Compliance Business Process Transport DC

• Conducted on

  Date

• Prepared by

• Location
  Address

Business Process

Check Point Security

• A1. Security melakukan cek point saat driver berangkat dan pulang pengiriman

  Yes

  No

  N/A

• A2. Security mengisi km In dan out sesuai actual

  Select Yes No N/A

  • Yes
  • No
  • N/A

• A3. Pastikan Form Loading DC dikembalikan ke Security saat Pengiriman (out) dan disertai stempel Lengkap ( adm transport, kasir, BS dan SKR)

  Yes

  No

  N/A

Planning & Scheduling

• B1. SO terschedule secara FIFO

  Yes

  No

  N/A

• B2. Admin transport harus melakukan planing delivery ulang untuk SO yang sebelumnya tidak bisa terdelivery ( barang kosong / credit check)

  Yes

  No

  N/A

• B3. Semua SO sudah harus terschedulekan (selama 7 hari kebelakang)

  Yes

  No

  N/A

• B4. Pastikan setiap customers berada di Transzone yang sesuai daerahnya. ( kesesuaian tranzone )

  Yes

  No

  N/A

• B5. Admin melakukan planing dengan VSO sesuai target volume / tonase (minimum 85%)

  Yes

  No

  N/A

• B6. Admin mengelompokan delivery sesuai group route & alternate shipping type

  Yes

  No

  N/A

• B7. Saat create SPKB pastikan admin cek ketersediaan unit yang ada di aplikasi cek point. Sehingga tidak terjadi kekurangan unit setelah SPKB di create

  Yes

  No

  N/A

• B8. Admin mencatat no shipment yang telah dibuat di form shipment

  Yes

  No

  N/A

• B9. Admin melakukan pemrioritasan eksekusi SPKB berdasarkan pertimbangan ( memo sales / jumlah toko terbanyak di SPKB)

  Yes

  No

  N/A

• B10. Form SPKB yang telah diprint dipisahkan di tempat tersendiri dan diberikan penandaan.( Muat pagi , Ritase & Muat Inap )

  Yes

  No

  N/A

Proses Muat Barang

• C1. SPKB dimuat berdasarkan urutan yang sudah dibuat sebelumnya

  Yes

  No

  N/A

• C2. Admin Transport mengisi no.vehicle di dalam shipment, dan melakukan assign job di check point dan check in di SAP Tcode VT02N (Setiap ambil SPKB)

  Yes

  No

  N/A

• C3. Driver harus melakukan pengecekan barang sebelum dimuat (sesuai jml qty SPKB)

  Yes

  No

  N/A

• C4. Hanya barang bagus dan sesuai permintaan pelanggan (jenis & jumlah ) yang di muat

  Yes

  No

  N/A

• C5. Driver melakukan proses muat dengan benar (tidak dilempar, diinjak, dll)

  Yes

  No

  N/A

• C6. Barang promosi dan eceran ditaruh diarea belakang box

  Yes

  No

  N/A

• C7. Barang dengan volume besar dan massa ringan berada di area depan

  Yes

  No

  N/A

• C8. Barang dengan massa yang berat berada di tumpukan bawah dan usahakan berada di belakang

  Yes

  No

  N/A

• C9. Driver & Helper info ke pengawas gudang bila ada barang rusak, tidak sesuai jenis dan selisih

  Yes

  No

  N/A

• C10. Untuk produk Poise pastikan selalu dimasukan ke dalam kontainer box dan dijauhkan dari area panas

  Yes

  No

  N/A

• C11. Dokumen SPKB disertai ttd lengkap (Transport, gudang, driver)

  Yes

  No

  N/A

• C12. Admin melakukan Croscheck SPKB dengan sistem pastikan tidak ada selisih

  Yes

  No

  N/A

• C13. PGI dilakukan saat driver memberiikan dokumen SPKB dan proses muat sudah selesai (tidak ada problem)

  Yes

  No

  N/A

• C14. Pastikan PGI tidak ada problem (hijau), konfirmasi ke gudang bila masih merah

  Yes

  No

  N/A

• C15. Surat jalan dicetak dengan benar, tidak ada yang rusak, jumlah sesuai

  Yes

  No

  N/A

Delivery to Customers

• D1. Driver melakukan pengecekan dokumen (UJS, DI, SP, TKG / TGS, RL) (dokumen vs pda) Nomor dokumen

