1. Numerário, Banco, Vendas a Empregados e Cancelamento de Notas Fiscais/Cumpons Fiscais

  • 1.1 Fechamento de Caixa:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, realizar o fechamento do caixa, sendo que as diferenças toleradas a favor ou contra não podem exceder a +/- R$ 20,00 diários e não mais que R$ 200,00 em um período de 1 ano. Verificar a frequência destas ocorrências. Em caso a diferença exceda os R$ 200,00 anuais, o Coordenador da loja deverá pagar a diferença.

  • 1.2 Relatório de Fechamento de Loja Assinado:

  • Para o cumprimento deste ponto, o relatório de fechamento de loja gerado via sistema deverá estar assinado pelo empregado que o gera, como também pelo Coordenador da loja.

  • 1.3Depósitos Diários e Completos:

  • Para o cumprimento deste ponto, os depósitos devem ser realizados em até dois dias úteis seguintes às vendas do dia, se existe uma venda maior ou igual a R$ 3.500,00, deve-se realizar um depósito parcial no mesmo dia. Durante os três dias seguintes os depósitos devem ser realizados diariamente não importando o valor.

  • 1.4 Despesas Gerais da Loja:

  • Para o cumprimento deste ponto, as despesas gerais da loja devem estar inseridas no sistema QAD no mesmo dia em que são realizadas. Não devem existir despesas NÃO DEDUTÍVEIS; Se existir devem contar com os devidos comprovantes. Gasolina paga em dinheiro, comidas dentro de 50 km da área de trabalho, pagamento à coleta de lixo, comprovantes fora do período, favores a clientes, compra de alimentos sem comprovante fiscal, taxis pagos para entrega de mercadorias a clientes. O Coordenador de loja pode autorizar despesas até R$150,00. Gerente de Área R$ 4.500,00. Todos os gastos com ativos e reparos maiores que U$ 1,000 deveram ser realizados através de FCA's.

  • 1.5 Transações Pendentes de Faturamento:

  • Para o cumprimento deste ponto, certificar-se que não existam transações pendentes de faturamento no sistema, também certificar-se que não existam mercadorias entregues e não faturadas.

  • 1.6 Guarda de Documentos e Numerário:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que nas gôndolas, escritórios e demais móveis da loja que permitem o acesso aos usuários da loja, que não existam documentos como: cheques, vales, documentos pré-impressos (Manual QAD) sem o devido cuidado. Certificar-se que a caixa registradora não possua mais que R$ R$ 200,00 durante o dia de operação da loja. Dinheiro e documentos devem permanecer dentro do cofre da loja. Durante a noite não se deve manter dinheiro e/ou documentos na caixa registradora..

  • 1.7 Venda a Empregados:

  • Para o cumprimento deste ponto, certificar-se que toda a fatura de venda a empregado seja assinada pelo empregado ou pela pessoa elegível segundo a política da SW. Compras superiores até R$ 3.000,00 devem ser assinadas pelo gerente de área. Vendas até R$ 6.000,00 devem ser autorizadas pelo gerente regional por escrito. Vendas até R$ 9.000,00 pelo diretor de vendas por escrito. Caso o empregado estenda o desconto para um membro elegível de sua família, deverá existir correio eletrônico ao Coordenador da loja e a Serviços Administrativos, autorizando a respectiva transação.

  • 1.8Formulários Venda Manual:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, não deverá haver falta de formulários. Verificar que os formulários utilizados contem com o registro correspondente no sistema da filial. É responsabilidade do Coordenador de Loja: O correto preenchimento de Venda Manual, ingressar a informação de Venda Manual no sistema assim que este for reestabelecido, Anexar uma cópia do documento emitido pelo sistema de Venda Manual, manter um arquivo consecutivo de Venda Manual, anotar no formulário de Venda Manual o número da NF emitido pelo sistema de vendas. (N/A no Brasil)

  • 1.9 Pagamentos com Cheques:

  • Para o cumprimento deste ponto, certificar-se que todos os cheques aceitos como forma de pagamento sejam preenchidos com tinta azul ou preta e que sejam de bancos nacionais. Certificar-se que sejam emitidos em nome da companhia. O Coordenador da loja deverá proteger invariavelmente todos os cheques com valor superior a R$ 500,00. Não se pode realizar a entrega dos produtos até que se tenha a confirmação no Departamento Financeiro de que o cheque foi creditado na conta da companhia.

  • 1.10 Fundo Fixo Aprovado:

  • Para o cumprimento deste ponto, certificar-se que o montante esteja completo, que exista comprovantes das despesas realizadas e que os mesmos tenham sido ingressado no sistema no mesmo dia das despesas.

