Informatie
-
Document Nr.
-
Naam audit
-
Klant / Site
-
Uitgevoerd op
Winkel
Winkelbeeld
-
Artikelen met meerdere plekken zijn goed verdeeld (zijrekje, bijverkooptopper, etc)
-
Vaak wordt bij het vullen maar een vak gevuld, medewerkers moeten weten wanneer een artikel op meerdere plaatsen in de winkel liggen, dat kunnen ze bijvoorbeeld zien aan de locatiecode in de PDA onder aanvullen. Als je veel meer artikelen ontvangt dan er in het vak passen kan dat ook een aanwijzing zijn dat het artikel nog ergens anders hoort te liggen.
PDA gebruik
-
De PDA wordt door medewerkers gebruikt tijdens het vullen en restaureren
-
Door de PDA te gebruiken tijdens het vullen en restaureren kun je snel en effectief de voorraad van een artikel controleren. Tijdens het vullen kun je zien of je te veel of juist te weinig van een artikel hebt. Daarnaast kun je de pda ook raadplegen om snel te achterhalen waar het artikel hoort te staan, hiervoor is het wel belangrijk dat de opmaak goed op toonbank staat.
-
De logingegevens van het filiaal staan achterop de PDA of op een andere, voor medewerkers goed bereikbare plaats in de winkel
-
Als iedereen weet waar hij het wachtwoord kan vinden hoeft een medewerker niet te zoeken en/of een collega lastig te vallen als hij het wachtwoord even niet weet. Dit scheelt een hoop tijd en frustratie.
-
De voorraad van lege vakken staat correct in de PDA (controleer enkele lege vakken)
-
Wanneer de computer denkt dat er nog voorraad is terwijl het schap leeg is wordt er geen nieuwe voorraad ingestuwd. Hierdoor heb je een lagere omzet. Daarnaast wordt de verkoopprognose van het artikel in de toekomst lager omdat je geen omzet hebt.
Magazijn
Verlengd Schap
-
Verlengd schap is overzichtelijk opgeslagen
-
Op de bak is aangegeven wat de inhoud is en wanneer deze voor het laatst is nagelopen
-
Verlengd schap is in de afgelopen 7 dagen nagelopen
Externe voorraad
-
In SHS > Uitgaande Goederen > Beheren externe voorraad staat externe voorraad geregistreerd
Basis externe voorraad
-
Externe voorraad staat apart van het verlengd schap opgeslagen
-
Om te voorkomen dat artikelen in de winkel worden gezet terwijl ze nog in de externe voorraad staan geregistreerd is het niet verstandig externe voorraad bij het verlengd schap te plaatsen. Het voorkomt verwarring en fouten als de externe voorraad apart staat van het verlengd schap
-
Wilt u tijdens deze audit de externe voorraad controleren?<br>U moet hiervoor naar het magazijn waar de externe voorraad is opgeslagen om 3 vragen te beantwoorden
-
Op de kratten is duidelijk aangegeven dat het externe voorraad betreft
-
Om te voorkomen dat artikelen in de winkel worden gezet terwijl ze nog in de externe voorraad staan geregistreerd is het slim om externe voorraad duidelijk te markeren, dat voorkomt verwarring en fouten.
-
In elk krat is een "goederen begeleidingsbon externe voorraad" aanwezig
-
Om te voorkomen dat de verkeerde artikelen worden teruggeboekt uit de externe voorraad kan je het beste de bon met barcode in de bak leggen na het extern boeken. Wanneer de bak naar de winkel gaat kun je deze terugboeken door de barcode te scannen, op deze manier is het maken van een fout uitgesloten.
-
Elke bak is extern geboekt op een aparte externe voorraadbon
-
Wanneer de goederen van èèn externe voorraadbon zijn verspreid over meerdere kratten loop je het risico dat niet alle goederen uit het externe magazijn worden gehaald terwijl dit administratief wel als zodanig wordt verwerkt. Door het principe 1 krat 1 bon te hanteren voorkom je fouten en verwarring.
Werken volgens procedures
-
Alleen de volgende artikelen staan extern:<br>- AK retour HEMA<br>- Seizoen artikelen<br>- Thema artikelen
-
Artikelen die verkoopbaar zijn en in de externe voorraad staan kosten ons veel geld. Daarnaast loop je het risico dat je een toekomstig probleem creëert omdat de voorraad meer groeit dan slinkt.
-
Er staan geen artikelen in het magazijn die eigenlijk extern geboekt zouden moeten zijn geboekt.
-
Wanneer er inactief assortiment tussen het verlengd schap staan wordt het voor medewerkers 'normaal' om kratten en karren verlengd schap over te slaan. Daarnaast hebben de ondersteunende medewerkers op het hoofdkantoor en bij HEMA niet de juiste gegevens waardoor de artikelen uit het zicht verdwijnen. Door tijdig extern te boeken kan elke schakel in de keten de juiste beslissing nemen en wordt je geholpen met het correct afbouwen van de voorraad.
-
Alle bakken hebben een omschrijving gelijkend aan<br>- Kerst 1, Kerst 2, Kerst 3<br>- AK retour 1, AK retour 2<br>- Zomer Damesmode 1, Zomer panty's 1
-
Door de kratten een goede omschrijving te geven zorg je ervoor dat je bij het wisselen van de toonbank snel de juiste artikelen kunt vinden.
Materiaal en Signing
-
Verpakkingsmateriaal is zo opgeslagen dat je in een oogopslag kunt zien welke artikelen je moet bestellen en dat het niet beschadigd
-
Door het verpakkingsmateriaal overzichtelijk op te slaan gaat het bestellen een stuk sneller. Daarnaast is de kans dat de verkeerde producten worden besteld of dat je zonder iets komt te zitten een stuk kleiner.
