Mod.08C - 03 Audit Interno BRC/IFS - Supplier (SQT) (Rev.02)

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Ispezione

3.5 APPROVAZIONE DEL FORNITORE E DELLE MATERIE PRIME E CONTROLLO DELLA PERFORMANCE 3.5.1 GESTIONE DEI FORNITORI DI MATERIE PRIME E MATERIALE PER L’IMBALLAGGIO REQUISITO FONDAMENTALE L’azienda deve adottare un efficiente sistema di approvazione e controllo dei fornitori, per garantire che tutti i rischi potenziali associati alle materie prime (imballaggi primari inclusi), per quanto riguarda la sicurezza, autenticità, conformità legislativa e qualità del prodotto finale, siano adeguatamente compresi gestiti.

3.5.1.1 L’azienda deve adottare una procedura documentata per la valutazione del rischio associato a ciascuna materia prima o a una certa categoria di materie prime, inclusi gli imballaggi primari, al fine di identificare i rischi potenziali per la sicurezza, la conformità legislativa e la qualità dei prodotti. Si dovrà tener conto dei seguenti aspetti: • contaminazione da allergeni • rischio di contaminazione da corpi estranei • contaminazione microbiologica • contaminazione chimica • contaminazione crociata tra varietà e specie • contraffazione o frode (vedere clausola 5.4.2) • rischi associati a materie prime soggette a verifiche legali. Dovrà essere tenuta in debita considerazione la rilevanza di una certa materia prima per la qualità del prodotto finale. La valutazione del rischio sarà alla base dell’approvazione delle materie prime, dei test e delle procedure adottate per l’approvazione e il controllo dei fornitori. La valutazione del rischio per una materia prima dovrà essere rivista: • ogniqualvolta si rilevi una modifica attinente alla materia prima, alla trasformazione di una materia prima o al fornitore della materia prima • ogniqualvolta emerga un nuovo rischio • in seguito al richiamo o al ritiro del prodotto che utilizzi una specifica materia prima • ogni 3 anni obbligatoriamente.
3.5.1.2 L’azienda deve implementare una procedura documentata di approvazione dei fornitori, al fine di garantire che tutti i fornitori di materie prime e imballaggi primari sappiano gestire il rischio associato alla sicurezza e alla qualità delle materie prime e adottino efficienti procedure di tracciabilità. La procedura di approvazione deve basarsi su una valutazione del rischio o su una combinazione dei seguenti elementi: • una valida certificazione secondo lo Standard globale BRC applicabile o uno standard riconosciuto dalla Global Food Safety Initiative l’ambito di applicazione della certificazione deve includere le materie prime acquistate • una verifica presso il fornitore, al fine di valutare sicurezza alimentare, tracciabilità, rispetto del protocollo HACCP e buone pratiche nei processi produttivi (GMP), svolta da un ispettore con comprovate competenze sul tema della sicurezza alimentare. Laddove la verifica presso il fornitore sia stata eseguita da seconde o terze parti, l’azienda sarà tenuta a: • dimostrare le competenze dell’ispettore • confermare che l’ambito di applicazione della verifica includa la valutazione della sicurezza alimentare del prodotto, della tracciabilità, del rispetto del protocollo HACCP e delle buone pratiche nei processi produttivi (GMP) • ottenere e rivedere una copia del rapporto di verifica completo o • laddove sia fornita una giustificazione basata su una valida valutazione del rischio e il fornitore abbia ottenuto un risultato di rischio basso, è possibile ottenere l’approvazione iniziale compilando un questionario per i fornitori. Il questionario dovrà vertere su temi quali la valutazione della sicurezza alimentare del prodotto, della tracciabilità, del rispetto del protocollo HACCP e delle buone pratiche nei processi produttivi ed essere verificato da una persona con le competenze necessarie per ricoprire un ruolo di controllo.
3.5.1.3 Dovrà essere predisposto un processo documentato di verifica continua della performance dei fornitori, basato su criteri predefiniti di performance e di valutazione del rischio. Il processo dovrà essere implementato completamente. Laddove l’approvazione si basi su questionari, questi dovranno essere ripubblicati almeno ogni 3 anni e i fornitori dovranno informare lo stabilimento di eventuali variazioni intervenute nel frattempo, incluse eventuali modifiche attinenti allo stato di certificazione. Si dovrà avere cura di conservare i registri delle verifiche.
3.5.1.4 La sede deve disporre di un elenco aggiornato o database dei fornitori approvati. L’elenco può essere in formato cartaceo o elettronico. L’elenco o i contenuti pertinenti del database dovranno essere accessibili al personale interessato (per esempio all’atto della ricezione della merce).
3.5.1.5 Qualora le materie prime, inclusi gli imballaggi primari, fossero acquistate da agenti, intermediari o grossisti e non dal produttore, confezionatore o consolidatore, la sede è tenuta a conoscere l’identità dell’ultimo produttore o imballatore o, per quanto riguarda prodotti forniti sfusi, il luogo di consolidamento della materia prima. Le informazioni necessarie al produttore, all’imballatore/confezionatore o all’azienda di stoccaggio ai fini dell’approvazione, come descritto nelle clausole 3.5.1.1 e 3.5.1.2, devono essere fornite dall’agente/intermediario o direttamente dal fornitore, a meno che l’agente/intermediario non sia egli stesso in possesso di certificazione secondo uno Standard Globale BRC (per esempio lo Standard Globale BRC per Agenti e Intermediari) o da uno standard riconosciuto dalla Global Food Safety Initiative.
3.5.1.6 L’azienda deve assicurare che i suoi fornitori di materie prime (inclusi gli imballaggi primari) dispongano di un efficace sistema di tracciabilità. Laddove l’approvazione del fornitore sia stata effettuata tramite questionario, piuttosto che tramite certificazione o verifica, la verifica del sistema di tracciabilità del fornitore dovrà essere eseguita al momento della prima approvazione e poi a intervalli regolari di almeno 3 anni. La verifica potrà essere eseguita tramite un test di tracciabilità. Laddove la materia prima sia ricevuta direttamente da un’azienda agricola o da un allevamento ittico, non è obbligatorio procedere ad ulteriori verifiche del sistema di tracciabilità del fornitore.
3.5.1.7 Le procedure devono definire come gestire le eccezioni al processo di approvazione dei fornitori di cui alla clausola 3.5.1.2 (per esempio quando i fornitori di materie prime sono indicati da un cliente) o laddove non siano disponibili le informazioni necessarie per consentire l’effettiva approvazione del fornitore (per esempio prodotti agricoli forniti sfusi) e vengano invece effettuati test sul prodotto per verificarne la qualità e la sicurezza. Quando uno stabilimento realizza prodotti con il marchio del cliente, le eccezioni rilevanti devono essere notificate al cliente.