  • 1.11 Conta Devedora dos empregados da loja (Coordenador de loja, Assistente, Representante de Vendas, etc..) - Comprovantes de acordo com a política:

  • Para o cumprimento deste ponto, certificar-se que o Coordenador de Loja tenha realizado as comprovações de despesas existentes na sua conta devedora de acordo com as políticas de Reembolso de despesas.

  • 1.12 Cancelamento:

  • Cancelamento: Para o cumprimento deste ponto, certificar-se que todas as notas canceladas no período de um mês, contem com suporte e aprovações necessárias. Esta revisão inclui tanto Cancelamento de NF como Cancelamento de Cupom Fiscal. Checar 20% de amostragem do período em revisão.

2. Carteira de Crédito

  • 2.1 Antiguidade de saldos da Carteira de Crédito:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que a média 80/20 dos saldos da carteira de crédito da loja está dentro do período objetivo anual de 60 dias.

  • 2.2 Fechamento da Carteira de Crédito:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que os expedientes dos clientes responsáveis pelos 20% da carteira de crédito da loja contenham os documentos de suporte que permitam a cobrança, Ordem de Compras, faturas assinadas pelo cliente, Recebimento de Mercadorias e Contra-recibos de pagamentos.

  • 2.3 Aplicação Six Sigma:

  • Checar se a loja adota diariamente o programa Six Sigma de Crédito e Cobrança: Implementação de pasta por cliente com o formulário de Requisitos do cliente, Código de cores, comprovante de envio de documentos entre lojas da SW, comprovantes de gestão de cobrança, Registro de Pagamentos e Cobrança.

  • 2.4 Uso do Formulário RPC Relatório de Pagamentos e Cobrança:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que tanto a loja como o gestor de cobrança utilizem o formulário de Registro de Pagamentos e Cobrança RPC e que o mesmo se encontre atualizado.

  • 2.5Aplicação de Cobranças / Pagamentos sem Aplicar:

  • Certificar-se que não existam cobranças sem aplicar (RPC X Aplicação de Pagamentos em POS). A cobrança deve ser registrada e com o devido acompanhamento do departamento de Cobrança da companhia.

  • 2.6 Revisión de facturas para pago.

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que as faturas de crédito de clientes sejam ingressadas no sistema em um período não maior que 8 dias, isto com base no calendário de nossos clientes para este trâmite.

3.Inventários.

  • 3.1 Contagem Cíclica na loja:

  • Para o devido cumprimento deste ponto é necessário realizar uma contagem de 20 produtos. Incluir inventário de tintas Blend a Color e Maxitoner. É considerado INACEITÁVEL, diferença em mais de 5 produtos.

  • 3.2 Evidência documental de contagem Cíclica Semanal:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que existam documentos que comprovem a realização das contagens cíclicas semanais realizadas pelo pessoal da loja. O Coordenador é responsável por realizar ao menos uma contagem de 20 produtos. O coordenador de loja deve verificar as diferenças encontradas e reportar ao departamento de Custos e Inventários. Os formulários de Contagem Cíclica Semanal devem conter a assinatura do coordenador de loja.

  • 3.3 Ajuste diário de Uso de Tintas. Uso do formulário Controle de Tintas do Dosificador:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que as tintas utilizadas sejam baixadas do inventário conforme utilizadas. Checar o preenchimento do formulário controle de tintas, assinado pelo coordenador da loja bem como pelo encarregado do controle das tintas.

  • 3.4 Classificação produto MISTINT:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que o produto catalogado como MISTINT se encontre separado, identificado e que o inventário de produtos MISTINT esteja fora da área de mostradores da loja.

  • 3.5 Recepção de pedidos ABC, Transferência entre lojas, Pedido especial. Registro correto no inventário da loja.

  • Para o devido cumprimento deste ponto, auditar o último movimento de inventário por Pedido ABC, Pedido Expresso, Pedido Especial e Transferência entre lojas. Anotar o número do documento gerado pelo sistema QAD.

  • 3.6 Classificação produto Vencido, Parado ou Obsoleto:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que os produtos Vencidos, Parados ou Obsoletos se encontrem devidamente identificados e separados dos produtos de linha. Verificar se aplica o programa de logística reversa da planta de manufatura. Anotar a última data de realização de remessa de logística reversa para a fábrica.

  • 3.7 Produto faturado pendente de entrega ao cliente:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que não exista produto faturado pendente de entrega por mais que 48hrs. Nos últimos 3 dias do mês os produtos devem ser entregues na mesma data da fatura.

