REVISIÓN DE SPOTCHECK

CITAS

  • E-06. Se revisa previo a la cita si el mismo tiene una campaña asociada.

  • Responsable: EAC PISO
    Evidencia:
    - Revisión en SAP de campaña vigente.
    - Notas de campaña "Si".
    - Preórdenes de campañas impresas.

  • E-07. Se revisa un día antes de la cita cliente el historial del vehículo.

  • Responsable: EAC PISO
    Evidencia:
    - Revisión de mantenimientos hechos al vehículo.
    - Verificar OT abiertas (especialmente en estatus 56 o 62)
    - Revisión de trabajos pendientes de realizar en OT de ingreso anterior.

  • E-08. La confirmación de citas se realiza previo a la llegada del cliente, contactándolos por WhatsApp, mensajería o llamada. Validar contra llamadas que se sigue el script; (Precio estimado, transporte y puntualidad).

  • Responsable: EAC PISO
    Evidencia:
    - Nota de confirmación de cita
    - WA/SMS/llamada de confirmación

  • E-10. Si el cliente no ha asistido a la cita de servicio acordada para acudir al taller o cancela la misma, en función de las capacidades del taller, el personal de servicio le llama para reprogramar

  • Responsable: EAC PISO
    Evidencia:
    - Tomar lista de citas por la mañana y verificar al final del día las citas que no asistieron sean reprogramadas
    - WA/SMS/llamada de reprogramación o cancelación de cita

RECEPCIÓN

  • E-02. Se esta atento a la llegada de los clientes y se les saluda dentro de los primeros 10 segundos, de no ser posible se hace contacto visual.

  • Responsable: APS/EAC PISO
    Evidencia: Revisión durante recepción de vehículos

  • E-05. El tiempo de espera de los clientes antes de iniciar la recepcion no debe ser mayor a 5 minutos.

  • Responsable: APS
    Evidencia: Revisión durante recepción de vehículos

  • E-07. Se recibe a los vehículos por prioridad de citas y a los clientes sin cita según el orden de llegada y disponibilidad mas inmediata de atención.

  • Responsable: APS
    Evidencia: Revisión durante recepción de vehículos. Comparar tiempo de atención con hora de cita y hora de llegada.

  • E-11. Se explica porque se colocan las protecciones y estas son colocadas al vehiculo en presencia del cliente (cubre asiento, cubre volante, cubre palanca, cubre freno de mano y alfombra de papel)

  • Responsable: APS
    Evidencia: Revisión durante recepción de vehículos

  • E-14. Se promueve la venta adicional en partes desgastadas o deterioradas facilmente visibles: limpia parabrisas, carroceria, llantas, espejos, accesorios, etc, o detectadas en la revision del historial.

  • Responsable: APS
    Evidencia:
    - Revisión durante VENSA
    - Verificar trabajos adicionales cotizados por técnicos dentro de taller

  • E-20. En caso de realizarse un trabajo de mantenimiento se le da al cliente un tiempo estimado (Según procedimiento express si el cliente llego a tiempo a su cita).

  • Responsable: APS QE
    Evidencia: Comparar fecha promesa otorgada al cliente con fecha promesa en sistema y en OT.

  • E-26. La OT reune los siguientes requisitos: # correlativo, datos completos del cliente(correo) y vehículo, VIN del vehículo, descripción del trabajo, costo de mano de obra, hora de entrada y hora prometida de entrega, forma de pago, nombre del Asesor, firma de cliente.

  • Responsable: APS
    Evidencia:
    - Revisión de OT posterior a recepción.
    - Asegurarse que el correo y teléfono del cliente sean escritos en la OT.

CONTROL

  • E-10. En caso de demora en la entrega, el tiempo promesa original debe ser reprogramado, el AJCO deberá dejar en las notas la nueva fecha promesa, la cual será notificado al cliente.

  • Responsable: AJCO
    Evidencia:
    - Comparar fechas promesas de OTs pendientes por la mañana con las fechas promesas de las mismas OTs al final del día.
    - Verificar notas de AJCO notificando retrasos en los trabajos

TALLER

  • E-03. El técnico coloca las cobertores a los vehículos (Guardafango y frontal), y mantiene en su lugar las protecciones (Asiento, alfombra, timón, palanca, freno de mano).

  • Responsable: TÉCNICO
    Evidencia: Verificar todos los protectores interiores y exteriores colocados en vehículos en proceso.

