MP-2.2. Auditoria Autogestión Semana 1 - 2017

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Información General

1. Asignación de Funciones

• 1.1. Gerente de Tienda. Validar que el formato de asignación de funciones se esté llenando por parte de Gerente de Tienda. <br>Tomar una muestra de las últimas 2 semanas y auditar por lo menos dos actividades asignadas en el formato y validar que se encuentren realizadas de forma correcta en piso de venta.

  Yes

  No

  N/A

• 1.2. ¿El Gerente de Tienda está supervisando que se ejecuten las tareas asignadas a los Gerentes de Zona?<br>Tomar una muestra de 2 Gerentes de zona verificando las 2 últimas semanas.

  Yes

  No

  N/A

• 1.3. Gerente de Zona. Tomar una muestra de las últimas 2 semanas, auditar por lo menos dos actividades asignadas que se encuentren realizadas de forma correcta en piso de venta.

  Yes

  No

  N/A

• 1.4. ¿El Gerente de Zona está supervisando que se ejecuten las tareas asignadas a los jefes de Departamento? Tomar una muestra de 2 Jefes de Departamento, verificando las 2 últimas semanas.

  Yes

  No

  N/A

• 1.5. Jefe de Departamento. Tomar una muestra de 3 formatos del día anterior ó en curso, auditar por lo menos una actividad de cada formato y validar en piso de venta que dichas actividades se hayan llevado a cabo.

  Yes

  No

  N/A

• 1.6. ¿El Jefe de Departamento está supervisando que se ejecuten las tareas asignadas a los asesores? Tomar una muestra de 3 formatos en las 2 ultimas semanas.

  Yes

  No

  N/A

• 1.7. Asesores. Tomar una muestra de 3 formatos del día anterior ó en curso, auditar por lo menos una actividad de cada formato y validar en piso de venta que dichas actividades se hayan llevado a cabo.

  Yes

  No

  N/A

• 1.8. Validar en cámaras que el personal asignado al chaleco azul se encuentre abordando a los clientes en la entrada de Tienda. <br>Verificar una muestra de 2 días de la última semana.

  Yes

  No

  N/A

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2. Folder Diario de Negocios

• 2.1 Folder diario de negocios. Validar que los folders diarios de negocio contengan la información completa con el seguimiento a las incidencias pendientes. Tomar una muestra de 3 Folders.

  Yes

  No

  N/A

• 2.2. Folder diario de negocio. ¿Se lleva a cabo la revisión diaria? ¿Se muestra la firma del Jefe Administrativo y Gerente de Servicio máximo 24 horas después de la fecha en folder? De no ser así ¿Se encuentra la firma del Gerente de Tienda? Asegurando que se encuentre la documentación completa del Folder.<br>Tomar una muestra de 5 folder de negocio<br><br>

  Yes

  No

  N/A

• 2.3.Descuento de empleados. ¿El Gerente de Servicio / Jefe Administrativo están verificando los reportes de descuento de empleados? ¿Y colocan su firma en el reporte como prueba de su revisión? Validar que no exista discrepancias en el descuento otorgado al empleado.<br>Tomar una muestra de 5 días y verificar 3 descuentos de asesores en cada día.<br>

  Yes

  No

  N/A

• 2.4. Cambios de precio. Validar que existan los soportes (etiqueta anterior, etiqueta nueva, soporte del precio, entre otros) de 3 cambios de precio y que hayan sido revisados por el Gerente de servicio y el Jefe administrativo colocando su firma como prueba de validación en el reporte.<br>Para los cambios de precio sin soporte deberán ser registrados en el formato de cambio de precio.

  Yes

  No

  N/A

• 2.5. Validar con RH CSC que el número de empleado al cual se le realizó un descuento esté activo.<br>Tomar una muestra de 3 Folder de negocio.

  Yes

  No

  N/A

• 2.6. Validar que no se este vendiendo mercancía de construcción con descuento de empleado (cemento, varilla y básicos de construcción) ni tampoco ningún tipo de descuento a venta de servicios (cortes, instalaciones, entregas y ensamble).<br>Validar 3 días en formato BI Publisher "descuentos de empleado".

