Mod.08C - 01 Audit Interno BRC/IFS - Q Management (Rev.02)

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Funzione auditata

Ispezione

1.1 IMPEGNO DELLA DIREZIONE E MIGLIORAMENTO CONTINUO

1.1.1 Il sito dovrà disporre di tutta la documentazione relativa alla prassi adottata, in cui si impegna a distribuire prodotti sicuri, a norma di legge, autentici e conformi ai requisiti di qualità specificati, e dichiara la propria responsabilità nei confronti dei clienti. Tale documentazione dovrà: • essere sottoscritta dal soggetto su cui ricade la responsabilità dello stabilimento • essere trasmessa a tutto il personale.
1.1.2 La direzione del sito dovrà garantire la definizione e il mantenimento di un piano chiaro per lo sviluppo e il miglioramento costante di una cultura della qualità e della sicurezza alimentare. Tale piano comprende: • attività definite in tutte le sezioni dello stabilimento che abbiano un impatto sulla sicurezza dei prodotti • un piano d’azione che illustri come tali attività saranno svolte e controllate, unitamente alle tempistiche previste per la loro attuazione • la revisione dell’efficacia delle attività svolte.
1.1.3 La direzione del sito dovrà garantire che siano chiaramente definiti gli obiettivi per la gestione e il miglioramento della sicurezza, legalità e qualità dei prodotti realizzati, conformemente alla politica su sicurezza alimentare e qualità e al presente Standard. Tali obiettivi dovranno: • essere adeguatamente documentati e includere finalità o chiari indicatori di successo • essere trasmessi al personale interessato • essere costantemente monitorati, notificando i risultati alla direzione dello stabilimento con frequenza almeno trimestrale.
1.1.4 I meeting finalizzati alla revisione della politica gestionale, cui partecipano i dirigenti dell’azienda, devono essere organizzati a intervalli regolari prestabiliti, con frequenza almeno annuale, al fine di comparare la performance effettiva dello stabilimento con lo Standard e con gli obiettivi di cui al paragrafo 1.1.3. Il processo di revisione include la valutazione di: • piani di revisione gestionale precedentemente adottati e tempi di attuazione • risultati delle verifiche interne e delle verifiche eseguite da seconde e/o terze parti • illustrazione degli obiettivi non raggiunti per capire le ragioni che ne hanno determinato il mancato raggiungimento. Tali informazioni dovranno essere utilizzate nella definizione degli obiettivi futuri e per facilitare il miglioramento costante • reclami dei clienti e risultati relativi al feedback dei clienti • eventuali incidenti (inclusi richiami e ritiri), azioni correttive, risultati o materiali non conformi alle specifiche • efficacia dei sistemi HACCP, dei sistemi di protezione e autenticità alimentare • risorse necessarie. Gli atti dei meeting dovranno essere adeguatamente documentati e utilizzati per rivedere gli obiettivi. Le decisioni e azioni concordate nell’ambito del processo di revisione dovranno essere comunicate al personale interessato e le azioni previste dovranno essere attuate entro i tempi prestabiliti.
1.1.5 Il sito dovrà dimostrare di possedere un programma di meeting che consenta di portare all’attenzione della direzione aziendale questioni relative a sicurezza, conformità legislativa, integrità e qualità dei prodotti alimentari. I meeting devono tenersi con frequenza almeno mensile. Il personale dovrà essere consapevole della necessità di riferire al responsabile incaricato la presenza di eventuali prodotti non sicuri o non conformi alle specifiche al fine di consentire l’adozione immediata delle misure correttive necessarie.
1.1.6 L’azienda deve adottare un sistema di segnalazione in forma riservata per consentire al personale di riferire potenziali violazioni della sicurezza, dell’integrità, della qualità e della conformità legislativa dei prodotti. Le modalità di segnalazione di dubbi su eventuali violazioni (per esempio il numero a cui segnalarli) devono essere comunicate chiaramente al personale. La direzione del sito dovrà dotarsi di una procedura per la valutazione delle segnalazioni del personale. Le valutazioni e, ove necessario, le azioni correttive intraprese dovranno essere adeguatamente documentate.
1.1.7 La direzione aziendale dovrà fornire le risorse finanziarie e umane per la produzione sicura di alimenti, conformemente ai requisiti dello Standard.
1.1.8 La direzione aziendale dovrà implementare un sistema per garantire che l’azienda sia sempre informata e proceda a una revisione di: • sviluppi scientifici e tecnici • codici etici di settore • nuovi rischi inerenti all’autenticità delle materie prime • tutti i requisiti legali applicabili nel Paese di vendita dei prodotti, se noto.
1.1.9 Il sito dovrà possedere una copia originale, in formato cartaceo o elettronico, del presente Standard ed essere a conoscenza delle eventuali modifiche allo Standard o al protocollo pubblicate sul sito di BRC Global Standards.
1.1.10 Nel momento in cui un’azienda riceve la certificazione di conformità allo Standard, essa dovrà verificare che siano condotte ulteriori verifiche di ricertificazione pianificate entro la data riportata sul certificato stesso.
1.1.11 Il direttore con la carica più alta presente in sede e responsabile della produzione o delle operazioni dovrà partecipare ai meeting di apertura e chiusura della verifica per il rilascio della certificazione allo Standard. Durante la procedura di verifica, i responsabili dei reparti interessati o i loro rappresentanti dovranno tenersi a disposizione in base alle esigenze.
1.1.12 La direzione del sito dovrà garantire che le cause profonde dei casi di non conformità allo Standard, rilevate in occasione della precedente verifica, siano state adeguatamente risolte per evitare che si verifichino di nuovo.
1.1.13 Il logo di BRC Global Standards e ogni riferimento allo stato della certificazione potranno essere utilizzati solo se soddisfano le condizioni di utilizzo specificate nella sezione dedicata al protocollo di verifica dello Standard (Parte III, sezione 5.6).