5.4 AUTENTICITÀ DEL PRODOTTO, DICHIARAZIONI E CATENA DI CUSTODIA Dovranno essere implementati sistemi atti a minimizzare il rischio di acquisto di materie prime alimentari contraffatte o adulterate e ad assicurare che tutte le descrizioni e dichiarazioni relative ai prodotti siano a norma di legge, accurate e verificate.

5.4.1 L’azienda deve disporre di processi che consentano l’accesso a informazioni su vecchie e nuove minacce alla catena di fornitura che possono presentare rischi di adulterazione o sostituzione delle materie prime (ad esempio materie prime contraffatte). Tali informazioni potranno provenire da: • associazioni di categoria • fonti governative • centri servizi privati.
5.4.2 Una valutazione documentata della vulnerabilità dovrà essere effettuata su tutte le materie prime alimentari per valutare il rischio di potenziali adulterazioni o contraffazioni. Si dovrà tener conto dei seguenti aspetti: • evidenze storiche di contraffazione o adulterazione • fattori economici che possano rendere adulterazioni o contraffazioni maggiormente remunerative • facilità di accesso alle materie prime lungo la catena di fornitura • complessità dei test ordinari per identificare i prodotti adulterati • tipologia della materia prima. I risultati di questa valutazione devono essere documentati in un piano di valutazione di vulnerabilità. La valutazione di vulnerabilità dovrà essere rivista periodicamente per tenere conto dei cambiamenti del contesto economico e dei fattori di mercato che possono incidere sui rischi potenziali. Dovrà essere revisionata formalmente una volta l’anno.
5.4.3 Se una materia prima viene riconosciuta a rischio di adulterazione o contraffazione, il piano di valutazione di vulnerabilità dovrà comprendere adeguate procedure di analisi e/o verifica per ridurre tale rischio.