Kriteria Audit 5S

• Tarikh Audit:

  Date

• Juruaudit 1:

• Juruaudit 2:

• Zon:

• Menyediakan Pelan Lantai dan keluasan

• Memastikan Amalan 5S diamal dan dipatuhi oleh semua warga agensi.

• Memastikan dokumentasi berkaitan pelaksanaan 5S termasuk perkara berikut disusun dengan teratur dan sentiasa dikemaskini: i. Minit mesyuarat, ii.Surat lantikan Jawatankuasa, iii.Laporan aktiviti Jawatankuasa

• Menyedia dan memaparkan SUDUT 5S (secara maya atau fizikal) dan mengandungi perkara-perkara berikut:i.Dasar 5s agensi,ii.Carta organisasi zon,iii.Gambar aktiviti zon(cth aktiviti KAIZEN),iv.Pelan Lantai,vi.Informasi/hebahan

• Melaksanakan program kreativiti dan inovasi yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja.

• Melantik Pegawai Bertanggungjawab (PIC) bagi setiap ruang/bilik/alat mesin

• Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh seperti contoh berikut:i.Notis/arahan penjimatan tenaga,ii.Penggunaan lampu/peralatan save energy,iii.Penetapan suhu optimum,iv.Penjimatan kertas,v.Penjimatan air,vi.Kempen hijau,

• Menyediakan program pemantauan bagi memastikan jadual pembersihan dipatuhi.

Pelabelan dan Papan Tanda/ Tanda Arah

• Menyediakan tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau kubikel yang seragam.

• Menyediakan label yang bersesuaian bagi menunjukkan seksyen/unit.

Perhiasan

• Menyediakan perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat yang dapat membangkitkan keceriaan.

• Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu dan dalam keadaan baik.

Meja Kerja Warga & Bilik Pegawai

• Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.

• Memaparkan senarai inventori (KEW-PA7).

• Menyedia dan memaparkan pelan lantai di ruang yang mudah dilihat.

• Menyediakan perhiasan yang minima dan bersesuaian dengan imej korporat.

Bilik Fail/Rak Simpanan Fail/Sudut Dokumentasi

• Memastikan bilik fail/rak simpanan fail memenuhi kriteria berikut:i.Bersih,ii.Tidak berdebu,iii.Tersusun,iv.Kemas

• Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan kemas

• Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap fail/dokumen yang mengandungi:i.Tajuk fail,ii.Nombor susunan fail

• Menyediakan senarai indeks(Master Index).

• Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan bagi memudahkan carian/ capaian dalam tempoh 30 saat.

• Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk semua kategori fail aktif / fail tidak aktif / fail tutup.

Kaunter Utama

• Memastikan kaunter utama memenuhi kriteria berikut:i. Sistem maklumbalas pelanggan,ii. Direktori pelanggan,iii. Borang-borang / brosur berkenaan,iv. Bahan bacaan untuk pelanggan

• Memastikan kaunter sentiasa bersih, kemas dan ceria.

• Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan.

Ruang Menunggu

• Menyedia dan memastikan sofa/ tempat duduk dan bahan bacaan dalam keadaan baik, bersih, teratur dan ceria.

• Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan bersih, kemas dan selamat.

• Menyediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi.

Laluan Utama/Koridor

• Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas, bersih dan teratur.

• Memastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan.

Bilik Mesyuarat

• Menyedia dan memaparkan pelan lantai di ruang yang mudah dilihat.

• Memastikan semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin komputer, projektor berada dalam keadaan baik.

• Memastikan persekitaran bilik mesyuarat bersih, kemas dan selamat.

Surau/Bilik Solat

• Memastikan barang-barang/ peralatan berikut dalam keadaan baik, boleh digunakan dan dalam keadaan bersih:i. Tanda arah kiblat,ii. Telekung/Kain Pelekat,iii. Sejadah

• Menyediakan kemudahan berikut: i. Tempat wudhu' (surau sahaja),ii. Tempat letak/ rak kasut,iii. Selipar

• Memastikan surau/bilik solat sentiasa bersih, teratur, kemas & selesa.

