Wet Stock Management Audit

• Auditoría Número:

• Título de la auditoría:

• Cliente/ Estacion:

• Nombre del Representante de Ventas:

• Conducted on

  Date

• Prepared by

• Location
  Address

• Auditor:

Nota: Las copias de auditorías completadas deben ser enviadas a la Sección de HSE

• ¿Pérdidas previas ( fuera de parámetro) informadas por operador?

  Yes

  No

  N/A

• Fecha cuando se informaron las pérdidas:

  Date

• Mes en que sucedió la pérdida:

  Date

Detalle de pérdida, si alguna( fuera de Parámetros):

• Indique detalle de Pérdida: Producto/ Número del Tanque/ Dispensadores Conectados al Tanque/ Mes/ Pérdida %

Verificación de infraestructura:

• 1. ¿Todos los tanques están correctamente marcados (producto y tapas de llenadero pintadas)?

  Yes

  No

  N/A

• 2. ¿La configuración de dispensadores y tanques es conocida?

  Yes

  No

  N/A

• 3. ¿La estación cuenta con sistema de sobrellenado?

  Si, Flappers Valve

  Si, Ball Valves

  No

Revisión de las hojas de reconciliacion ( tres meses previos):

• 4. ¿Todos los volúmenes de ventas se tienen registrados y son correctos para cada producto?

  Yes

  No

  N/A

• 5. ¿Todos los volúmenes recibidos según factura se han registrado en la fecha correcta?

  Yes

  No

  N/A

• 6. ¿Todos los volúmenes de entregas se han registrado en el tanque correcto ?

  Yes

  No

  N/A

• 7. ¿Producto utilizado para calibración de surtidores en el periodo de revisión, fue devuelto al tanque?

  Yes

  No

  N/A

• 8. ¿Las variaciones mensuales están dentro de los límites razonables o de tolerancia y son consistentes con el máximo permitido por su área ( .05%) ?

  Yes

  No

  N/A

• 9. ¿Las ventas registradas en el metro del surtidor o consola coinciden con las ventas contables (ATG o vara)?

  Yes

  No

  N/A

Procedimientos de recepción y Medición de Inventarios:

• 10. ¿Se ha seguido con exactitud el procedimiento de recesión de producto todos los días, de acuerdo al procedimiento indicado en el Contrato de Detallistas?

  Yes

  No

  N/A

• 11. ¿La recepción de producto de ha hecho sin ningún problema de sobrellenado de tanques?

  Yes

  No

  N/A

• 12. ¿La medición de inventarios se hace a la misma hora todos los días (esto debe hacerse idealmente temprano en la mañana cuando no hay movimiento en los dispensadores)?

  Yes

  No

  N/A

• 13. ¿La medición de inventarios se hace con precisión ( revise que coinciden los datos de la hoja de medición y la hoja de reconciliación de producto) y se registra todos los días de acuerdo a los márgenes de tolerancia diarios ?

  Yes

  No

  N/A

• 14. ¿ La medición de inventario se hace al mismo tiempo que se cuadra el turno( o el día), se registran las ventas y lo recibido en el día?

  Yes

  No

  N/A

Seguridad:

• 15. ¿Se sospecha robo de producto?

  Yes

  No

  N/A

• 16. ¿ Están asegurados con candado todos los accesos a los tanques?

  Yes

  No

  N/A

• 17.¿ Las llaves de acceso a los tanques están en control del detallista o encargado?

  Yes

  No

  N/A

• 18. ¿Si su estación se mide manualmente, a las varas son rectas y están sin desgaste en la punta ( deberán reemplazarse si es necesarios?

  Yes

  No

  N/A

• 19. ¿Si tienes tablas de calibración, ¿ Estás seguro de que estás usando la tabla correcta? ( Reemplace de ser necesario)

  Yes

  No

  N/A

• 20. ¿Si tiene un sistema automático de medición como Veeder Root ¿Estás seguro de que la calibración está correcta y que el sistema está funcionando bien?

  Yes

  No

  N/A

Prueba de Agua en Tanque:

• 21. ¿Cada tanque se ha probado y se ha encontrado que están libres de agua? ¿ Método utilizado?

  Si, Veeder Root

  Si, Vara con pasta para agua

  No

• 22. ¿Las juntas de goma de los accesos a los tanques están en su lugar y en buen estado? (Reemplace si es necesario)

  Yes

  No

  N/A

Control de Ventas:

• 23. ¿ Hay reconciliación diaria entre los metros de los surtidores ( pump meters o totalizadores) y recibos contables de venta?

  Yes

  No

  N/A

Inspección Visual:

• 24. ¿ Están los contenedores de las bombas( dispensers sumps) libres de productos?

  Yes

  No

  N/A

• 25. ¿ Están los desagües o rejillas de drenaje libres de producto?

  Yes

  No

  N/A

• 26. ¿ Hay cualquier otra señal física que puede asociarse con pérdidas de producto? Por favor explique debajo. (Por ejemplo: porciones de césped o vegetación muerto; vapores de combustibles en lugares donde no deberían haber)

  Yes

  No

  N/A

Historia de Pérdida de Producto de la Estación de Servicio:

• 27. ¿ Ha habido problemas de perdida anteriormente?<br><br>Si contesta "Si" adjunte los detalles y la conclusión de cualquier investigación, incluyendo fechas , números de tanque, porcentaje de pérdida y el volumen de ventas.

  Yes

  No

  N/A

Calibración de Bombas o Dispensadores:

• 28. ¿ Se han calibrado recientemente todas las bombas conectadas al tanque del que se sospecha pérdida?

  Yes

  No

  N/A

• Fecha de la última prueba de calibración de bomba o dispensador:

  Date

• Nombre de la persona que calibro el equipo:

• Por favor adjunte copia de resultados si está disponible:

  Media

Nota: NO PIDA OTRA CALIBRACIÓN DE BOMBAS TODAVÍA, ESPERE A SER INDICADO POR MANTENIMIENTO

• ¿Se ha identificado si hay variación anormal de inventario?

  Yes

  No

  N/A

SI CONTESTO QUE NO - Firme este documento y envíe al Departamento de Operaciones

SI CONTESTO QUE SI - Por favor llene toda la información de pérdida, al final de este formulario, y adjunte todos los documentos necesarios antes de enviar. - Hojas de reconciliación de producto de 60 días antes del problema. - Hojas de revisión de control de recibo de producto. - Copias de calibraciones de bombas recientes. - Cualquier documento de mantenimiento que se considere relevante para el caso en investigación.

• Firme y envíe este formulario a su departamento de operaciones:

  Sign

PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACIÓN DE PERDIDA DE PRODUCTO

• Atención:

• Nombre de Estación:

• Administrador/ Gerente:

• Número de teléfono:

• Número de fax:

• Email:

• Fecha y hora de envío:

  Date

• Número del tanque y Tipo de Producto( Ejemplo: Tanque 2, Super 91)/Números de bombas ligadas a este tanque ( Bombas a ser revisadas) 1, 2, 6, 7, 10, 11 / Periodo sospechado de pérdida (1/1/16 - 1/31/16) / Pérdida % (2.05%/

• Completado por:

  Sign