3.11 GESTIONE DEGLI INCIDENTI, RITIRO E RICHIAMO DEI PRODOTTI

3.11.1 L’azienda deve adottare procedure progettate per gestire efficacemente gli incidenti e le potenziali situazioni di emergenza che possono incidere sulla sicurezza, conformità o qualità degli alimenti. Ciò può includere la definizione di un piano di contingenza per garantire sicurezza, qualità e conformità del prodotto. Gli incidenti possono riguardare: • interruzione dei servizi essenziali come acqua, energia, trasporti, procedure di refrigerazione, disponibilità del personale e comunicazioni • eventi naturali come incendi, allagamenti o simili • contaminazione dolosa o sabotaggio • malfunzionamenti o attacchi ai sistemi di sicurezza informatica (cyber security). Devono essere prese in considerazione misure di ritiro o richiamo dei prodotti, laddove esista il rischio che i prodotti distribuiti dallo stabilimento possano essere danneggiati da incidenti.
3.11.2 L’azienda dovrà adottare una procedura documentata in merito al ritiro o al richiamo dei prodotti. Le misure da adottare devono includere obbligatoriamente: • identificazione del personale direttivo addetto alla gestione dei richiami, assegnando responsabilità chiaramente definite • linee guida per decidere se un prodotto debba essere richiamato o ritirato e sulla documentazione da tenere • elenco aggiornato dei recapiti essenziali (inclusi i recapiti fuori dall’orario di lavoro) o chiara indicazione dell’ubicazione di tale elenco (che deve includere per esempio: addetti alla gestione dei richiami, servizi di emergenza, fornitori, clienti, organismo di certificazione, ente normativo) • un piano di comunicazione, che includa l’adozione di un sistema di trasmissione tempestiva delle informazioni ai clienti, ai consumatori e alle autorità competenti • dettagli delle società esterne che forniscono consulenza e supporto ove necessario (per esempio laboratori specialistici, autorità e consulenti legali) • un piano in grado di gestire gli aspetti logistici della tracciabilità dei prodotti, lo smaltimento di prodotti non adeguati e la riconciliazione delle scorte • un piano per registrare le tempistiche relative alle attività principali • un piano per condurre l’analisi delle cause profonde per garantire il miglioramento continuo dei prodotti evitando il ripetersi di situazioni analoghe. Tale procedura deve essere costantemente operativa.
3.11.4 Qualora si verifichi un incidente che comprometta la sicurezza alimentare di un prodotto, inclusi il richiamo o una non conformità a una normativa di sicurezza alimentare vigente (per esempio l’avvio di un’azione esecutiva da parte delle autorità), l’organismo di certificazione che ha emesso la certificazione per il sito non conforme allo Standard dovrà essere informato entro 3 giorni lavorativi.