• Memastikan surau tidak berbau / bau yang menyenangkan.

Pantri / Tempat Minum

• Menyedia dan memaparkan pelan lantai di ruang yang mudah dilihat.

• Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh digunakan.

• Memastikan pantri bersih, tidak berdebu dan sentiasa dalam keadaan terurus.

Tandas

• Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering.

• Memastikan bau tandas menyenangkan.

• Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik

• Memastikan pengudaraan tandas baik.

• Menyediakan peralatan tambahan seperti berikut:i. Cecair pencuci,ii. Tisu tangan,iii. Bakul sampah/ Tong Sanitari,iv. Cermin Muka,v. Bahan pewangi

Store ubat & Bukan ubat / Sub-store ubat

• Memastikan stor memenuhi kriteria berikut:i. Bersih; ii. Tidak berdebu;iii. Susunan kemas dan teratur

• Menyusun dan melabel ubat-ubatan dengan baik dan teratur.

• Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi memudahkan capaian barangan/ubat dengan cepat dan pantas.

• Menyediakan kad petak (Kew. PS-4) stok dengan maklumat yang sentiasa dikemaskini.

• Memaparkan senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) di dalam semua bilik.

• Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan di dalam stor.

• Menyediakan penanda aras minima barang dalam stor.

• Ubat disusun mengikut sistem First in First Out (FIFO)/FE(Expired)FO

Ubat peti sejuk

• Setiap ubat dilabel , disusun kemas dan berada di dalam keadaan baik.

• Memastikan suhu peti sejuk direkodkan dan dikemaskini

Pelan Tindakan Kecemasan

• Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasa yang menganduingi:i. Arahan Keselamatan,ii. Latihan pengungsian bangunan (fire-drill),iii. Tanda Amaran,iv. Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul.

• Memaparkan tanda arah KELUAR dengan jelas dan tiada halangan di laluan kecemasan.

• Menyediakan lampu kecemasan dan berfungsi dengan baik.

Pendawaian

• Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer dalam keadaan kemas, teratur dan tidak berserabut.

Alat Pemadam Kebakaran

• Memastikan Alat Pemadam menepati kriteria berikut:i. Berfungsi,ii. Mempunyai jadual penyelenggaraan,iii. Tatacara Penggunaan,iv. Berkeadaan bersih,v. Diletakkan di tempat yangs sesuai dan mudah dicapai

Laluan/Tangga Kecemasan

• Memaparkan tanda arah laluan/tangga kecemasan yang jelas.

• Memastikan tiada halangan di laluan/ tangga/pintu kecemasan.

• Analisis penilaian terhadap Produktiviti (P), Kualiti (Q), Kos (COST) , penghataran (D), keselamatan (S) dan Moral (M) dilaksanakan dan dikongsi bagi tujuan penyeragaman serta direkodkan.

• Analisis penilaian terhadap Produktiviti (P), Kualiti (Q), Kos (COST) , penghataran (D), keselamatan (S) dan Moral (M) dilaksanakan dan dikongsi bagi tujuan penyeragaman serta direkodkan.

• Laporan aktiviti penambahbaikan hendaklah direkod dan dikemaskini bagi tujuan rujukan dan perkongsian.

Penambahbaikan

• Produktiviti (P)*Indicator berkaitan modal , pekerja dan keuntungan.*Indicator berdasarkan jualan, pasaran dan kos operasi

• Kualiti (Q)*Penurunan defect/reject.*Pengurangan kes machine breakdown

• Penghantaran (D)*Pengurangan masa carian* Pengurangan masa menunggu* Pengurangan kelewatan penghantaran

• Kos (Cost)*pengurangan kos penyelenggaran*penjimatan kos operasi*penjimatan kos pekerja

• Keselamatan (S)*Pengurangan jumlah kemalangan.*menggunapakai OSHA, ISO dan lain-lain.

• Moral (M)*pengurangan aduan pelanggan*pengurangan ketidakhadiran pekerja*peningkatan cadangan kualiti.

• Inovasi (I)*Jumlah KAIZEN*Jumlah cadangan kualiti/Inovasi*Jumlah inisiatif kualiti di organisasi