04_Cash Office

• Document No.

• Audit Title

• Client / Site

• Conducted on

  Date

• Prepared by

• Location
  Address

• Personnel

1. Cash in safe

• เงินในตู้เซฟห้องการเงินจะต้องตรงกับยอด Balance In Safe ในเอกสาร Store/Safe Report ทั้ง 3 เซฟ ได้แก่ Cash Office Safe, Bank Safe และ Bulk Change Safe<br>Note: 1. ทำการแบ่งแยกเงินทั้ง 3 เซฟและติดป้ายกำกับอย่างชัดเจน<br> 2. หากมีการทำ Pick up ให้คีย์เข้าระบบทันที ตามรอบที่กำหนด

  Yes

  No

  N/A

2. Gift Voucher

• - จำนวน Gift Voucher 100 และ 500 บาท ต้องตรงกับระบบ<br>- ในระยะเวลาที่ทำการตรวจหากมีการ Adjust หรือ Transfer Gift Voucher จะต้องมีเอกสารอ้างอิงประกอบ <br>Note: กรณี Transfer ต้องมีลายเซ็นของ Store Manager ทั้ง 2 สาขาและ Memo

  Yes

  No

  N/A

3. ตรวจสอบการรับเงินจากธนาคาร (Bank Receipt)

• 3.1 คีย์จำนวนเงินเข้า Bank Receipt Report (Bulk Change Safe และ HSBC) ถูกต้องตาม "เอกสารรับ-ส่งเงิน" (จากโพรเกรส กันภัย) ภายในวันที่รับเงิน<br>3.2 คีย์อ้างอิงเลขที่ "เอกสารรับ-ส่งเงิน" (จากโพรเกรส กันภัย) อย่างถูกต้อง<br>3.3 มีลายเซ็น Cash Office, LPS และ Onduty Mgr. บน "เอกสารรับ-ส่งเงิน" (จากโพรเกรส กันภัย) อย่างครบถ้วน<br>3.4 จัดเก็บ Bank Receipted Report และ "เอกสารรับ-ส่งเงิน" (จากโพรเกรส กันภัย) ครบถ้วน

  Yes

  No

  N/A

4. ตรวจสอบการฝากเงินกับธนาคาร (Bank Deposit Report)

• 4.1 คีย์ฝากเงินเข้า Bank Deposit Report (Bank Safe และ HSBC) ภายในวันที่ฝากจริง<br>4.2 คีย์จำนวนเงินเข้า Bank Deposit Report ถูกต้อง ตรงกับ "เอกสารรับ-ส่งเงิน" (จากโพรเกรส กันภัย) และ เอกสารยืนยันการรับเงินจากธนาคาร (ได้รับทางอีเมลล์ภายใน 3 วันนับจากวันที่ฝาก)<br>4.3 อ้างอิง "เงินสด" หรือ "เช็ค" อย่างถูกต้อง<br>4.4 แจกแจงยอดขายเป็นรายวัน บนเอกสาร รับ-ส่งเงิน อย่างถูกต้องครบถ้วน<br>4.5 มีลายเซ็น Cash Office, LPS และ Onduty Mgr. ส่งเงินบน "เอกสารรับ-ส่งเงิน จากโพรเกรส กันภัย"<br>4.6 จัดเก็บ "เอกสารรับ-ส่งเงิน" (จากโพรเกรส กันภัย), เอกสารยืนยันการรับเงินจากธนาคาร และ Bank Deposit Report อย่างครบถ้วน

  Yes

  No

  N/A

5. การคีย์สรุปยอดขายรายวัน (Closing Previous)

• ตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสาร และการคีย์ Closing Previous (Lock safe ) อย่างถูกต้อง (คีย์ Closing (Lock safe) ก่อน 14.00น. และก่อนบริษัทขนเงินมารับเงิน)<br>1.Post Declaration Report / รายงานการแจ้งพบเงินที่ POS<br>2.Post Declaration summary Report / สรุปรายงานการแจ้งพบเงินที่ POS<br> - คีย์ยอดเงินสดที่แจ้งพบใน POS Declaration อย่างถูกต้อง

