol de liquide.
Contrôlez le classeur des ajustements cash et vérifiez que chaque rapport est accompagné des documents d'ajustement nécessaire, et qu'ils sont signés par la direction du dépôt. Cette signature indique que le document a été contrôlé. Confirmez que les rapports vérifiés couvrent la totalité des dates de la période contrôlée en lançant le rapport pour des dates données et en vérifiant que chaque jour est présent. Vous ne marquez 3 points que si TOUS les rapports ont été vérifiés et qu'ils couvrent la totalité de la période contrôlée.
1.4.10 Toutes les dépenses effectuées avec la carte société de plus d’une semaine sont-elles supportées par des justificatifs valides ? Si des justificatifs non valides ont été rejetés par la comptabilité, les corrections nécessaires ont-elles été faites en moins d’une semaine ?
Les frais engagés par carte société sont dépensés à la validation de l’achat. Il est primordial que ces dépenses soient justifiées au moyen d’un document valable pour appuyer cette dépense.
Pour que le justificatif soit valide, il doit inclure la date de l’achat, le nom du commerçant, le descriptif des articles et leurs quantités, le montant global HT et TTC, ainsi que le montant de TVA.
La photographie présente sur Spendesk doit être lisible, et la totalité des informations renseignées dans les champs correspondants.
Les dépenses non justifiées devront être signalées à la finance et remboursées par l’auteur de la dépense.
Passez en revue les dépenses des 4 dernières semaines, et vérifiez à l’aide de l’extraction depuis Spendesk que chaque dépense est justifiée par une pièce valable, lisible et que toutes les informations nécessaires sont remplies. Vous ne marquez 3 points que si TOUTES les entrées du rapport Spendesk sont justifiées.
FR 1.4.1 Aucune facture n'a été payée en cash et traitée en ajustement cash. Seuls sont autorisés, les transferts de cash entre dépôt pour les mealpots ou les ouvertures de dépôt
Les ajustements cash ne sont plus autorisés au sein de Howdens Cuisines France (hors cas spécifique autorisé par le service comptabilité)

Section 2: Admin & RGPD

Partie 1: Archivage et destruction des documents

2.1.1 Tous les documents clients conservés au dépôt sont-ils conservés selon la politique de conservation de l’entreprise ?
Les dépôts doivent conserver les documents de manière complète et précise (cf. Notice sur l’archivage workplace – Audit & Process) pour fournir les preuves nécessaires en cas de demande ou de contentieux.
Les plans peuvent être une preuve cruciale dans certains cas et doivent être conservés informatiquement, ou en papier. Le suivi des leads, ainsi que les suivis de livraisons doivent être conservés de la même façon, et la conservation doit être démontrée par le manager.
À partir d’un échantillon récent de 5 semaines non consécutives, confirmez que les factures, bons d’enlèvements, les factures d’avoir cash, les bons de retour de marchandises, les ajustements cash et leurs reçus, et les documents bancaires, sont tous présents au dépôt selon leur durée de conservation. Vous ne marquez les 3 points que si TOUS les documents concernés sont archivés pendant la période de temps nécessaire
2.1.2 Les documents clients, financiers et concernant la société sont-ils détruits selon la politique du groupe ?
La destruction sécurisée des documents obsolètes est requise pour garantir la sécurité des données de nos clients, de nos fournisseurs, et également de nos données.
Des méthodes de destruction acceptables sont par exemple le passage à la déchiqueteuse, la location de benne fermée pour la destruction de documents confidentiels, la prestation d’une société spécialisée remettant un certificat de destruction sécurisée.
Le respect de ces règles permet de limiter le risque réputationnel lié à la perte de données, et le risque juridique en cas de manquements au RGPD et aux autres règles de protection des données.
La destruction sécurisée des documents obsolètes est exigée, afin de garantir la sécurité des données de nos clients et de l’entreprise.
Assurez-vous que le management utilise des méthodes de destruction sécurisée pour les documents contenant des informations sensibles ou des données personnelles.
Les archives sont-elles sécurisées dans une armoire fermant à clé, une pièce condamnable ou sur palette dans un rack ? Vous ne marquez les 3 points que si TOUS les documents obsolètes sensibles sont détruits de manière sécurisée.
2.1.3 Les ouvertures de compte sont elles réalisées sur tablette ? Si, cas exceptionnel, les documents d'ouverture de compte sont-ils détruits ?
Les ouvertures de comptes doivent se faire sur la tablette. En cas d'impossibilité, il convient de détruire les documents de façon sécurisée au moyen de la déchiqueteuse.
Destruction sécurisée signifie au moyen de la déchiqueteuse ou par l’intermédiaire d’une société spécialisée dans la destruction de documents confidentiels, avec remise d’un certificat de destruction. Assurez-vous que ces documents sont conservés de manière sécurisée jusqu’à leur destruction. Les anciens dossiers doivent avoir été détruits. Vous ne marquez 2 points que si aucune autre ouverture de compte que celle en attente de validation n’est trouvée.
2.1.4 Le dépôt détruit-il les documents dont le délai de conservation est dépassé ?
Le RGPD impose que les documents ne soient pas conservés plus longtemps que nécessaires. Passé le délai utile, les documents doivent être détruits. Si besoin, votre auditeur pour vous assister pour déterminer ce qui doit être détruit.
Aucun document ne doit être présent au-delà de 6 mois passé le délai de conservation.
Vérifiez qu’aucun document n’est conservé au-delà du délai de conservation défini. Vous ne marquez les 3 points que si TOUS les documents conservés respectent le délai (dans le respect de la tolérance)
2.1.5 Les documents utilisés sont-ils à jour de la dernière version des CGV ?
Les CGV à jour doivent être utilisées pour s’assurer que le client a accès aux informations régulant nos relations commerciales.
Si les CGV utilisées sur les documents fournis au client ne sont pas à jour, les plus favorables au client pourraient être retenues en cas de contentieux.
Les CGV à jour doivent être utilisées pour s’assurer que le client a accès aux informations régulant nos relations commerciales.
Si les CGV utilisées sur les documents fournis au client ne sont pas à jour, les plus favorables au client pourraient être retenues en cas de contentieux. Vous ne marquez 2 points que si les documents présentent les CGV à jour.

