Mod.08D - Audit Interno RSPO

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AUDITOR
FUNZIONI AUDITATE

REQUISITI GENERALI

5.3 Procedure Documentate

5.3.1 Il sito deve disporre di procedure, istruzioni e moduli di registrazione aggiornati in modo da assicurare l'implementazione di tutti gli elementi dei modelli di catena di fornitura per cui è certificato. Deve essere inoltre identificata una persona avente responsabilità generale ed autorità sull'attuazione dei requisiti RSPO.
Le politiche della sotenibilità che includono le tematiche RSPO sono aggiornate ed esposte? Le procedure di gestione della Certificazione RSPO sono aggiornate?

5.4 Acquisti e ingresso merci

5.4.1 Il sito ricevente deve garantire che gli acquisti di prodotti di palma da olio certificati RSPO siano conformi:
1) presenza su documentazione in ingresso delle informazioni minime, oltre ai requisiti legali, per i prodotti certificati RSPO:
- modello di catena di fornitura RSPO;
- la quantità dei prodotti consegnati;
- numero di certificato RSPO.
2) effettuazione della verifica in ingresso dell'effettiva certificazione RSPO dei prodotti;
3) effettuazione della verifica della validità della Certificazione dei fornitori.
Esistono contratti di acquisto per materie prime e prodotti specificatamente riguardanti RSPO? Il Material Scheduler/Supply Planner, quando emette ordini di acquisto/arrivo delle MP/PF RSPO fa riferimento ai contratti RSPO? Prima di emettere gli ordini di acquisto il Material Scheduler/Supply Planner verifica il corso di validità del Fornitore? Esistono istruzioni per il controllo in entrata dei requisiti RSPO con riscontri oggettivi: modello RSPO, num.certificato RSPO e quantità? Esiste la completa tracciabilità dell'entrata in BS delle materie prime RSPO?
5.4.2 Il sito deve disporre di un meccanismo per la manipolazione dei prodotti di palma da olio e/o documenti non conformi.
Esiste una procedura di gestione delle NC di prodotto o documentali per RSPO?

5.6 Vendite e uscita merci

5.6.1 Il sito fornitore deve assicurare che vengano rese disponibili in formato documento le seguenti informazioni minime, oltre ai requisiti legali, per i prodotti certificati RSPO:
- una descrizione del prodotto, incluso il modello di catena di fornitura (SG, MB);
- la quantità dei prodotti consegnati;
- il numero di Certificato della Catena di Fornitura RSPO del venditore.
Sui documenti commerciali in uscita sono riportati: - i modelli della SC RSPO ai cui i prodotti finiti si riferiscono? - il numero di certificato RSPO? - la quantità?

5.8 Formazione

5.8.1 L'organizzazione deve disporre di un piano di formazione sui requisiti degli Standard della Catena di Fornitura RSPO, che è soggetto a revisione continua ed è supportato dai registri della formazione impartita al personale.
Esiste un piano di formazione per RSPO aggiornato? Le persone intervistate conoscono le tematiche RSPO?
5.8.2 Una formazione appropriata deve essere fornita dall'organizzazione per il personale che esegue le attività fondamentali per implementare in modo efficace i requisiti dello standard di certificazione della catena di fornitura. La formazione deve essere specifica e pertinente allo svolgimento della/e mansione/i.
Il personale all'interno del sistema aziendale RSPO è inserito nel piano della formazione RSPO? Le persone intervistate conoscono nello specifico il loro ruolo all'interno del sistema aziendale RSPO?

5.9 Archiviazione dei Dati

5.9.1 L'organizzazione deve mantenere verbali e relazioni accurati, completi, aggiornati e accessibili riguardo tutti gli aspetti di questi requisiti degli Standard di certificazione RSPO della catena di fornitura.
È possibile, dato un prodotto finito, identificare tutte le materie prime RSPO ed abbinare alle stesse i contratti di acquisto? Esistono codici identificativi univoci per le materie prime RSPO? Esistono Codici identificativi univoci per le composizioni ed i prodotti RSPO?
5.9.2 I tempi di ritenzione di tutti i verbali e le relazioni devono essere minimo di due (2) anni e devono essere conformi ai requisiti legali e normativi, devono essere inoltre in grado di confermare lo stato di certificazione delle materie prime o dei prodotti in giacenza.
È definita la durata dell'archiviazione dei documenti di registrazione?
5.9.3 L'organizzazione deve essere in grado di fornire la stima del volume di contenuto di olio di palma / olio di palmisti (categorie separate) del prodotto di palma da olio certificato RSPO e mantenere un registro aggiornato dei volumi acquistati (ingresso merce) e rivendicato (uscita merce) su un periodo di dodici (12) mesi.
Il sistema di gestione dei modelli RSPO (file Gestione MBSG) è costantemente e coerentemente alimentato dalle varie funzioni interessate? È possibile in ogni momento e velocemente avere il saldo delle materie prime entrate e dei prodotti finiti prodotti ed usciti?