  Yes

  No

  N/A

• D2. Driver mengendarai kendaraan dengan baik ( menaati rambu lalu lintas dan peraturan terkait)

  Yes

  No

  N/A

• D3. Hanya driver dengan kondisi kesehatan yang prima (tidak mengkonsumsi narkoba dan alkohol) yang boleh melakukan pengiriman barang (mengemudi), sertai surat pernyataan kesehatan dari Driver

  Yes

  No

  N/A

• D4. Driver melakukan scan out kantor menggunakan PDA ketika keluar dari DC

  Yes

  No

  N/A

• D5. Driver mengisi bahan bakar fleet saat diawal perjalanan/ ketika akan balik ke DC, dengan memastikan bahan bakar cukup saat akan di pakai

  Yes

  No

  N/A

• D6. Driver melakukan scan toko dan foto toko tutup dengan PDA

  Yes

  No

  N/A

• D7. Driver / Helper handling barang (menurunkan) dengan baik

  Yes

  No

  N/A

• D8. Driver memastikan jumlah barang dan jenis barang yang diserahkan sesuai SP

  Yes

  No

  N/A

• D9. Driver memastikan dokumen serah terima ditanda tangani dengan jelas dilengkapi stempel (bila ada) dan nama toko

  Yes

  No

  N/A

• D10. Driver memastikan hanya barang yang sesuai kriteria yang boleh dilakukan TKG

  Yes

  No

  N/A

• D11. Driver melakukan revisi nominal SP apabila ada penolakan dari customers

  Yes

  No

  N/A

• D12. Jumlah nominal uang cash yang diterima driver dari customers harus sesuai dengan nota jual beli

  Yes

  No

  N/A

• D13. Driver menyerahkan uang dalam bentuk cash ke kasir sesuai jumlah yang diterima

  Yes

  No

  N/A

• D14. Dokumen delivery harus ditanda tanganin semua (SP, TKG, RL, SKR)

  Yes

  No

  N/A

• D15. Driver memberikan bukti struk (bensin, parkir, retribusi, tol, dll) ke transport yang terbaca dengan jelas dan tidak ada coretan

  Yes

  No

  N/A

• D16. Verifikasi pengeluaran untuk transport dengan actual struk

  Yes

  No

  N/A

SKR / TKG / RL

• E1. Selesai pengiriman ,Fleet dalam kondisi kosong (Tidak ada barang SKR yang tersisa didalam truck)

  Yes

  No

  N/A

• E2. Driver menurunkan barang SKR / TKG di hari yang sama ( tidak boleh diinapkan di mobil)

  Yes

  No

  N/A

• E3. Melakukan konfirmasi ke pelanggan bila Coretan pada SP / ttd tidak jelas

  Yes

  No

  N/A

• E4. QTY SKR yang diinput ke sistem sesuai QTY Actual (Tidak ada selisih)

  Yes

  No

  N/A

PDA Utilization

• F1. Pastikan PDA selalu di bawa saat pengiriman dan dikembalikan ke transport admin selesai pengiriman

  Yes

  No

  N/A

• F2. PDA yang telah selesai digunakan diletakkan di tempat yang telah disediakan dan di carger

  Yes

  No

  N/A

• F3. Pastikan PDA yang akan digunakan dalam kondisi baik dan baterai > 80 %

  Yes

  No

  N/A

• F4. Shipment PDA wajib diupload saat selesai pengiriman

  Yes

  No

  N/A

• F5. Admin melakukan croscheck ke driver mengenai list data shipment PDA

  Yes

  No

  N/A

• F6. Jumlah PDA yang ada sesuai dengan data asset

  Yes

  No

  N/A

• F7. Pastikan settingan PDA sesuai standar yang telah ditentukan

  Yes

  No

  N/A

• F8. Driver input km kendaraan di PDA saat pulang pengiriman (sampai dc)

  Yes

  No

  N/A

Driver & Fleet

• G1. Pastikan dokumen kendaraan lengkap (keur & STNK) dan masih aktif masa berlaku

  Yes

  No

  N/A

• G2. Saat melakukan pengiriman selalu membawa ban cadangan dan dalam kondisi baik

  Yes

  No

  N/A

• G3. Peralatan tambahan tersedia (dongkrak, rambu segitiga, kunci lengkap, ganjal ban)