Partie 2: RGPD

2.2.1 Tous les membres de l’équipe ont-ils visionné et émargé la vidéo de présentation RGPD sur E-learning ?
Les membres de l’équipe doivent avoir visionné la vidéo de présentation RGPD, et doivent avoir émargé sur e-learning.
Les nouveaux entrants doivent avoir visionné la vidéo dans les deux semaines après leur arrivée, et un rafraîchissement doit avoir été fait dans les deux ans pour tous les membres de l’équipe.
Les membres de l’équipe doivent avoir visionné la vidéo de présentation RGPD, et doivent avoir émargé sur e-learning.
Les nouveaux entrants doivent avoir visionné la vidéo dans les deux semaines après leur arrivée, et un rafraîchissement doit avoir été fait dans les deux ans pour tous les membres de l’équipe. Vous ne marquez les 3 points que si tous les membres de l’équipe ont émargé la vidéo sur E-learning (hormis les nouveaux entrants dans les 2 dernières semaines)
2.2.2 Y a-t-il des informations clients non sécurisées dans les espaces publics du dépôt ?
Les documents contenant des données clients doivent être conservés de manière sécurisée (tiroirs, armoires, archives …) pour limiter le risque d’accès par des personnes non autorisées.
Vérifiez les espaces designers inoccupés pour confirmer qu’aucune information client (nom, adresse, téléphone …) n’est visible d’autres clients (seules les informations du client présent peuvent être visibles).
Assurez-vous que les documents utilisés pour préparer et pour fournir la marchandise ne sont pas visibles de personnes extérieures à l’entreprise.
Les cartes clients ont-elles été détruites ? Les rapports utilisés pour gérer le business et les relations clients contiennent des données sensibles. Assurez-vous que le dépôt garantit la sécurité des données (rapports anonymisés, moyens de masquage …). Vous ne marquez 3 points que si aucune information client n’est présente dans les espaces publics du dépôt.
2.2.3 Assurez-vous que les données de cartes bancaires ne sont pas conservées au dépôt physiquement ou informatiquement
Les numéros de cartes bancaires ne doivent pas être conservés. Seuls les paiements sur le terminal au comptoir ou par téléphone au Credit Control (saisis immédiatement sans notes par l’opérateur) sont considérés comme des transactions acceptables.
Vérifiez qu’aucun document contenant des données de cartes bancaires n’est conservé au coffre, et assurez-vous qu’aucune note K8 ne contient ces informations. Vous ne marquez 3 points que si aucune donnée de carte bancaire n’est conservée au dépôt.
2.2.4 Lorsque les devis, bons d’enlèvement, documents de garantie ou reçus de paiement sont fournis aux clients finaux de la part de nos clients, ils NE doivent PAS contenir d’informations personnelles de nos clients.
Pour éviter que les clients finaux aient accès aux données de nos clients (qui sont des données personnelles) celles-ci doivent être supprimées des documents que nous fournissons aux clients finaux. Les membres de l’équipe en contact avec les clients doivent être en mesure de remplir cette obligation, et de savoir comment supprimer ces informations des documents.
Assurez-vous auprès de l’équipe et du management que seules les versions anonymes K8 de ces documents sont fournies aux clients finaux. Vérifier qu’au moins deux personnes de l’équipe connaissent la manipulation. Vous ne marquez 2 points que s’il y a des preuves que les bonnes copies sont utilisées
2.2.5 Tous les téléphones mobiles contenant des données clients ou employés (numéro de téléphone et/ou email) sont-ils sécurisés ?
Le vol des téléphones donnerait accès à des données sur les clients et les membres de l’équipe. C’est pour cela qu’ils doivent être sécurisés par mot de passe, code Pin ou sécurité biométrique. Les données personnelles ne doivent pas être envoyées par email hors du réseau Houdan, et l’utilisation de périphériques de stockage n’est pas autorisée, car ils pourraient être facilement perdus et ne sont pas sécurisés.
Demandez au manager, aux designers et aux reps de montrer le mode de sécurisation de leur téléphone mobile, s’ils contiennent ce genre de données.
Des périphériques de stockage sont-ils utilisés pour télécharger des données au dépôt, et des membres de l’équipe envoient-ils des données personnelles sur des adresses email personnelles ? Vous ne marquez 3 points que si les téléphones sont verrouillables et qu’aucun périphérique de stockage et qu’aucun email personnel ne sont utilisés
2.2.6 Toute violation ou perte de données a-t-elle été reportée immédiatement au manager de dépôt puis à son responsable de zone, au responsable informatique et au Délégué à la Protection des Données ?
La perte d’information client par vol ou perte de documents, vol de listing client par des membres de l’équipe ayant quitté l’entreprise, accès non autorisé aux données d’un client par un tiers, etc. Toute violation doit être reportée le jour même de la découverte, au moyen de la procédure d’alerte : Elsa OLLON - elsa.ollon@howdens.com
Ne pas reporter directement aux autorités
Demandez au manager comment identifier une violation et qui doit en être averti. Si des informations ont été relevées comme manquantes, ont-elles été correctement remontées ? Vous ne marquez 3 points que si le management sait reconnaitre une violation et à qui il doit la reporter, et que les actions correctes ont été prises à la suite d’une perte éventuelle de données.
2.2.7 Assurez-vous auprès du management du dépôt des méthodes utilisées pour les campagnes marketing auprès des clients et de la base de données utilisées. Assurez-vous que les campagnes marketing sont effectuées en utilisant la base SIREN ou par demande auprès du Marketing.
Seuls les clients ayant volontairement indiqué sur leur ouverture de compte ou le document de modification de préférences leur choix de recevoir des sollicitations de notre part doivent être contactés, et seulement au moyen de la méthode qu’ils ont choisi. Les managers doivent organiser l’utilisation du système pour les emails et SMS, et seule la liste générée par le marketing peut être utilisée.
Pour les courriers, seul le listing des adresses clients doit être utilisé pour les clients existants.
Manqué si le dépôt utilise une autre liste de données clients, ou si la liste est mise à jour manuellement
Seuls les clients ayant volontairement indiqué sur leur ouverture de compte ou le document de modification de préférences leur choix de recevoir des sollicitations de notre part doivent être contactés, et seulement au moyen de la méthode qu’ils ont choisi. Les managers doivent organiser l’utilisation du système pour les emails et SMS, et seule la liste générée par le marketing peut être utilisée.
Pour les courriers, seul le listing des adresses clients doit être utilisé pour les clients existants.
Manqué si le dépôt utilise une autre liste de données clients, ou si la liste est mise à jour manuellement. Vous ne marquez 2 points que si le rapport correct est utilisé.
2.2.8 Comment le manager s’assure que l’équipe enregistre tout changement souhaité et que les informations sont mises à jour dans K8/SAP ?
Si un client souhaite modifier ses préférences enregistrées, il doit remplir un formulaire de modification de préférences clients au comptoir du dépôt. Les informations doivent ensuite être scannées au Credit Control le jour même pour mise à jour de la base de données.
Cela permet de s’assurer que seuls les clients ayant donné leur accord sont contactés, par le moyen de communication qu’ils ont choisie.
Il n’est pas acceptable d’enregistrer ces modifications manuellement sur les tableaux clients ou sur les cartes de suivi client.
Le manager doit rester raisonnable dans les demandes de modifications qu’il transmet au Credit Control. Manqué si le dépôt met à jour quoique ce soit manuellement.
Assurez-vous auprès du management du dépôt de la façon dont l’équipe du dépôt enregistre les modifications de préférences sur les données personnelles (moyens de communication / changement d’avis sur la communication). Vous ne marquez 3 points que si la procédure de mise à jour des préférences est respectée.

Partie 3: Ressources Humaines et affichages

2.3.1 Les fiches médicales d’aptitude au travail sont-elles toutes présentes en lieu sûr ?
Les responsables de dépôt doivent prendre rendez-vous avec la médecine du travail pour que leurs employés aient vu le médecin dans les 2 mois suivant leur embauche puis dans les délais en fonction des cas. En cas d’arrêt maladie de plus de 21 jours, une fiche médicale d’aptitude au travail doit également être présente pour attester que l’employé est apte à reprendre le travail. Les fiches médicales d’aptitude au travail doivent être gardées au dépôt tant que le salarié fait partie des effectifs. Ceci est une obligation légale de l’inspection du travail.
Vérifiez qu’il y en a une par employé. Pour toute nouvelle embauche, vérifiez que la visite a eu lieu dans les 2 mois suivants l’embauche.
L’avis d’aptitude médicale est présent et a eu lieu dans les deux mois suivants l’embauche, ou le changement de poste.
Visite médicale de moins de 5 ans présente pour tous les membres de l’équipe non soumis à autorisation de conduite.
Si autorisation de conduite : attestation de visite médicale avec le médecin du travail de moins de 4 ans et attestation de visite intermédiaire avec un professionnel de santé de moins de 2 ans sont présentes.
Ces documents sont à conserver en lieu sûr, sous clés. Sur les 2 dernières années (à l’exception des problèmes résolus depuis le dernier audit).
Rapport des effectifs + registre du personnel. Vous ne marquez 3 points que si tous les certificats d’aptitude au travail sont présents.
2.3.2 Le registre du personnel est-il à jour ?
L’inspection du travail exige que le registre unique du personnel soit à jour pour vérifier que tous les employés sont en règle. Toutes les sections doivent être remplies et mises à jour.
(Vérifiez que le registre du personnel est à jour en le comparant avec la liste des entrées/sorties du personnel disponible auprès des RH. )
Les dates d’entrée, de sortie, le nom et le prénom de la personne, ainsi que le type de contrat doivent être remplis, au minimum.
2.3.3 Les documents à afficher obligatoirement sont-ils tous affichés ?
L’inspection du travail exige qu’un certain nombre de documents soient affichés à la vue de tous, afin que chaque employé ait connaissance des informations légales assurant sa protection.
Vérifiez sur la liste de l’affichage obligatoire disponible sur houdan link/ support/RH/Doc Managers que tous les documents concernés sont affichés et à jour. L’affichage obligatoire comporte : - Adresse de l’inspection du travail et nom de l’inspecteur du travail - Adresse de la médecine du travail - Intitulé de la convention collective - Tableau individuel des horaires signé - Dernier compte-rendu du CSE - Résultats des élections professionnelles - Liste des élus - Textes sur l’égalité professionnelle H/F - Code pénal sur les discriminations - Numéro du centre anti-poison - Affiche Expolink et affiche ligne de soutien psychologique Vous ne marquez 3 points que si TOUS les documents concernés sont affichés
- Aix en Provence
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- Armentières
- Arnas
- Arras
- Aubagne
- Aubervilliers
- Bezons
- Bonneuil
- Buchelay
- Cambrai
- Champigny sur Marne
- Charleroi
- Chartres
- Coignières
- Conflant St Honore
- Dardilly
- Fleury Merogis
- Groslay
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- Lagny sur Marne
- Lesquin
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- Marseille
- Massy
- Melun
- Morangis
- Noisy le Sec
- Orleans
- Pierrelaye
- Rosny
- Rouen
- Servon
- Saint Priest
- Villeneuve la Garenne
- Vitrolles
- Wasquehal
- Amiens
- Bailly
- Boulogne
- Caen
- Corbeil
- Douai
- Givors
- Le mans
- Livry Gargan
- Mérignac
- Nanterre
- Roissy (Tremblay)
- Saint Denis
- Saint Herblain
- Sartrouville
- Vertou
- Villejust
2.3.4 Toutes les heures supplémentaires travaillées sont-elles enregistrées et correctement déclarées aux RH ?
Les heures travaillées par les collaborateurs non-cadres du dépôt doivent être suivis et documentées pour chaque employé. Les heures supplémentaires effectuées doivent être transmises chaque mois aux RH.
Les heures travaillées par les collaborateurs non-cadres du dépôt doivent être suivis et documentées pour chaque employé. Les heures supplémentaires effectuées doivent être transmises chaque mois aux RH. Vous ne marquez 3 points que si les horaires sont suivis, et que les heures supplémentaires déclarées aux RH correspondent au suivi.
2.3.5 Le poster présentant le numéro confidentiel d’alerte NAVEX est-il affiché visiblement dans une zone où l’équipe se rend régulièrement ?
Tout membre du dépôt doit être au courant du service confidentiel d’alerte NAVEX et avoir accès au numéro / site web. Le poste doit être clairement visible, dans une zone fréquentée habituellement par l’ensemble des membres de l’équipe, et au bon format (A3). Vous ne marquez 3 points que si le poster est clairement affiché
- Aix en Provence
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- Chartres
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- Lagny sur Marne
- Lesquin
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- Marseille
- Massy
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- Orleans
- Pierrelaye
- Rosny
- Rouen
- Servon
- Saint Priest
- Villeneuve la Garenne
- Vitrolles
- Wasquehal
- Amiens
- Bailly
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- Caen
- Corbeil
- Douai
- Givors
- Le mans
- Livry Gargan
- Mérignac
- Nanterre
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- Saint Denis
- Saint Herblain
- Sartrouville
- Vertou
- Villejust