  Yes

  No

  N/A

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• 3.2. Validar que la mercancía de 1 centavo ($0.01) no se encuentra en piso de venta ni existan tickets de venta de estos productos. Tomar una muestra de 3 categorías / departamentos.

  Yes

  No

  N/A

3. Cambios de precio

• 3.1. Validar que todos los artículos del reporte BI Publisher "cambios de precio" se encuentren en la carpeta de cambios de precio.<br>Tomar una muestra de dos días, validando 3 SKU por día en reporte BI Publisher vs. Carpeta cambios de precio.

  Yes

  No

  N/A

• 3.3. Validar en cámaras que los cambios de precio hayan sido realizados por supervisores y gerencia. <br>Tomar una muestra de 3 tickets de cambio de precio.

  Yes

  No

  N/A

• 3.4. Validar que se esté llevando a cabo el formato de "Cambios de precio" de forma diaria, firmado por Gerente en turno.

  Yes

  No

  N/A

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4. Manejo de Dinero

• 4.1. Fondo general. ¿Se encuentra completo de acuerdo al monto autorizado?

  Yes

  No

  N/A

• 4.2. Caja Chica. Validar que se encuentre completo el fondo de caja chica ($5000 pesos) o en su caso, que se muestren los comprobantes de los gastos realizados. Los documentos que soportan los vales (comprobantes pendientes de factura) no deben de tener una antigüedad mayor a 60 días naturales al día de la revisión.<br>Tomar una muestra del fondo actual.

  Yes

  No

  N/A

• 4.3. Caja Chica. Validar que todas las facturas/comprobantes contengan la firma del Gerente en Turno.<br>Tomar una muestra del fondo actual.

  Yes

  No

  N/A

• 4.4. Fondo general. ¿Se realiza el arqueo correspondiente en apertura y cierre de tienda?<br>Validar que el arqueo de cierre corresponda con el de apertura.<br>Tomar una muestra de un mes.

  Yes

  No

  N/A

• 4.5. Fondo general. ¿En los arqueos se está colocando la firma del Gerente en Turno y el testigo?<br>Tomar una muestra de un mes. Validar 1 día al azar vs. Cámaras que el Gerente en turno sea quien coloca firma de autorización.

  Yes

  No

  N/A

• 4.6. Arqueos de caja (till). ¿Se realizan al menos 2 arqueos por día? ¿Gerente en turno está firmando los arqueos como testigo?<br>Tomar una muestra de un mes.

  Yes

  No

  N/A

• 4.7. Faltantes de efectivo. ¿Se visualiza un control interno para mitigar faltantes de efectivo? En caso de existir ¿hay un seguimiento y planes de acción puntuales? <br>Validar que se este registrando correctamente los faltantes / sobrantes de efectivo, tomando 5 Folders de negocio y validar los siguientes documentos:<br><br>1. Formato "Registro faltantes / sobrantes de efectivo (LP)<br>2. Llenado diario de pizarrón de reducción de faltantes <br>3. Resumen de tienda (Folder de negocio)<br>4. Resumen de caja (Folder de negocio)<br>5. Amonestaciones al personal con faltantes / sobrantes recurrentes<br><br>Validar el llenado del pizarrón de faltantes en un periodo no mayor a 48 horas (anexar fotografía).

  Yes

  No

  N/A

• 4.8. Ficha de depósito. ¿Son firmadas por el Gerente en turno?<br>Tomar una muestra de 2 días, validar que la cantidad de la ficha de deposito cuadre con el "Reporte de deposito bancario" en Folder de negocio.<br>Validar en cámaras que el Gerente en turno sea quien firme de autorización en Caja General.

  Yes

  No

  N/A

• 4.9. ¿El empleado que labora dentro de la oficina administrativa cuenta con usuario propio para colocar alarma?<br>Validar que todos los asesores de Caja General cuenten con su propio usuario.

  Yes

  No

  N/A

• 4.10. ¿El empleado que labora dentro de la oficina administrativa está colocando la alarma antes de salir de dicha área?<br>Tomar una muestra de 2 días de la última semana. (Mañana y tarde)

  Yes

  No

  N/A

• 4.11. Realizar un arqueo de las llaves de vehículos y validar que se encuentren completas.<br>En caso de no encontrarse por extravíos, validar que se hayan tomado las medidas necesarias para asegurar los activos.

