ESP Certification Form - (no scoring) People, Premises, Proses, Safety, Performance (KPI)

Information

Document No.
Audit Title
Client / Site
Conducted on
Prepared by
Location
Personnel

People

1. Apakah Summary Biodata Karyawan lengkap? (standar: nama lengkap sesuai KTP, foto 2x3 (cetak), tempat tanggal lahir, alamat KTP, alamat saat ini, nomor telepon/ HP, e-mail (jika ada), nama beserta nomor telepon orang terdekat yang dapat dihubungi (reference), tanggal mulai diterima sebagai karyawan, dan posisi karyawan)
2. Apakah terdapat Inventaris berupa foto copy dan scan KTP (Kartu Tanda Penduduk) masing-masing karyawan?
3. Apakah terdapat Inventaris berupa foto copy dan scan asuransi keselamatan masing-masing pekerja (setara Jamsostek/ BPJS Kesehatan)
4. Apakah terdapat Inventaris berupa foto copy dan scan surat keterangan sehat dari dokter (pada saat awal masuk dan berkala) dan diperbaharui setiap 1 (satu) tahun sekali?
5. Apakah terdapat Inventaris berupa dokumen dan scan surat perjanjian kerja antara pemberi kerja dan karyawan
6. Apakah terdapat Inventaris berupa foto copy/ original dan scan ijazah pendidikan terakhir masing - masing karyawan
7. Apakah terdapat Inventaris berupa foto copy/ original dan scan sertifikat pelatihan teknisi/ karyawan
8. Apakah ESP mendefinisikan dengan jelas dan tertulis mengenai deskripsi pekerjaan (job description) untuk masing - masing karyawan? (Pastikan masing - masing karyawan tahu dan jelas akan job description-nya masing - masing)
9. Apakah teknisi baru mendapatkan pengenalan (induction) dan pelatihan (assessment) sebelum terjun ke lapangan? (Pastikan ada report/ dokumen yang menyatakan bahwa teknisi yang bersangkutan telah mendapatkan induction dan pelatihan/ assessment + tersedia form assessment teknisi)
10. Adakah metodologi yang digunakan untuk memenuhi syarat sebagai pelatih dan teknisi?
11. Apakah ESP telah melaksanakan assessment terhadap seluruh teknisinya? Pastikan terdapat report hasil dan dokumentasi terkait pelaksanaannya. Observasi dan pastikan hasil assessment teknisi tersebut akurat dan sesuai kondisi aktual.
12. Apakah karyawan/ teknisi tersertifikasi oleh negara ? (Minimum 70% karyawan/ teknisi yang bekerja pada bagian electrical dan cooling repair)
13. Apakah seluruh team mempunyai dan menggunakan seragam + kartu identitas (ID Card) karyawan dan ada data inventaris terkait hal tersebut?
14. Apakah ESP memiliki record (berupa daftar absen dan dokumentasi) untuk setiap training/ pelatihan yang diadakan oleh ESP dan pihak Coca-Cola Amatil Indonesia?
15. Apakah teknisi mengerti cara penggunaan ROAM (hanya untuk yang menjalankan)/ mengisi WO? (untuk teknisi field service dan delivery/ movement)
16. Apakah teknisi mengerti dan memahami KPI (Key Performance Indikator) masing-masing? (Pastikan ESP bersangkutan pernah diadakan sosialisasi KPI dan tersedia report/ record kegiatan sebagai bukti bahwa pernah dilaksanakan)
17. Apakah teknisi paham dan dapat mengoperasikan alat atau mesin yang digunakan untuk mensupport pekerjaan mereka?
18. Apakah struktur organisasi ESP tersedia, terpasang, terbaca, dan update?