Partie 4: Facturier manuel

2.4.1 Tous les carnets de factures manuelles sont-ils en sécurité dans le coffre ? Les carnets de factures manuelles ont-ils été remplis complètement et toutes les pages sont-elles présentes ? Tous les carnets de factures manuelles sont-ils en sécurité dans le coffre ? Les carnets de factures manuelles ont-ils été remplis complètement et toutes les pages sont-elles présentes ?
Il faut empêcher que les factures manuelles puissent être perdues ou mal utilisées.
Si des carnets ou pages de carnet de factures manuelles sont volés, du stock peut être donné sans qu’une facture soit traitée dans le système informatique. Si toutes les copies sont gardées dans le carnet, on peut retracer l’historique. Les carnets en usage doivent aussi être gardés au coffre. Les factures manuelles doivent avoir été traitées dans K8 et gardées dans le carnet pour former un historique des factures manuelles. Si une partie des renseignements nécessaires n’a pas été inscrite sur la facture manuelle, vous pourriez appliquer des remises incorrectes ou ne pas faire payer des produits que vous aviez fournis. Les factures manuelles non signées peuvent être contestées par les clients et peuvent devoir faire l’objet d’un avoir puisqu’aucune preuve de fourniture de produits n’existe. S’il y a des pages manquantes dans le carnet, il n’est pas possible d’avoir un historique des factures manuelles pour confirmer qu’elles ont toutes été traitées dans le système. Cela peut avoir comme conséquence une perte de revenu pour l’entreprise et un fichier stock inexact.
Tous les carnets de factures manuelles doivent être gardés au coffre, en tant qu’objet de valeur, car ils pourraient être utilisés pour fournir des produits sans paiement. (Les carnets utilisés entièrement doivent être archivés pendant 10 ans et donc rangés dans la section ”10ans” des archives – à archiver la dernière semaine d’utilisation). Examinez tous les carnets pour vérifier que toutes les sections des factures utilisées sont remplies comme nécessaire (y compris le numéro de la facture K8 correspondante). Les pages vides doivent avoir été barrées entièrement et doivent être restées dans le carnet. Les informations minimums sont : la date, le nom complet, le code postal et l’adresse, la description de la marchandise, les remises, la valeur de la facture, la signature du client et le numéro de la facture K8. Vous ne marquez 3 points que si les carnets de factures manuelles sont gardés au coffre, ont été remplis correctement, et sont inscrits sur le contrôle de coffre Carnet 1 : Carnet 3 : Carnet 2 : Carnet 4 :
- Aix en Provence
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Partie 5: Comptes utilisateurs

2.5.1 Vérifiez que tous les ordinateurs non utilisés n’ont pas de session K8 ouverte et que chaque personne utilise son propre compte utilisateur.
Chaque personne ne doit utiliser que son propre identifiant/login afin d’être sûr qu’il y a un historique fiable de chaque transaction et de son auteur. Ceci permet d’empêcher les utilisations abusives ; des personnes pourraient utiliser les identifiants d’autres personnes pour manipuler le système ou créer des ventes ou des avoirs.
Nous cherchons à confirmer que les membres du dépôt ont compris l’importance de n’utiliser que leur login, de ne laisser personne l’utiliser et de ne pas laisser leur session ouverte lorsqu’ils ne sont plus devant leur terminal ou qu’ils partagent le même terminal avec d’autres. Les postes non occupés doivent être verrouillés pour éviter toute utilisation non autorisée. Les mots de passe doivent être conservés de manière sécurisée. Vous ne marquez 3 points que si TOUS les ordinateurs non utilisés sont déconnectés de K8. Sinon, vous marquez 0 point.
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- Aubervilliers
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- Conflant St Honore
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- Lagny sur Marne
- Lesquin
- Liege
- Marseille
- Massy
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- Noisy le Sec
- Orleans
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- Rosny
- Rouen
- Servon
- Saint Priest
- Villeneuve la Garenne
- Vitrolles
- Wasquehal
- Amiens
- Bailly
- Boulogne
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- Corbeil
- Douai
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- Le mans
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- Mérignac
- Nanterre
- Roissy (Tremblay)
- Saint Denis
- Saint Herblain
- Sartrouville
- Vertou
- Villejust
2.5.2 Les comptes d’utilisateur sont-ils compatibles avec les postes de chacun et les comptes de personnes ayant quitté l’entreprise ont-ils été supprimés/désactivés ?
Il ne doit y avoir de compte utilisateur que pour les personnes présentement employées au dépôt. Ces comptes doivent correspondre aux postes occupés.
Ceci permet de vérifier qu’aucune personne non-autorisée ne puisse avoir accès à certaines données du système, par exemple : l’écran d’autorisation d’ajustements cash.
Vérifiez que tous les utilisateurs ont un statut approprié et que les personnes ayant quitté l’entreprise sont supprimées. Une preuve de demande de désactivation auprès de l’équipe d’informatique doit être fournie si des personnes supplémentaires apparaissent. Utilisez le rapport HM00175 et comparez-le à la liste des effectifs du dépôt. Vous ne marquez 1 point que si tous les comptes utilisateurs sont à jour.

Partie 6: Fourniture & pose

2.6.1 Y a-t-il un contrat de sous-traitance de pose signé par poseur et par chantier ? Obtenez du siège la liste des poseurs qui ont travaillé pour le compte du dépôt sur les trois derniers mois et vérifiez qu’il y ait un contrat pour chacun d’entre eux. Y a-t-il un procès-verbal de réception/fin de chantier signé par le client pour chaque projet terminé ?
Le contrat de sous-traitance de pose doit être signé par le poseur avant qu’il ne travaille pour nous pour couvrir l’entreprise en cas de vol/perte de marchandise sur le site, découverte de travailleur au noir, etc. La marchandise une fois enlevée par le poseur est sous sa responsabilité. Cela permet à l’entreprise de ne pas être impliquée en cas de perte/vol de marchandise sur le site de pose.
Le sous-traitant prend également l’entière responsabilité des gens qu’il emploie en cas de contrôle de l’URSSAF.
Le procès-verbal de fin de chantier doit être signé par le client avant d’autoriser le siège à payer le poseur, ce qui nous permet d’avoir une garantie d’être payé par le client avant de payer le poseur. Cette règle permet également d'obliger le poseur à faire un travail convenable au nom de notre entreprise et de s'assurer que la prestation a été réalisée correctement.
Le dépôt doit faire signer un procès-verbal par le client final avant paiement de toute facture de pose. Le procès-verbal doit être daté et stipuler que le client final est satisfait de la prestation de pose concernant le lot facturé. Vérifiez qu’il y a bien un procès-verbal de fin de chantier signé pour chaque facture payée au poseur dont vous aurez la liste par le service de comptabilité. Vous ne marquez 3 points que s’il y a un contrat de sous-traitance de pose par poseur et par chantier.

Section 3: Ventes & avoirs

Partie 1: Rapports journaliers

3.1.1 Le rapport des Transactions Journalières est-il vérifié selon la politique de l’entreprise ?
Les responsables doivent confirmer sur le rapport qu’ils ont vérifié que tous les documents (factures/bons d’enlèvements/etc.) sont présents dans le classeur, signés et corrects.
Cela permet d’avoir une preuve que le rapport a été passé en revue – il est préférable que le rapport soit coché ou entouré, et qu’il y ait une signature.
Vérifiez que le Rapport des Transactions Journalières est présent, coché et signé par un responsable de dépôt pour indiquer que toutes les vérifications ont été effectuées pour toutes les transactions de chaque jour. (Assurez-vous que l’échantillon ne soit pas impacté par des bons d’enlèvements partis en livraison qui ne sont pas encore revenus au dépôt). 2 dernières semaines – 4 jours (min 100)
HM00025
Vous ne marquez 1 point que si TOUS les rapports de transactions Journalières ont été vérifiés & signés.
3.1.2 Le rapport journalier des paiements sur compte est-il contrôlé et signé par un responsable du dépôt ?
Ce rapport vise à s’assurer des points suivants : a) Le responsable sait quels paiements ont été réalisés sur les comptes et b) lorsqu’un paiement négatif a été effectué, vous connaissez la raison pour laquelle l’argent a été remboursé, sinon, cela génère votre propre enquête.
Les paiements négatifs peuvent se produire si l’argent a été versé sur le mauvais compte ou si la mauvaise somme a été versée. On s’attend donc à voir un paiement positif et négatif correspondant, réalisés le même jour, avec alimentation du compte correct ou de la somme correcte. Toutefois, tout paiement négatif isolé doit être étudié afin d’en connaître la cause et de le valider. Veuillez signer le rapport dans la bande supérieure destinée à la signature et ajouter-y les informations concernant les paiements négatifs lorsque vous les avez élucidés.
Passez en revue les rapports des paiements sur compte des deux dernières semaines et vérifiez qu’ils ont tous été signés, et que le responsable de dépôt a renseigné suffisamment d’informations pour confirmer la légitimité des mouvements négatifs. 2 dernières semaines
HM00135
Vous ne marquez 3 points que si tous les rapports sont présents (sur les jours où il y a eu des paiements), et que ces rapports ont été contrôlés et signés par un responsable
3.1.3 Les avoirs et retours de marchandise sont-ils contrôlés selon la procédure de l’entreprise ?
Les responsables doivent cocher les transactions du rapport d’avoir physique pour montrer qu’ils ont vérifié que tous les produits sur les avoirs sont revenus au dépôt et qu’aucun avoir n’a été fait sans autorisation.