  • 3.8 Amostras a Clientes:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que todas as amostras outorgadas contem com respectiva autorização e documentos de suporte. Os coordenadores de loja não tem faculdade para fornecer amostras a clientes sem as devidas autorizações; Gerente de Área poderá autorizar até R$ 500,00; Gerentes Regionais até R$ 1.000,00 e toda amostra com valor superior a R$ 1.000,00, somente com a aprovação do Diretor de Lojas e Distribuição.

  • 3.9 Produto utilizado para Manutenção Interna:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que todo produto utilizado para manutenção da loja seja baixado do inventário no mesmo dia de uso.

4. Saúde, Segurança e Meio-Ambiente (SSMA)

  • 4.1 Diretório de Emergência Atualizado:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que exista à vista de todos os empregados um diretório atualizado dos telefones da Defesa Civil, Corpo de Bombeiros, Polícia Militar, Delegacia Local, Polícia Federal, IBAMA, CETESB. Realizar uma chamada de teste.

  • 4.2 Revisão Mensal de Extintores:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que os extintores são vistoriados ao menos uma vez ao mês, assim como evidência de sua manutenção e recarga anual.

  • 4.3 Kit de Vazamento:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar se a loja possui ao menos um kit para controle de vazamentos que deve conter uma pá anti-estática, luvas, caixa de areia ou areia sílica e bolsas plásticas.

  • 4.4 Programa Interno de Proteção e Combate a Incêndio:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que a loja conte com programa de proteção e combate a incêndio vigente, aprovado pelo Corpo de Bombeiros.

  • 4.5 Revisão de Terras Físicas para Transferência de Solventes:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que os equipamentos dosificadores e agitadores estejam aterrados como também se as áreas de transferência de produtos se encontram com terras físicas.

  • 4.6 Sinalização da Loja:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que a loja possui sinalização de Rota de Fuga, o que fazer em caso de Sinistro ou Incêndio, Proibido Fumar, Uso de EPI, Não venda a Menores de Idade.

  • 4.7 Habilitação CHN tipo E - Motorista da Loja:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que o motorista possui habilitação tipo "E" vigente.

  • 4.8 Revisão de Racks e Gôndolas no piso da loja e Armazém da filial em boas condições:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, percorrer a loja para verificar que não existam racks, gôndolas e mostradores que apresentam golpes, danos que representam um perigo para nosso pessoal ou clientes. Caso existam, reportar imediatamente ao Gerente de Área e iniciar as ações necessárias para controlar e reduzir o risco detectado.

  • 4.9 Acessos Principais, Saídas de Emergência, área de descarte sem obstruções e operacionais:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, percorrer a filial e certificar-se que não existam acessos e saídas de emergência obstruídos, livres de obstáculos sinalizados e que exista evidências de revisão mensal.

5. Segurança Física

  • 5.1 Teste Mensal do Sistema de Alarme da Filial:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que foi realizado o teste mensal do sistema de alarme, mediante relatórios do fornecedor e dos devidos testes.

  • 5.2 Senhas e Contra-Senhas personalizadas e atualizadas:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que os funcionários possuam senhas/contra-senhas individuais e que não compartilham as mesmas.

  • 5.3 Acessos Supervisionados, vigiados e assegurados:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, percorrer a loja e certificar-se que não existam acessos como janelas venezianas, rampas, portas que estejam abertas e sem supervisão.

  • 5.4 Fechaduras funcionando em todos os acessos e escritórios da filial:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, percorrer a filial e verificar que todas as fechaduras funcionam perfeitamente, especialmente nas entradas dos escritórios, acessos principais, janelas e lugares onde haja documentos e valores da companhia.

  • 5.5 Iluminação adequada na Filial:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que a iluminação da filial permite visualizar de maneira completa e clara a operação dentro e fora da filial. Verificar que não existam lâmpadas queimadas, sem foco, etc. que impeçam uma boa iluminação interna e externa. A iluminação interna deve permitir observar a operação até mesmo de fora da loja.

  • 5.6 Cartazes dissuasivos de Segurança:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que a filial conte com os cartazes dissuasivos de Alerta à vizinhança, empresa de monitoramento externo.

  • 5.7 Cofre em Operação:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que o cofre funciona adequadamente, que tenha manutenção, que esteja ancorado e assegurado e seja utilizado para a guarda de valores ou documentos de valor para a companhia. Por política de Segurança da Companhia, o cofre deve permanecer aberto durante o dia (apenas com a combinação em uso) e durante a noite permanecerá totalmente fechado.