  Yes

  No

  N/A

• 3.Safe Transfer Report / โอนจากเซฟ รายงาน <br> 3.1 เงินรอฝากแบงค์ - โอนจาก Cash Office Safe ไป Bank Safe อย่างถูกต้อง <br> 3.2 คีย์โอนเงิน ไป Checkout Change Safe อย่างถูกต้อง พร้อมมีลายเซ็น Cash Office และ Customer Service ผู้รับ-ส่งเงินอย่างครบถ้วนบนเอกสาร Loan Form <br> Cash Office Safe >>>>> Checkout Change Safe <br> Bulk Change Safe. >>>>> Checkout Change Safe

  Yes

  No

  N/A

• 4.Safe Declaration Report / สาขาแจ้งการตรวจสอบตู้เซฟ (ทุกเซฟ)<br> 4.1 Cash Office Safe / Bulk Change Safe / Checkout Change Safe - ต้องไม่มีรายได้อื่นๆ ยกเว้นเงินสด และไม่มียอด Short/Over<br> 4.2 Bank Safe - ต้องมียอดรายได้อื่นๆ และไม่มียอด Short/Over (ยกเว้นกรณีกดสลับเครดิต/เงินสดเท่านั้น และต้องมีการคีย์ปรับปรุงอย่างถูกต้องใน POS Declaration report พร้อมทั้งมีเมลล์แจ้งฝ่ายบัญชี สำนักงานใหญ่ให้ทราบ ทุกวันพุธสุดท้ายของแต่ละ Period)<br> 4.3 มียอด Balance in safe (ยอดรวมของ Cash Office Safe, Bulk Change Safe, Checkout Change Safe และยอดเงินสดแจ้งพบใน POS Summary Report) ไม่เกินกำหนดของสาขา <br> <br>Note. วิธีคำนวณ Closing; <br>นำยอด Balance in safe จากเอกสาร Safe Declaration Report : Cash office safe (เมื่อวาน) <br>+ Pick up เฉพาะเงินสด (Post Declaration summary Report ) / + Paid in / - Paid out <br>- ยอดเงิน Transfer จาก Cash Office Safe ไป Checkout Change Safe<br>- ยอดเงินฝากของวันนี้ / - เช็ค (ถ้ามี) = ยอด Balance in safe ของ Cash office safe วันนี้

  Yes

  No

  N/A

• 5.Bank Deposit Another Tender / รายงานการฝากเงินกับธนาคาร<br> 5.1 โอนจาก Bank Safe ไป HO Finance เท่านั้น<br> 5.2 คีย์ฝากรายได้อื่นที่ไม่ใช่เงินสด เช่น คูปองต่างๆ และระบุอ้างอิงว่า "รายได้อื่น"

  Yes

  No

  N/A

6. เงินยืมทดรองจ่าย (Cash Advance)

• - เอกสารเงินยืมทดรองจ่ายต้องอยู่ครบถ้วน <br>- ทำการคีย์เงินยืมทดรองจ่ายเข้าระบบในวันที่ยืมทดรอง และต้องทำการคีย์รับคืนเงินยืมทดรองจ่าย ภายใน 3 วัน แต่ในกรณีที่พนักงานไปอบรมเกินกว่า 3 วันให้ทำการแนบเอกสารการไปอบรมแนบไว้กับ Paid Out <br>Note : สามารถขอ Advance โดย TM.up เท่านั้น

  Yes

  No

  N/A

7. การรับเงินรายได้ (Paid In)

• 7.1 การบันทึกรับเงินรายได้เข้าระบบ SL<br> - คีย์รายได้เข้าระบบวันต่อวัน<br> - คีย์ Reference No.,รหัส-รายละเอียด (Paid In Code) และจำนวนเงิน อย่างถูกต้อง<br> - ต้องคีย์ปรับปรุงรายได้ภายในสิ้น Period 5-4-4 <br> - เก็บเอกสาร "รายงานรายได้ประจำวัน" ทุกวัน และจัดเก็บเอกสารอย่างครบถ้วน <br><br>ตัวอย่างรายได้ของสาขา<br>A. รายได้จากการขายวัสดุเหลือใช้ และน้ำมันดำ<br> - ราคาขายวัสดุเหลือใช้ ตรงตามสัญญา<br> - คำนวณน้ำหนัก และยอดขายถูกต้อง<br> - ระบุราคาต่อหน่วย, จำนวนเงิน และจำนวนเงินเป็นตัวหนังสืออย่างถูกต้อง<br> - เอกสาร "ใบบันทึกเศษวัสดุเหลือใช้/ซากบรรจุภัณฑ์" อยู่ครบถ้วน <br> - บันทึกรายละเอียดบนเอกสาร"ใบบันทึกเศษวัสดุเหลือใช้/ซากบรรจุภัณฑ์"อย่างครบถ้วนและถูกต้อง <br>B. รายได้จากร้านเช่า <br> - จัดเก็บค่าเช่าพื้นที่ถูกต้องตามสัญญา <br> - ระบุรายละเอียดเลขที่ใบเสร็จและวันชำระเงินในสัญญาเช่าพื้นที่ให้ถูกต้องและครบถ้วน พร้อมทั้งมีลายเซ็นพนักงานห้องการเงิน<br>C. รายได้จากการขาย Uniform <br> - ราคาขาย Uniform จะต้องตรงกับราคา Update จากฝ่าย Personnel