Premises

1. Bangunan : kokoh/ gedung permanen dan dilengkapi dengan surat-surat yang lengkap
2. Terdapat identitas perusahaan (papan nama perusahaan) yang jelas + mudah dibaca dan dipasang pada area depan/ pintu masuk bangunan
3. Akses: dapat dilalui oleh kendaraan besar (paling tidak truk roda 6)
4. Seluruh area ESP bersih (tersedia tempat sampah dan alat-alat kebersihan) dan bebas hewan pengerat (tikus - terdapat perangkap tikus)
5. Apakah jadwal house keeping (piket kebersihan) atau denah tanggung jawab kebersihan area tersedia, dipasang, dan dijalankan?
6. Apakah terdapat lokasi loading, unloading, dan staging area (terdapat label lokasi dan garis kuning/ pembatas yang jelas)?
7. Apakah layout tersedia, terpasang, terpampang jelas, dan sudah diatur untuk memudahkan proses (pemilik/ kordinator ESP dapat menjelaskan proses dengan baik)?
8. Apakah masing-masing area terpasang jelas dan terdapat label nama area/ ruangan yang ditulis dengan tulisan yang baik dan benar?
9. Apakah setiap proses memiliki pemisah (garis kerja/ garis kuning) yang jelas, benar, tepat, dan tidak pudar, sehingga proses tersebut tidak mengotori lokasi/ proses lain?
10. Apakah "GDM Good" diletakkan pada lokasi yang layak (lantai bukan tanah, rata, dan terlindung dari panas dan hujan)?
11. Apakah terdapat area khusus penyimpanan sparepart/ ruang sparepart sesuai standar (kondisi tertutup (dalam ruangan), nomor dan nama spare part tepat, rak yang digunakan kokoh (tidak mudah rapuh), peletakkan memprioritaskan safety, dan seluruh elemen dalam ruangan bersih (sparepart, stock card, sparepart, rak, lantai, dan atap) ?
12. Apakah toilet tersedia, berfungsi (ada pintu dalam keadaan baik, air dan kran nyala, dan toilet tidak tersumbat), dan bersih (bak, atap, dan lantai)?
13. Apakah tersedia tempat parkir karyawan dan pengunjung (terdapat label nama area yang menandakan bahwa area tersebut adalah area parkir karyawan dan pengunjung)?
14. Apakah audit 5S dilakukan secara rutin selama beberapa bulan terakhir (min 2 bulan) dan hasilnya difollow-up oleh masing-masing team? (Pastikan karyawan mengetahui secara garis besar apa itu 5S + checklist form 5S terisi lengkap, update, tersedia, dan dipasang pada monitoring board)
15. Apakah hasil audit 5S stabil dalam jangka waktu beberapa bulan terakhir (min 2 bulan & masing-masing S bernilai lebih dari sama dengan 2.50)?

