REQUISITI GENERALI

5.3 Procedure Documentate

  • 5.3.1 Il sito deve disporre di procedure, istruzioni e moduli di registrazione aggiornati in modo da assicurare l'implementazione di tutti gli elementi dei modelli di catena di fornitura per cui è certificato. Deve essere inoltre identificata una persona avente responsabilità generale ed autorità sull'attuazione dei requisiti RSPO.

  • Le politiche della sotenibilità che includono le tematiche RSPO sono aggiornate ed esposte? Le procedure di gestione della Certificazione RSPO sono aggiornate?

5.4 Acquisti e ingresso merci

  • 5.4.1 Il sito ricevente deve garantire che gli acquisti di prodotti di palma da olio certificati RSPO siano conformi:
    1) presenza su documentazione in ingresso delle informazioni minime, oltre ai requisiti legali, per i prodotti certificati RSPO:
    - modello di catena di fornitura RSPO;
    - la quantità dei prodotti consegnati;
    - numero di certificato RSPO.
    2) effettuazione della verifica in ingresso dell'effettiva certificazione RSPO dei prodotti;
    3) effettuazione della verifica della validità della Certificazione dei fornitori.

  • Esistono contratti di acquisto per materie prime e prodotti specificatamente riguardanti RSPO?
    Il Material Scheduler/Supply Planner, quando emette ordini di acquisto/arrivo delle MP/PF RSPO fa riferimento ai contratti RSPO? Prima di emettere gli ordini di acquisto il Material Scheduler/Supply Planner verifica il corso di validità del Fornitore?
    Esistono istruzioni per il controllo in entrata dei requisiti RSPO con riscontri oggettivi: modello RSPO, num.certificato RSPO e quantità?
    Esiste la completa tracciabilità dell'entrata in BS delle materie prime RSPO?

  • 5.4.2 Il sito deve disporre di un meccanismo per la manipolazione dei prodotti di palma da olio e/o documenti non conformi.

  • Esiste una procedura di gestione delle NC di prodotto o documentali per RSPO?

5.6 Vendite e uscita merci

  • 5.6.1 Il sito fornitore deve assicurare che vengano rese disponibili in formato documento le seguenti informazioni minime, oltre ai requisiti legali, per i prodotti certificati RSPO:
    - una descrizione del prodotto, incluso il modello di catena di fornitura (SG, MB);
    - la quantità dei prodotti consegnati;
    - il numero di Certificato della Catena di Fornitura RSPO del venditore.

  • Sui documenti commerciali in uscita sono riportati:
    - i modelli della SC RSPO ai cui i prodotti finiti si riferiscono?
    - il numero di certificato RSPO?
    - la quantità?

5.8 Formazione

  • 5.8.1 L'organizzazione deve disporre di un piano di formazione sui requisiti degli Standard della Catena di Fornitura RSPO, che è soggetto a revisione continua ed è supportato dai registri della formazione impartita al personale.

  • Esiste un piano di formazione per RSPO aggiornato? Le persone intervistate conoscono le tematiche RSPO?

  • 5.8.2 Una formazione appropriata deve essere fornita dall'organizzazione per il personale che esegue le attività fondamentali per implementare in modo efficace i requisiti dello standard di certificazione della catena di fornitura. La formazione deve essere specifica e pertinente allo svolgimento della/e mansione/i.

  • Il personale all'interno del sistema aziendale RSPO è inserito nel piano della formazione RSPO?
    Le persone intervistate conoscono nello specifico il loro ruolo all'interno del sistema aziendale RSPO?

5.9 Archiviazione dei Dati

  • 5.9.1 L'organizzazione deve mantenere verbali e relazioni accurati, completi, aggiornati e accessibili riguardo tutti gli aspetti di questi requisiti degli Standard di certificazione RSPO della catena di fornitura.

  • È possibile, dato un prodotto finito, identificare tutte le materie prime RSPO ed abbinare alle stesse i contratti di acquisto?
    Esistono codici identificativi univoci per le materie prime RSPO?
    Esistono Codici identificativi univoci per le composizioni ed i prodotti RSPO?

  • 5.9.2 I tempi di ritenzione di tutti i verbali e le relazioni devono essere minimo di due (2) anni e devono essere conformi ai requisiti legali e normativi, devono essere inoltre in grado di confermare lo stato di certificazione delle materie prime o dei prodotti in giacenza.

  • È definita la durata dell'archiviazione dei documenti di registrazione?

  • 5.9.3 L'organizzazione deve essere in grado di fornire la stima del volume di contenuto di olio di palma / olio di palmisti (categorie separate) del prodotto di palma da olio certificato RSPO e mantenere un registro aggiornato dei volumi acquistati (ingresso merce) e rivendicato (uscita merce) su un periodo di dodici (12) mesi.

  • Il sistema di gestione dei modelli RSPO (file Gestione MBSG) è costantemente e coerentemente alimentato dalle varie funzioni interessate?
    È possibile in ogni momento e velocemente avere il saldo delle materie prime entrate e dei prodotti finiti prodotti ed usciti?