Tous les rapports doivent être vérifiés et signés par un responsable pour confirmer que les avoirs étaient autorisés.
Vérifiez que tous les avoirs ont été pointés sur le rapport des Avoirs Physiques pour vous assurer que tous les documents sont présents et tous les avoirs ont été autorisés. Le rapport doit être signé et rangé par un responsable pour indiquer que les vérifications ont été faites pour tous les jours où des avoirs ont été traités. Echantillon récent de 4 jours, de plus d’une semaine HM00123 Vous ne marquez 3 points que si TOUS les rapports d’avoir physique sont vérifiés en entier et signés.
- Aix en Provence
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- Chartres
- Coignières
- Conflant St Honore
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- Fleury Merogis
- Groslay
- Ivry
- Lagny sur Marne
- Lesquin
- Liege
- Marseille
- Massy
- Melun
- Morangis
- Noisy le Sec
- Orleans
- Pierrelaye
- Rosny
- Rouen
- Servon
- Saint Priest
- Villeneuve la Garenne
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- Saint Denis
- Saint Herblain
- Sartrouville
- Vertou
- Villejust
3.1.4 Le rapport des transactions gratuites est-il vérifié selon la procédure de l’entreprise ?
Ce rapport doit être vérifié afin d’attester que tous les produits à 100% de remise sont connus des responsables, et ont donc été autorisés. Si ce rapport n’est pas vérifié, des personnes pourraient faire sortir des produits du fichier stock et de l’entrepôt sans autorisation préalable. Vérifiez également que les produits autorisés par le responsable sont effectivement traités informatiquement, car cela peut potentiellement résulter en une perte de stock.
Le rapport des transactions gratuites doit être imprimé, vérifié et signé par un responsable de dépôt puis rangé dans le classeur approprié. 2 dernières semaines HM00060 Vous ne marquez 3 points que si TOUS les rapports de transactions gratuites sont vérifiés et signés.
- Aix en Provence
- Argenteuil
- Armentières
- Arnas
- Arras
- Aubagne
- Aubervilliers
- Bezons
- Bonneuil
- Buchelay
- Cambrai
- Champigny sur Marne
- Charleroi
- Chartres
- Coignières
- Conflant St Honore
- Dardilly
- Fleury Merogis
- Groslay
- Ivry
- Lagny sur Marne
- Lesquin
- Liege
- Marseille
- Massy
- Melun
- Morangis
- Noisy le Sec
- Orleans
- Pierrelaye
- Rosny
- Rouen
- Servon
- Saint Priest
- Villeneuve la Garenne
- Vitrolles
- Wasquehal
- Amiens
- Bailly
- Boulogne
- Caen
- Corbeil
- Douai
- Givors
- Le mans
- Livry Gargan
- Mérignac
- Nanterre
- Roissy (Tremblay)
- Saint Denis
- Saint Herblain
- Sartrouville
- Vertou
- Villejust

Partie 2: Bons d'enlèvement et bons de préparation

3.2.1 Tous les bons d’enlèvements sont-ils utilisés présents ?
Tous les bons d’enlèvement doivent être présents.
Nécessaire en cas de besoin de preuve d’achat / d’enlèvement pour le Credit Control. Signer à la place du client n’est pas conforme.
Vérifier que tous les bons d’enlèvement sur un échantillon récent de plus d’une semaine sont présents. 2 dernières semaines – 4 jours (min 100)
HM00025
100% = vous marquez 3 points, 99%-95% = vous marquez 2 points & 94%-90% = vous marquez 1 point.
3.2.2 Tous les bons d’enlèvement disponibles sont-ils vérifiés et signés ?
Tous les bons d’enlèvement doivent être signés par la personne ayant préparé le stock et le client, pour assurer que le client a reçu les produits. Ces documents peuvent être requis comme preuve d’achat / d’enlèvement par le Credit Control. Signé pour le client n’est pas conforme. (Échantillon de bons d’enlèvement disponible seulement).
Tous les produits sur les bons d’enlèvement doivent montrer une marque de contrôle pour prouver qu’ils ont été sortis du stock, et la personne ayant réalisé la préparation doit signer, ainsi que la personne ayant pris possession de la marchandise.
Le client doit également inscrire son nom en toutes lettres si la signature ne permet pas d’identifier son nom. 2 dernières semaines – 4 jours (min 100)
HM00025
100% = vous marquez 3 points, 99%-95% = vous marquez 2 points & 94%-90% = vous marquez 1 point.
3.2.4 Les bons de préparation sont-ils utilisés pour fournir la marchandise aux clients ?
Le bon d’enlèvement émis lors de la vente DOIT être utilisé pour fournir la marchandise au client et la contrôler avant que les produits ne quittent le dépôt. Si un bon de préparation est utilisé, il doit être contrôlé et signé correctement, comme un simple document interne.
Cette procédure permet de vérifier que la bonne marchandise a été préparée et vendue. Le risque est que de la marchandise soit fournie à partir du bon de préparation mais pas facturée dans le système, ou que des changements sur la facture ne reflète pas la préparation et le bon.
Le bon de préparation est un document interne et ne doit pas être utilisé pour fournir la marchandise aux clients. Vérifiez que les bons de préparation ne portent pas de signature de clients, ce qui indiquerait qu'ils ont été utilisés pour fournir la marchandise. Menez l'enquête sur tout bon de préparation signé pour voir si la facturation a été réalisée correctement. Les 4 derniers jours
HM00025
Vous ne marquez 3 points que si AUCUN des bons de préparation contrôlés n'a été utilisé pour fournir la marchandise.
FR 3.2.1 Le dépôt à t-il scanné plus de 97% des BE/BL sur les 4 dernières semaines ?
Les normes internes imposent un taux de scan > 97% sur les BEs sur le dernier mois.
Le dépôt doit scanner l'ensemble des BE/BL de la journée. Le pourcentage de scan exigé par la société est de 97%.

Partie 3: Validité des ventes

3.3.1 Y’a-t-il des preuves de fournitures de marchandises à des dates différentes de celle de la facturation ?
Le point de vente est le point de fourniture de la marchandise au client. Aucune facture ne doit donc être éditée avant que la marchandise ne quitte l’entrepôt. Les articles EN STOCK doivent être fournis en totalité. Le stock facturé qui est encore dans notre entrepôt n’est plus assuré. Le moment comptable de la vente est le moment de fourniture de marchandise, donc toute facturation avant enlèvement ou livraison équivaut à fausser la comptabilité.
Le point de vente est le point de fourniture de la marchandise au client. Aucune facture ne doit donc être éditée avant que la marchandise ne quitte l’entrepôt. Les articles EN STOCK doivent être fournis en totalité. Le stock facturé qui est encore dans notre entrepôt n’est plus assuré. Le moment comptable de la vente est le moment de fourniture de marchandise, donc toute facturation avant enlèvement ou livraison équivaut à fausser la comptabilité. Vous ne marquez 3 points que s’il n’y a pas de marchandise facturée dans votre dépôt.
FR 3.3.1 Le dépôt a t-il réalisé des ventes avec marges négatives sur la période ?
Il n'est pas possible de réaliser des ventes à perte (hors produits X6). Si des actions commerciales sont à réaliser, il conviendra de faire un avoir/refacturation.

Partie 4: Transactions gratuites

3.4.1 Tous les documents de mise au rebut sont-ils rangés dans le classeur des Transactions Gratuites ?
Vérifier le rapport HM00060 permet d’être sûr que tous les documents concernant les mises au rebut sont présents.
Les responsables vérifient que tous les bons d’enlèvements sont présents et qu’aucune mise au rebut n’a été faite sans leur accord.
Pour des raisons fiscales, un certificat de destruction détaillant les produits détruits et les quantités doit être remis par le prestataire ayant effectué la destruction.
Identifiez à partir du rapport HM00060 les 10 dernières mises au rebut (transactions sur compte 000900001). Assurez-vous qu’une copie du bon d’enlèvement imprimée à la suite de la mise au rebut est rangé dans le classeur des transactions gratuites.
Pour les mises au rebut dont l’enlèvement de la benne a déjà eu lieu au jour de l’audit, le certificat de destruction est-il présent ? Si TOUS les documents de mise au rebut sont rangés dans le classeur Transactions Gratuites (ou ailleurs mais facilement accessibles), vous marquez 3 points. Sinon 0.
3.4.2 Les mises au rebut sont-elles traitées selon les procédures de l’entreprise ?
La marchandise ne peut être mise au rebut que si elle est physiquement dans l’entrepôt. La documentation de mise au rebut doit être signée par deux personnes, dont une au moins est un responsable, pour attester que la transaction était autorisée.
Deux signatures sont nécessaires pour que personne ne puisse cacher une vente fictive au travers d’une mise au rebut et pour attester que le stock est prêt à être benné.
La signature du responsable régional atteste le contrôle des marchandises mises à la benne au jour de la destruction de la marchandise.
Identifiez sur le rapport HM00060 les 10 dernières mises au rebut (compte 0009000001). Vérifiez que pour chacune d’entre elles, le bon d’enlèvement est signé par 2 personnes, dont une au moins est un responsable.
La signature du responsable de zone est nécessaire sur les documents de mises au rebut pour les produits déjà mis à la benne. Le document doit être daté par le responsable de zone, et la date doit correspondre à la date de mise à la benne et d’enlèvement de la benne. Vous ne marquez 3 points que si TOUS les documents de mise au rebut sont signés par les personnes appropriées.
3.4.3 Les ventes sur les comptes internes sont-elles traitées selon la politique de l’entreprise ?
Les transactions IC*** doivent être vérifiées afin d’attester que ces transactions ont été autorisées par le département des achats et les responsables.
Ne pas vérifier ce rapport pourrait conduire des personnes à utiliser ces comptes pour cacher des sorties de stock non autorisées.
Pour toutes les transactions sur les comptes IC***, il doit y avoir la facture interne & bon d’enlèvement interne / la facture d’avoir interne & Bon de retour de marchandise interne. Ces documents doivent être rangés dans le classeur de Transferts de Stock ou le classeur des Transactions Gratuites. Le numéro d’autorisation doit être saisi dans le champ “Numéro de Commande Client”. Vérifiez que deux personnes, dont un responsable, ont signé la facture interne et que le numéro d’autorisation sur K8 correspond à celui donné sur la plateforme SAV.
4 dernières semaines
HM00060
Vous ne marquez 3 points que si TOUS les documents de transactions internes ont été traités correctement
FR 3.4.1 La liste des produits comptabilisés en IC correspond elle à a liste transmise aux équipes produits ?
Les numéros d'accord fournis par les équipes produits doivent être conformes à la liste prédéfinie, tout ajout ou retrait de produit doit être mentionné aux équipes SAV. Si ce n'est pas le cas, le stock sera faussé.
Vérifier les 5 dernières demandes d'IC
FR 3.4.2 Les donations ont-elles été réalisées selon la politique du groupe ?
Le dépôt a t-il transmis le formulaire de demande d'IC01 aux équipes finances. Le numéro d'accord est-il indiqué sur l'IC01 ?

