Perancangan(Plan)

Menyediakan Pelan Lantai dan keluasan
Memastikan Amalan 5S diamal dan dipatuhi oleh semua warga agensi.
Memastikan dokumentasi berkaitan pelaksanaan 5S termasuk perkara berikut disusun dengan teratur dan sentiasa dikemaskini: i. Minit mesyuarat, ii.Surat lantikan Jawatankuasa, iii.Laporan aktiviti Jawatankuasa
Menyedia dan memaparkan SUDUT 5S (secara maya atau fizikal) dan mengandungi perkara-perkara berikut:i.Dasar 5s agensi,ii.Carta organisasi zon,iii.Gambar aktiviti zon(cth aktiviti KAIZEN),iv.Pelan Lantai,vi.Informasi/hebahan
Melaksanakan program kreativiti dan inovasi yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja.
Melantik Pegawai Bertanggungjawab (PIC) bagi setiap ruang/bilik/alat mesin
Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh seperti contoh berikut:i.Notis/arahan penjimatan tenaga,ii.Penggunaan lampu/peralatan save energy,iii.Penetapan suhu optimum,iv.Penjimatan kertas,v.Penjimatan air,vi.Kempen hijau,
Menyediakan program pemantauan bagi memastikan jadual pembersihan dipatuhi.

Pelaksanaan(DO)-Ruang tempat kerja,pejabat

Pelabelan dan Papan Tanda/ Tanda Arah
Menyediakan tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau kubikel yang seragam.
Menyediakan label yang bersesuaian bagi menunjukkan seksyen/unit.
Perhiasan
Menyediakan perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat yang dapat membangkitkan keceriaan.
Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu dan dalam keadaan baik.
Meja Kerja Warga & Bilik Pegawai
Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.
Memaparkan senarai inventori (KEW-PA7).
Menyedia dan memaparkan pelan lantai di ruang yang mudah dilihat.
Menyediakan perhiasan yang minima dan bersesuaian dengan imej korporat.
Bilik Fail/Rak Simpanan Fail/Sudut Dokumentasi
Memastikan bilik fail/rak simpanan fail memenuhi kriteria berikut:i.Bersih,ii.Tidak berdebu,iii.Tersusun,iv.Kemas
Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan kemas
Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap fail/dokumen yang mengandungi:i.Tajuk fail,ii.Nombor susunan fail
Menyediakan senarai indeks(Master Index).
Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan bagi memudahkan carian/ capaian dalam tempoh 30 saat.
Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk semua kategori fail aktif / fail tidak aktif / fail tutup.

