DSII LOGISTICA

• Document No.

• Audit Title

• Client / Site

• Conducted on

  Date

• Prepared by

• Location
  Address

• Personnel

1. Checklist de recepción

• 1. Mostrar checklist de revisión firmada (10 por mes)

  Yes

  No

  N/A

• Auditor validará la existencia de un checklist de revisión de unidades nuevas firmada por persona que recibe, así mismo solicitara ver los vehículos o evidencia fotográfica de que se separan vehículos dañados

• 2. Confirmar que el checklist cuenta con los datos mínimos necesarios

  Yes

  No

  N/A

• Nota de remisión, con firma de EDP y Seguridad
  - El formato debe estar completo en cada uno de sus campos
  - Validar hora de entrada y salida

• 3. Mostrar evidencia de separación de vehículos dañados (fisicos y en sistema)

  Yes

  No

  N/A

• En la Nota de remisión debe quedar detallado los daños o inconfrmidades de la unidad
  - Acciones de seguimiento

• a. Politica/Procedimiento de recepción de Unidades

  Yes

  No

  N/A

•  Recopilación de evidencias
   Identificación de unidades con daños y faltantes
   Proceso para deslindar responsabilidades
   Proceso o herramientas de seguimiento a casos abiertos
   Proceso para separar tanto físicamente como en sistema de inventarios, aquellos vehículos con irregularidades o dañados.

• b. Los vehículos deben estar identificados en el<br>sistema de inventarios (disponibles/bloqueados/en condiciones de venta) y en el reporte de ubicación y traslado físico de unidades

  Yes

  No

  N/A

• - Validar el bloqueo en sistema de esta unidad

• c. En caso de encontrar falla(s) en el vehículo nuevo se deberá abrir una orden de reparación para que la falla sea reparada con fecha promesa de entrega del taller.

  Yes

  No

  N/A

• Validar seguimiento en las notas de la OT de los vehiculos nuevos

• d. En caso de identificarse una campaña, se deberá informar al área de posventa sobre ello, a fin de abrir la orden de servicio correspondiente y en función de ello proporcionar el tratamiento necesario

  Yes

  No

  N/A

• Comunicación de PV y Ventas sobre vehículos nuevos con campaña

Responsables: 1,2,3 . Logística (EDP) a,b,c . Logística (EDP) d . Taller (EDG)

1. Cumplimiento al manual de almacenamiento de vehículos y sus controles

• 1. Revisar separación entre vehículos almacenados (muestra de 5 vehículos)<br>Manteniendo por lo menos 40cm de espacio entre auto y auto (frontal/ trasero). En cuanto al espacio lateral, este deberá ser en función de la libre apertura de puertas.

  Yes

  No

  N/A

• 2. Revisar vehículos de piel en sombra (muestra de 5 vehículos)

  Yes

  No

  N/A

• 3. Muestreo de 5 reportes de baterías<br>Cada 3 meses

  Yes

  No

  N/A

• 4. Muestreo de 5 mantenimentos realizados<br>Considerar un reporte de antigüedad de inventarios y seleccionar unidades aleatoriamente para verificar su estado.<br>Contar con el plan de mantenimiento por antigüedad y verificar las unidades a las que se debe estar dando mantenimiento en la semana en curso, evidencia de los mantenimientos realizados<br>Validar vehículos con mayor antiguedad:<br> - Que se le de el mantenimiento debido (Cambio de Aceite)<br> - Presión de aires de las llantas

  Yes

  No

  N/A

• 5. Muestreo de 5 autos libres de objetos al interior<br>No almacenar autopartes ni accesorios en el interior de los vehículos.

  Yes

  No

  N/A

• 6. Revisar piso de almacén<br>El almacén debe de estar pavimentado y, en caso de tratarse de un espacio abierto, este deberá encontrarse libre de árboles

  Yes

  No

  N/A

• 7. Revisar barda o cercado perimetral<br>El área de almacenamiento de vehículos nuevos en áreas abiertas deberá estar delimitada por una barda, o en su defecto delimitado por malla ciclónica cubierta por cinta de privacidad o rompe vientos.

  Yes

  No

  N/A

• Auditor revisará que los vehículos almacenados cumplan con lo estipulado en los manuales
  - Validar contra Procedimiento de Almacenamiento (Que este procedimiento contemple estos lineamientos y se cumplan)
  
  Validar en base a plan de Mantenimiento el tiempo que se ha definido para hacer el cambio de aceite para vehículos con mayor antiguedad
  

Responsable: Logística (EDP)

1. Información técnica junto al vehículo

• 1. Muestreo de 2 vehículos en sala de exhibición con Ficha técnica y precio

  Yes

  No

  N/A

• 2. Muestreo de 2 vehículos con placa con modelo del vehículo

  Yes

  No

  N/A

• Auditor revisará en piso de ventas que los vehículos cuenten con ficha técnica, precio y placa con el nombre del modelo
  El porta precios de cada vehículo mostrará:
  - las especificaciones como año/modelo,
  - versión y principales equipamientos,
  - además del precio
  - información referente al consumo de combustible. Esta información debe estar, legible y actualizada.
  Además, todos los vehículos exhibidos deben portar las placas que identifican el modelo del vehículo.

