Staff File Audit Checklist

• Site conducted

• Conducted on

  Date

• Prepared by

• Location

• Staff ID folder

Cover/Front Page

• Personal file checklist

  Met

  Not Met

  N/A

• Index

  Met

  Not Met

  N/A

Personnel Profile

• Curriculum Vitae

  Met

  Not Met

  N/A

• Degree certificates/Professional certificates

  Met

  Not Met

  N/A

• Employment information sheet

  Met

  Not Met

  N/A

• Actual start of duty

  Met

  Not Met

  N/A

• Letter of appointment

  Met

  Not Met

  N/A

• Resolutions

  Met

  Not Met

  N/A

• Signed Job description

  Met

  Not Met

  N/A

• Job Addendum

  Met

  Not Met

  N/A

• KFMC Employment certificate

  Met

  Not Met

  N/A

• Previous Employment certificates

  Met

  Not Met

  N/A

License in Line With Job

• Country of origin (for Non-Saudi)

  Met

  Not Met

  N/A

• SCFHS classification

  Met

  Not Met

  N/A

• Saudi council registration validity report stamp from HR

  Met

  Not Met

  N/A

• Data flow

  Met

  Not Met

  N/A

• SCFHS card (if applicable)

  Met

  Not Met

  N/A

Performance Evaluation

• Probationary period (staff working from 2010 only)

  Met

  Not Met

  N/A

• Annual Evaluation for the last 2 years

  Met

  Not Met

  N/A

• Staff developmental form

  Met

  Not Met

  N/A

• SMART goal form

  Met

  Not Met

  N/A

Orientation

• Hospital orientation – GNO/GSO

  Met

  Not Met

  N/A

• Medication Exam

  Met

  Not Met

  N/A

• Departmental orientation checklist

  Met

  Not Met

  N/A

• Orientation checklist for clinical staff

  Met

  Not Met

  N/A

• Orientation checklist for non-clinical staff

  Met

  Not Met

  N/A

• Read and sign

  Met

  Not Met

  N/A

• Seek and sign

  Met

  Not Met

  N/A

• Find and sign

  Met

  Not Met

  N/A

Competencies

• BLS

  Met

  Not Met

  N/A

• ACLS/PALS

  Met

  Not Met

  N/A

• Fire response training – annual

  Met

  Not Met

  N/A

• Infection control training – annual

  Met

  Not Met

  N/A

• Information security – annual

  Met

  Not Met

  N/A

• SEDA form

  Met

  Not Met

  N/A

• Mumaris (Saudi council CME hours) copy

  Met

  Not Met

  N/A

• All copy of certificates for the workshop/symposium (last 3years)

  Met

  Not Met

  N/A

• Generic competencies summary

  Met

  Not Met

  N/A

• Hard copy of Generic competencies

  Met

  Not Met

  N/A

• Unit specific competencies summary

  Met

  Not Met

  N/A

• Unit specific competencies

  Met

  Not Met

  N/A

• Online competencies summary

  Met

  Not Met

  N/A

• Online certificates

  Met

  Not Met

  N/A

Others

• Contracts

  Met

  Not Met

  N/A

• Confidentiality statement

  Met

  Not Met

  N/A

• Professional Nursing staff Bylaws

  Met

  Not Met

  N/A

• KFMC ID (both side) copy

  Met

  Not Met

  N/A

• Iqama/National ID copy

  Met

  Not Met

  N/A

• Recognitions and Disciplinary Actions

  Met

  Not Met

  N/A

• Passport copy (non-Saudi only)

  Met

  Not Met

  N/A

• Leaves

  Met

  Not Met

  N/A