Partie 5: Avoirs

3.5.1 Tous les documents d’avoir sont-ils présents et rangés ?
Tous les bons de retour produits doivent être présents pour confirmer qui a réceptionné le retour. Ces documents doivent être signés par les clients si le retour de marchandise a donné lieu à un remboursement cash ou carte. Ils doivent être signés par un membre de l’équipe.
Tous les documents d’avoir doivent être rangés dans le classeur des Transactions Journalières.
Tous les documents d’avoir doivent être présents pour tous les avoirs traités listés dans le rapport des Transactions Journalières. Echantillon récent de 4 jours, de plus d’une semaine
Vous ne marquez 3 points que si TOUTES les factures d’avoir sont présentes.
3.5.2 Toutes les factures d’avoir pour lesquelles il y a eu un remboursement – en liquide ou en cheque du siège – sont-elles signées ?
Les factures d’avoir doivent être vérifiées pour contrôler que les clients ayant été remboursés ont signé pour attester qu’ils ont bien pris l’argent.
Si les factures d’avoir ne sont pas signées, les clients pourraient prétendre ne pas avoir reçu leur argent. Si le responsable n’a pas signé la facture d’avoir lorsqu’il y a eu un avoir puis une revente, c’est qu’il y a des transactions dont il n’est pas au courant.
Les remboursements en liquide doivent être signés par les clients.
Toutes les factures d’avoir pour les clients qui ne sont pas en compte qui ont demandé à être remboursés doivent être signées par le client. La signature d’un responsable est nécessaire pour les avoirs où la marchandise est re-livrée au dépôt. Si le remboursement en liquide dépasse 300€, la facture doit être contresignée par un responsable. Lorsqu’il y a un avoir puis une revente en utilisant le remboursement en moyen de paiement, seule la signature du responsable est nécessaire.
Echantillon récent de 4 jours, (ou 5 derniers avoirs cash)
Divisez le nombre de factures non conformes par le nombre de factures vérifiées pour avoir le %.
3.5.3 Tous les bons de retour produits sont-ils vérifiés, signés et rattachés au rapport des transactions journalières ?
Les bons de retour de marchandise sont vérifiés pour s’assurer que tous les produits remis sur le fichier stock sont bel et bien revenus physiquement dans l’entrepôt.
Cela permet au dépôt de confirmer que les produits listés sur le bon sont bien revenus au dépôt et que tout produit manquant peut être refacturé au client.
Les bons de retour de marchandise sont présents et vérifiés (cochés) pour attester que les produits sont bien revenus.
Le bon de retour marchandise doit être vérifié (cercle, coche, etc.) pour s’assurer que tous les produits listés dessus sont bien revenus au dépôt.
Echantillon récent de 4 jours, de plus d’une semaine
Divisez le nombre de factures non conformes par le nombre de factures vérifiées pour avoir le %.

Partie 6: Scan des électroménagers

3.6.1 Le dépôt a-t-il atteint 100% de conformité sur les électroménagers vendus ou pour lesquels un avoir a été fait ?
Il est important d’obtenir ces informations, et tous les efforts doivent être faits pour corriger une éventuelle omission. La seule raison valable pour une non-conformité est l’absence de numéro de série fournie en cas de SAV.
La seule raison valable pour une non-conformité est l’absence de numéro de série fournie en cas de SAV.
Vérifiez le rapport des numéros de série pour confirmer que tous les numéros de série ont été enregistrés, à l’exclusion de la semaine en cours.
Vous ne marquez 3 points que si 100% de conformité (hors SAV). Si manqué, effectuez une vérification sur les articles concernés.
3.6.2 Les erreurs remontées dans la section dupliquée/aucune vente trouvée du rapport ont été rectifiées en moins d’une semaine ?
Les actions correctives doivent être prises en cas de numéro de série dupliqué ou si aucune vente trouvée, sont remontés dans le rapport.
Il est important de maintenir à jour la destination finale du produit, mais il est également important de corriger les erreurs et de maintenir le contrôle sur le rapport.
Vérifiez si le rapport contient des erreurs actives de plus d’une semaine. Vous ne marques 3 points que si aucune erreur de plus d’une semaine n’est présente sur le rapport.

Section 4: Gestion du stock

Partie 1: Livraisons entrantes

4.1.1 Le dossier des Livraisons Non Reçues est-il maintenu à jour ?
La marchandise doit être réceptionnée dans le système informatique dès que possible (dans les 24h après réception) pour maintenir le stock à jour.
Une livraison de plus de 24h sur K8 a soit été perdue dans le transport, soit reçue au dépôt mais pas dans le système. Cela a un impact sur la qualité de service au client car les niveaux de stock seront trop bas.
Examinez toutes les livraisons non reçues. Toutes les livraisons et transferts de plus de 24h doivent être vérifiés puis réceptionnés dans le système. Si la marchandise n’a pas encore été reçue, ou une enquête doit avoir été menée auprès du département de produit ou du fournisseur concerné.
Jours de l’audit
K8 :
Commandes Fournisseur/
Livraisons Non Reçues
Vous ne marquez 3 points que si le fichier des commandes fournisseur est à jour.
4.1.2 Toutes les livraisons entrantes ont-elles été vérifiées selon la politique de l’entreprise ?
Les vérifications de livraison permettent d’être sûr que la marchandise réceptionnée est exacte.
Les chargements doivent être vérifiés à partir des documents générés par le dépôt car ce sont les listes de livraison définitives des centres de distribution. Les vérifications aveugles doivent être revérifiées sur les feuilles avec quantité ou bon de réception pour vérifier que les quantités sont correctes.
Toutes les livraisons doivent être vérifiées avec la feuille aveugle des vérifications de livraison par palette ou avec le bon de livraison. Vérifiez que chaque produit de la feuille de vérification de livraison est coché pour signifier que le produit a été vérifié et reçu. La personne vérifiant la livraison signe la feuille de vérification pour indiquer qui a vérifié.
4 dernières semaines
Livraisons reçues au dépôt
Si TOUTES les vérifications de livraison sont effectuées correctement, vous marquez 3 points. S’il ne manque que la signature sur les feuilles de vérifications d’une seule semaine, vous marquez 2points, autrement vous ne marquez aucun point.
4.1.3 Toutes les livraisons entrantes sont-elles vérifiées avec le bon de livraison/lettre de voiture ?
Il faut vérifier sur le bon de livraison que le nombre de palette reçu ainsi que les numéros de palettes correspondent bien au nombre et numéro inscrit. Le bon de livraison doit être signé par la personne ayant vérifié et un responsable de dépôt. Une copie doit être reprise par le transporteur.
Vérifiez que pour chaque livraison il y a un bon de livraison, que chaque numéro de palette du bon correspond bien aux palettes reçues (pour les livraisons UK) et que vous avez reçu le bon nombre de palette (pour les livraisons de France), que la personne ayant vérifié la livraison et un responsable ont signé le bon et qu’une copie est gardée au dépôt, l’original repartant avec le transporteur.
4 dernières semaines
Livraisons reçues au dépôt
Vous ne marquez 3 points que si TOUS les BL sont vérifiés et signés correctement.
4.1.4 Les procédures d’écart de livraison sont-elles respectées ?
Quand il y a des écarts de livraison, un inventaire tournant de confirmation doit être effectué pour attester de l’écart. Effectuer un inventaire tournant sur les références où il y a des écarts de livraison (une fois les écarts traités !) permet d’attester que l’écart est réel. Toute anomalie dans l’inventaire tournant signifie que l’écart n’était pas réel et qu’il faut corriger l’écart pour remettre à jour le fichier stock.
Passez en revue tous les documents de livraison pour identifier les produits où il y a eu un surplus ou un manque. Vérifiez qu’un écart de livraison a bien été traité. Vérifiez les documents de livraison puis confirmez que tous les critères validant un écart de livraison sont remplis et que le rapport des écarts de livraison et les documents d’inventaires tournants subséquents sont agrafés aux documents de livraison. Confirmez que les 10 derniers écarts de livraison ont été mis à jour correctement. Inventoriez ces références.
4 dernières semaines
HM00118
Vous ne marquez 3 points que si TOUS les écarts sont effectués correctement.
FR 4.1.1 Des écarts camions sur K8 ont-ils été déclarés après plus de 48h ?
Le délai de déclaration des écarts camions est de 48h. Passé ce délai, le dépôt devra effectuer des BO/BI en code 8 pour corriger son stock. Une revue de l'ensemble des écarts sur camion à lieu lors de l'inventaire physique, si ce stock est retrouvé, ce dernier sera rejeté.