Pelaksanaan (DO)-Tempat Umum

Kaunter Utama
Memastikan kaunter utama memenuhi kriteria berikut:i. Sistem maklumbalas pelanggan,ii. Direktori pelanggan,iii. Borang-borang / brosur berkenaan,iv. Bahan bacaan untuk pelanggan
Memastikan kaunter sentiasa bersih, kemas dan ceria.
Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan.
Ruang Menunggu
Menyedia dan memastikan sofa/ tempat duduk dan bahan bacaan dalam keadaan baik, bersih, teratur dan ceria.
Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan bersih, kemas dan selamat.
Menyediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi.
Laluan Utama/Koridor
Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas, bersih dan teratur.
Memastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan.
Bilik Mesyuarat
Menyedia dan memaparkan pelan lantai di ruang yang mudah dilihat.
Memastikan semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin komputer, projektor berada dalam keadaan baik.
Memastikan persekitaran bilik mesyuarat bersih, kemas dan selamat.
Surau/Bilik Solat
Memastikan barang-barang/ peralatan berikut dalam keadaan baik, boleh digunakan dan dalam keadaan bersih:i. Tanda arah kiblat,ii. Telekung/Kain Pelekat,iii. Sejadah
Menyediakan kemudahan berikut: i. Tempat wudhu' (surau sahaja),ii. Tempat letak/ rak kasut,iii. Selipar
Memastikan surau/bilik solat sentiasa bersih, teratur, kemas & selesa.
Memastikan surau tidak berbau / bau yang menyenangkan.
Pantri / Tempat Minum
Menyedia dan memaparkan pelan lantai di ruang yang mudah dilihat.
Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh digunakan.
Memastikan pantri bersih, tidak berdebu dan sentiasa dalam keadaan terurus.
Tandas
Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering.
Memastikan bau tandas menyenangkan.
Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik
Memastikan pengudaraan tandas baik.
Menyediakan peralatan tambahan seperti berikut:i. Cecair pencuci,ii. Tisu tangan,iii. Bakul sampah/ Tong Sanitari,iv. Cermin Muka,v. Bahan pewangi
Store ubat & Bukan ubat / Sub-store ubat
Memastikan stor memenuhi kriteria berikut:i. Bersih; ii. Tidak berdebu;iii. Susunan kemas dan teratur
Menyusun dan melabel ubat-ubatan dengan baik dan teratur.
Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi memudahkan capaian barangan/ubat dengan cepat dan pantas.
Menyediakan kad petak (Kew. PS-4) stok dengan maklumat yang sentiasa dikemaskini.
Memaparkan senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) di dalam semua bilik.
Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan di dalam stor.
Menyediakan penanda aras minima barang dalam stor.
Ubat disusun mengikut sistem First in First Out (FIFO)/FE(Expired)FO
Ubat peti sejuk
Setiap ubat dilabel , disusun kemas dan berada di dalam keadaan baik.
Memastikan suhu peti sejuk direkodkan dan dikemaskini
Pelan Tindakan Kecemasan
Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasa yang menganduingi:i. Arahan Keselamatan,ii. Latihan pengungsian bangunan (fire-drill),iii. Tanda Amaran,iv. Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul.
Memaparkan tanda arah KELUAR dengan jelas dan tiada halangan di laluan kecemasan.
Menyediakan lampu kecemasan dan berfungsi dengan baik.
Pendawaian
Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer dalam keadaan kemas, teratur dan tidak berserabut.
Alat Pemadam Kebakaran
Memastikan Alat Pemadam menepati kriteria berikut:i. Berfungsi,ii. Mempunyai jadual penyelenggaraan,iii. Tatacara Penggunaan,iv. Berkeadaan bersih,v. Diletakkan di tempat yangs sesuai dan mudah dicapai
Laluan/Tangga Kecemasan
Memaparkan tanda arah laluan/tangga kecemasan yang jelas.
Memastikan tiada halangan di laluan/ tangga/pintu kecemasan.
Analisis penilaian terhadap Produktiviti (P), Kualiti (Q), Kos (COST) , penghataran (D), keselamatan (S) dan Moral (M) dilaksanakan dan dikongsi bagi tujuan penyeragaman serta direkodkan.

Tindakan (ACTION)

Analisis penilaian terhadap Produktiviti (P), Kualiti (Q), Kos (COST) , penghataran (D), keselamatan (S) dan Moral (M) dilaksanakan dan dikongsi bagi tujuan penyeragaman serta direkodkan.
Laporan aktiviti penambahbaikan hendaklah direkod dan dikemaskini bagi tujuan rujukan dan perkongsian.

Impak

Penambahbaikan
Produktiviti (P)*Indicator berkaitan modal , pekerja dan keuntungan.*Indicator berdasarkan jualan, pasaran dan kos operasi
Kualiti (Q)*Penurunan defect/reject.*Pengurangan kes machine breakdown
Penghantaran (D)*Pengurangan masa carian* Pengurangan masa menunggu* Pengurangan kelewatan penghantaran
Kos (Cost)*pengurangan kos penyelenggaran*penjimatan kos operasi*penjimatan kos pekerja
Keselamatan (S)*Pengurangan jumlah kemalangan.*menggunapakai OSHA, ISO dan lain-lain.
Moral (M)*pengurangan aduan pelanggan*pengurangan ketidakhadiran pekerja*peningkatan cadangan kualiti.
Inovasi (I)*Jumlah KAIZEN*Jumlah cadangan kualiti/Inovasi*Jumlah inisiatif kualiti di organisasi
Please note that this checklist is a hypothetical example and provides basic information only. It is not intended to take the place of, among other things, workplace, health and safety advice; medical advice, diagnosis, or treatment; or other applicable laws. You should also seek your own professional advice to determine if the use of such checklist is permissible in your workplace or jurisdiction.