5.12 Lamentele

  • 5.12.1 L'organizzazione deve essere in possesso di procedure documentate e mantenerle per la raccolta e la risoluzione delle lamentele delle parti interessate.

  • È in essere una procedura ed un sistema per la gestione dei reclami?

5.13 Revisione Amministrativa

  • 5.13.1/5.13.2 L'organizzazione è tenuta ad avere revisioni amministrative annuali a intervalli pianificati, appropriate alle dimensioni e natura delle attività intraprese, comprendenti:
    • Risultati degli audit interni sullo Standard RSPO;
    • Riscontro da parte dei clienti;
    • Lo stato delle misure preventive e delle azioni correttive;
    • Le azioni scaturite dalle revisioni amministrative;
    • Le modifiche che potrebbero influire sul sistema di gestione;
    • I consigli per il miglioramento.

  • Nel riesame della direzione è dettagliato l'andamento del sistema RSPO in termini di risultati di audit interni, reclami per quanto riguarda RSPO, AC/AP per RSPO, ...etc?

MODELLI CATENA DI FORNITURA

Modulo B - Segregati (SG)

  • B.3.1 Il sito deve garantire e verificare attraverso procedure chiare e conservazione dei registri che il prodotto di palma da olio certificato RSPO venga tenuto segregato dai prodotti di palma da olio non certificati incluso durante il trasporto e lo stoccaggio in modo da adoperarsi per ottenere una separazione del 100%.

  • È garantita la separazione fisica (segregazione) degli oli utilizzati per la produzione RSPO SG?
    Esistono una procedura che spiega come deve avvenire la separazione e delle registrazione che verificano che la separazione sia reale?

Modulo C - Bilancio di Massa (MB)

  • C.3.1/3.2 Il sito deve garantire che le quantità fisiche in entrata ed uscita di bilancio di massa RSPO di prodotti di palma da olio (volume o peso) siano monitorate.

  • Le quantità in ingresso ed in uscita per il modello MB è costantemente monitorato?
    Il monitoraggio è specificato in procedura (sistema continuo o periodo fisso?
    Le uscite sono inferiori agli ingressi (in quantità di oli MB)?

  • C.5.1 Laddove è in funzione un inventario periodico, l'organizzazione deve assicurare che le quantità in entrata e uscita di bilancio di massa dei prodotti di palma da olio RSPO (volume o peso) siano bilanciate entro un determinato periodo di inventario che non può superare i tre (3) mesi.

  • Eventuali scoperti di oli MB sono stati coperti entro i 3 mesi (vedi contabilità periodo fisso)?

  • C.6.3 I siti possono acquistare un certo volume o peso di prodotti di palma e palmisti certificati RSPO con Identità Preservata o Segregati e utilizzarlo per abbinare la vendita di volumi uguali di prodotti derivati che portano quindi una dichiarazione di Bilancio di Massa senza la necessità di un legame fisico o chimico tra il prodotto con Identità Preservata o Segregati ed il derivato venduto attraverso Bilancio di Massa. Tuttavia i prodotti di palma da olio Identità Preservata / Segregati non possono essere usati per compensare le dichiarazioni in Bilancio di Massa sui prodotti di palmisti o viceversa.

  • Come vengono fatte le conversioni? Il tipo di conversioni possibili sono specificate in procedura?

TRADEMARK

RULES ON MARKET COMMUNICATIONS AND CLAIMS

  • 3.3. I membri della RSPO che desiderano utilizzare il marchio RSPO devono essere in possesso di una licenza di marchio da parte della RSPO.

  • Il logo RSPO è utilizzato su uno o più prodotti realizzati a Crema? L'azienda è in possesso della licenza di Trademark?

  • 3.4 Le dichiarazioni che rispettano tutte le regole relative a questo documento saranno considerate “autorizzate”. Allegato 1: guida all’utilizzo del marchio RSPO 6.3 Quando vengono esposte delle dichiarazioni sull’imballaggio dei prodotti a base di olio di palma sostenibile certificato RSPO, il marchio RSPO e il numero di identificazione associato devono essere presenti.

  • Sono rispettate le regole RSPO di comunicazione relative al TradeMark (misure, colori, caratteri, margini, ...)?
    Il logo RSPO è utilizzato su uno o più prodotti realizzati a Crema? Se presente, è accompagnato dal numero di licenza?

  • 3.3 I membri della RSPO devono evitare le dichiarazioni negative, cercando di promuovere gli scopi e gli obiettivi della RSPO, vale a dire la produzione e l’uso di olio di palma sostenibile certificato.

  • Esistono nel portfolio prodotti senza olio di palma?
    Sul packaging di questi prodotti sono apposte frasi che enfatizzaono assenza olio di Palma? Queste frasi rispettano i vincoli RSPO relativi ai negative Claims?

CONOSCENZA DEL SISTEMA

CONOSCENZA GENERALE DEI PRINCIPI E DEL SISTEMA RSPO

  • L' operatore Blendig Station conosce le tematiche ed il sistema RSPO?

  • Le persone intervistate conoscono le tematiche ed il sistema RSPO?

GIUDIZIO COMPLESSIVO

GIUDIZIO COMPLESSIVO

  • GIUDIZIO COMPLESSIVO:

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