Partie 2: Transfert de stock

4.2.1 Les transferts entrants sont-ils vérifiés selon la politique du groupe ?
Les vérifications des transferts entrants fournissent l’assurance de la précision du stock reçu. Les transferts doivent être vérifiés pour assurer que le stock ajouté au fichier stock du dépôt a bien été reçu physiquement.
Des actions correctives peuvent avoir été prises pour corriger les écarts. Vous n’avez pas besoin du bon de transfert original, simplement du bon de réception vérifié et signé.
Pour chaque transfert, le bon d’enlèvement, le bon de marchandise en transit ou le bon de réception doit avoir été vérifié et signé par la personne qui contrôle à la réception.
Seul le document ayant été utilisé pour vérifier l'entrée de marchandise doit être conservé.
7 derniers jours (échantillon de 10 minimum) HM00197IN
Vous ne marquez 3 points que si TOUS les transferts entrants sont reçus correctement
4.2.2 Les transferts sortants respectent-ils les procédures du groupe ?
Les transferts sortants doivent être effectués correctement et supportés par un message de demande, ou « retour transfert » doit être inscrit dans le champ référence. Le message de demande et la signature de la personne enlevant la marchandise sur le bon d’enlèvement permettent au dépôt d’être couvert en cas de litige avec le dépôt demandeur.
Confirmez qu’une demande a été envoyée par le dépôt demandeur, et acceptée via le système de gestion des transferts de stock avant la réalisation du transfert et la saisie dans K8.
Une copie du bon d’enlèvement vérifié, signée par le dépôt et signée de la personne enlevant la marchandise est présente pour chaque transfert.
Aucun autre document n'est à conserver.
7 derniers jours (échantillon de 10 minimum)
HM00197OUT
Vous ne marquez 3 points que si toutes les transactions sont correctes, signées et accompagnées d’un message de demande.

Partie 3: SBOs et enlèvements à zéro

4.3.1 Y’a-t-il des preuves que le rapport est maintenu à jour ?
Le rapport des SBO doit être mis à jour dès que de la marchandise est reçue au dépôt, et les produits doivent être fournis le plus vite possible. Des vérifications régulières doivent être effectuées pour confirmer que les vieux SBO n’ont pas été fournis aux clients sans avoir été traités dans le système. Ceci aurait un impact sur le réapprovisionnement car ces produits seraient encore comptabilisés comme faisant partie du stock. De même, le stock ne doit pas être fourni sans être correctement facturé afin de nettoyer le rapport SBO.
Passez en revue le rapport des SBO à la date du jour (dans les 2 semaines après réception de stock) pour vérifier qu’il est à jour et précis. Vérifiez qu’il n’y ait pas de produits transférés au dépôt non fournis au client, ou de vieilles commandes. Vérifiez que les articles payés ont été fournis le plus vite possible après réception au dépôt. Les responsables doivent être en mesure d’expliquer tous les vieux SBO. Garder du stock endommagé ou du stock vendu sur le rapport des SBO est incorrect. Le stock ne doit être traité que le jour où il est fourni.
Jour de l’audit
HM00107
Vous ne marquez 3 points que si toutes les entrées du rapport SBO sont à jour et précises.
4.3.2 Y’a-t-il des preuves que des SBO traités sont toujours présents au dépôt ?
En suivi la procédure des SBO, vous garantissez que le stock présent dans le dépôt est disponible et non potentiellement dû à un client. Tout SBO traité doit avoir été fourni, et les documents signés par le client.
Vérifiez le rapport des SBO traités et confirmez que les signatures des clients sont présentes sur les bons d’enlèvement et que le stock a bien été fourni.
Vérifiez les documents et un échantillon du stock pour confirmer.
4 dernières semaines
Rapport « Cleared SBO » dans BW
Vous ne marquez 3 points que si tous les SBO traités ont été fournis.
undefined
- Aix en Provence
- Argenteuil
- Armentières
- Arnas
- Arras
- Aubagne
- Aubervilliers
- Bezons
- Bonneuil
- Buchelay
- Cambrai
- Champigny sur Marne
- Charleroi
- Chartres
- Coignières
- Conflant St Honore
- Dardilly
- Fleury Merogis
- Groslay
- Ivry
- Lagny sur Marne
- Lesquin
- Liege
- Marseille
- Massy
- Melun
- Morangis
- Noisy le Sec
- Orleans
- Pierrelaye
- Rosny
- Rouen
- Servon
- Saint Priest
- Villeneuve la Garenne
- Vitrolles
- Wasquehal
- Amiens
- Bailly
- Boulogne
- Caen
- Corbeil
- Douai
- Givors
- Le mans
- Livry Gargan
- Mérignac
- Nanterre
- Roissy (Tremblay)
- Saint Denis
- Saint Herblain
- Sartrouville
- Vertou
- Villejust
4.3.3 Le dépôt utilise-t-il la procédure des enlèvements à zéro correctement lorsque le stock est manquant ?
En suivant la procédure des enlèvements à zéro correctement, l’exactitude du fichier stock sera maintenue, et les problèmes de service aux clients seront minimisés. Les coûts associés aux transferts de stock seront également réduits.

Si des avoirs/reventes ont été effectués à la place de la procédure des enlèvements à zéro, le contrôle est réussi. Si aucune de ces deux méthodes n’est appliquée, mais que des enlèvements à zéro existent, le contrôle est manqué
Lorsque le dépôt a facturé un produit qu’il n’avait pas en stock, la procédure des enlèvements à zéro ou l’avoir/refacturation doit être utilisée pour corriger le fichier stock. Ne pas utiliser de “système D” (écrire les manquants sur un carnet, ou une feuille). Passez en revue les bons d’enlèvement émis sur 4 jours aléatoires pour confirmer qu’en cas d’enlèvement à zéro, la procédure a bien été respectée.
4 jours
HM00107NIL
Vous ne marquez les 3 points que si la procédure ICNIL est utilisée correctement.
N/A si non nécessaire

Partie 4: Vérifications de sécurité

4.4.1 Les vérifications de sécurité sont-elles effectuées et enregistrées selon la politique du groupe ? Y’a-t-il des preuves que des contrôles sont conduits sur tous les départs en livraisons ?
Les vérifications de sécurité conduites par le management dissuadent certaines personnes de voler, et permettent de vérifier l’exactitude des marchandises fournies. Toutes les livraisons doivent être vérifiées pour vérifier que la préparation est précise.
Vérifiez que toutes les commandes en livraisons ont été enregistrées sur la feuille de sécurité. Assurez-vous que le transporteur a signé la feuille de sécurité.
2 dernières semaines
K8 : carte – ZZD39
3 points : 100% / 2 points : 95% à 99% / 1 point : 90% à 94% / 0 : moins de 90%
4.4.2 Les vérifications de sécurité sont-elles effectuées et enregistrées selon la politique du groupe ?
Les vérifications de sécurité conduites par le management dissuadent certaines personnes de voler, et permettent de vérifier l’exactitude des marchandises fournies. Les vérifications doivent être conduites par le management (et enregistrées sur la feuille de sécurité appropriée) sur deux enlèvements chaque jour.
Assurez-vous que deux vérifications de sécurité sur des enlèvements ont été conduites par le management et enregistrées chaque jour. Assurez-vous que la plaque d’immatriculation est complète pour les nouveaux clients.
2 dernières semaines
Vous ne marquez les 3 points que si les vérifications sont effectuées.
Une tolérance s’applique sur les plaques d’immatriculation.

Partie 5: Acomptes

4.5.1 Le dépôt vérifie-t-il tous les jours le rapport des acomptes pour être sûr que les acomptes sont gérés correctement ?
Les acomptes effectués sur des ventes sans ligne doivent être gérés dès que la commande est mise en place et prête à être traitée.
Valider les acomptes laissés par les clients est primordial pour s’assurer que des sommes d’argent ne sont pas retenues pendant une trop longue durée, pour des raisons de blanchiment d’argent, etc.
Assurez-vous que les acomptes laissés au dépôt sont valides avec les références du client, numéro de commande et date. Pour toutes les entrées invalides, un email au département de formation/informatique doit avoir été envoyé pour régler le problème. Si pas de nouvelles du client le passer en code 10.
Jour de l'audit
HM00141
Si TOUS les acomptes sont valides, vous marquez 3 points.