GESTIÓN

  • E-01. Se le llama al cliente 4 horas despues de la recepcion para informarle estado del vehiculo.

  • Responsable: EAC SALA
    Evidencia:
    - Verificar que los cliente que ingresaron vehículos por la mañana, sean llamadas por la tarde.
    - Verificar que los clientes que ingresaron vehículos por la tarde, sean llamados por la mañana del día siguiente.
    - Revisar notas de seguimiento

  • E-02. En caso de demora en la entrega, el tiempo promesa original debe ser reprogramado, el APS deberá notificar al cliente inmediatamente antes de que se cumpla la hora promesa original y dejar los datos de esta comunicaicón en las notas.

  • Responsable: APS
    Evidencia:
    - Revisar notas de seguimiento al cliente
    - Verificar llamada de contacto al cliente

  • E-05. Se envia cotizacion completa a los clientes por correo electronico y se procede a llamarles por telefono para explicarla.

  • Responsable: APS VIRTUAL
    Evidencia:
    - Revisar envío de cotizaciones (con valores superiores a $500)
    - Verificar explicación de trabajos cotizados al cliente
    - Verificar seguimiento diario de estatus 3 AUTORIZACIONES

KPI's

  • E-01. Se cumple la meta del indicador "Vistos el mismo dia" (Listas para trabajar)

  • Responsable: GERENTE DE TALLER
    Evidencia: Verificar indicador del mes hasta el día

CALIDAD

  • E-01. Se realiza el control de calidad del 100% de las OT Q3 atraves de QRM.

  • Responsable: SCC
    Evidencia:
    - Verificar que AJCO envíe todos los controles de calidad
    - Verificar levantamiento de controles de calidad en QRM
    - Verificar en notas la realización de control de calidad

  • E-13. Si el cliente hace referencia en la encuesta NPS que el motivo por el cual ingresó su vehículo a taller No fue resuelto se clasifica como NOH1 – Etapa 3 y se genera un reclamo automático en el Módulo de Reclamos de QRM, se le da el seguimiento a estos reclamos de manera que el cliente se haga presente en el taller para solventar los problemas expresados agendandole una cita para su ingreso y en las notas se deja el comentario de “E3” con el fin que todo el personal sepa que este es un reclamo NO H1 E3.

  • Responsable: Jefa de Experiencia al Cliente
    Evidencia:
    - Revisar el seguimiento de casos en MDR
    - Verificar el tiempo que está tomando atender los reclamos y cerrarlos

LAVADO

  • E-06. Se entregan los vehículos con un adecuado lavado, tanto interior, como exterior.

  • Responsable: SUPERVISOR DE LAVADO
    Evidencia: Revisión de lavado exterior e interior

ENTREGA

  • E-03. El ASV realiza la inspección de 45min, la cual deja evidenciada en el sistema (Valida: Limpieza de la unidad y operación de accesorios, inventario de pertenencias, viñeta del próximo servicio, partes sustituidas del vehículo, documentos anexos a la OT - Hoja de Excelencia - Hoja de Diagnóstico).

  • Responsable: APS
    Evidencia:
    - Acompañar en el control de 45 min OK
    - Verificar en sistema la hora de notificación con la fecha promesa.

  • E-05. Se deben de explicar primero los trabajos realizados y posterior pedir al cliente pase a caja, en caso que la Caja se encuentre separada de la zona de entrega, el APS deberá acompañar al cliente. ASV deberá explicar la proforma para aclarar los cargos por el servicio, las operaciones, repuestos cargados y descuentos aplicados.

  • Responsable: APS
    Evidencia:
    - Verificar que explicación de trabajos se haga previo al pago en caja
    - Ver que se les atienda en sala de espera a los clientes

  • E-06. El cliente no espera mas de 5 minutos para que se de inicio al proceso de entrega del vehiculo. (Tiempo a partir de finalizar el pago en caja).

  • Responsable: APS
    Evidencia: Revisión durante entrega de vehículos

  • E-14. Asegurar sellado de la "Libreta de Información sobre la Garantía y Mantenimiento" en caso de servicios de mantenimiento y/o garantía según corresponda.

  • Responsable: APS
    Evidencia: Revisar pólizas de garantías selladas posterior a la realización de mantenimiento (vehículos dentro de kilometraje de garantía).

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