Page de titre
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Nom de l'entreprise / du service
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Position
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Réalisé le
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Préparé par
Checklist pour les appels d'offre
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Type d'appel d'offre
- Aucune offre n'est requise
- Au moins deux devis écrits sont nécessaires
- Une offre est requise
Aucune offre n'est requise
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Une documentation écrite sur les méthodes d'approvisionnement informelles de l'agence ou de l'entreprise doit être fournie.
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Copie du prix ou du devis
Au moins deux devis écrits sont nécessaires
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Copie de la demande écrite d'une entreprise pour l'achat d'équipement, de biens, de fournitures ou de services allant de 5 001 $ à 50 000 $ (modifier pour préciser le montant).
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Copie de l'estimation des coûts (préparée avant d'obtenir des devis)
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Copies des devis sollicités auprès d'au moins (2) deux fournisseurs ou plus
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Le devis décrit les exigences techniques de façon claire et précise
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Le projet a clairement défini les exigences auxquelles le fournisseur doit répondre
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Le projet a déployé des efforts pour faire appel à des entreprises défavorisées
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Documentation relative à la recherche de fournisseurs exclus ou suspendus
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Copie de la ventilation des coûts du projet proposé
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Copie de l'analyse du prix de revient (préparée après réception des devis)
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Planning des achats
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Avis écrit (et recommandations) de l'entreprise
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Copie du contrat avec le tiers (comprenant les clauses contractuelles requises)
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Avis écrit pour le traitement des changements dans les commandes d'achat à l'entreprise
Une offre est requise
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Copie de la demande écrite de l'entreprise pour l'achat d'équipement, de biens, de fournitures ou de services de 50 001 $ et plus
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Publication d'un avis d'appel d'offres une fois par semaine pendant deux semaines consécutives dans un journal ordinaire (publié dans le département ou la municipalité où se trouve l'agence ou l'autorité dirigeante)
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Modalités d'achat, conditions, spécifications techniques et publicité(s) de l'entreprise proposées
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Les appels d'offres sont annoncés dans au moins un journal à diffusion quotidienne générale dans la zone de service du projet
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Des demandes d'offres sont envoyées directement aux candidats potentiels dans toute la zone de service
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Copie de la demande de proposition
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Copie de l'estimation des coûts (préparée avant la publication de la demande de proposition)
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Copie de l'analyse du prix de revient (préparée après réception des propositions)
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Copie de l'évaluation de la proposition dans le cadre de la demande de proposition
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Copie de l'explication de la base de sélection du sous-traitant - y compris les critères d'évaluation et les résultats de l'évaluation technique du titulaire de la subvention
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Copie de la liste de toutes les propositions reçues
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Copie de la ventilation des coûts pour la proposition de contrat
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Copie de l'annonce de l'offre
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Copie des spécifications finales de l'offre
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Avis écrit de procéder (et recommandations) de l'entreprise (avant l'exécution d'un accord entre le sous-récipiendaire et le soumissionnaire sélectionné)
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Recommandation(s) faite(s) par le projet quant à l'attribution de la soumission
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Documentation relative à la recherche de fournisseurs exclus ou suspendus
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Les copies des offres soumises ainsi que toute correspondance pertinente concernant les exceptions aux spécifications approuvées
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Documentation des procédures de l'agence pour le traitement des ordres de modification des équipements achetés
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Documentation / avis adressé à l'entreprise pour les ordres de modification (susceptibles d'affecter le prix du contrat)
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Copie du contrat avec le tiers (avec les clauses contractuelles fédérales requises, doit être inclus avec tous les contrats ou accords d'achat)
Achèvement
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Préparé par : nom complet et signature