  Yes

  No

  N/A

• 4.12. Realizar un arqueo de Telxon garantizando que se encuentren completas.<br>En caso de no encontrarse por extravíos, validar que se hayan tomado las medidas necesarias para asegurar los activos.

  Yes

  No

  N/A

• 4.13. Validar en Folder de negocio que no se abran las cajas (till) sin justificación alguna. <br>Tomar 3 muestras / Folder de negocio, validando que contenga la firma de cajero y supervisor de cajas.

  Yes

  No

  N/A

• 4.14. ¿Se lleva a cabo el seguimiento al programa 5's en Caja General?

  Yes

  No

  N/A

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5. Entregas a Domicilio

• 5.1. Validar que el pizarrón de "Entregas a domicilio" se esté llenando de manera correcta, que contenga todos los tickets generados y que se encuentre la firma de validación del Gerente de Servicio.

  Yes

  No

  N/A

• 5.2. ¿Las entregas a domicilio se están efectuando en la fecha acordada con el cliente?<br>Validar reporte DueFile. En caso de existir entregas pendientes validar formato de llamadas de seguimiento.

  Yes

  No

  N/A

• 5.3. Llamada de calidad. Validar con el cliente las causas de la mercancía pendiente (de entregas a domicilio). Validar que coincidan con las causas indicadas por tienda.<br>Tomar una muestra de 5 clientes.

  Yes

  No

  N/A

• 5.4. ¿La mercancía vendida para entrega a domicilio está siendo separada?<br>Validar entregas de caja seca vs. Mercancía con fecha compromiso del día de revisión en DueFile.

  Yes

  No

  N/A

• 5.5. Validar que se encuentre llevando a cabo la llamada de satisfacción de entrega por parte del Jefe de Entregas a todos los clientes de entrega a domicilio, asegurando que se está realizando la encuesta de satisfacción al Cliente y que la mercancía ha sido entregada en tiempo y de forma correcta<br><br>Tomar una muestra de 5 entregas registradas dentro del periodo de revisión.

  Yes

  No

  N/A

• 5.6. Validar que los tickets de entregas contengan el nombre y la firma del personal que recibió la mercancía.<br>Tomar una muestra 3 de entregas.

  Yes

  No

  N/A

• 5.7. Validar que las entregas de cliente recoge (Pick Up) se están efectuando en la fecha acordada con el cliente. <br>Validar reporte DueFile. En caso de existir órdenes Pick Up pendientes de recoger por el cliente, validar formato de llamadas de seguimiento.

  Yes

  No

  N/A

• 5.8. Validar en cámaras que Gerente en turno sea el responsable de liberar los tickets de ordenes completas de entregas a domicilio.<br>Tomar una muestra de 2 tickets de ordenes completas y de orden iniciada de entrega a domicilio.

  Yes

  No

  N/A

• 5.9. Validar en cámaras que Supervisor de cajas sea el responsable de liberar los tickets de ordenes completas Pick Up.<br>Tomar una muestra de 2 tickets de ordenes completas y ordenes iniciadas de Pick Up.

  Yes

  No

  N/A

• 5.10. ¿Se lleva acabo el seguimiento al programa 5's en la oficina de Entregas?

  Yes

  No

  N/A

• 5.11. Validar en cámaras que Gerente de Servicio sea él responsable de liberar diariamente los vehículos de entregas a domicilio, máximo a las 9:00 a.m. <br>Tomar una muestra de 6 días al azar (2 muestras por mes). No se consideran transferencias.