5.12 Lamentele

5.12.1 L'organizzazione deve essere in possesso di procedure documentate e mantenerle per la raccolta e la risoluzione delle lamentele delle parti interessate.
È in essere una procedura ed un sistema per la gestione dei reclami?

5.13 Revisione Amministrativa

5.13.1/5.13.2 L'organizzazione è tenuta ad avere revisioni amministrative annuali a intervalli pianificati, appropriate alle dimensioni e natura delle attività intraprese, comprendenti:
• Risultati degli audit interni sullo Standard RSPO;
• Riscontro da parte dei clienti;
• Lo stato delle misure preventive e delle azioni correttive;
• Le azioni scaturite dalle revisioni amministrative;
• Le modifiche che potrebbero influire sul sistema di gestione;
• I consigli per il miglioramento.
Nel riesame della direzione è dettagliato l'andamento del sistema RSPO in termini di risultati di audit interni, reclami per quanto riguarda RSPO, AC/AP per RSPO, ...etc?

MODELLI CATENA DI FORNITURA

Modulo B - Segregati (SG)

B.3.1 Il sito deve garantire e verificare attraverso procedure chiare e conservazione dei registri che il prodotto di palma da olio certificato RSPO venga tenuto segregato dai prodotti di palma da olio non certificati incluso durante il trasporto e lo stoccaggio in modo da adoperarsi per ottenere una separazione del 100%.
È garantita la separazione fisica (segregazione) degli oli utilizzati per la produzione RSPO SG? Esistono una procedura che spiega come deve avvenire la separazione e delle registrazione che verificano che la separazione sia reale?

Modulo C - Bilancio di Massa (MB)

C.3.1/3.2 Il sito deve garantire che le quantità fisiche in entrata ed uscita di bilancio di massa RSPO di prodotti di palma da olio (volume o peso) siano monitorate.
Le quantità in ingresso ed in uscita per il modello MB è costantemente monitorato? Il monitoraggio è specificato in procedura (sistema continuo o periodo fisso? Le uscite sono inferiori agli ingressi (in quantità di oli MB)?
C.5.1 Laddove è in funzione un inventario periodico, l'organizzazione deve assicurare che le quantità in entrata e uscita di bilancio di massa dei prodotti di palma da olio RSPO (volume o peso) siano bilanciate entro un determinato periodo di inventario che non può superare i tre (3) mesi.
Eventuali scoperti di oli MB sono stati coperti entro i 3 mesi (vedi contabilità periodo fisso)?
C.6.3 I siti possono acquistare un certo volume o peso di prodotti di palma e palmisti certificati RSPO con Identità Preservata o Segregati e utilizzarlo per abbinare la vendita di volumi uguali di prodotti derivati che portano quindi una dichiarazione di Bilancio di Massa senza la necessità di un legame fisico o chimico tra il prodotto con Identità Preservata o Segregati ed il derivato venduto attraverso Bilancio di Massa. Tuttavia i prodotti di palma da olio Identità Preservata / Segregati non possono essere usati per compensare le dichiarazioni in Bilancio di Massa sui prodotti di palmisti o viceversa.
Come vengono fatte le conversioni? Il tipo di conversioni possibili sono specificate in procedura?

TRADEMARK

RULES ON MARKET COMMUNICATIONS AND CLAIMS

3.3. I membri della RSPO che desiderano utilizzare il marchio RSPO devono essere in possesso di una licenza di marchio da parte della RSPO.
Il logo RSPO è utilizzato su uno o più prodotti realizzati a Crema? L'azienda è in possesso della licenza di Trademark?
3.4 Le dichiarazioni che rispettano tutte le regole relative a questo documento saranno considerate “autorizzate”. Allegato 1: guida all’utilizzo del marchio RSPO 6.3 Quando vengono esposte delle dichiarazioni sull’imballaggio dei prodotti a base di olio di palma sostenibile certificato RSPO, il marchio RSPO e il numero di identificazione associato devono essere presenti.
Sono rispettate le regole RSPO di comunicazione relative al TradeMark (misure, colori, caratteri, margini, ...)? Il logo RSPO è utilizzato su uno o più prodotti realizzati a Crema? Se presente, è accompagnato dal numero di licenza?
3.3 I membri della RSPO devono evitare le dichiarazioni negative, cercando di promuovere gli scopi e gli obiettivi della RSPO, vale a dire la produzione e l’uso di olio di palma sostenibile certificato.
Esistono nel portfolio prodotti senza olio di palma? Sul packaging di questi prodotti sono apposte frasi che enfatizzaono assenza olio di Palma? Queste frasi rispettano i vincoli RSPO relativi ai negative Claims?