Process & Tools

1. Apakah WI (Working Instruction) tersedia, terpasang, terbaca, dan terjangkau pada masing-masing lokasi kerja + pastikan teknisi yang bekerja pada area tersebut memahami isi WI?
2. Apakah alat-alat yang terdapat pada aktivitas workshop tersedia lengkap dan berfungsi baik sesuai dengan WI (Working Instruction), tertata rapi, dan secara teratur diaudit?
3. Apakah alat-alat yang terdapat pada aktivitas field service tersedia lengkap dan berfungsi baik sesuai dengan WI (Working Instruction), tertata rapi, dan secara teratur diaudit?
4. Apakah alat-alat yang terdapat pada aktivitas movement/ delivery tersedia lengkap dan berfungsi baik sesuai dengan WI (Working Instruction), tertata rapi, dan secara teratur diaudit?
5. Apakah ada proses rutin pengecekan (audit) secara internal (tim ESP)/ eksternal (tim CDES) terhadap alat-alat kerja untuk memastikan alat tersebut tersedia dan berfungsi dengan baik (pastikan ada checklist form yang digunakan dan hasilnya diupdate + terpasang pada monitoring board)?
6. Apakah proses dan prosedur workshop dilakukan dengan benar sesuai WI (Working Instruction), pastikan teknisi yang bekerja pada area workshop memahami isi dan maksud dari WI?
7. Apakah proses dan prosedur field service dilakukan dengan benar sesuai WI (Working Instruction), pastikan teknisi yang bekerja pada area field service memahami isi dan maksud dari WI?
8. Apakah proses dan prosedur movement/ delivery dilakukan dengan benar sesuai WI (Working Instruction), pastikan teknisi yang bekerja pada area movement/ delivery memahami isi dan maksud dari WI?
9. Apakah ROAM digunakan secara aktif dan benar pada saat proses loading dan unloading GDM di ESP (karyawan yang bersangkutan dapat menjelaskan prosedur penggunaan ROAM)?
10. Apakah ROAM digunakan secara aktif dan benar pada saat aktivitas field service (karyawan yang bersangkutan dapat menjelaskan prosedur penggunaan ROAM)?
11. Apakah ROAM digunakan secara aktif dan benar pada saat aktivitas movement/ delivery (karyawan yang bersangkutan dapat menjelaskan prosedur penggunaan ROAM)?
12. Apakah proses pelabelan GDM dilakukan secara benar sesuai dengan kondisi aktual GDM?
13. Apakah ada proses final inspection (Quality Control/ Check) untuk memastikan GDM sesuai standard CCAI (pastikan teknisi melakukan prosedur QC dengan baik dan benar)?
14. Apakah proses inventaris spare part dilakukan dengan benar? (Spare part diletakkan pada tempat yang tepat sesuai indikator tempat, dilengkapi nama + nomor spare parts, dan score card update)
15. Apakah proses inventaris dokumen/ WO dilakukan dengan benar (ESP menerapkan konsep penyimpanan dan identifikasi folder/ binder dokumen yang baik dan benar)?
16. Apakah poster TOP 5 dan standar GDM tersedia, mudah dibaca, dan terpasang jelas pada lokasi kerja?
17. Apakah ESP menyimpan lengkap dan memasang OPL (One Point Lesson) di lingkungan kerja ESP? Pastikan teknisi memahami isi OPL dan OPL terpasang pada area yang mudah dibaca dan diakses oleh teknisi
18. Apakah monitoring board tersedia, terpasang, dan update?

