Checklist Operacional

Trabalhando a Equipe, reunião de início do dia.

  • A reunião deve ser curta, objetiva e focada nos seguintes pontos. (1 - Como estão os resultados da semana? vamos bater as metas?, mostrar e solicitar a equipe, motivacional, que precisamos do empenho de todos para batermos a meta de vendas da semana. Quais setores estão e ou precisam de maior empenho, atenção na reposição, atenção na organização dos produtos nas vascas do hortifruti, não podem faltar produtos na padaria, açougue e atendimento). (2 - Reforçar sobre as ações promocionais da semana, tirar dúvidas dos colaboradores, ouvir e agir se algum cliente reclamou de algum ponto). Levantar quem não veio trabalhar, avaliar junto ao chefe do setor como colaborador será substituído. Falar sobre dobra e horas extras, se possível trabalhar com lista das horas por funcionário, (ver com RH).

  • Reunião rápida com a equipe, duração máxima de 10 minutos, pauta e ata (Bom Dia).

Atividades Antes da Abertura da Loja

  • É fundamental que o gerente tenha as informações sobre as vendas dia a dia da loja / setores, bem como as metas de vendas desses setores para acompanhamento e ações junto a equipe.

  • Verificar se a frente da loja esta limpa, sem lixo, sem carrinhos espalhados, sem cartazes rasgados! (verificar também a organização dos carrinhos, condições de uso e manutenção da frota)

  • Todos os funcionários estão presentes para início do dia? Verificar e anotar faltas.

  • Todos os funcionários (aparência e higiene) antes do início das atividades estão Ok?

  • Uma lista com as ações promocionais programadas deve ser solicitada ao comercial, se for o caso pode ser uma lista feita num grupo do WhatsApp para que se mantenha sempre atual e frequentemente consultada. (Informações: Nome da ação, data de inicio e fim, produtos da promoção, preços normal e preço da promoção, condições ou restrições, espaço onde a promoção será trabalhada (ponta de gôndola, ponto extra, ponto natural)...

  • Verificar quais ações estão programadas pelo comercial para o Dia/Semana, anotar as ações, verificar estoque, local e preços.

  • Verificar junto com repositores a exposição de produtos em oferta, definição de pontas e ações do dia na loja .

  • Essa atividade é fundamental e não pode deixar de ser executada diariamente. Todos os funcionários da loja precisam estar cientes das promoções do dia, principalmente as do setor que ele trabalha. No caso dos caixas na frente da loja, monte uma lista com as promoções e repasse a todos. Quando da comunicação do gerente ele deve certificar que as posições da promoção estejam sendo ou trabalhadas ou prontas. No caso de ser uma promoção em andamento na semana ele deve certificar se estão abastecidas, cartazes no lugar e formato certo.

  • Comunicar a equipe / setores quais serão as ações promocionais da semana, quais itens e condições.

  • Verificar com repositores estratégia de reposição inteligente!

  • Verificar insumos operação do dia: Frente de Loja, Hortifruti, Padaria e Açougue. (Evitar estoque maior que necessidade da semana no setor)

  • Verificar funcionamento dos equipamentos refrigeração, câmaras, fornos e outros

  • Verificar Banheiros de clientes, limpeza esta Ok? (verificar condições limpeza, material)

  • Verificar se na frente de loja tem Caixas de papelão para embalar compras!

  • Verificar se o sistema de automação está aberto e comunicando com os terminais.

Recebimento e Deposito

  • Verificar se normas e procedimentos são conhecidas e estão sendo cumpridas.

  • Verificar a organização do deposito limpeza armazenagem dos produtos.

  • Verificar se o almoxarifado esta operacional (insumos só liberados com requisição)

  • VerIficar local das quebras e avarias foi limpo e mercadorias encaminhadas.

Trabalhando as Promoções da loja

  • Junto ao encarregado do deposito, o gerente deve averiguar no local os volumes de estoques das promoções em andamento ou planejadas futuramente, certificar principalmente se os estoques são suficientes ou se são excessivos. Perto do final da promoção principalmente, caso estejam excessivos, informar o comercial sobre o volume provável que irá sobrar. Verificar validade, se for o caso, e as condições de armazenamento.

  • Verificar estoques dos itens programados pelo comercial para ação promocional (deposito e gôndolas)

  • Informar ao Depto Comercial produtos com datas curtas ou com estoque fora do giro.

  • Certificar-se de que produtos em promoção encontram-se na loja antes do início da campanha.

  • As promoções nos pontos extras estão com cartazes próprios e diferenciados para produtos de ofertas. E estão nos locais corretos?

  • Verificar se as promoções a mais de uma semana em cartaz fizeram rodízio de local na loja

  • Certifique-se que os produtos que saíram do período de promoção estão com seus preços alterados, voltaram ao preço normal. Pontas de gôndola devem ter o produto trocado por outro produto.

  • Verificar se os produtos em destaque nas seções estão com cartazes adequados, na posição e tamanho corretos.