Responsables: Logística - Marketing

2. Estado de demos

• 1.- Muestreo de 2 vehículos demo (limpieza interior y exterior, sin cubiertas, placa de circulación, 1/2 tanque de gasolina, sin testigo encendidos, identificación como demo, tapetes abordo)

  Yes

  No

  N/A

• a. Los vehículos para demostración dinámica deberán estar disponibles y<br>estacionados en un lugar identificado y de fácil acceso.

  Yes

  No

  N/A

• b. Deben cumplir las siguientes condiciones<br>a) Limpios. <br>b) Sin cubiertas de plástico.<br>c) Portar placas en el momento de la demostración dinámica.<br>d) Mínimo 1/2 tanque de combustible.<br>e) Controles funcionando correctamente.<br>f) Deben contar con calcomanías o logotipos que lo identifiquen como demo.<br>g) Deben tener tapetes colocados (no de papel o cartón).

  Yes

  No

  N/A

• Auditor revisará a fondo las condiciones de limpieza de 2 vehículos demo

Responsable: Logística (EDP)

1. Fecha de entrega oficial

• 1. Revisar en 5 expedientes de venta que exista un checklist de revisión con fecha de entrega oficial

  Yes

  No

  N/A

• Dentro de la muestra de expedientes de venta, se revisará que se encuentre fecha de entrega compromiso (que coincida con la fecha de entrega real)

Responsable: Logística (EDP)

1. PDI listo 48 horas antes

• 1. Revisión de documento "planning de entrega" con actualización de entregas hasta un día anterior

  Yes

  No

  N/A

• 2. Muestreo de 5 "checklist" PDI

  Yes

  No

  N/A

• a. El encargado programará la entrega de vehículos nuevos, por lo menos con<br>48hrs de anticipación en función de la disponibilidad del vehículo, capacidad de trabajo e instalación de accesorios. Al recibir la solicitud de instalación de accesorios, se verifica disponibilidad y plazos de instalación.

  Yes

  No

  N/A

• b. Se deberá proporcionar al Asesor de Ventas por lo menos dos opciones de fecha y hora de entrega. Considerando el tiempo de instalación de los accesorios o servicios adicionales a la compra del auto.

  Yes

  No

  N/A

• Auditor revisará que exista un "planning de entregas" con check list completo de PDI

Responsable: Logística (EDP)

1. Agenda compartida de entregas

• 1. Revisión de la existencia de un control de entregas

  Yes

  No

  N/A

• 2. Muestreo en control de entrega de 5 entregas con: día, hora, VIN, condiciones de entrega y asesor

  Yes

  No

  N/A

• a. Para garantizar una buena planeación, cada dealer deberá conocer su capacidad de preparación estética y mecánica, dependiendo de ello el número de vehículos a programar por día.

  Yes

  No

  N/A

• b. Cada dealer deberá llevar un control de entregas, ningún Asesor de Ventas podrá programar entrega alguna, sin validación del encargado del control

  Yes

  No

  N/A

• c. Contar con una programación de entrega la cual ayudará a los departamentos de Servicio, Ventas y las demás áreas a coordinarse para entregar las unidades en tiempo y forma para evitar reclamos y/o quejas por parte de los clientes.

  Yes

  No

  N/A

• Auditor revisará la existencia de un control de entregas

Responsable: Logística (EDP)

2. Revisar condiciones (Impecable)

• 1. Muestreo de un vehículo próximo a entregar :<br>a) Vehículos limpios y brillantes, sin golpe o raya alguna<br>b) Interior perfectamente limpio y sin plásticos/protectores<br>c) Alfombrillas nuevas y limpias, sin polvo o suciedad alguna<br>d) Tablero de conducción sin huellas ni suciedad alguna<br>e) Maletero vacío de otros elementos y limpio<br>f) Ventanas arriba y perfectamente limpias, sin huellas

  Yes

  No

  N/A

• 2. Revisión de faltantes: gato, triángulo, tarjeta GPS, antena, etc.

  Yes

  No

  N/A

• a. Es necesario que el personal esté listo para la entrega del vehículo,<br>verificándolo con un empleado responsable de la autorización antes de <br>la llegada del cliente.

  Yes

  No

  N/A

• Esta inspección deberá llevarse a cabo por lo menos 24 horas antes de la entrega junto con el coordinador de Entregas, para permitir la corrección de cualquier error que se llegara a presentar. Ningún vehículo deberá liberarse hasta que se
  haya realizado la última inspección.

• b. Bajo ninguna circunstancia deberá entregarse el vehículo al cliente si tiene<br>rayones, daños, faltantes (ejemplos: gato, triángulos reflectores, tarjeta GPS, antena, etc.), si no se ha sometido a una inspección final por parte del Asesor de Ventas en conjunto con el Coordinador de Ventas, teniendo como objetivo asegurar que se encuentre en perfectas condiciones y que se haya instalado el equipo adicional (si aplica).

  Yes

  No

  N/A

Responsable: Logística (EDP)

1. Vehículos en showroom

• 1. Muestreo de 3 vehículos en show room: No papeles, interior limpio, exterior limpio, maletero vacío, encendido de motor, No testigos, accesorios presentes

  Yes

  No

  N/A

• Durante revisión (ventas) auditor solicitara encender 3 vehículos a fin de corroborar presencia de testigos, gasolina, batería, y llave

Responsable: Logística (EDP)