  Yes

  No

  N/A

• 7.2 ใบเสร็จ และใบกำกับภาษี <br> - ออกใบเสร็จ / ใบกำกับภาษีวันต่อวัน <br> - คีย์ชื่อ/ที่อยู่ลูกค้าอย่างถูกต้อง <br> - คีย์รายการ และจำนวนเงินอย่างถูกต้อง <br> - ยกเลิกใบกำกับภาษีอย่างถูกต้อง <br>ฉบับยกเลิก : เขียน 'ยกเลิก' พร้อมทั้งระบุวันที่ และเลขที่ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีฉบับใหม่ ลงบนใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีที่ยกเลิก <br>ฉบับใหม่ : ต้องอ้างอิงวันที่ และเลขที่ของใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีที่ยกเลิกบนใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีฉบับใหม่อย่างถูกต้อง

  Yes

  No

  N/A

8. การบันทึกค่าใช้จ่าย (Paid Out)

• 8.1 ความถูกต้องครบถ้วนของการเบิกจ่าย และเอกสารประกอบ <br> A. ระบุชื่อ,ลายเซ็นผู้รับเงิน, รายการขอเบิก ,วัตถุประสงค์ที่ขอเบิก, จำนวนเงินที่ขอเบิก (รวมถึง Vat และหัก ณ ที่จ่าย), ตราแสตมป์วันที่เบิกจ่าย ฯลฯ อย่างถูกต้องบนใบเบิกจ่าย <br> Note: 1. ผู้เซ็นรับเงิน กรณีเบิกสวัสดิการ หรือจ่ายเพื่อเป็นการจ้าง ต้องเป็นผู้รับเงินโดยตรง<br> 2. มีการเซ็นชื่อกำกับเมื่อมีการแก้ไข <br> B. เอกสารประกอบการเบิกจ่าย ตัวอย่างเช่น สัญญา พร้อมบัตรตอก หรือใบลงเวลา, Memo จากสำนักงานใหญ่, ใบเสร็จรับเงิน, ใบกำกับภาษี, สำเนาบัตรประชาชน <br> Note: 1. การเบิกจ่ายค่าจ้างทุกชนิดต้องมีการทำสัญญา เช่น แพทย์, พยาบาล, ซ่อมรถเข็น, Handy Man, ครูแอโรบิค หรือการจ้างทำงานใดๆ ภายในสาขา โดยจะต้องมีการตอกบัตร หรือบันทึกเวลาการทำงานประกอบการเบิกจ่าย<br> 2. การเบิกเงินเพื่อจัด Activity ต่างๆภายในสาขา หากเป็นคำสั่งจากส่วนกลางให้แนบ Memo และ Price List จากสำนักงานใหญ่ พร้อมแนบใบเสร็จรับเงินสำหรับค่าใช้จ่ายอย่างถูกต้อง<br> 3. การเบิกเงินเพื่อจัด Activity ต่างๆ ภายในสาขา โดยสาขาเป็นผู้จัดทำเอง ต้องมีรูปถ่ายประกอบการเบิกจ่าย<br> 4. การเบิกเงินกรณีเลี้ยงวันเกิดพนักงาน หรือทานข้าวกับ Store Manager จะต้องมีรายชื่อผู้เข้าร่วม และรูปถ่ายประกอบการเบิก รวมทั้งใบเสร็จค่าอาหาร หรือรายละเอียดการซื้อวัตถุดิบทำอาหาร (สามารถซื้อวัตถุดิบภายในสาขา และนำมาเบิก Paid Out)<br> 5. การเบิกเงินที่เกี่ยวกับการซ่อมทุกชนิดต้องมีเลขที่คำสั่งงาน (Work Order No.) จากระบบ Verisae ด้วยทุกครั้ง<br> 6. ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ที่นำมาขอเบิกจ่ายต้องมีวันที่, ชื่อ-ที่อยู่ผู้ขาย หรือผู้รับจ้าง และ ชื่อ-ที่อยู่ของสาขานั้นๆ และมีรายละเอียดค่าใช้จ่ายที่ถูกต้อง<br> 7. แนบใบเสร็จค่าประกันร้านทุกครั้ง ในการทำคืนเงินค่าประกัน<br> C.ต้องไม่มีการเบิกเงินเพื่อซื้อสินค้าซึ่งมีจำหน่ายในสาขา (Do Store Used) <br> Note ยกเว้น ราคาที่ซื้อมาต่ำกว่าต้นทุนของสินค้าในสาขา หรือ On Hand ของสินค้านั้น = 0 สามารถซื้อได้ แต่ต้อง Print Inventory Movement Report แนบใบขอเบิกจ่ายด้วย<br> D. ไม่เบิกค่าใช้จ่ายที่นอกเหนือจาก Policy <br> E. ห้ามโอนค่าใช้จ่ายของสาขามาที่ Mall Account Code 51800 , Cost CentreType 0130<br> Note ยกเว้นมี Mail อนุมัติค่าใช้จ่ายจาก Head of Mall Operation