  Yes

  No

  N/A

• 5.12. Informativo. Validar la siguiente Información General. <br>A) ¿Se cuenta con el funcionamiento adecuado y completo del equipo para la operación del departamento de entregas? (Camiones / Montacargas / Patines) <br> Informativo.<br>B) ¿Se cuenta con la plantilla de choferes completa. (Pickers, Jefe de Entregas, Jefa de caseta, Montacarguistas y choferes)<br>C) Hora de llegada del camión y tiempo de carga.(Tomar de muestra un camión (con materiales de construcción) y la caja seca)<br>D) Tiempo para auditar la mercancía cargada. (Tomar de muestra 1 camión (con material de construcción) y la caja seca) <br>E) Tiempo que tardan en liberar la transacción en sistema POS el camión a partir de la carga completa de mercancía. (Tomar una muestra de un camión (con materiales de construcción) y la caja seca)h

  Yes

  No

  N/A

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6. Credito AR

• 6.1. Verificar que todas las ventas generadas en el POS coincidan con lo registrado en el archivo AR y los Boucher de ventas entregadas a caja general . <br>Tomar una muestra de 6 Boucher de 3 días aleatorios (2 Boucher por día) de los Boucher de ventas AR registrados en los Folder de Negocio y compararlos contra los registros de venta en el archivo AR en caso que existan parcialidades verificar que la factura física coincida con el monto registrado.

  Yes

  No

  N/A

• 6.2. ¿Se encuentran facturados en tiempo y forma los tickets de venta y no pasan de un período mayor a 48 horas?<br>Tomar una muestra de los 3 clientes con mayor monto de facturas pendientes.

  Yes

  No

  N/A

• 6.3. Validar que no se estén realizando ventas a clientes con cartera mayor a 60 días.<br>Tomar una muestra de los 3 clientes con mayor monto de facturas pendientes.

  Yes

  No

  N/A

• 6.4. Validar que se estén enviando los recordatorios de pago y estados de cuenta de facturas pendientes a los clientes.<br>-Tomar 3 muestras de recordatorios de pago (clientes con cartera vencida a mas de 60 días. Exceptuado los clientes en legal). <br>-Tomar 3 muestras de estados de cuenta (semanalmente todos los clientes)

  Yes

  No

  N/A

• 6.5. ¿Se está llenando diariamente el pizarrón de Cuentas por Cobrar y contiene la firma del Gerente de Tienda como prueba de validación del mismo?

  Yes

  No

  N/A

• 6.6. Tomar una muestra de 3 clientes y validar que el personal de AR envía los datos completos para solicitar la confirmación de tesorería y validar que se estén aplicando los pagos en archivo AR.<br>Tomar una muestra de 3 días aleatorios de los Boucher de Pagos AR (pagos con cheque) registrados en los Folder de Negocio, compararlos contra los registros de pago en el archivo AR y los correos de tesorería. En caso de que el pago sea por transferencia electrónica se procederá a validar los Correos recibidos de Tesorería hacia el Auxiliar AR.

  Yes

  No

  N/A

• 6.7. ¿Se lleva el seguimiento al programa 5 S's en la oficina de AR?

  Yes

  No

  N/A

• 6.8. Validar que se cuente con un control de los días de revisión de facturas de cada uno de los clientes.<br>

  Yes

  No

  N/A

• 6.9. Se están realizando las devoluciones y cancelaciones de ventas en presencia del personal AR y no pasan de un periodo mayor a 48 horas a partir de que el Auxiliar de AR recibe la confirmación de las mismas? Validar en cámaras 3 muestras de tickets de Devoluciones o cancelaciones AR.

  Yes

  No

  N/A

• 6.10. Validar que no se efectúen ventas de contado a clientes con cartera mayor a 60 días.<br>

  Yes

  No

  N/A

• 6.11. Validar que no existan devoluciones pendientes de procesarse.<br>Tomar una muestra de 3 días aleatorios de los Boucher de devoluciones AR registrados en los Folder de Negocio y compararlos contra registros de devoluciones en archivo AR.

  Yes

  No

  N/A

• 6.12. Se están llevando a cabo las conciliaciones diarias?.<br>Validar los últimos 3 meses, identificando las fechas en que se realizó

  Yes

  No

  N/A

• 6.13. Se estan llevando a cabo las conciliaciones mensuales acumuladas?.<br>Validar el mes /meses anteriores a la fecha de revisión.

  Yes

  No

  N/A

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  Sign

"Hago constar que realicé la revisión con honestidad y de acuerdo a los procesos y políticas establecidos por Lowe's México" Firma Gerente de Tienda.

• Firma del Auditor

  Drawing

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