-
Stellingmateriaal is zo opgeslagen dat je snel kunt vinden wat je nodig hebt en dat het niet beschadigd
-
Door het stelling materiaal overzichtelijk op te slaan gaat het bouwen van een opmaak een stuk sneller. Daarnaast voorkom je dat materiaal worden besteld terwijl je ze nog in huis hebt.
-
Signing is zo opgeslagen dat je vlot het juiste thema kunt pakken en dat het niet beschadigd
-
Door de signing netjes en goed op te slaan zorg je ervoor dat je winkel er altijd commercieel bij staat. Je hoeft minder vaak te bestellen in brandportal, daarmee bespaar je een hoop tijd.
Systeemgebruik
SAP HEMA STORE - Leveringen
-
In SHS 1.4.1 Beheren Parameters Leverancier zijn voor de volgende leveranciers de filiaal specifieke levertijden ingevuld voor:<br>- Gebak Winkel<br>- HEMA Distributiecentrum<br>- Lekkerland Nederland BV<br>- Lekkerland Nederland BV DKW<br>(*pas evt de tijden iom filiaalmanager aan)
-
De tijden die hier zijn ingevuld is het moment dat de Leverbon automatisch op ontvangen wordt gezet.
- voor dit tijdstip mag de levering van die dag NIET worden meegeteld bij een telling
- na dit tijdstip MOET de levering van die dag worden meegeteld bij een telling -
In SHS 4.1.1 en 4.1.2 Leveringsbon zijn de relevante leveringsbonnen aangemerkt als "Geaccordeerd" of "Afgehandeld"
-
Als medewerkers elke dag de bon accorderen dan kunnen ze dit niet vergeten wanneer een manco wordt gemeld. Een manco wordt alleen gecrediteerd als de bon tijdig is afgehandeld in SHS.
-
Leverbonnen worden gecontroleerd en manco's worden aantoonbaar gemeld
-
Wanneer manco's worden gemeld wordt de voorraad in het systeem aangepast, daardoor komt het artikel later alsnog binnen en heb je een kortere periode nee-verkoop. Daarnaast worden manco's die gemeld zijn van de factuur gestreept waardoor je de niet geleverde goederen ook niet hoeft te betalen.
SAP HEMA STORE - Voorraadbeheer
-
In SHS 6.1.2 is te zien dat er dagelijks wordt geëyeballed (er is een reëel aantal mutaties op de afgelopen dagen)
-
Door regelmatig te eyeballen zorg je ervoor dat de voorraadstanden goed zijn en de computer op die manier ook een goede bestelling maakt. Je hebt minder nee-verkoop, minder verlengd schap en meer omzet. Let wel op dat tijdens het eyeballen de juiste maten en kleuren (artikelnummers) worden geteld, probeer te voorkomen dat medewerkers bijvoorbeeld alle witte t-shirts op èèn nummer eyeballen.
-
In SHS 6.2.1 is te zien dat er regelmatig een volledige groep wordt geteld
-
Groepen tellen is effectiever dan eyeballen omdat je alle artikelen in een groep telt. Daarmee neem je dus ook de artikelen mee waarvan je geen schapetiket en / of voorraad hebt. Wanneer het t-shirt schap vrij leeg is kun je dus beter de groep tellen (met de per stuk functie) dan de vakken eyeballen.
-
In SHS 6.2.4 is te zien dat wekelijks de klantorderlijst wordt geteld.<br>- Alle pakketten zijn aanwezig,<br>- Ontbrekende pakketten korter dan 30 dgn zijn afgehandeld<br>- Aanwezige pakketten langer dan 30 dgn zijn afgehandeld<br>[LET OP: het aantal dagen betreft huidige dag - leverdatum, bij controle later dan de teldag blijft dit getal dagelijks oplopen]
-
Door de klantorderlijst wekelijks te controleren kun je snel zien of je pakketten mist en of ze tijdig worden opgehaald. Door klanten te bellen wanneer een pakket er lang staat krijg je snel duidelijkheid of het pakket nog wordt opgehaald, daarmee voorkom je ook dat klanten hun bestelling niet komen afhalen.
-
Het aantal ontbrekende klantorders <30 dgn is minder dan 5% van het totaal aantal orders
-
Indien veel pakketten ontbreken kan dit wijzen op fraude.
Om verduistering van internet pakketten aan het licht te brengen dient de filiaalmanager:
a: zich ervan te verzekeren dat medewerkers de pakketten juist registreren op de kassa
b: te controleren dat de ontbrekende pakketten daadwerkelijk zijn ontvangen
c: indien nodig de frequentie van controle op internet pakketten (tijdelijk) te verhogen -
In SHS 8.3.5 MUV-lijst staan geen artikelen langer dan 3 weken
-
Het systeem maakt de MUV lijst aan op basis van criteria waaruit blijkt dat het artikel "Mogelijk Uit Voorraad" is. Deze lijst voorkomt dus nee-verkoop. Door wekelijks de artikelen te tellen heb je minder nee-verkoop en meer omzet.
Taakmanagement
-
Er wordt gebruik gemaakt van Taakmanagement
-
In Taakmanagement staat veel belangrijke informatie over CBTR, acties, signing etc. Het bijhouden van deze informatie zorgt voor een beter financieel resultaat.
-
Er zijn geen achterstallige taken in "te laat"
-
Er zijn geen achterstallige taken in "in uitvoering"