  Yes

  No

  N/A

• 8.2 การอนุมัติการเบิกจ่าย<br> - การเบิกจ่ายที่เป็นการจ่ายเงินเพื่อทำกิจกรรมเดียวกัน และจ่ายให้บุคคลเดียวกัน จะถือว่ายอดการเบิกจ่ายเป็นยอดเดียวกัน (Not Split Bill)<br> - LM เซ็นอนุมัติไม่เกิน 2,000<br> - Store Manager (SDM) เซ็นอนุมัติไม่เกิน 10,000<br> - Area Manager เซ็นอนุมัติไม่เกิน 30,000<br> - Operation Director เซ็นอนุมัติไม่เกิน 300,000<br> - มีลายเซ็น LM Personnel ในกรณีเบิกค่าสวัสดิการ

  Yes

  No

  N/A

• 8.3 การบันทึกรายจ่ายเข้าระบบ Oracle และ Store Line<br> - คีย์รายจ่ายเข้าระบบวันต่อวัน โดยเปรียบเทียบวันที่ตามตราแสตมป์บนเอกสารใบเบิกจ่ายหากมีการปรับปรุงสาขาจะต้องทำการปรับปรุงภายในสิ้น Period 5-4-4<br> - คีย์ Cost Center อย่างถูกต้อง (ค่าใช้จ่าย Mall ต้องขึ้นต้นด้วย 2)<br> - สำหรับการคืนเงินประกันร้านเช่า ต้องคีย์ใน Account 27600<br> - เอกสาร Oracle ต้องสั่งพิมพ์วันต่อวัน และทุกสิ้น Period จะต้องมีชุดที่เป็น Status "Not Required"<br> - คีย์รายการ และจำนวนเงิน อย่างถูกต้อง <br> Note: SL เลือก 368 Accrual Expense และ 317 AP Property Fund (สำหรับ Tiger Store) เท่านั้น <br> - คีย์ VAT และ Withholding Tax อย่างถูกต้อง<br> - อ้างอิงเลขที่ใบเบิก หรือเลขที่ใบกำกับภาษีใน Oracle อย่างถูกต้อง<br> - อ้างอิง Voucher no.ใน Store Line อย่างถูกต้อง

  Yes

  No

  N/A

9. ร้านเช่า

• 9.1 ตรวจสอบการบันทึกรายได้ของร้านเช่าถาวร (คิดตามยอดขาย) <br> - บันทึกยอดขายเข้าระบบวันต่อวันอย่างถูกต้อง <br> - Slip ต้องเป็น "Z" Slip เท่านั้น <br> - Z running no. ต้องเรียงตามลำดับ <br> Note: ต้องมี Memo จากร้านเช่า พร้อมมีตราประทับของร้านในกรณีที่ไม่ส่งยอดขายที่เป็น Z, แก้ไขจำนวนเงิน, แก้ไขรายละเอียด

  Yes

  No

  N/A

• 9.2 ตรวจสอบการบันทึกค่าสาธารณูปโภคของร้านเช่า <br> - คำนวณและคีย์ค่าสาธารณูปโภคอย่างถูกต้อง

  Yes

  No

  N/A