  • 5.8 Controle de chaves, senhas de alarme quando ocorra mudança no pessoal da loja:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que após a troca de pessoal da loja, foi efetuada a troca das senhas do sistema de alarme, cofre, sistema POS. Verificar as evidências através dos comprovantes de despesas da filial.

  • 5.9 Equipamentos de Pintura a Ar assegurados. Mostruário de peças de reposição Assegurados:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, percorrer a loja e armazém para revisar que todos os equipamentos estejam assegurados com corrente e cadeado. Verificar também que o mostruário de peças de reposição esteja assegurado.

  • 5.10 Treinamento de Medidas de Segurança para Lojas proporcionado pela área de Prevenção de Perdas:

  • Para o devido cumprimento deste item, certificar-se que a área de Prevenção de Perdas promoveu o treinamento de segurança de lojas, anotando a data do último treinamento.

6. LICENÇAS, ALVARÁS E ACORDOS

  • CERTIFICAR-SE QUE A FILIAL POSSUI TODAS AS AUTORIZAÇÕES, ALVARÁS E CONTRATOS NECESSÁRIOS PARA A OPERAÇÃO DO NEGÓCIO, TAIS COMO: .

  • 6.1 ALVARÁ DE FUNCIONAMENTO

  • 6.2 INSCRIÇÃO CNPJ

  • 6.3 AUTORIZAÇÃO DE PROPAGANDA

  • 6.4 COMPROVANTE PAGTO IPTU

  • 6.5 LICENÇA DE USO DE SOLO

  • 6.6 LICENÇA SANITÁRIA

  • 6.7 CONTRATO DE FRETE EXTERNO

  • 6.8 Verificar que a filial não realiza venda de Thinner a granel

  • 6.9 Sinalização do veículo de carga da filial

7. Controles Gerais

  • 7.1 Listagem de Ativo Fixo Atualizada:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que todos os ativos fixo da filial se encontram devidamente registrados em uma listagem na filial.

  • 7.2 Controle Administrativo de Documentos da Loja:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que exista controle e guarda de todos os documentos da filial. Que estejam arquivados por tipo de documentos, que estejam completos e sejam auditáveis, separados por pastas.

  • 7.3 Variedade de Produtos nas gôndolas na área de Vendas:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que não existam lacunas nas gôndolas. Que se encontrem cheias de produtos e em condição apresentável.

  • 7.4 Variedade de Produtos associados nas Gôndolas:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que exista variedade de produtos associados nas gôndolas, devidamente abastecidos, organizados e separados.

  • 7.5 Limpeza e apresentação da Filial:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que a filial se encontra devidamente limpa, apresentável, pronta para a grande abertura do dia, pronta para a venda ao público, fachadas bem pintadas, vidros e janelas limpos.

  • 7.6 Relatório de Incidentes na Filial. Relatório LOI. Os relatórios são realizados de acordo com os procedimentos e políticas da companhia?

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que todos os relatório de acidentes e incidentes de segurança e perdas sejam reportados em tempo mediante o formato LOI (Loss Offense & Incident) ao departamento de Loss Prevention.

  • 7.7 REALIZAÇÃO DO CHECKLIST DO GERENTE DE ÁREA

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que exista evidência do Check List realizado pelo Gerente de Área ou pelo Gerente de Apoio, assim como a evidência do acompanhamento dos pontos indicados no mesmo. Antiguidade do checklist permitida: 90 dias

  • 7.8 Manual de Lojas impresso ou digital na loja:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, certificar-se que a loja possua uma cópia do manual de lojas vigente.

  • 7.9 Cartaz Linha de Reporte do Portal de Ética:

  • Para o devido cumprimento deste ponto, é necessário verificar que na filial exista evidência dos cartazes da campanha da linha do Portal de Ética afixados nas paredes e/ou quadros de aviso existentes nos lugares de acesso para informação a todos os empregados da loja.

TEMAS QUE REQUEIRAM ATENÇÃO IMEDIATA DA FILIAL

  • EXISTEM TEMAS OPERACIONAIS, DE SEGURANÇA, DE PREVENÇÃO, QUE REQUEIRAM ATENÇÃO IMEDIATA DA FILIAL?

  • EXISTEM SUGERÊNCIAS, COMENTÁRIOS GERAIS QUE REQUEIRAM ATENÇÃO NA FILIAL?

  • COORDENADOR DE LOJA

  • ASSISTENTE

  • MOTORISTA

  • ESTOQUISTA

  • GERENTE DE ÁREA

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