Safety

1. Apakah ESP telah menerapkan pengisian JSA (Job Safety Analysis) pada seluruh aktivitas kerja? Pastikan JSA terisi dengan benar, dipahami oleh pekerja, direview (perubahan proses kerja, legal/ aturan, dan insiden) dan discan sebagai bukti/ dokumentasi
2. Apakah ESP telah mendapatkan training mengenai safety? Pastikan tersedia record pelaksanaannya (daftar hadir dan dokumentasi)
3. Apakah APD (Alat Pelindung Diri) ditempatkan pada lokasi yang sesuai dengan standar dan pastikan APD diperiksa secara berkala?
4. Apakah pada ESP terdapat peta + jalur evakuasi dan assembly point (titik berkumpul) yang digunakan sebagai area evakuasi pada saat terjadi bahaya pada proses kerja?
5. Apakah ada alarm/ tanda bahaya pada area kerja? Pastikan alarm bahaya berbeda dengan bel pulang/ istirahat
6. Apakah peralatan safety (APD) yang terlampir pada WI (Working Instruction) Workshop tersedia lengkap dan digunakan oleh teknisi?
7. Apakah peralatan safety (APD) yang terlampir pada WI (Working Instruction) Movement (jika ada) tersedia lengkap dan digunakan oleh teknisi?
8. Apakah peralatan safety (APD) yang terlampir pada WI (Working Instruction) field service tersedia lengkap dan digunakan oleh teknisi?
9. Apakah EST (Electrical Safety Test) dan/ atau PRCD Tester tersedia, berfungsi, dan digunakan pada area workshop?
10. Apakah ventilasi / sirkulasi udara pada lokasi kerja ESP mencukupi? (Khusus untuk area painting room, painting booth terbuat dari material tidak terbakar, dilengkapi exhaust fan yang flame proof dan tidak ada potensi listrik statis)
11. Apakah flammable material (material mudah terbakar) tersimpan pada lemari besi / bahan yang tidak terbakar?
13. Apakah tabung oksigen dan asetylene pada posisi yang tepat, terdapat label/penamaan, MSDS, dan terikat dengan rantai per-tabung serta sudah dilengkapi dengan flashback arrestor?
14. Apakah kekuatan rak spare parts sesuai dengan beban spare parts? (Pastikan rak kokoh, tebal, tidak rapuh, dan tidak ada lengkungan pada bagian tengah rak)
15. Apakah safety signage/ rambu keselamatan tersedia dan dipasang pada area yang tepat? Pastikan kondisinya baik, terbaca, dan terlihat
16. Apakah APAR yang tersedia dalam kondisi baik dan berfungsi serta diletakkan lokasi yang mudah di jangkau, peletakkan sesuai standar, dan karyawan dapat menggunakan APAR (Pastikan pemilihan jenis bahan/ isi dan massa APAR sesuai dengan potensi bahaya pada lokasi kerja)?
17. Apakah isi kotak P3K sesuai dengan standar, ada inventaris terkait isi kotak P3K (buku panduan P3K dan catatan penggunaan isi kotak P3K), dan diletakkan pada lokasi yang terjangkau?
18. Apakah ESP memiliki jadwal dan checklist perawatan APD (Alat Perlindungan Diri), isi kotak P3K, daftar pemakai kotak P3K, dan APAR?
19. Apakah tersedia alat angkat angkut untuk memindahkan GDM dan terdapat tempat penyimpanan/ peletakkan alat angkat angkut tersebut dilengkapi dengan label?
20. Apakah ESP memiliki dokumen perizinan kendaraan dan alat angkat-angkut (jika ada), meliputi KIR, STNK, dan SIUP, pastikan masih berada dalam jangka waktu yang aman untuk saat ini (berlaku)?
21. Apakah ESP memiliki lisensi kompetensi (SIM, SIO/ sertifikat BNSP - brazing, dll), pastikan masih berada dalam jangka waktu yang aman untuk saat ini (berlaku)?
22. Apakah poster RIDE ME dan Barometer tersedia dan terpasang + diterapkan secara aktif oleh teknisi?, pastikan teknisi memahami isi poster tersebut
24. Apakah kendaraan teknisi movement sesuai dengan standar safety mengacu pada BAROMETER, pastikan tersedia checklist BAROMETER, dan isinya sesuai dengan kondisi aktual + update?

Performance

1. Apakah KPI Schedule Adherence MTD (Month To Date) terhitung mulai Januari hingga November 2016 sebagian besar tercapai?
2. Apakah KPI Instore Accuracy MTD (Month To Date) terhitung mulai Januari hingga November 2016 sebagian besar tercapai?
3. Apakah KPI speed To Service MTD (Month To Date) terhitung mulai Januari hingga November 2016 sebagian besar tercapai?
4. Apakah KPI Service Completed On Time MTD (Month To Date) terhitung mulai Januari hingga November 2016 sebagian besar tercapai?
5. Apakah KPI Repeat Service MTD (Month To Date) terhitung mulai Januari hingga November 2016 sebagian besar tercapai?
6. Apakah KPI refurbishment Quality MTD (Month To Date) terhitung mulai Januari hingga November 2016 sebagian besar tercapai?
7. Apakah KPI Spare Part Audit Usage MTD (Month To Date) terhitung mulai Januari hingga November 2016 sebagian besar tercapai?
8. Apakah Spare part accuracy aktual sesuai dengan stock card (sampling ambil 5 jenis spare part, hitung jumlahnya, dan bandingkan dengan data jumlah spare part aktual dengan score card)?
9. Apakah KPI ROAM Utilization MTD (Month To Date) terhitung mulai Januari hingga November 2016 sebagian besar tercapai?
10. Apakah KPI Board tersedia dan diupdate secara rutin pada ESP?