Partie 6: Inventaires tournants

4.6.1 Le minimum de 200 lignes d’inventaire tournant et/ou d’IPP par semaine est-il bien mené ?
Les inventaires tournants réguliers servent à mettre en évidence rapidement les problèmes de stock et donc potentiellement de vol de marchandise ou d’erreurs du système informatique.
Vérifiez le Rapport d’inventaire tournant HM00189APO pour vérifier que les inventaires tournants d’un minimum de 200 références par semaine ont bien été effectués. 4 dernières semaines - HM00189 Vous ne marquez 3 points que si la moyenne par semaine est de 200 (ou autre chiffre fixé par le responsable de zone).
- Aix en Provence
- Argenteuil
- Armentières
- Arnas
- Arras
- Aubagne
- Aubervilliers
- Bezons
- Bonneuil
- Buchelay
- Cambrai
- Champigny sur Marne
- Charleroi
- Chartres
- Coignières
- Conflant St Honore
- Dardilly
- Fleury Merogis
- Groslay
- Ivry
- Lagny sur Marne
- Lesquin
- Liege
- Marseille
- Massy
- Melun
- Morangis
- Noisy le Sec
- Orleans
- Pierrelaye
- Rosny
- Rouen
- Servon
- Saint Priest
- Villeneuve la Garenne
- Vitrolles
- Wasquehal
- Amiens
- Bailly
- Boulogne
- Caen
- Corbeil
- Douai
- Givors
- Le mans
- Livry Gargan
- Mérignac
- Nanterre
- Roissy (Tremblay)
- Saint Denis
- Saint Herblain
- Sartrouville
- Vertou
- Villejust
4.6.2 Lorsque des inventaires tournants sont effectués, les feuilles de comptage, les rapports d’écarts de stock et les rapports de mise à jour du stock sont-ils conservés et rangés ?
Les preuves des inventaires tournants doivent être gardées pour permettre aux auditeurs de suivre l’historique et de vérifier que les bonnes opérations ont été effectuées.
Contrôlez le classeur des inventaires pour vérifier que les feuilles de comptage, les Rapports d’écarts de stock et les rapports de mise à jour du stock y sont présents pour les dates auxquelles des inventaires tournants ont eu lieu et vérifiez que la feuille de comptage est signée par la personne qui a compté.
4 dernières semaines - HM00189
Si TOUS les documents sont remplis et rangés, vous marquez 3 points. Si le seul problème est que les feuilles de comptage ne sont pas signées, vous marquez 2 points.
4.6.3 Tous les inventaires tournants sont-ils effectués et mis à jour correctement ?
Les actions appropriées doivent être prises lorsqu’un écart de stock est identifié – le stock doit être mis à jour immédiatement. Si le stock n’est pas corrigé, le niveau de service sera impacté par l’imprécision du stock créée et les schémas de pertes de stock ne pourront pas être identifiés.
Sélectionnez un inventaire tournant récent (+ de 20 références) et confirmez que le stock est précis.
Autant que nécessaire – Classeur inventaires tournants.
Vous ne marquez 3 points que si toutes les références inventoriées récemment sont à jour.
FR 4.6.1 Les électroménagers ont-ils été entièrement inventoriés sur la période précédente ?
L'ensemble des électroménagers doivent être inventoriés à chaque période
Extraire le rapport HM00189 et filtrer sur la catégorie electroménager
FR 4.6.2 Existe-t-il des écarts sur les électroménagers et les plus grosses valeurs ?
Lors du comptage réalisé sur l'ensemble des électro par les équipes d'audit, des écarts ont-ils pu être identifiés ? Si un écart est identifié, l'électro a t-il été inventorié au cours de la dernière période (regarder si inventorié, si il y a un écart, s'il y a eu une vente)
Le stock des produits électroménagers se doit d'être maintenu à jour et contrôlé à chaque période

Partie 7: Ajustements de stock sous code K et sous code E

4.7.1 Les ajustements de code K sont-ils traités correctement ?
Il faut utiliser le code K correctement pour maintenir le fichier stock précis et à jour et ainsi amélioré la précision des résultats d’inventaires en limitant ne nombre de gains inexpliqués, puisque les codes K sont isolés du résultat d’inventaire. Référez-vous au document de formation sur l’intranet pour vous assurer de suivre la procédure correctement.
Contrôlez que les ajustements de stock de code K sont utilisés correctement (seulement pour du stock revenant au dépôt sans demande d’avoir) et que le nom du client ainsi que le numéro de la commande d’origine ont été saisis dans le champ Référence. Y'a t-il des ajustements qui auraient du être effectuées via un CODE K ?
Depuis le dernier inventaire - HM00029
Vous ne marquez 2 points que si tous les codes K respectent la procédure et qu’aucune preuve qu’un autre ajustement aurait dû être fait sous code K (N/A si non utilisé)
4.7.2 Les ajustements de stock de code E sont-ils traités correctement ?
Il faut utiliser le code K correctement pour maintenir le fichier stock précis et à jour et ainsi amélioré la précision des résultats d’inventaires en limitant ne nombre de gains inexpliqués, puisque les codes K sont isolés du résultat d’inventaire. Référez-vous au document de formation sur l’intranet pour vous assurer de suivre la procédure correctement.
Passez en revue tous les ajustements de code E pour vérifier qu’ils sont utilisés correctement (gains & pertes équilibrés pour des produits strictement équivalents, mais JAMAIS d’électroménagers) et vérifiez que toutes les transactions correspondent à une transaction inverse équivalente. Vérifiez que ce code n’est pas utilisé pour les électroménagers pour des raisons de garantie ou pour recoder des références arrêtées. Y'a t-il des ajustements qui auraient du être effectuées via un CODE E ?
Depuis le dernier Inventaire - HM00029
Vous ne marquez 2 points que si tous les codes E respectent la procédure et aucune preuve qu’un autre ajustement aurait dû être fait sous code E (N/A si non utilisé)

Partie 8: Fichiers stock exposition et abimés

4.8.1 Le fichier stock exposition est-il à jour ?
Tous les emplacements stock doivent maintenus à jour. Vérifier qu’aucun élément n’a été jeté sans être sorti du fichier, ou que l’utilisation du fichier n’est pas détournée
Vérifiez un échantillon de 15 références pour valider les références installées.
Jour de l'audit - HM00121
3 points seulement si l’échantillon est correct
4.8.2 Le fichier stock abimé est-il à jour ?
Tous les emplacements stock doivent maintenus à jour. Vérifier qu’aucun élément n’a été jeté sans être sorti du fichier, ou que l’utilisation du fichier n’est pas détournée.
Vérifiez tous les articles présents sur le fichier stock abimé et assurez-vous qu’ils sont physiquement présents au dépôt, dans une zone appropriée.
Jour de l’audit - HM00181
Vous ne marquez 3 points que si le fichier est à jour.
N/A si vide
undefined
- Aix en Provence
- Argenteuil
- Armentières
- Arnas
- Arras
- Aubagne
- Aubervilliers
- Bezons
- Bonneuil
- Buchelay
- Cambrai
- Champigny sur Marne
- Charleroi
- Chartres
- Coignières
- Conflant St Honore
- Dardilly
- Fleury Merogis
- Groslay
- Ivry
- Lagny sur Marne
- Lesquin
- Liege
- Marseille
- Massy
- Melun
- Morangis
- Noisy le Sec
- Orleans
- Pierrelaye
- Rosny
- Rouen
- Servon
- Saint Priest
- Villeneuve la Garenne
- Vitrolles
- Wasquehal
- Amiens
- Bailly
- Boulogne
- Caen
- Corbeil
- Douai
- Givors
- Le mans
- Livry Gargan
- Mérignac
- Nanterre
- Roissy (Tremblay)
- Saint Denis
- Saint Herblain
- Sartrouville
- Vertou
- Villejust

Partie 9: Traitements des articles

4.9.1 Les mesures correctes ont-elles été prises sur les articles mis au rebut, non repris après avoir, ou après un code 8 ?
Le fichier stock doit être maintenu à jour et correspondre au stock physique, et réciproquement. Les produits non traités correctement après un rebut, un avoir, une vente, un ajustement de stock… créeront des écarts à l’inventaire. Vérifiez un échantillon pour garantir que les bonnes pratiques sont en place.
Vérifiez un échantillon de ces transactions pour garantir qu’elles ont été effectuées correctement.
Echantillon récent de 10 références.
Vous ne marquez 3 points que si le fichier est maintenu à jour.

Section 5: Corruption & blanchiment (applicable 2023)

5.1 Existe-t-il des contrats locaux en place au dépôt pour les dépenses régulières ? Il y a-t-il des paiements effectués par la petite caisse qui sont liés à des accords de type "contractuel" ?
Des dépenses régulières sont probables, par exemple pour les nettoyeurs et les livreurs, mais il est inapproprié que les contrats LOCAUX soient établis et signés par le personnel ou les managers. Seuls les directeurs peuvent signer un contrat avec des tiers.
Demandez au responsable si des contrats locaux ont été conclus. Tout contrat doit être conservé en toute sécurité.
12 derniers mois
Vous ne marquez 3 points que si aucune contrepartie au don n’existe.
5.2 Il y-a-t-il des paiements réguliers ou des dons annuels dont un membre de l’équipe tire bénéfice ?
Aucun don ne peut être fait à des partis politiques. Les dons à des œuvres de charité doivent être validés par la direction, ou le responsable de zone, et tout avantage tiré de ces dons doit être déclaré au registre des dons.
Le document de déclaration est disponible sur l’intranet.
Vérifiez la liste des ajustements cash sur la dernière année pour vous assurer de la raison des dépenses, en particulier en cas de paiements réguliers ou de paiement annuel pour publicité/dons…
Vérifiez les justificatifs pour les montants importants. Des avantages complémentaires sont-ils tirés de ces dons/paiements ? Si oui, ont-ils été déclarés à la société ?
12 derniers mois
Vous ne marquez 3 points que si aucune contrepartie au don n’existe.
5.3 Des cadeaux d'un montant important ont-ils été offerts à des clients ?
Il est interdit à notre personnel d'offrir ou de donner, directement ou indirectement, un pot-de-vin, sous quelque forme que ce soit, pour obtenir un avantage commercial. Les cadeaux offerts à des tiers feront l'objet d'un examen par la direction et seront enregistrés sur une base divisionnaire.
Les cadeaux aux clients payés par le biais des dépenses ou de la petite caisse doivent être d'une "valeur nominale", comme indiqué dans le Guide des cadeaux et de l'hospitalité de la Division de Howden.
Examinez les ajustements de la caisse pour détecter tout cadeaux promotionnels ou des bons d'achat qui pourraient enfreindre les directives.
Parlez au responsable de la manière dont cela est géré au le dépôt.
12 derniers mois.
Vous ne marquez 3 points que si aucun don supérieur à la limite n’existe.
5.4 Tous les cadeaux reçus ont-ils été déclaré ?
Il est interdit à notre personnel d'accepter ou de recevoir, directement ou indirectement, un pot-de-vin sous quelque forme que ce soit. Nous ne tolérons pas non plus d'activité similaire de la part de tiers (tels que des agents ou des consultants) agissant en notre nom, ou par nos fournisseurs.
L'hospitalité ou les cadeaux acceptés ou offerts seront soumis à l'examen de la direction et enregistrés sur une base divisionnaire. Ils ne doivent pas dépasser les niveaux définis dans les directives divisionnaires applicables en matière de cadeaux et d'hospitalité sans l'approbation préalable de la direction compétente.
Tous les cadeaux reçus au dépôt doivent être enregistrés dans le registre et approuvés par le responsable avant d'être accepté, conformément aux directives relatives aux cadeaux et aux marques d'hospitalité, et partagés en fonction de la valeur nominale. L'argent liquide ne doit jamais être accepté.
Examinez le registre des cadeaux déclarés et discutez avec le responsable si tous les cadeaux ont été enregistrés. Un employé a-t-il reçu des cadeaux d'une valeur totale de plus de 50 € en une année ? Ont-ils été autorisés ?
12 derniers mois.
Vous ne marquez 3 points que si les dons enregistrés sont conformes aux directives et autorisés à être distribués.
5.5 Tous les membres du personnel requis ont-ils suivi la formation - lutte anti-blanchiment - ?
Les formations sont attribuées à tous les cadres et doivent être suivies avant la date limite. Une formation de remise à niveau est attribuée tous les deux ans
Les formations sont attribuées à tous les cadres et doivent être suivies avant la date limite. Une formation de remise à niveau est attribuée tous les deux ans. Vous ne marquez les 3 points que si l’ensemble du personnel a complété la formation et est à jour.
5.6 Chaque employé a-t-il déclaré les transactions avec des proches ou un conflit d’intérêts qui pourrait exister auprès des RH ?
Afin d’être transparent par rapport aux relations qui peuvent préexister entre des membres de la société et des clients/fournisseurs, les employés ayant un conflit d’intérêt doivent le signaler auprès des RH.
La transparence vis-à-vis de ces relations garantit que ces personnes ne pourront pas être mises dans des situations difficiles comme des négociations de contrats, des remises ou des rémunérations…
Demandez au manager s’il existe un conflit d’intérêt ou si le dépôt travaille avec des relations du personnel (famille, compagnons travaillant chez un fournisseur ou un client). Vérifier que chaque cas potentiel a été déclaré auprès des RH.
Depuis le dernier audit.
Vous ne marquez 3 points que si chaque cas a été correctement reporté.
5.7 Une revue des clients à faible marge a-t-elle été formalisée trimestriellement avec l'AM ?