  Yes

  No

  N/A

• G4. Terdapat kotak P3K dan ada isinya di dalam kendaraan

  Yes

  No

  N/A

• G5. Kondisi fleet dalam keadaan baik (tekanan ban cukup, dll)

  Yes

  No

  N/A

• G6. Check sheet program pemeriksaan harian dijalankan sepenuhnya ke semua fleet

  Yes

  No

  N/A

• G7. Tekanan ban cukup, kembangan ban baik dan baut roda lengkap & kencang

  Yes

  No

  N/A

• G8. Air accu cukup

  Yes

  No

  N/A

• G9. Ketinggian oli cukup

  Yes

  No

  N/A

• G10. Minyak rem cukup

  Yes

  No

  N/A

• G11. Komponen elektrikal berfungsi normal ( Lampu, klakson

  Yes

  No

  N/A

• G12. Safety Belf, wiper & spion berfungsi dengan baik

  Yes

  No

  N/A

• G13. Rem kaki dan rem tangan berfungsi dengan baik

  Yes

  No

  N/A

Safety & 5R

• H1. Ruang Transport tertata dengan baik, hanya barang yang dibutuhkan yang ada di area ruangan

  Yes

  No

  N/A

• H2. Dokumen yang sudah tidak digunakan di arsip dengan baik di ruang arsip (SKR, SP, TKG, SPKB, DI )

  Yes

  No

  N/A

• H3. Ruang transport dalam kondisi bersih (lantai, dinding, kaca) dan tidak ada tempelan2 yang tidak dibutuhkan

  Yes

  No

  N/A

• H4. Semua karyawan transport menggunakan seragam sesuai standar (Sepatu & Baju berkerah)

  Yes

  No

  N/A

• H5. Tersedia Apar di ruang transport

  Yes

  No

  N/A

Canvas Isi

• I1. Canvassor mengisi form permintaan barang yang akan dijual

  Yes

  No

  N/A

• I2. CSO create dan input nomer SO canvas isi, sesuai yang dipilih canvassor, dan menyerahkan SKIB ( SO Kanvas Isi Barang) yang sudah di tanda tangani lengkap ke transport admin

  Yes

  No

  N/A

• I3. Admin create wave pick dan SPKB bersamaan dengan diterimanya nomor SO dari CSO

  Yes

  No

  N/A

• I4. Barang yang diambil canvassor sesuai dengan SPKB

  Yes

  No

  N/A

• I5. Crosscheck kebenaran antara wavepick dengan delivery,pastikan coretan di tanda tangan oleh pengawas gudang

  Yes

  No

  N/A

• I6. Menyerahkan nota penjualan dan nota transfer internal ke canvasor dengan ttd yang lengkap

  Yes

  No

  N/A

• I7. Dokumen Canvas ditandatanganin secara lengkap

  Yes

  No

  N/A

Canvas Jual

• J1. Canvassor menyerahkan nota penjualan, setelah selesai melakukan jualan ke CSO dilengkapi tanda tangan canvasor, untuk di input canvass jualnya

  Yes

  No

  N/A

• J2. Canvassor memberikan daftar tagihan ke kasir lengkap dengan ttd dan cap dari admin transport

  Yes

  No

  N/A

• J3. Transport admin arsip daftar tagihan

  Yes

  No

  N/A

• J4. Cetak Nota Turun Barang sesuai kode canvassor dan diserahkan ke canvassor, Qty kosong hanya nama barang saja

  Yes

  No

  N/A

• J5. Canvassor mengembalikan sisa kiriman ke gudang sesuai jumlah dan jenisnya

  Yes

  No

  N/A

• J6. Canvassor menurunkan barang yang tidak terjual dikembalikan ke warehouse sesuai nota turun barang

  Yes

  No

  N/A

• J7. Nota turun barang diberikan ke pengawas yang sudah lengkap dengan TTD

  Yes

  No

  N/A

• J8. Selesai turun barang, canvassor lapor ke admin transport untuk proses verifikasi, jika ada selisih di hari itu juga

  Yes

  No

  N/A

• J9. Memastikan mobil canvass kosong dan disaksikan pengawas. Selesai turun barang

  Yes

  No

  N/A

TANDA TANGAN

• AUDITOR

  Sign

• AUDITEE

  Sign