Piso da loja, área de vendas

  • A Limpeza do piso de vendas e organização dos equipamentos esta Ok?

  • Verificar Iluminação da loja e funcionamento dos equipamentos refrigeração..!

  • Verificar se todos os terminais e balanças estão funcionando, com carga de preços atualizados.

  • Verificar funcionamento dos terminais de consulta de preços.

  • Som ambiente e locução interna estão Ok?

  • Hortifrúti esta abastecido, limpo, precificado e organizado para o inicio do dia?

  • Verificar o setor padaria se estão seguindo plano de produção para o dia

  • Açougue esta abastecido, limpo e com preços dos produtos visíveis e corretos?

  • Pontas de Gôndolas estão montadas segundo regras?

  • Pontas de Gôndolas estão com cartazes adequados, seguindo modelos padronizados?

  • Cross Merchandising esta aplicado corretamente

  • Implantar cross merchandising usando lista modelo

Checklist dos Processos na Frente de Caixa

  • Alertar as operadoras na atenção com cancelamentos de itens ou cupons, certificar se a fiscal de caixa é a única a liberar cancelamentos, certificar com a operadora para quando for passar volumes grandes de compras que ela deve aproximar da operadora e acompanhar a passagem de produtos, certificar que volumes e packs de bebidas estejam passando corretamente no leitor.

  • Verificar se os caixas estão trabalhando a estratégia de venda no PDV!

  • Verificar se checkstands estão trabalhando venda de produtos da padaria!

  • Checkstands: limpeza, espelhamento, reposição, precificação.

  • Verificar se checkstands estão organizados, abastecidos!

  • Aparência do(a) atendente (uniforme, cabelos presos, maquiagem leve...)

  • Verificar a organização e limpeza no espaço dos PDV!

  • Verificar a arrumação de sacolas em bag próprio, alertar as operadoras para controlar utilização!

  • Verificar a disponibilidade de caixas de papelão, disponibilizar nos PDVs e orientar as operadoras ou empacotadores!

  • Verificar a organização e limpeza do guarda volumes!

  • Verificar as condições e organização de vasilhames e ou entrega a domicílio!

Reduzindo as Despesas

  • Uma das atividades / responsabilidades do gerente da loja é controlar, reduzir as despesas com insumos, energia, horas extras etc. Cabe ao gerente tomar ações preventivas para conter e reduzir os valores.

  • Verificar se as requisições de insumo para o almoxarifado estão sendo feitas semanalmente e se estão lançadas no sistema. (tirar relatório.

  • Verificar se o consumo / retirada por setor esta compatível com a média semanal!

  • Verificar o consumo das embalagens nos setores, ver o estoque do setor se esta compatível com a semana!

  • Consumo de Energia:Aparelhos para regulação de temperaturas são os maiores consumidores de eletricidade em supermercados. Além dos sistemas de ventilação e climatização (ar condicionado), há os ambientes refrigerados para conservar os produtos alimentícios (refrigeradores, freezers e câmaras frias). Por outro lado, a iluminação é a responsável pela segunda maior parcela de consumo de energia em supermercados, podendo representar até 23% do consumo total. Sabendo disso, você pode fazer um levantamento em seu supermercado para verificar quais setores estão consumindo mais e adotar medidas pontuais para efetivamente otimizar o uso dos recursos. Algumas dessas medidas não requerem investimentos prévios, somente ajustes organizacionais.

  • Verificar se as medidas preventivas adotadas para reduzir o consumo de energia estão sendo executadas

  • Quais medidas para reduzir a despesa com energia elétrica já estão sendo trabalhadas?

  • As Quebras devem ser controladas de perto e com muita atenção, elas podem comer a margem sem que o varejista perceba o que esta ocorrendo. Principalmente nos setores âncoras (Hortifrúti, Padaria e Açougue).

  • Verificar se as quebras estão sendo apuradas e lançadas corretamente!

  • Trocas são quebras que ainda não foram solucionadas. Caso o volume de trocas supere o índice definido para a loja o gerente deve solicitar ao comercial que tome providências.

  • Verificar o volume do estoque trocas atentando para que o valor não ultrapasse 0,25% do faturamento mensal da loja.

  • Verificar se as quebras estão sendo apuradas e lançadas corretamente!

  • Executar ou checar se esta sendo executado os Checklist Setores - (seguir agenda de execução) (verificar se ações sugeridas no ultimo checklist foram ou estão sendo executadas.)

  • Os checklists que apresentaram inconformidades foram apresentados, discutidos com encarregados? Foi feito um plano de ação para correções?

Preparando para o Fechamento da Loja

  • Verificar frenteamento/arrumação e limpeza da loja.

  • Certificar-se que os cartazates de ofertas estejam prontos no dia anterior à oferta e que sejam posicionados na loja antes de sua abertura (no dia de oferta).

  • Certificar-se do desligamento das lâmpadas e equipamentos de escritório. Acionar sistema de alarme.

  • Levantar através relatório resultado das vendas.

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