Section 6: FSC / PEFC

6.1 Le manager et le(s) l'adjoint(s) connaissent ils la certification FSC / PEFC ?
a) Howdens Joinery est certifié pour la chaîne de traçabilité FSC et PEFC.
Cela signifie que nous pouvons vendre des produits certifiés FSC et PEFC à nos clients, ce qui prouve que nous sommes une entreprise responsable.
b) L'objectif de la certification est d'utiliser des labels reconnaissables, permettant aux clients d'identifier et sélectionner des produits fabriqués avec du bois provenant de forêts gérées durablement.
Reconnaissables, les gens pourront choisir des produits provenant de forêts gérées de manière responsable plutôt que de forêts mal gérées.
(Cela profite également à Howdens Cuisines car nous permets de vendre aux autorités et aux entreprises qui ne souhaitent acheter que des produits en bois géré de manière éthique. Cela nous permet de rester compétitifs et d'aider l'environnement)
Vérifiez leur compréhension en posant aux deux managers les questions suivantes :
a) Quels sont les certificats détenus par Howdens ?
b) Quels sont les objectifs de ces programmes ?
Jour de l'audit
Vous ne marquez 3 points que si vous répondez correctement aux questions
6.2 Les équipes savent elles identifier les produits FSC ou PEFC ?
Il est important que tout le personnel sache comment identifier les articles soumis aux différentes
certifications.
L'identification est indiquée dans l'outil K8 dans la fiche produit (F5>Produit>Divers>Certification groupe).
Note : Les informations figurant sur l'emballage du produit ne permettent pas de s'assurer de
façon fiable de l'obtention de la certification.
Les équipes doivent doivent ÉGALEMENT ÊTRE EN MESURE D’ACCÉDER ET VÉRIFIER la liste des
cuisines FSC/PEFC (Workplace > Produits > Certification FSC/PEFC) pour connaître le statut de
certification des produits de chaque gamme de cuisines. En effet, ceux-ci peuvent maintenant être
un mélange de composants certifiés et non certifiés
Posez cette question à 2 employés.
Jour de l'audit
Vous ne marquez 3 points que si 2 membres du personnel sont capables d'identifier comment les produits peuvent être identifiés dans/hors des systèmes.
6.3 Les équipes savent elles accéder aux DERNIERS standards des normes FSC et PEFC en vigueur si les clients le demandent ?
Bien que les normes soient très techniques et ne nécessitent pas de versions imprimées conservées dans le dépôt, nous devons être en mesure d'y accéder et de les communiquer au client s'il souhaite les consulter. Elles apparaissent dans l'interface Workplace. (à compléter quand les documents seront mis à disposition)
Demander à 2 employés de montrer comment accéder aux standards de la norme FSC PEFC.
Jour de l'audit
Vous ne marquez 3 points que si vous arrivez à accéder aux documents.
6.4 Le manager actuel du dépôt a-t-il signé et enregistré une déclaration de consentement à la chaîne de responsabilité pour ce dépôt dans l'espace E-learning ?
Les managers sont responsables du maintien de la conformité aux normes FSC/PEFC et consentent à le faire. Une NOUVELLE déclaration de consentement à la chaîne de traçabilité doit être enregistrée dans l'espace E-learning à chaque changement de manager. Cet E-learning sera ajouté à leurs listes de formation lorsqu'ils changeront de dépôt.
Les managers sont responsables du maintien de la conformité aux normes FSC/PEFC et consentent à le faire. Une NOUVELLE déclaration de consentement à la chaîne de traçabilité doit être enregistrée dans l'espace E-learning à chaque changement de manager. Cet E-learning sera ajouté à leurs listes de formation lorsqu'ils changeront de dépôt.
Jour de l'audit
Vous ne marquez 3 points que si la déclaration de consentement du manager actuel est enregistrée dans l'espace E-learning.
6.5 Les copies des documents suivants NE DOIVENT PAS être conservées dans le dépôt. Ils ne sont mis à jour que sur Workplace : - le dernier document d'information de branche FSC/PEFC - les procédures de la chaîne de contrôle (COC) de la branche, - les deux certificats FSC / PEFC - les calendriers FSC/PEFC - le formulaire de chaîne de contrôle.
La vue Workplace est la seule source d'information fiable, une copie peut être imprimée à partir de cette source d'information lorsque cela est nécessaire.
(NB : Les seuls documents à conserver dans le dossier Q sont les formulaires de la chaîne de consentement signés par les managers).
La vue Workplace est la seule source d'information fiable, une copie peut être imprimée à partir de cette source d'information lorsque cela est nécessaire.
(NB : Les seuls documents à conserver dans le dossier Q sont les formulaires de la chaîne de consentement signés par les managers).
Jour de l'audit
Vous ne marquez les 3 points que si tous les documents ont été retirés du dossier, à l'exception du formulaire de la chaîne de consentement signé du manager.
6.6 Tous les employés ont-ils suivi la formation FSC / PEFC sur l'espace E-learning ?
Afin de montrer que le personnel Howdens est parfaitement au courant des programmes, la formation doit être achevée à 100% dans l'espace E-learning. La formation doit avoir eu lieu dans le mois qui suit le début de l'activité, et doit être renouvelée annuellement.
Afin de montrer que le personnel Howdens est parfaitement au courant des programmes, la formation doit être achevée à 100% dans l'espace E-learning. La formation doit avoir eu lieu dans le mois qui suit le début de l'activité, et doit être renouvelée annuellement.
Complété dans les 12 mois.
Vous ne marquez 3 points que si 100% des formations sont complétées et finalisées dans l'outil.
6.7 Les équipes connaissent elles la procédure de remontée d'une plainte liée à la non-conformité avec la chaîne de contrôle FSC / PEFC ?
Il est important que le personnel comprenne la procédure à suivre en cas de plainte concernant la non-conformité aux normes FSC / PEFC.
Demandez à deux membres du personnel comment ils transmettraient une plainte.
Préciser la procédure à suivre non présente dans la version anglaise.
Il est important que le personnel comprenne la procédure à suivre en cas de plainte concernant la non-conformité aux normes FSC / PEFC.
Demandez à deux membres du personnel comment ils transmettraient une plainte.
Préciser la procédure à suivre non présente dans la version anglaise.
Jour de l'audit
Vous ne marquez 3 points que si 2 employés peuvent expliquer comment traiter une plainte, au manager et au RTM (demander à Prue)

Audit Conformité France - 2022/2023

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Partie 1: Gestion du coffre

Partie 2: Gestion des caisses

Partie 3: Contrôle des opérations de caisses

Partie 4: Ajustement cash

Partie 1: Archivage et destruction des documents

Partie 2: RGPD

Partie 3: Ressources Humaines et affichages

Partie 4: Facturier manuel

Partie 5: Comptes utilisateurs

Partie 6: Fourniture & pose

Partie 1: Rapports journaliers

Partie 2: Bons d'enlèvement et bons de préparation

Partie 3: Validité des ventes

Partie 4: Transactions gratuites

Partie 5: Avoirs

Partie 6: Scan des électroménagers

Partie 1: Livraisons entrantes

Partie 2: Transfert de stock

Partie 3: SBOs et enlèvements à zéro

Partie 4: Vérifications de sécurité

Partie 5: Acomptes

Partie 6: Inventaires tournants

Partie 7: Ajustements de stock sous code K et sous code E

Partie 8: Fichiers stock exposition et abimés

Partie 9: Traitements des articles

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